Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado al equipo (de forma increíble)

¿Te estás preparando para contratar nuevo talento? Aquí tienes algunas ideas sobre cómo puedes dar la bienvenida a los nuevos empleados para que se sientan valorados en (y antes de) su primer día.

El primer día en un nuevo trabajo puede ser abrumador y estresante. Hay muchos nombres y caras nuevas que aprender, una lista de nuevas responsabilidades y un entorno desconocido por el que navegar.

Cuando tu equipo reciba a un nuevo miembro, piensa en lo que puedes hacer para ayudarle a superar los nervios del primer día y para que se sienta entusiasmado por empezar. Aquí te explicamos cómo…

¿Por qué es importante dar la bienvenida a los nuevos empleados?

Es importante dar la bienvenida a un nuevo empleado para que esté entusiasmado por unirse a tu equipo y preparado para sumergirse en el trabajo.

Se ha demostrado que una buena incorporación de empleados mejora la retención en un 82% y la productividad en más de un 70%; preparar a tus empleados para que destaquen en su trabajo empieza antes de que pongan un pie en la oficina.

Cuando des la bienvenida a un nuevo empleado, piensa en lo que puedes hacer para ayudarle a calmar sus nervios, ponerle al día sobre los proyectos en los que trabajará y expresarle que te alegra que se una al equipo.

Incluso para los equipos remotos, es importante que tu nueva contratación sepa que te entusiasma trabajar con ella y que reconoces el talento que aporta.

Cómo dar la bienvenida a los nuevos empleados

Hay muchas formas de ayudar a tu nuevo empleado a sentirse bienvenido. Aquí tienes algunas ideas que puedes usar como inspiración.

Sugerencia: A mucha gente no le gusta que la pongan en un compromiso y le pidan que hable ante una multitud de nuevos compañeros. Evita las cosas que pongan el foco de atención en tu nueva contratación y, en su lugar, piensa en formas de crear espacios donde todos trabajen para construir relaciones bidireccionales.

Envíales un documento de plan de acción

El documento de plan de acción les permite saber cómo será el proceso de incorporación. Envía el documento unos días antes de su primer día en la oficina e intenta que sea lo más completo posible.

Aquí tienes algunas cosas que puedes incluir en el documento:

• Indica claramente la fecha de inicio y dales una idea del horario de su primer día de trabajo.
• Infórmales con antelación sobre cualquier formación o evento social al que quieras que asistan; a los miembros del equipo más introvertidos les suele resultar útil poder prepararse mentalmente con antelación para los eventos sociales.
• Establece objetivos para los primeros 30, 60 y 90 días.
• Comparte las políticas de la empresa, como el código de vestimenta y el código de conducta de los empleados.
• Envíales enlaces a las cuentas que les ayudarás a configurar (por ejemplo, Slack, herramientas de gestión de proyectos o cuentas de correo electrónico específicas de la empresa).
• Describe en qué proyectos trabajarán, con quién colaborarán y en qué fase se encuentra el proyecto.
• Hazles una pequeña presentación de los miembros del equipo que conocerán.
• Considera la posibilidad de incluir la foto de perfil de todos para que el nuevo miembro del equipo pueda empezar a relacionar caras y nombres.
• Comparte la información de contacto de su líder de equipo, de recursos humanos y de su “compañero de oficina”. (¡Hablaremos más sobre los compañeros de oficina en un momento!)
• Enlaces a documentos de la empresa como el manual del empleado, el paquete de beneficios u otros documentos que puedan ayudarles.
• Infórmales si hay algún papeleo que deban rellenar el primer día y, de ser así, qué documentación deben traer a la oficina, como un documento de identidad emitido por el gobierno o la tarjeta de la Seguridad Social.

Piensa en este documento como un “recurso integral” para sus primeras semanas. Elimina todo el misterio posible del proceso de incorporación.

Organiza un almuerzo o postre

Organizar un almuerzo te da la oportunidad de presentar a tu nuevo empleado a otros miembros de su equipo o, dependiendo del tamaño de la empresa, a toda la compañía. Considera la posibilidad de enviar un mensaje a todos los invitados recordándoles que el objetivo de este tiempo es conocer a su nuevo compañero de equipo.

He aquí un ejemplo de cómo podría ser:

“¡Hola equipo! Estamos encantados de dar la bienvenida hoy a [nombre del empleado] a nuestro equipo de [nombre del departamento]. Para celebrar su incorporación, vamos a almorzar en la sala de descanso. Por favor, ¡aprovechen esta oportunidad para disfrutar de una buena comida y presentarse a nuestro nuevo miembro del equipo!”

Después, haz lo posible por pasar tiempo con la nueva contratación y presentarle a sus nuevos compañeros. Anima a la gente a evitar “hablar de trabajo” y a centrarse, en cambio, en construir relaciones mutuas como individuos.

Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacer para ayudar a construir relaciones con otros en el trabajo:

• ¿Qué es lo que más te gusta hacer una vez que terminas tu jornada laboral?
• ¿Qué te llevó a este campo? (Aunque esto está relacionado con el trabajo, va más allá del puesto y te ayuda a conocer a tu colega de forma más profunda).
• ¿Viste el partido de baloncesto de la otra noche?
• ¿Hiciste algo emocionante durante el fin de semana?
• ¿Qué es algo que ocurre con bastante frecuencia en la vida que te hace feliz?

