会議を改善するための17の簡単な方法

科学的根拠に基づいた、会議を改善するための17の方法をご紹介します。会議の前、最中、そして後に役立つ、研究で証明されたヒントです。

会議が憂鬱ですか？もしかすると、会議でよくある「7つの間違い」のどれかを犯しているかもしれません。でもご安心ください！以下のビデオでは、7つの間違いを一つずつ解説し、簡単に実践できる7つの解決策をご紹介します。

ビジネスパーソンは非常に多くの会議をこなしています。実際、あなたがこの文章を読み終えるまでに、米国では8,000件の会議が始まっている計算になります。多くの人にとって、会議への出席（あるいはさらに悪いことに、会議の「主催」）を考えるだけで、心に恐怖が芽生えるものです。また、単に時間を浪費する退屈なものと感じる人もいます。事実、米国労働者を対象とした調査では、「会議が多すぎること」が時間の最大の無駄として挙げられています。

不適切な会議は、退屈で時間がかかるだけでなく、信じられないほど非生産的です。これは参加者全員にとってストレスであるだけでなく、企業にとっても極めて大きなコストとなります。

非生産的な会議によって、米国だけで年間370億ドル以上の損失が発生しています。

また、会議には非常に多くの種類があります。スタッフ会議からタスクフォース、ブレインストーミング、儀礼的な会議まで、より良い会議を行う方法を知っておく必要があります。

私たちは会議のやり方を改善しなければなりません。それは、会議の行動計画を作成することを意味します。

ひどい会議に別れを告げ、新しいやり方を取り入れる時がついにやってきました！

そのために、私は**「会議の基本（Meetings 101）」**をまとめました。

会議の前

会議の理由を評価する

会議は、重要な意思決定、問題解決、または深い議論に焦点を当てるべきです。あまりにも多くの場合、会議がチームとの日常的な情報共有に使われています。その情報はメールで効果的に伝えることができないか、自問してみてください。もし可能なら、そうしましょう。そうすることで時間を節約でき、チームからも感謝されるはずです。

持参すべきものをすべて検討する

特にあなたが主催者の場合、手ぶらで会議に現れてはいけません。 少なくとも、何を議論し、何を達成したいかについてのメモが必要です。また、重要なことを書き留めるためのペンと紙も必要です。

また、参加者と共有するために以下のような資料が必要かどうかも検討する価値があります。

• データと統計
• チャートとレポート
• 販売計画
• 生産計画
• 前回の会議の議事録

これらは業界や企業、チームによって異なりますが、一般的な要点は理解できるでしょう。

全員にアジェンダを知らせる

会議を開催する必要があると判断した場合は、設定した目標を記載したメールを送信する必要があります。何を達成し、何を話したいのかを全参加者に正確に伝えておくことで、全員が当面の課題に集中できるようになります。

米国では、アジェンダを使用することで生産性が大幅に向上するという事実があるにもかかわらず、アジェンダを使用している会議は約37%にすぎません。

さらに、心理学分野の先駆的な研究では、アジェンダは冒頭で議論し、重要な領域を最初に扱うことで、すべてを非常に集中した状態に保つべきだと示唆されています。

必要な人だけを招待する

そこにいる必要のない人を会議に呼ぶのは、時間と人的資源の無駄です。誰がその会議から利益を得るのか、そして出席が「不可欠」な専門家は誰なのかを検討し、それに基づいて参加者を招待してください。

いくつかの研究では、シニアマネージャーの最大71%が会議を非生産的で非効率的だと考えており、間違った人を招待することがその最大の理由の一つである可能性が示唆されています。

「2枚のピザ理論」を守る

AmazonのCEO、ジェフ・ベゾスがこのアイデアを始めました。彼はこれをチーム全般に適用しましたが、会議にも有効です。

全員に食べさせるのに2枚より多くのピザが必要なら、人数が多すぎる。

「船頭多くして船山に上る」という言葉を聞いたことがありますか？それは真実です。研究によると、グループのメンバーが7人を超えるごとに、意思決定の有効性は約10%低下します。ひどい話ですね！また、グループが大きくなるほど、逆効果な行動や対人関係の攻撃性が増える傾向にあります。

