17 façons simples d'améliorer vos réunions

Découvrez 17 façons scientifiquement prouvées d'améliorer les réunions. Des conseils validés par la recherche pour l'avant, le pendant et l'après de chaque réunion.

Appréhendez-vous les réunions ? Vous commettez peut-être l’une des 7 erreurs de réunion les plus courantes. Ne vous inquiétez pas ! Dans notre vidéo ci-dessous, je vais passer en revue chacune de ces 7 erreurs et vous proposer 7 solutions simples :

Les gens d’affaires ont beaucoup de réunions. Tellement, en fait, qu’au moment où vous aurez fini de lire cette phrase, 8 000 réunions auront commencé aux États-Unis. Pour beaucoup d’entre nous, l’idée d’assister à une réunion (ou pire, d’en organiser une) suffit à nous glacer le sang. Pour d’autres, c’est simplement un ennui chronophage. En fait, une enquête menée auprès de travailleurs américains a cité « trop de réunions » comme le plus grand gaspillage de leur temps.

Les réunions mal gérées peuvent être ennuyeuses, chronophages et incroyablement improductives, ce qui n’est pas seulement frustrant pour toutes les personnes impliquées, mais extrêmement coûteux pour une entreprise.

Les réunions improductives gaspillent plus de 37 milliards de dollars par an rien qu’aux États-Unis.

Et il existe tant de types de réunions différents ! Des réunions de personnel aux groupes de travail, en passant par le brainstorming et les réunions protocolaires — vous devez savoir comment tenir une meilleure réunion.

Nous devons améliorer la façon dont nous menons les réunions. Cela signifie créer un plan d’action pour la réunion.

Il est enfin temps de dire adieu aux réunions terribles et d’instaurer une nouvelle façon de faire les choses !

C’est pourquoi j’ai préparé ce guide Réunions 101.

Avant la réunion

Évaluez la raison de la réunion.

Les réunions devraient être axées sur la prise de décisions importantes et impliquer la résolution de problèmes ou des discussions approfondies. Trop souvent, les réunions sont utilisées pour partager des informations de routine avec une équipe. Demandez-vous si vous pouvez communiquer efficacement ces informations par e-mail. Si oui, faites-le. Cela gagnera du temps, et votre équipe vous en remerciera.

Considérez tout ce que vous devez apporter avec vous.

Ne vous présentez pas à une réunion les mains vides, surtout si vous l’organisez. Au minimum, vous aurez besoin de vos notes sur ce que vous voulez discuter et accomplir. Mais vous avez aussi besoin d’un stylo et de papier pour noter tout ce qui est important.

Il vaut également la peine de considérer si vous avez besoin de documentation à partager avec les participants, telle que :

• Données et statistiques
• Graphiques et rapports
• Plans de vente
• Plans de production
• Comptes-rendus des réunions précédentes

Tout cela variera d’un secteur à l’autre, et même d’une entreprise à l’autre, ou d’une équipe à l’autre, mais vous comprenez l’idée générale.

Informez tout le monde de l’ordre du jour.

Si vous décidez que vous devez tenir la réunion, vous devrez tout de même envoyer un e-mail avec les objectifs que vous avez fixés. Faire savoir à tous les participants exactement ce que vous voulez accomplir et aborder aidera tout le monde à rester concentré sur les sujets en question.

Seulement environ 37 % des réunions aux États-Unis utilisent des ordres du jour, malgré le fait qu’ils améliorent considérablement la productivité.

De plus, une étude pionnière dans le domaine de la psychologie suggère que les ordres du jour devraient être discutés au début, et les points importants traités en premier pour garder le tout super concentré.

Invitez les personnes qui doivent être présentes.

C’est une perte de temps et de main-d’œuvre que de faire venir des personnes qui n’ont pas besoin d’être là. Considérez qui bénéficiera de la réunion, et quels sont les experts qui doivent être présents, et invitez les participants sur cette base.

Certaines études suggèrent que jusqu’à 71 % des cadres supérieurs considèrent les réunions comme improductives et inefficaces, et inviter les mauvaises personnes peut être l’une des raisons principales de ce constat.