Los equipos remotos pueden tener más dificultades para entablar relaciones. Este tipo de reuniones informales son difíciles de facilitar cuando todo el mundo está a kilómetros de distancia. Intenta pedir comida a domicilio para todos y luego organiza una llamada de Zoom informal.

Consejo profesional: Si estás gestionando una incorporación remota, pide a todo el equipo que envíe una breve presentación; no querrás que tu nueva contratación sea la única que se presente, ya que eso puede resultar incómodo. También podrías enviar un cuestionario con algunas preguntas sobre el papel de cada individuo en el equipo y un puñado de preguntas más ligeras para conocerse mejor, centradas en datos curiosos para ayudar a construir relaciones.

Convoca una reunión de equipo

Una reunión de equipo es una bienvenida un poco más profesional y puede ayudar a la nueva contratación a saber cuál es el papel de cada persona. Haz que la gente se presente y diga cómo contribuye al equipo y algo sobre sí misma.

Aquí tienes algunas ideas de preguntas que puedes pedir a cada persona que responda en la reunión:

• ¿Cuál es tu nombre y tu función en la empresa?
• ¿Cuánto tiempo llevas en la empresa?

Y luego elige uno o dos rompehielos divertidos:

• Si tuvieras un día entero sin recados ni responsabilidades, ¿cómo lo pasarías?
• ¿Cuál es la mejor comida que has probado en tu vida?
• ¿Qué palabra describe cómo te sientes respecto al año que viene?
• ¿A qué lugar has viajado al que te encantaría volver?
• ¿Qué dato sobre ti sorprende a la gente?

Si buscas inspiración para una pregunta divertida para conocerse, echa un vistazo a estos rompehielos para reuniones.

Dependiendo del tamaño de tu empresa, puedes elegir que a esta reunión asista el equipo principal de la nueva contratación, todo el departamento o toda la empresa.

Prepara su escritorio

Antes de que el nuevo miembro del equipo llegue a trabajar, asegúrate de que su escritorio u oficina haya sido limpiado del usuario anterior. Imagina lo incómodo que sería que abriera el cajón y se encontrara con la basura del anterior compañero de equipo.

En lugar de dejarlo completamente vacío, considera la posibilidad de añadir algunos toques de color con una tarjeta de bienvenida (más sobre esto en un momento) o incluso un globo o dos, si parece el tipo de persona que lo agradecería.

Si vas a dar la bienvenida a un miembro del equipo remoto, considera la posibilidad de utilizar un creador de tarjetas en línea. ¡Incluso puedes añadir música de fondo!

Asígnales un “compañero de oficina”

El primer día en un nuevo trabajo es inevitablemente un poco abrumador, pero un compañero de oficina puede ayudar a eliminar parte de esa presión y estrés, ya que el nuevo empleado tiene la oportunidad de sentarse con una persona y conocerla un poco mejor.

Considera la posibilidad de presentar a tu nueva contratación a alguien de un departamento diferente; esto podría facilitar que haga preguntas sobre las personas y la dinámica interpersonal.

Asegúrate de que el empleado veterano esté dispuesto a ayudar a la nueva contratación mientras se aclimatara a la empresa. Podría ser desalentador que el nuevo empleado fuera ignorado por su nuevo compañero antes de tomarse siquiera ese primer café.

Regálales un kit de bienvenida

Muchas empresas tienen su propio material promocional de marca, pero aunque no lo tengas, piensa en qué puedes regalar a tu nuevo empleado que le ayude mientras trabaja contigo.

Una bolsa de regalo con un cuaderno, bolígrafos, notas adhesivas, una agenda, una taza de café y una nota de bienvenida puede ser una forma detallista de hacer saber a tu nuevo miembro del equipo que te alegra tenerlo.

Para los equipos remotos, considera la posibilidad de enviar un paquete programado para que llegue el primer día de tu nuevo empleado o antes.

Mensajes de bienvenida para nuevos empleados

Un mensaje de bienvenida cálido puede significar mucho. Puede ser una carta escrita a mano en su escritorio, un correo electrónico o un mensaje de Slack.

No hace falta que sea largo ni que trate temas serios del lugar de trabajo, ya que ya les enviaste el documento de incorporación. En su lugar, escribe una nota atenta y llena de calidez que les haga saber que te alegra que estén allí y que tienes ganas de trabajar con ellos.

Aquí tienes algunos ejemplos de mensajes de bienvenida, ¡pero asegúrate de adaptarlos al tono específico de tu empresa y al empleado que acabas de contratar!