この理由は明らかです。人数が増えるほど、より多くの議論が必要になり、意見の相違が生じ、緊張が高まるからです。

ジェフ・ベゾスにとって十分なルールなら、私たちにとっても十分なルールです。

プロのヒント： 会議の招待状を送る前に、RACIマトリックス（実行責任者、説明責任者、協議先、報告先）を使用してください。「報告先（Informed）」に該当する人は、おそらく出席する必要はありません。後で議事録を送るだけで十分です。このシンプルなフィルターにより、参加者リストを20〜30%削減し、意思決定者に集中した場を維持できます。

デフォルトの会議時間を25分に設定する

これは一見シンプルですが、非常に強力な変更です。デフォルトの会議時間を30分から25分に、1時間の会議を50分に短縮しましょう。 この5分から10分のバッファ（余裕）があることで、全員がメモを取ったり、水を飲んだり、次の予定の前に頭をリセットしたりする時間が持てます。

これは単なる風変わりなハックではありません。Googleはカレンダーシステム全体で25分のデフォルトを採用しました。Shopifyも同様の全社的なポリシー変更を行い、特定の期間はカレンダーから会議を完全に排除し、デフォルトの所要時間を短縮しました。¹ パーキンソンの法則によれば、仕事は割り当てられた時間を使い切るまで膨張します。議論に30分与えれば、30分かかります。その枠を削ることで、人々がより早く本題に入る様子を目の当たりにするでしょう。

アクションステップ： 今すぐカレンダーの設定を開き、デフォルトのイベント時間を25分に変更してください。ほとんどのカレンダーアプリ（Googleカレンダー、Outlook）では、2クリックで設定できます。その余分な5分が実際に必要になることは、驚くほど少ないことに気づくでしょう。

物理的（または仮想的）な環境を整える

研究によると、騒音レベル、照明、軽食などを考慮して会議を設計することで、会議の質に対する認識が向上することが示されています。昼食時に食べ物がない会議や、朝一番にコーヒーが用意されていない会議に誰が出たいと思うでしょうか？

参加者を快適にさせることは、彼らが注意を払い、参加しやすくなることを意味し、全員にとってより心地よい体験となります。

特に軽食を用意することは、会議を「強制的に出席させられる活動」ではなく、楽しい社交の場にするのに役立ちます。それはチームビルディングやネットワーキングの絶好の機会にもなり得ます。

しかし、快適さはスナック以上のものです。室温は認知能力に測定可能な影響を与えます。コーネル大学の研究によると、摂氏約25度（華氏77度）のオフィスで働く人は、摂氏約22度（華氏72度）近くに保たれた部屋の人よりもミスが44%多かったことがわかりました。² 会議室がサウナや冷蔵庫のように感じられると、人々は最高の思考ができません。脳のパフォーマンスを最適にするために、サーモスタットを20〜22度の範囲に保ちましょう。

短い進捗確認やスタンドアップ形式の会議には、スタンディングテーブルの導入を検討してください。『Journal of Applied Psychology』に掲載された研究によると、立って行う会議は座って行う会議よりも約34%短く、意思決定の質も落ちないことがわかりました。³ チームが毎日15分の同期を行っている場合、立って行うことで毎回5分短縮でき、チーム全体で年間20時間以上の節約になります。

オンライン会議の場合、 環境設計は同様に重要です。

• 共同議論にはギャラリービューを使用し、全員の顔が見えるようにします。プレゼンテーションなど、一人の人に集中する必要がある場合はスピーカービューを使用します。
• 背景を清潔でプロフェッショナルに保つ：散らかった背景は現実的な注意散漫の原因になります。バーチャル背景も良いですが、シンプルで邪魔にならないものを選びましょう。
• 照明が後ろからではなく、前から当たるようにしてください。頭の後ろに窓があると、シルエットになってしまいます。

アクションステップ： 次の会議の前に、5分間の「環境監査」を行ってください。温度を確認し、適切な照明を確保し、水やコーヒーを用意し、AV機器をテストします。オンライン会議の場合は、「参加」をクリックする前にカメラの角度と背景を確認してください。