Respectez la « règle des deux pizzas ».

Le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, a lancé cette idée. Il l’a appliquée aux équipes en général, bien qu’elle puisse également fonctionner pour les réunions.

Si vous avez besoin de plus de deux pizzas pour nourrir tout le monde, c’est qu’il y a trop de monde.

Vous avez déjà entendu l’expression « trop de cuisiniers gâtent la sauce » ? C’est vrai. Des études ont montré que pour chaque personne au-delà de sept membres dans un groupe, l’efficacité de la prise de décision est réduite d’environ 10 %. Aïe ! De plus, plus le groupe est grand, plus les comportements contre-productifs et l’agression interpersonnelle augmentent.

Les raisons en sont assez claires : plus il y a de monde, plus la discussion est nécessaire, plus les désaccords surviennent et plus les tensions montent.

Si c’est une règle assez bonne pour Jeff Bezos, elle est assez bonne pour nous.

Conseil de pro : Utilisez une matrice RACI (Responsable, Redevable, Consulté, Informé) avant d’envoyer votre invitation de réunion. Quiconque tombe dans la catégorie « Informé » n’a probablement pas besoin d’assister à la réunion — envoyez-lui simplement le compte-rendu après. Ce simple filtre peut réduire votre liste de participants de 20 à 30 % et garder la salle concentrée sur les décideurs.

Réglez la durée par défaut de vos réunions à 25 minutes.

Voici un changement d’une puissance trompeuse : réduisez votre réunion par défaut de 30 minutes à 25, et vos réunions d’une heure à 50 minutes. Ces cinq ou dix minutes de battement donnent à chacun le temps de prendre des notes, de boire de l’eau ou de se réinitialiser mentalement avant le prochain engagement sur son calendrier.

Ce n’est pas juste une astuce originale. Google a adopté le défaut de 25 minutes dans tout son système de calendrier, et Shopify a effectué un changement de politique similaire à l’échelle de l’entreprise, supprimant complètement les réunions des calendriers pendant certaines périodes et raccourcissant les durées par défaut.¹ La loi de Parkinson nous dit que le travail s’étend pour remplir le temps alloué — donc si vous donnez 30 minutes à une discussion, elle prendra 30 minutes. Réduisez cette fenêtre et regardez les gens aller droit au but plus rapidement.

Étape d’action : Allez dans les paramètres de votre calendrier dès maintenant et changez la durée par défaut de vos événements à 25 minutes. La plupart des applications de calendrier (Google Calendar, Outlook) vous permettent de le faire en deux clics. Vous serez surpris de voir à quel point vous avez rarement besoin de ces cinq minutes supplémentaires.

Concevez l’environnement physique (ou virtuel).

La recherche a montré que la conception de votre réunion en tenant compte du niveau sonore, de l’éclairage et des rafraîchissements peut améliorer la perception de la qualité de la réunion. Qui veut une réunion pendant le déjeuner sans nourriture ? Ou une réunion tôt le matin sans café à disposition ?

Mettre vos participants à l’aise signifie qu’ils seront plus susceptibles d’être attentifs et de participer, et l’expérience sera plus agréable pour tous.

L’ajout de rafraîchissements peut particulièrement aider à faire de votre réunion une occasion sociale agréable, plutôt qu’une activité à laquelle tout le monde doit se forcer d’assister. Cela peut en faire une excellente opportunité pour le renforcement d’équipe et le réseautage à la place.

Mais le confort va plus loin que les collations. La température ambiante a un impact mesurable sur les performances cognitives. Des recherches de l’Université Cornell ont révélé que les travailleurs dans des bureaux à environ 25 degrés Celsius faisaient 44 % d’erreurs de plus que ceux dans des pièces maintenues près de 22 degrés Celsius.² Si votre salle de conférence ressemble à un sauna ou à une glacière, les gens ne réfléchissent pas au mieux de leur forme. Gardez le thermostat entre 20 et 22 degrés pour une puissance cérébrale optimale.

