Comment accueillir un nouvel employé dans l'équipe (de façon géniale)
Science of People
8 min
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Vous vous apprêtez à recruter de nouveaux talents ? Voici quelques idées pour accueillir les nouveaux employés afin qu'ils se sentent valorisés lors de leur premier jour (et même avant).
Le premier jour dans un nouvel emploi peut être accablant et stressant. Il y a beaucoup de nouveaux noms et de nouveaux visages à retenir, une liste de nouvelles responsabilités et un environnement inconnu à explorer.
Lorsque votre équipe accueille un nouveau membre, réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour l’aider à surmonter le trac du premier jour et à être enthousiaste à l’idée de commencer. Voici comment…
Pourquoi est-il important d’accueillir les nouveaux employés ?
Il est important d’accueillir un nouvel employé pour qu’il soit à la fois ravi de rejoindre votre équipe et équipé pour se plonger dans le travail.
Une bonne intégration des employés a été démontrée comme améliorant la rétention de 82 % et la productivité de plus de 70 % — préparer vos employés à exceller dans leur travail commence avant même qu’ils ne mettent les pieds au bureau.
Lorsque vous accueillez un nouvel employé, réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour l’aider à apaiser sa nervosité, le mettre au courant des projets sur lesquels il travaillera et lui exprimer que vous êtes heureux qu’il rejoigne l’équipe.
Même pour les équipes à distance, il est important de faire savoir à votre nouvelle recrue que vous êtes ravi de travailler avec elle et de reconnaître le talent qu’elle apporte.
Comment accueillir les nouveaux employés
Il existe de nombreuses façons d’aider votre nouvel employé à se sentir le bienvenu. Voici quelques idées dont vous pouvez vous inspirer.
Conseil : Beaucoup de gens n’aiment pas être pris au dépourvu et devoir s’adresser à une foule de nouveaux collègues. Évitez les situations qui placent votre nouvelle recrue sous les projecteurs et privilégiez plutôt la création d’espaces où chacun s’efforce de nouer des relations bidirectionnelles.
Envoyez-leur un document de plan d’action
Le document de plan d’action leur permet de savoir à quoi ressemblera le processus d’intégration. Envoyez ce document quelques jours avant leur premier jour au bureau et essayez de le rendre aussi complet que possible.
Voici quelques éléments à inclure dans le document :
- Indiquez clairement la date de début et donnez-leur une idée de l’emploi du temps de leur première journée de travail.
- Informez-les à l’avance de toute formation ou événement social auquel vous souhaitez qu’ils assistent — les membres de l’équipe plus introvertis trouvent souvent utile de pouvoir se préparer mentalement à l’avance pour les événements sociaux.
- Fixez-leur des objectifs pour les 30, 60 et 90 premiers jours.
- Partagez les politiques de l’entreprise comme le code vestimentaire, le code de conduite de l’employé, etc.
- Envoyez-leur des liens vers les comptes que vous allez les aider à configurer (par exemple Slack, les outils de gestion de projet ou les comptes de messagerie spécifiques à l’entreprise).
- Décrivez les projets sur lesquels ils travailleront, avec qui ils collaboreront et l’état d’avancement du projet.
- Faites-leur une petite présentation des membres de l’équipe qu’ils vont rencontrer.
- Envisagez d’inclure les photos de profil de chacun afin que le nouveau membre de l’équipe puisse commencer à associer les visages et les noms.
- Partagez les coordonnées de leur chef d’équipe, des ressources humaines et de leur « parrain de bureau ». (Nous reviendrons sur les parrains de bureau dans un instant !)
- Des liens vers les documents de l’entreprise comme le manuel de l’employé, le programme d’avantages sociaux ou d’autres documents qui pourraient les aider.
- Informez-les s’il y a des formalités administratives qu’ils devront remplir le premier jour et, le cas échéant, quels documents, comme une pièce d’identité officielle ou une carte de sécurité sociale, ils doivent apporter au bureau.
Considérez ce document comme un « guide de référence » pour leurs deux premières semaines. Levez autant de mystère que possible sur le processus d’intégration.
Faites livrer le déjeuner ou le dessert
Faire livrer le déjeuner vous donne l’occasion de présenter votre nouvel employé aux autres membres de son équipe ou, selon la taille de l’entreprise, à l’ensemble de la société. Envisagez d’envoyer un message à toutes les personnes invitées pour leur rappeler que le but de ce moment est de faire connaissance avec leur nouveau collègue.
Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
« Bonjour l’équipe ! Nous sommes ravis d’accueillir [nom de l’employé] dans notre équipe [nom du département] aujourd’hui. Pour fêter son arrivée, nous allons déjeuner ensemble dans la salle de pause. Profitez de cette occasion pour savourer un bon repas et vous présenter à notre nouveau membre ! »
Ensuite, faites de votre mieux pour passer du temps avec la nouvelle recrue et la présenter à ses nouveaux collègues. Encouragez les gens à éviter de « parler boulot » et à se concentrer plutôt sur le fait de nouer des relations les uns avec les autres en tant qu’individus.
Voici quelques questions que vous pouvez poser pour aider à créer des liens au travail :
- Quelle est votre activité préférée une fois que vous avez fini votre journée ?
- Qu’est-ce qui vous a amené vers ce domaine ? (Bien que ce soit lié au travail, cela va au-delà du poste et vous aide à mieux connaître votre collègue.)