プレゼンテーションを考慮する

会議中にコンピュータを使ったプレゼンテーションを使用しますか？それともフリップチャートやホワイトボードだけを使いますか？

プレゼンテーションを劇的に改善するための素晴らしいアイデアについてはすでに説明しましたが、要約すると、簡潔に保ち、シンプルにデザインし、言葉を詰め込みすぎず、自信を持って届けるようにしてください。

また、視覚的に提示された情報は、人々にとって吸収しやすいものです。つまり、画像、図、グラフなどを使用することは、あなたの主張を伝えるのに役立ちます。ただし、やりすぎないようにしましょう。各画像があなたの主張を明確に提示している程度で十分です。

ボーナス：適切なオンライン会議ツールを選ぶ

オンラインでは、メッセージを伝えるのが難しい場合があります。対面での会議と同じような効果を視聴者に与えるのに苦労しているなら、さらに「勢い」を加えるための会議ツールの導入を検討する必要があるかもしれません。

Product Huntの提供による、検討すべきツールのリストを以下に示します。

• Rate the meeting：スケジューリングと各会議後のフィードバック収集を支援します。
• Hugo：カレンダーを共同メモ作成ツールに変えます。
• Navigator：各会議のための共同ワークスペースを作成します。
• Jottie：メモ作成、ToDoリスト、意思決定を会議に取り入れます。
• Tooqan：会議後に参加者から正直なフィードバックを収集します。
• Loom：会議を不要にします。
• Veed：Loomの代替ツールで、画面とウェブカメラを並べて録画できます。
• Range：Slackでチームのデイリースタンドアップを非同期に可視化します。
• Meetingbird：会議のスケジューリングにおけるやり取りを回避できます。
• そして、苦痛な会議に閉じ込められたときは、Callbackを使って「緊急電話」を偽装しましょう。

ツールはあくまでヘルパー（助け）と考えてください。ツールを追加する前に、会議の内容がしっかりしており、単なる無駄話ではないことを確認してください。覚えておいてください：良いツールでも、悪い会議を救うことはできません。

会議中

心理的安全性を最優先する

チームから最高のアイデアを引き出す前に、人々がそれらを共有しても大丈夫だと思える環境を作る必要があります。ハーバード大学のアミ・エドモンドソン教授は、人々が対人関係のリスクを取ること（声を上げる、間違いを認める、罰や屈辱を恐れずに型破りなアイデアを提案すること）に心地よさを感じるチームの雰囲気を表すために、心理的安全性という言葉を作りました。⁴

これは単なる「あればいいもの」ではありません。Googleの有名なプロジェクト・アリストテレス（180チームを対象とした数年間にわたる研究）では、心理的安全性が、パフォーマンスの高いチームと平均的なチームを分ける最も重要な単一の要因であることがわかりました。⁵ それは個人の才能、チーム構造、あるいは仕事量よりも重要だったのです。

では、これは実際にはどのようなものでしょうか？心理的に安全でない会議では、反対意見があっても沈黙を守ったり、最も給料の高い人の意見に従ったり、味方と個人的にテストした後にしかアイデアを共有しなかったりする様子が見られます。心理的に安全な会議では、若手メンバーが公然と前提に疑問を呈し、人々が恐れることなく「間違っているかもしれませんが……」と言い、悪いニュースが隠されることなく早期に表面化します。

エドモンドソンの研究は、リーダーがこの雰囲気を作るために言える3つのことを指摘しています。⁶

1. 「私は何かを見落とすかもしれません。皆さんの意見を聞かせてください。」 これは、あなたの視点だけが重要ではないという合図になります。
2. 仕事を「実行の問題」ではなく「学習の問題」として捉え直す。 「なぜ失敗したのか？」ではなく、「ここから何を学べるか？」と問いかけてみましょう。
3. 心からの質問をすることで好奇心を示す。 答えを出すよりも多くの質問をするリーダーは、他者が貢献できるスペースを作り出します。

高パフォーマンスのチームにおける最も重要な要因は、才能やリソースではなく、心理的安全性です。

アクションステップ： 次のチーム会議を、明確な招待の言葉で始めてください。「うまくいっていないことを聞きたいです。正直に話しても、不利益な結果になることは決してないと約束します。」そして、それを実行してください。誰かが批判的なフィードバックを最初に共有したとき、公の場で感謝を伝えましょう。その一瞬が、どんな方針メモよりも心理的安全性を高めます。