Pour les points de situation courts et les réunions de type « stand-up », envisagez des tables de réunion hautes. Une étude publiée dans le Journal of Applied Psychology a révélé que les réunions debout étaient environ 34 % plus courtes que les réunions assises — sans perte de qualité de décision.³ Si votre équipe effectue des synchronisations quotidiennes de 15 minutes, rester debout peut faire gagner cinq minutes sur chacune, ce qui représente plus de 20 heures économisées par an pour une équipe.

Pour les réunions virtuelles, la conception de l’environnement compte tout autant :

• Utilisez la vue galerie pour les discussions collaboratives afin que tout le monde puisse voir le visage des autres, et la vue intervenant pour les présentations où l’attention doit être portée sur une seule personne.
• Gardez votre arrière-plan propre et professionnel — un arrière-plan encombré est une distraction réelle. Les arrière-plans virtuels sont acceptables, mais choisissez quelque chose de simple et non distrayant.
• Assurez-vous que votre éclairage vient de devant vous, pas de derrière. Une fenêtre derrière votre tête vous transforme en silhouette.

Étape d’action : Avant votre prochaine réunion, faites un « audit d’environnement » de cinq minutes. Vérifiez la température, assurez-vous d’un éclairage adéquat, préparez de l’eau ou du café et testez tout équipement audiovisuel. Pour les réunions virtuelles, vérifiez l’angle de votre caméra et votre arrière-plan avant de cliquer sur « rejoindre ».

Pensez à votre présentation.

Allez-vous utiliser une présentation informatique pendant votre réunion ? Ou peut-être utiliserez-vous simplement un paperboard ou un tableau blanc ?

Nous avons déjà abordé quelques excellentes idées qui amélioreront radicalement votre présentation. Mais la version résumée est de s’assurer qu’elle reste concise, qu’elle est conçue simplement, qu’elle n’est pas trop verbeuse et qu’elle est présentée avec assurance.

De plus, les gens absorbent les informations beaucoup plus facilement si elles sont présentées visuellement. Cela signifie que l’utilisation d’images, de diagrammes, de graphiques, etc., aide à transmettre votre point de vue. N’en faites pas trop cependant, juste assez pour que chaque image présente clairement votre point.

Bonus : Choisissez les bons outils de réunion en ligne.

Il peut être difficile de faire passer votre message si vous êtes en ligne. Si vous avez du mal à obtenir le même résultat auprès de votre public qu’en réunion physique, vous pourriez avoir besoin d’envisager des outils de réunion pour ajouter ce petit plus.

Voici une liste d’outils que vous pouvez envisager, avec l’aimable autorisation de Product Hunt :

• Rate the meeting aide à la planification et à la collecte de commentaires après chaque réunion
• Hugo transforme votre calendrier en un outil de prise de notes collaboratif
• Navigator crée un espace de travail collaboratif pour chaque réunion
• Jottie apporte la prise de notes, les listes de tâches et la prise de décision aux réunions
• Tooqan recueille des commentaires honnêtes après la réunion auprès des participants
• Loom tue la réunion
• Veed est une alternative à Loom qui enregistre votre écran et votre webcam côte à côte
• Range visualise le stand-up quotidien de votre équipe de manière asynchrone dans Slack
• Meetingbird permet d’éviter les allers-retours lors de la planification d’une réunion
• Et quand vous êtes coincé dans une réunion pénible, utilisez Callback pour simuler un « appel d’urgence ».

Considérez les outils comme des aides — assurez-vous que votre réunion est solide et pas seulement du vent avant d’ajouter des outils. Rappelez-vous : un bon outil ne peut pas sauver une mauvaise réunion.

Pendant la réunion

Créez d’abord une sécurité psychologique.

Avant de pouvoir tirer les meilleures idées de votre équipe, vous devez faire en sorte que les gens se sentent suffisamment en sécurité pour les partager. Amy Edmondson, professeure à Harvard, a inventé le terme sécurité psychologique pour décrire un climat d’équipe où les gens se sentent à l’aise de prendre des risques interpersonnels — s’exprimer, admettre des erreurs ou proposer des idées non conventionnelles sans crainte de punition ou d’humiliation.⁴

Ce n’est pas juste un « plus ». Le célèbre Projet Aristote de Google — une étude de plusieurs années sur 180 équipes — a révélé que la sécurité psychologique était le facteur le plus important distinguant les équipes performantes des équipes moyennes.⁵ Cela importait plus que le talent individuel, la structure de l’équipe ou la charge de travail.