Mensajes de bienvenida entusiastas:

1. Bienvenido al equipo, [nombre del empleado]. Estamos muy emocionados de tenerte aquí y esperamos con interés el trabajo que vamos a realizar juntos.
2. ¡[Nombre de la empresa] tiene mucha suerte de que un empleado tan trabajador como tú se una a nuestro equipo! No puedo esperar a ver lo que logramos juntos en los próximos meses y años.
3. ¡Felicidades por unirte al equipo! Aquí en [nombre de la empresa], nos enorgullecemos de trabajar con los mejores de los mejores, como tú. Esperamos que tengas un gran primer día y, por favor, no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta.
4. La más cálida bienvenida, [nombre del empleado]. No podríamos estar más emocionados de tenerte aquí. Esperamos que te encante trabajar junto a las otras personas enérgicas, creativas y con visión de futuro que hacen de esta empresa lo que es.
5. Estamos encantados de tenerte aquí, [nombre del empleado]. ¡Creemos que encajarás de maravilla con nuestro equipo de personas que valoran la colaboración, la innovación y el trabajo duro!

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Mensajes de bienvenida para contrataciones con experiencia:

11. Estamos muy contentos de que te hayas unido a nuestro equipo, [nombre del empleado]. Tus años de experiencia van a ser muy valiosos, estamos impacientes por escuchar tus ideas a medida que te asientes en este puesto.
12. Estimado/a [nombre del empleado], estamos muy contentos de que alguien con tu talento y entusiasmo se una a nuestro equipo. Juntos estamos seguros de alcanzar nuevas metas.
13. Bienvenido/a a [nombre de la empresa]. Tu trayectoria y experiencia destacaron realmente durante el proceso de contratación y estamos muy contentos de que hayas decidido aceptar nuestra oferta y unirte al equipo.
14. ¡Bienvenido/a! Nuestro equipo de contratación hizo un trabajo fantástico al encontrarte. No podemos esperar a ver cómo tu talento y experiencia impulsan a nuestro equipo a nuevas alturas.
15. Estimado/a [nombre del empleado], el equipo de contratación hizo un trabajo increíble al encontrarte. Creemos que tu formación y experiencia únicas nos van a ayudar realmente a alcanzar nuevas metas.

Mensajes de bienvenida para contrataciones con menos experiencia:

21. ¡Felicidades por el nuevo puesto! Tu disposición para aprender y tu capacidad creativa para resolver problemas destacaron realmente y nos alegra que te unas a nosotros. Por favor, ponte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta.
22. Estimado/a [nombre del empleado], eres un gran activo para este equipo y esperamos escuchar tus ideas creativas y tu perspectiva fresca.
23. ¡Eres una incorporación fantástica para el equipo! No podemos esperar a empezar a trabajar juntos y creemos que vas a ser un activo valioso para el trabajo que estamos realizando.
24. Bienvenido/a a [nombre de la empresa]. Cuando empezamos a buscar a alguien para este puesto, realmente queríamos encontrar a una persona apasionada y dedicada, ¡y creemos que eres el encaje perfecto!

Mensajes de bienvenida de felicitación:

29. ¡Felicidades por formar parte del equipo! Es un honor para nosotros contar con alguien como tú y esperamos conocerte y trabajar a tu lado.
30. ¡Felicidades y bienvenido/a a bordo! Esperamos ver las formas en que nos desafiarás y nos ayudarás a pensar de forma innovadora.
31. ¡Felicidades por unirte al equipo! Destacaste entre las docenas de candidatos cualificados por tu corazón para ayudar a la gente y tu pasión por ver cómo el mundo mejora un poco cada día. No podemos esperar a lograr grandes cosas juntos.

Mensajes de bienvenida con un recordatorio para pedir ayuda cuando sea necesario:

34. Estamos felices de tenerte con nosotros, [nombre del empleado]. Esperamos que tengas una transición fluida a tu nuevo puesto; por favor, ponte en contacto con nosotros para cualquier duda que tengas.
35. ¡Bienvenido/a! El primer día en un entorno nuevo puede ser un poco abrumador, así que por favor haznos saber si tienes alguna pregunta. Estamos muy emocionados de tenerte con nosotros.
36. ¡Felicidades! Desde que te conocimos, esperábamos que te unieras a nuestro equipo y estamos muy emocionados de que hoy sea ese día. Por favor, ponte en contacto con nosotros si hay algo que podamos hacer para ayudar a que la transición sea fluida.

Conclusiones

El primer día de un empleado puede ser estresante y abrumador. Haz todo lo posible por presentarle a los demás, hazle saber que te alegra que esté allí y estate disponible para responder a cualquier pregunta que pueda tener.

Aquí tienes algunas cosas que debes recordar al dar la bienvenida a un nuevo colega al equipo:

• En la medida de lo posible, intenta que no sea el centro de atención, ya que eso puede ser estresante y abrumador para muchas personas. En su lugar, crea espacios donde todo el equipo comparta un poco sobre sí mismo.
• Considera la posibilidad de hacer algo divertido y festivo, como decorar su escritorio, preparar un kit de bienvenida o escribir una carta de bienvenida para ayudarle a ver lo emocionado que estás por su incorporación.
• Desmitifica el proceso de incorporación entregándole el documento del plan de acción antes de que llegue a la oficina, para que tenga una idea de cómo será su primer día con antelación.
• Escribe una nota atenta recordándole que reconoces sus habilidades y que te entusiasma trabajar con él.

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