全員の貢献を促す

会議の心理学に関する200の研究のメタ分析によると、ハイレベルなパフォーマーは、会議を目標設定、チームからのフィードバック獲得、そして個々人が仕事上の問題を理解する手段として利用しています。

チーム全員が議論や計画に貢献することが不可欠です。

チームの半分が意見を言わずに机の後ろで静かに座っていると、進展中の状況に関する重要な情報を見逃したり、貴重な洞察を失ったりする可能性があります。

ジョークを交える

人生の他のあらゆる場面と同様に、笑いは体験をよりポジティブなものにします。会議でユーモアを使うことで、チームからの参加を促し、創造的な問題解決スキルを向上させることができます。

当然のことながら、人々が会議を楽しんでいれば、チーム全体にポジティブな影響を与える可能性が高くなります。

ノースウェスタン大学の研究者レイ・トンプソンによる興味深い研究は、これがいかに強力であるかを示しました。実験では、参加者はブレインストーミングセッションの前に、自分の恥ずかしい話をグループで共有するよう求められました。その結果、恥ずかしさからくる笑いでプライミング（準備）されたグループは、対照群と比較して、15%多いカテゴリーにわたって26%多いアイデアを生み出しました。⁷ 一緒に笑うという脆弱性が人々の内部検閲を下げ、型破りなアイデアを出しやすくしたのです。

ただし、ここで重要な注意点があります。ユーモアは常に「上」に向けるべきであり、「下」に向けてはいけません。 皮肉や、特定の人を排除する内輪ネタ、特定の個人を対象としたユーモアは、特にユーモアに関する文化的規範が多様なチームでは、ひどい裏目に出る可能性があります。最も安全で効果的な会議のユーモアは、自虐的なもの（自分自身を笑いのネタにする）、会議そのものをネタにする（「よし、これが最後のスプレッドシートだと約束するよ」）、あるいは全員が共感できる共通の不満をネタにすることです。

プロのヒント： リスクを抑えて笑いを取り入れたいなら、「今まで出席した中で最悪の会議は何ですか？その理由は？」や「もしこの会議が映画のジャンルだとしたら、何になりますか？」といったアイスブレイクの質問から始めてください。これらは、誰も標的にすることなく人々を笑わせることができます。もし自分が十分に面白いか心配なら、面白くなる方法についての記事でヒントやコツをチェックしてください。

ボディランゲージで空気を読む

これは会議でプレゼンをする場合に特に重要ですが、参加者にとっても重要です。オープンで熱心なボディランゲージは、あなたがより熱心であるように見せ（そして感じさせ！）、他人があなたの言葉にポジティブに反応するのを助けます。

考慮すべき点には以下が含まれます。

• 腕の位置：横に置くのが最も威圧感がなく、腕を組むと距離感や閉鎖的な印象を与えます。
• アイコンタクト：グループの各メンバーと目を合わせる時間を持ち、全員があなたの話に引き込まれていると感じられるようにします。
• 声：威圧的に聞こえるほど大きくなく、自信がないように聞こえるほど小さくない。微妙なバランスですが、自信に満ちていながら親しみやすい印象を与えることができれば、会議の質は向上します。

しかし、会議におけるボディランゲージは基本をはるかに超えています。次の会議のダイナミクスを変えることができる具体的なテクニックをいくつか紹介します。

権威と関与を示すために：

• **トライアングル・ゲイズ（三角形の視線）**を使用する：真剣な話をするときは、相手の両目とおでこの間を見てください。社交的な視線（目から口）から権威的な視線へのこの微妙なシフトは、自信と重厚さを伝えます。
• 他の人が話しているときは、わずかに身を乗り出す。これは、人間のコミュニケーションにおいて最もシンプルで強力な関与のシグナルの一つです。話し手に「あなたの話に興味があります」と伝えます。
• ミラーリングを実践する：話し相手の姿勢やジェスチャーをさりげなく真似します。研究によると、ミラーリングは相手が意識することなく親密さと信頼を築くことができます。⁸