Alors, à quoi cela ressemble-t-il en pratique ? Dans une réunion psychologiquement peu sûre, vous remarquerez que les gens restent silencieux lorsqu’ils ne sont pas d’accord, se plient à l’opinion de la personne la mieux payée ou ne partagent des idées qu’après les avoir testées en privé avec des alliés. Dans une réunion psychologiquement sûre, les membres juniors de l’équipe remettent ouvertement en question les hypothèses, les gens disent des choses comme « Je me trompe peut-être, mais… » sans crainte, et les mauvaises nouvelles font surface tôt plutôt que d’être cachées.

Les recherches d’Edmondson pointent vers trois choses que les leaders peuvent dire pour instaurer ce climat :⁶

1. « Je pourrais rater quelque chose — j’ai besoin de vous entendre. » Cela signale que votre perspective n’est pas la seule qui compte.
2. Cadrez le travail comme un problème d’apprentissage, pas un problème d’exécution. Au lieu de « Pourquoi cela a-t-il échoué ? », essayez « Que pouvons-nous apprendre de cela ? ».
3. Modélisez la curiosité en posant des questions authentiques. Les leaders qui posent plus de questions qu’ils ne donnent de réponses créent un espace pour que les autres contribuent.

Le facteur le plus important dans les équipes performantes n’est pas le talent ou les ressources — c’est la sécurité psychologique.

Étape d’action : Ouvrez votre prochaine réunion d’équipe par une invitation explicite : « Je veux entendre ce qui ne fonctionne pas, et je promets qu’il n’y aura aucune conséquence négative pour l’honnêteté. » Puis tenez parole — la première fois que quelqu’un partage une critique, remerciez-le publiquement. Ce seul moment fait plus pour la sécurité psychologique que n’importe quelle note de service.

Encouragez tout le monde à contribuer.

Une méta-analyse de 200 études sur la psychologie des réunions suggère que les personnes performantes utilisent les réunions comme un moyen de fixer des objectifs, d’obtenir des commentaires de l’équipe et d’aider les individus à comprendre les problèmes au travail.

Il est vital que toute votre équipe contribue à la discussion et à la planification.

Vous pourriez passer à côté d’informations cruciales sur une situation en cours, ou perdre un aperçu précieux, si la moitié de votre équipe reste assise tranquillement derrière son bureau plutôt que d’exprimer ses opinions.

Faites une blague ou deux.

Comme dans tous les autres domaines de la vie, le rire peut rendre les expériences plus positives. Utiliser l’humour en réunion peut encourager une plus grande participation de l’équipe et améliorer les compétences créatives en résolution de problèmes.

Sans surprise, si les gens apprécient la réunion, il est plus probable qu’elle ait un effet positif sur l’équipe en général.

Une étude fascinante menée par la chercheuse Leigh Thompson de l’Université Northwestern a démontré à quel point cela peut être puissant. Dans l’expérience, on a demandé aux participants de partager une histoire embarrassante avec leur groupe avant une séance de brainstorming. Le résultat ? Les groupes préparés par des rires induits par l’embarras ont généré 26 % d’idées en plus dans 15 % de catégories supplémentaires par rapport aux groupes de contrôle.⁷ La vulnérabilité de rire ensemble a abaissé les censeurs internes des gens et les a rendus plus disposés à lancer des idées non conventionnelles.

Il y a cependant une mise en garde importante ici. L’humour doit toujours viser vers le haut, pas vers le bas. Le sarcasme, les blagues d’initiés qui excluent des gens ou l’humour dirigé vers des individus spécifiques peuvent se retourner contre vous, surtout dans des équipes diversifiées où les normes culturelles en matière d’humour varient considérablement. L’humour de réunion le plus sûr et le plus efficace est l’autodérision — se moquer de soi-même, de la réunion elle-même (« D’accord, je promets que c’est le dernier tableur ») ou des frustrations partagées auxquelles tout le monde peut s’identifier.