- As-tu vu ce match de basket l’autre soir ?
- As-tu fait quelque chose de passionnant ce week-end ?
- Quelle est la petite chose qui arrive souvent dans la vie et qui te rend heureux ?
Les équipes à distance peuvent avoir plus de mal à nouer des relations. Ce type de rencontres informelles est délicat à organiser quand tout le monde est éloigné. Essayez de faire livrer le déjeuner chez chacun, puis organisez un appel Zoom informel.
Conseil de pro : Si vous gérez une intégration à distance, demandez à toute l’équipe d’envoyer une courte présentation — vous ne voulez pas que votre nouvelle recrue soit la seule à se présenter, car cela peut être gênant. Vous pourriez également envoyer un questionnaire avec quelques questions sur le rôle de chaque individu dans l’équipe et une poignée de questions plus légères pour apprendre à se connaître, ciblant des anecdotes amusantes pour aider à créer des liens !
Organisez une réunion d’équipe
Une réunion d’équipe est un accueil un peu plus professionnel et peut aider la nouvelle recrue à connaître le rôle de chaque personne. Demandez aux gens de se présenter, d’expliquer comment ils contribuent à l’équipe et de dire quelque chose sur eux-mêmes.
Voici quelques idées de questions que vous pouvez demander à chaque personne de répondre lors de la réunion :
- Quel est votre nom et votre rôle dans l’entreprise ?
- Depuis combien de temps êtes-vous dans l’entreprise ?
Et choisissez ensuite un ou deux brise-glaces amusants :
- Si vous aviez une journée entière sans aucune course ni responsabilité, comment la passeriez-vous ?
- Quel est le meilleur repas que vous ayez jamais mangé ?
- Quel est le mot qui décrit le mieux ce que vous ressentez pour l’année à venir ?
- Où avez-vous voyagé et aimeriez-vous retourner ?
- Quel est le fait vous concernant qui surprend les gens ?
Si vous cherchez de l’inspiration pour une question amusante pour apprendre à se connaître, consultez ces brise-glaces de réunion.
Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez choisir de faire assister à cette réunion l’équipe de base de la nouvelle recrue, tout le département ou l’ensemble de l’entreprise.
Préparez son bureau
Avant que le nouveau membre de votre équipe n’arrive au travail, assurez-vous que son bureau ou son bureau a été nettoyé après l’utilisateur précédent. Imaginez à quel point ce serait gênant s’il ouvrait le tiroir pour y trouver les déchets de l’ancien collègue.
Au lieu de le laisser complètement vide, envisagez d’ajouter quelques touches de couleur avec une carte de bienvenue (nous y reviendrons dans un instant) ou même un ballon ou deux — s’il semble être le type de personne qui apprécierait cela.
Si vous accueillez un membre de l’équipe à distance, envisagez d’utiliser un créateur de cartes en ligne. Vous pouvez même ajouter de la musique de fond !
Attribuez-lui un « parrain de bureau »
Le premier jour dans un nouvel emploi est inévitablement un peu accablant, mais un parrain de bureau peut aider à lever une partie de cette pression et de ce stress, car le nouvel employé a la chance de s’asseoir avec une personne et de mieux la connaître.
Envisagez de présenter votre nouvelle recrue à quelqu’un d’un département différent — cela pourrait faciliter la pose de questions sur les personnes et la dynamique interpersonnelle.
Assurez-vous que l’employé déjà en place est prêt à aider la nouvelle recrue pendant qu’elle s’acclimate à l’entreprise. Il serait décourageant que le nouvel employé soit ignoré par son nouveau parrain avant même d’avoir pris ce premier café.
Offrez-lui un sac de bienvenue (swag bag)
De nombreuses entreprises ont leurs propres objets publicitaires, mais même si ce n’est pas votre cas, réfléchissez à ce que vous pouvez offrir à votre nouvel employé pour l’aider dans son travail avec vous.
Un sac cadeau rempli d’un carnet, de stylos, de mémos adhésifs, d’un agenda, d’un mug et d’un mot de bienvenue peut être une attention délicate pour faire savoir à votre nouveau membre de l’équipe que vous êtes heureux de l’accueillir.
Pour les équipes à distance, envisagez d’envoyer un colis programmé pour arriver le jour même ou avant le premier jour de votre nouvel employé.
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Messages de bienvenue pour les nouveaux employés
Un message de bienvenue chaleureux peut faire beaucoup. Il peut s’agir d’une lettre manuscrite sur son bureau, d’un e-mail ou d’un message Slack.
Il n’est pas nécessaire qu’il soit long ou qu’il aborde des sujets sérieux liés au travail puisque vous lui avez déjà envoyé le document d’intégration. Écrivez plutôt un petit mot attentionné et chaleureux qui lui fait savoir que vous êtes heureux de sa présence et que vous avez hâte de travailler avec lui.
Voici quelques exemples de messages de bienvenue, mais veillez à les adapter au ton spécifique de votre entreprise et à l’employé que vous venez d’embaucher !
Messages de bienvenue enthousiastes :
- Bienvenue dans l’équipe, [nom de l’employé]. Nous sommes ravis de vous accueillir parmi nous et avons hâte de voir ce que nous allons accomplir ensemble.
- [Nom de l’entreprise] a beaucoup de chance de compter un employé aussi travailleur que vous dans son équipe ! J’ai hâte de voir ce que nous accomplirons ensemble au cours des mois et des années à venir.
- Félic