他人の以下のシグナルに注意する：

• 突然の姿勢の変化は、言葉では同意していても、反対や不快感を示していることが多いです。議論中にチームメンバーが急に背もたれに寄りかかったり腕を組んだりした場合、表面化させる価値のある無言の異議があるかもしれません。
• セルフ・スーシング（自己鎮静）ジェスチャー（首を触る、手をこすり合わせる、アクセサリーをいじるなど）は、不安やストレスの信頼できる指標です。重要な議論の最中にこれらに気づいたら、一旦止まって確認するタイミングかもしれません。
• 「のけぞり」による離脱：誰かがゆっくりと椅子に深く座り、体をテーブルから遠ざけたら、その人は精神的に離脱しています。これは、例えば意見を求めるなどして、その人を直接引き戻す合図です。

会議中、あなたの体は常にコミュニケーションをとっています。唯一の問題は、それを意図的に行っているかどうかです。

オンライン会議では、 ボディランゲージは異なる側面を持ちます。

• カメラを目の高さに配置する。 ノートパソコンのカメラを見下ろすと、不熱心、あるいは傲慢にさえ見えてしまいます。ノートパソコンの下に本を積むか、シンプルなスタンドに投資しましょう。
• 話すときは画面ではなく、カメラのレンズを見る。これにより、見ている全員と直接目が合っているような錯覚が生まれます。最初は不自然に感じますが、その効果は絶大です。
• 手をフレーム内に見えるようにしておく。 ボディランゲージに関する研究では、手が見えることで信頼感が高まることが示されています。アイデアを説明するときは、手のひらを見せるジェスチャーを使ってください。画面越しでも正直さとオープンさを伝えます。

アクションステップ： 次の会議では、自分自身（トライアングル・ゲイズを試す）または他人（のけぞりによる離脱を観察する）のいずれかで、一つだけボディランゲージの合図に集中してみてください。一度にすべてを追おうとするよりも、一つずつマスターする方が効果的です。

短く済ませる

平均的な会議は30分から1時間続きますが、私たちの注意持続時間は10分から15分に近いです。会議を短く保つことは全員にとって快適であるだけでなく、情報が多すぎると吸収するのが難しくなります。

10人中9人が会議中に空想にふけっています。

さらに悪いことに、会議中の73%の人が他の仕事をしています！

人々が価値を得ていなければ、会議の目的は完全に失われます。文字通りお金（と時間！）を燃やしているのと同じです。窓の外を眺めてゾンビの黙示録を生き抜くために必要なアイテムを考えるのは楽しいかもしれませんが、決して生産的ではありません。

しかし、これはすべてを短く、シンプルに、要点を絞ることで回避できます（空想のことであり、ゾンビの黙示録ではありません）。そうすれば全員がデスクに戻ることができ、会議の要点を吸収している可能性も高まります。

ウォーキング・ミーティングを試す

すべての会議に会議室が必要なわけではありません。ウォーキング・ミーティング（通常は屋外で歩きながら議論すること）は、創造的な思考を促進し、気分を改善し、何時間も同じ椅子に座り続けることからくる落ち着きのなさを軽減します。

スタンフォード大学の研究によると、歩くことで創造的なアウトプットが座っているときよりも平均**60%**増加することがわかりました。この効果はトレッドミルの上でも屋外でも同様に見られ、身体的な動きそのものが拡散的思考を解き放つことを示唆しています。⁹

ウォーキング・ミーティングには、社会的な平準化効果もあります。テーブルを挟んで向かい合って座るのではなく、隣り合って歩くことで、階層的なダイナミクスが和らぎます。遊歩道には「上座」はありません。これにより、若手メンバーがアイデアや反論を共有しやすくなります。

スティーブ・ジョブズはウォーキング・ミーティングを好んだことで有名で、パロアルト周辺を歩きながら最も重要な会話をよく行っていました。マーク・ザッカーバーグも同じ習慣を取り入れ、同僚や採用候補者との1対1のミーティングを歩きながら行っていると報じられています。

プロのヒント： ウォーキング・ミーティングは、1対1または3人までのグループに最適です。それ以上の人数になると、グループがバラバラになり、半分が聞こえない状態になります。ブレインストーミング、関係構築、問題解決の会話には理想的ですが、スライド、メモ取り、画面共有が必要なものには向きません。