Conseil de pro : Si vous voulez un moyen à faible risque d’ajouter du rire, commencez par une question brise-glace comme « Quelle est la pire réunion à laquelle vous ayez jamais assisté, et pourquoi ? » ou « Si cette réunion était un genre de film, lequel serait-ce ? ». Cela fait rire les gens sans que personne ne se sente visé. Si vous craignez de ne pas être assez drôle, consultez notre article sur comment être drôle pour quelques trucs et astuces.

Lisez la salle grâce au langage corporel.

C’est particulièrement important si vous présentez la réunion, mais aussi si vous êtes un participant. Un langage corporel ouvert et engagé vous aidera à paraître (et à vous sentir !) plus impliqué, et facilitera la réaction positive des autres à vos paroles.

Quelques points à considérer incluent :

• La position de vos bras — le long du corps est le moins menaçant, tandis que croiser les bras peut donner un sentiment de distance/fermeture.
• Le contact visuel — prenez le temps de vous assurer d’avoir établi un contact visuel avec chaque membre du groupe, afin que tout le monde se sente plus impliqué dans ce que vous dites.
• Votre voix — pas trop forte pour ne pas paraître autoritaire, et pas trop faible pour ne pas donner l’impression de manquer de confiance. C’est un équilibre délicat, mais vous verrez une amélioration dans vos réunions si vous parvenez à paraître à la fois confiant et accessible.

Mais le langage corporel en réunion va bien au-delà des bases. Voici quelques techniques spécifiques qui peuvent changer la dynamique de votre prochaine réunion :

Pour projeter l’autorité et l’engagement :

• Utilisez le regard triangulaire — regardez entre les yeux et le front de l’autre personne lorsque vous exposez un point sérieux. Ce passage subtil du regard social (yeux vers la bouche) au regard d’autorité signale la confiance et le sérieux.
• Penchez-vous légèrement en avant lorsque quelqu’un d’autre parle. C’est l’un des signaux d’engagement les plus simples et les plus puissants de la communication humaine. Cela dit à l’interlocuteur : « Je m’intéresse à ce que vous dites. »
• Pratiquez l’effet miroir — adoptez subtilement la posture et les gestes de la personne avec qui vous parlez. La recherche montre que l’effet miroir renforce le rapport et la confiance sans que l’autre personne ne s’en rende compte consciemment.⁸

Surveillez ces signaux chez les autres :

• Les changements de posture soudains signalent souvent un désaccord ou un inconfort, même quand les paroles disent le contraire. Si un membre de l’équipe se recule brusquement ou croise les bras pendant une discussion, il peut y avoir une objection tacite qui mérite d’être soulevée.
• Les gestes d’auto-apaisement — toucher le cou, se frotter les mains ou tripoter des bijoux — sont des indicateurs fiables d’anxiété ou de stress. Si vous les remarquez lors d’une discussion à enjeux élevés, il est peut-être temps de faire une pause et de prendre des nouvelles.
• Le décrochage du « recul » : quand quelqu’un s’adosse lentement dans sa chaise et oriente son corps loin de la table, il a décroché mentalement. C’est votre signal pour le réengager directement, peut-être en lui demandant son avis.

Votre corps communique toujours en réunion — la seule question est de savoir si vous le faites intentionnellement.

Pour les réunions virtuelles, le langage corporel prend une dimension différente :

• Positionnez votre caméra à hauteur des yeux. Regarder vers le bas une caméra d’ordinateur portable vous fait paraître désengagé ou même condescendant. Empilez quelques livres sous votre ordinateur ou investissez dans un support simple.
• Regardez l’objectif de la caméra, pas l’écran, quand vous parlez. Cela crée l’illusion d’un contact visuel direct pour tous ceux qui regardent. Cela semble peu naturel au début, mais l’impact est significatif.
• Gardez vos mains visibles dans le cadre. Les recherches sur le langage corporel montrent que les mains visibles augmentent la confiance. Utilisez des gestes de paumes ouvertes lorsque vous expliquez des idées — cela signale l’honnêteté et l’ouverture même à travers un écran.

Étape d’action : Lors de votre prochaine réunion, choisissez un signal de langage corporel sur lequel vous concentrer — soit chez vous (essayez le regard triangulaire), soit chez les autres (surveillez le décrochage du recul). Maîtriser un signal à la fois est plus efficace que d’essayer de tout suivre en même temps.

Soyez bref.

La réunion moyenne dure de 30 minutes à une heure, mais notre capacité d’attention est plus proche de dix à quinze minutes. Non seulement il est plus agréable pour tout le monde que les réunions soient plus courtes, mais nous avons plus de mal à absorber les informations si nous sommes submergés.

Neuf personnes sur 10 rêvassent pendant les réunions.

Et, pire encore, 73 % des personnes en réunion travaillent sur d’autres choses !

Tout l’objectif d’une réunion est perdu si les gens n’en tirent aucune valeur. Et vous pourriez tout aussi bien littéralement brûler de l’argent (et du temps !). Regarder par la fenêtre et réfléchir aux objets dont vous auriez besoin pour survivre à une apocalypse zombie peut être amusant, mais ce n’est certainement pas productif.

Cela peut être évité, cependant (la rêverie — pas l’apocalypse zombie) en gardant tout court, simple et direct. Cela signifie que tout le monde peut retourner à son bureau et est plus susceptible d’avoir absorbé les points clés de la réunion.

Essayez la réunion en marchant.

Toutes les réunions n’ont pas besoin d’une salle de conférence. Les réunions en marchant (walking meetings) — où vous menez la discussion à pied, généralement à l’extérieur — peuvent stimuler la pensée créative, améliorer l’humeur et réduire l’agitation qui vient du fait de rester assis sur la même chaise pendant des heures.

Une étude de Stanford a révélé que la marche augmentait la production créative d’une moyenne de 60 % par rapport à la position assise. L’effet se maintenait que les gens marchent sur un tapis roulant ou à l’extérieur, suggérant que c’est le mouvement physique lui-même qui débloque la pensée divergente.⁹

Les réunions en marchant ont également un effet de nivellement social. Quand les gens marchent côte à côte plutôt que de s’asseoir face à face à une table, les dynamiques hiérarchiques s’adoucissent. Il n’y a pas de « bout de table » sur un sentier de promenade. Cela peut rendre les membres juniors de l’équipe plus à l’aise pour partager des idées et des objections.

Steve Jobs était notoirement adepte des réunions en marchant, menant souvent ses conversations les plus importantes à pied autour de Palo Alto. Mark Zuckerberg a adopté la même pratique, tenant apparemment des réunions en marchant pour des entretiens individuels avec des collègues et des candidats à l’embauche.

Conseil de pro : Les réunions en marchant fonctionnent mieux pour les entretiens individuels ou les groupes de trois — au-delà, vous finirez par former un groupe dispersé où la moitié du groupe n’entend pas. Elles sont idéales pour le brainstorming, le renforcement des relations et les conversations de résolution de problèmes, mais pas pour tout ce qui nécessite des diapositives, une prise de notes ou un partage d’écran.

Une petite mise en garde : soyez attentif à la météo et à l’accessibilité. Tout le monde ne peut pas marcher confortablement pendant 20 à 30 minutes, et une journée pluvieuse sapera même les meilleures intentions. Proposez toujours une alternative assise et laissez les gens choisir plutôt que de rendre la marche obligatoire.

Soyez diplomate.

C’est le moment de faire ressortir le meilleur de vos compétences relationnelles. Les réunions servent souvent à gérer des situations difficiles : peut-être négocier une vente avec un client difficile, gérer un conflit entre deux employés, ou même annoncer un licenciement.

Vous devrez aborder ces situations avec soin et tact.

Vous pouvez le faire en mobilisant vos meilleures compétences en gestion de personnes, telles que vos techniques de persuasion et vos capacités charismatiques, et en réfléchissant soigneusement à la situation au fur et à mesure que la réunion progresse.

Évitez de vous plaindre.

Cela ne signifie pas seulement que vous ne devriez pas vous plaindre, mais aussi de rediriger les membres de l’équipe qui se plaignent. Une fois que vous commencez à vous plaindre, vous créez une atmosphère de désespoir. Les managers devraient donc être prompts à éloigner la conversation de ce terrain.