簡単な注意点：天候とアクセシビリティに配慮してください。全員が20〜30分快適に歩けるわけではありませんし、雨の日はどんなに良い意図も台無しにします。常に座って行う代替案を提示し、強制ではなく選択できるようにしましょう。

機転を利かせる

これは、あなたの対人スキルを最大限に発揮すべき時です。会議はしばしば困難な状況を扱うためのものです。例えば、気難しいクライアントとの交渉、2人の従業員間の対立の管理、あるいは解雇の通告などです。

これらの状況には、細心の注意と機転を持って臨む必要があります。

説得のテクニックやカリスマ的な能力など、最高のピープルマネジメントスキルを発揮し、会議を進めながら状況を慎重に考え抜くことで、これを実現できます。

不平不満を避ける

これは、あなたが不平を言わないようにするだけでなく、不平を言っているチームメンバーの方向性を変えることも意味します。一度不平不満が始まると、絶望的な雰囲気が生まれます。そのため、マネージャーは会話をそこから素早く逸らす必要があります。

日常的な不平不満を聞くことは、うつ病や不安に関連していると言われています。特に、感情を抑え込み、爆発しないように求められる職場環境ではなおさらです。代わりに、会議後のフィードバックプロセスの一環としてメールを送るなど、より生産的な方法で懸念を表明するよう従業員に促しましょう。

集中と関与を維持する

会議の前に書き留めたアジェンダを覚えていますか？それを守りましょう。軌道から外れないように、アジェンダのコピーを印刷して机の上に置いておいてもいいでしょう。これが、会議を効果的かつ目的に沿ったものにし、全員のモチベーションを維持するための最善の方法です。

マネージャーは、会話が焦点から外れたときを特定し、必要に応じて軌道修正する準備をしておくべきです（これはリーダーシップ研修で学んだかもしれないスキルです）。

言うは易く行うは難しであることは承知しています。しかし、この分野の科学的研究によると、参加者の関与は会議の効果に直接的な影響を与えます。（また、会議中に居眠りをしてしまう39%の人々の一人になるのを防ぐこともできます）。

参加者としては、さらに理解したいときに質問をしたり、メモを書いたり、図を描いたりすることで集中を維持できます。いろいろ試して、自分に合う方法を見つけてください。

会議の主催者として全員を惹きつけ続けるのは少し難しいかもしれません。しかし、エネルギーに満ち、情熱的で、ポジティブに会議を始めることが、最善の策です。そうすれば、人々もそれに続きやすくなります。

会議の後

議事録を共有する

会議の議事録を記録し、参加者に送ることは、どのような決定がなされたか、誰にどのような役割と責任が割り当てられたか、そして将来の行動計画を記録として残すための素晴らしい方法です。

誰も言ったことを覚えていないなら、完璧に効率的な会議に何の意味があるでしょうか？

議事録を書くとき（または、このタスクを委任したい場合は指定されたチームメンバー）は、以下を含めることが重要です。

• 出席した全参加者の名前
• アジェンダの簡単な要約
• 各アクション/タスク
• 上記すべての期限/期日
• 議論された主なポイント
• 下されたすべての決定
• 使用された文書（画像、添付ファイルを含む）

議事録を振り返ることは、全員が会議の重要なポイントを思い出すのに役立つだけでなく、その情報を役立てることができる他の人々に送ることもできます。

フィードバックを求める

これは重要なステップです。会議についてどう感じたか人々に尋ねてください。そして、言われたことを実際に実行に移しましょう。

人々はそれを魅力的だと感じましたか？洞察に満ちていましたか？もっと短い方が良かったでしょうか？

また、問題が自分自身にあることを受け入れなければならないかもしれません（残念ながら）。人は通常、自分の欠点や弱点を特定するのが得意ではなく、生産的な会議を開催する能力を自己批判することも例外ではありません。

1998年のベライゾンの調査では、企業のマネージャーの79%が、自分が主催した会議は「極めて」または「非常に」生産的だったと報告しました。しかし、他人が主催した会議について同じように答えたマネージャーは、わずか56%でした。

フィードバックがポジティブであれネガティブであれ、チームが会議について伝えてくれた情報を活用してください。また、将来のグループディスカッションを計画する際にも、それを忘れないでください。

会議のない日を設けて時間を守る

組織ができる最も影響力のある変更の一つは、会議をどう運営するかではなく、いつ会議を全く行わないかに関することです。

『MITスローン・マネジメント・レビュー』に掲載された、会議のない日を試験的に導入した76社を分析した画期的な研究では、驚くべき結果が示されました。週に3日の会議のない日を導入した企業では、生産性が73%向上しました。¹⁰ しかし、メリットはそれだけではありません。同じ研究で、協力関係が57%改善し、コミュニケーションが65%改善したことがわかりました。これは逆説的に見えるかもしれませんが、会議が減ることで、人々はより思慮深く、非同期的にコミュニケーションをとらざるを得なくなるためです。

週に1日だけでも会議のない日を設けることで、従業員の満足度と自律性が大幅に向上しました。Microsoftの自社従業員に関する内部調査では、会議のない金曜日を指定することで従業員のストレスが軽減され、立て続けの予定によって慢性的に中断されていたディープワーク（深い集中を要する仕事）を完了させるのに役立ったことがわかりました。¹¹

週に3日の会議のない日を導入した企業では、生産性が73%向上し、コミュニケーションが65%改善しました。

会議のない日の導入方法：

• 週1日から始める。 火曜日か水曜日が最適です。週の半ばにあるため、月曜日の計画や金曜日の締めくくりのリズムを崩すことなく、中断のない集中時間を確保できます。
• 明確な例外ポリシーを作成する。 本当の緊急事態（システム障害、時間に追われるクライアントの問題など）は、依然として迅速な同期で対応できます。キーワードは「便利」ではなく「緊急」です。
• 可視化する。 全社的なイベントとして共有カレンダーでその日をブロックします。会議のない日が全員に見えるようになると、その日に入れられた会議依頼を断る勇気が持てます。
• より良い非同期の習慣と組み合わせる。 会議のない日は、チームが明確な文書によるコミュニケーション（共有ドキュメントでのプロジェクト更新、SlackやTeamsでのステータス更新、ライブの会話を必要とせずに全員に情報を伝える決定ログなど）に投資したときに最も効果を発揮します。

アクションステップ： チームに週1日の会議のない日の試行を提案してください。4週間実施し、その後、生産性と集中力についてチームにアンケートをとります。データが自ずと結果を物語るでしょう。

将来の計画を立てる

会議の後は、議論の結果をどのように実行に移し、進捗を積み上げていくかを考え始めるのに最適な時期です。

以下のステップに従って、ビジネス会議のフォローアップ計画を作成することで、これを実現できます。

• タスクを特定する。
• タスクを完了させる担当者を指名する。
• 完了期限を決定する。
• 何をもって完了とするかを決定する。

これを決定して文書にまとめたら、そのタスクに関わる全員、および実行責任者にこの情報を周知することを忘れないでください。

これらのヒントやコツをすべて学んだ今、それを実行に移す時です。次に会議に参加するときは、これらを取り入れて、あなた、あなたのチーム、そして会社にとって、チームでの体験がいかに早くポジティブなものに変わるかを確認してください。

Footnotes (11)

1. ShopifyのCEOトビ・リュトケは2023年、従業員のカレンダーから12,000件以上の定期的な会議を削除し、会議時間の新しいデフォルトを設定したと発表しました。 ↩

2. Hedge, A. (2004). Linking environmental conditions to productivity. Cornell University research, presented at the International Interior Design Association. ↩

3. Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. ↩

4. Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383. ↩

5. Duhigg, C. (2016). What Google learned from its quest to build the perfect team. The New York Times Magazine. ↩

6. Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley. ↩

7. Thompson, L. (2003). Improving the creativity of organizational work groups. Academy of Management Perspectives, 17(1), 96-109. ↩

8. Chartrand, T. L., & Bargh, J. A. (1999). The chameleon effect: The perception-behavior link and social interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 76(6), 893-910. ↩

9. Oppezzo, M., & Schwartz, D. L. (2014). Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition, 40(4), 1142-1152. ↩

10. Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. また、Rogelberg, S. G., et al. (2022). Research: Meeting-free days can boost productivity and cooperation. MIT Sloan Management Review. ↩

11. Microsoft WorkLab (2022). Research: Meeting-free Fridays help employees focus and recharge. Internal workforce analytics report. ↩