Écouter des plaintes régulières est lié à la dépression et à l’anxiété, particulièrement dans un lieu de travail où l’on attend de vous que vous reteniez vos émotions et que vous vous empêchiez d’exploser. Au lieu de cela, encouragez les employés à exprimer leurs préoccupations de manière plus productive, par exemple par un e-mail après la réunion dans le cadre du processus de feedback.

Restez concentré et engagé

Vous vous souvenez de cet ordre du jour que vous avez rédigé avant la réunion ? Tenez-vous-y. Vous pourriez en avoir une copie imprimée sur le bureau si vous pensez que cela peut vous aider à garder le cap. C’est le meilleur moyen de s’assurer que la réunion est efficace et respecte son objectif, et de veiller à ce que vous restiez tous motivés.

Les managers devraient se préparer à identifier quand la conversation devient floue et à la rediriger si nécessaire (une compétence que vous avez peut-être rencontrée lors d’une formation au leadership).

Nous le savons, c’est parfois plus facile à dire qu’à faire. Mais l’implication des participants a un effet direct sur l’efficacité des réunions, selon la recherche scientifique dans le domaine. (Cela vous évitera également de devenir l’une des 39 % de personnes présentes qui s’endorment pendant les réunions).

En tant que participant, vous pouvez rester concentré en posant des questions quand vous voulez approfondir un point, en prenant des notes ou en dessinant des diagrammes. Expérimentez différentes choses et trouvez ce qui fonctionne pour vous.

En tant qu’hôte de la réunion, il peut être un peu plus difficile de garder tout le monde engagé. Mais vos meilleures chances résident dans une ouverture de réunion énergique, passionnée et positive. Les gens seront alors plus enclins à suivre le mouvement.

Après la réunion

Partagez le compte-rendu.

Prendre des notes pendant la réunion, puis les envoyer aux participants, est un excellent moyen de fournir une trace des décisions prises, de qui s’est vu attribuer quels rôles et responsabilités, et du plan d’action pour l’avenir.

Quel est l’intérêt d’une réunion parfaitement efficace si personne ne se souvient de ce qui a été dit ?

Lorsque vous rédigez le compte-rendu (ou un membre désigné de l’équipe, si vous préférez déléguer cette tâche), il est important d’inclure :

• Les noms de tous les participants présents
• Un bref résumé de l’ordre du jour
• Chaque action/tâche
• Toutes les échéances/dates limites des points ci-dessus
• Les principaux points discutés
• Toutes les décisions prises
• Les documents utilisés, y compris les images, les fichiers joints

Non seulement réfléchir au compte-rendu aide tout le monde à se souvenir des points importants de la réunion, mais vous pouvez également l’envoyer à d’autres personnes qui pourraient bénéficier de l’information.

Demandez des commentaires.

C’est un point important. Demandez aux gens ce qu’ils ont pensé de la réunion. Et mettez ensuite réellement en pratique ce que les gens ont dit.

Les gens l’ont-ils trouvée engageante ? Enrichissante ? Auraient-ils préféré qu’elle soit plus courte ?

Vous devrez peut-être aussi accepter que le problème, c’est vous (désolé). Les gens ne sont généralement pas très doués pour identifier leurs propres défauts et faiblesses, et l’autocritique de leur capacité à tenir des réunions productives ne fait pas exception.

Dans une enquête Verizon de 1998, 79 % des managers d’entreprise ont déclaré que les réunions qu’ils organisaient étaient soit « extrêmement », soit « très » productives. Pourtant, seulement 56 % de ces mêmes managers disaient la même chose des réunions organisées par d’autres.

Quel que soit le feedback — qu’il soit positif ou négatif — utilisez les informations que l’équipe vous donne sur la réunion. Gardez-les également à l’esprit lorsque vous planifierez de futures discussions de groupe.

Protégez votre temps avec des jours sans réunion.

L’un des changements les plus percutants qu’une organisation puisse faire ne concerne pas la façon dont vous menez les réunions — il s’agit du moment où vous n’en avez pas du tout.

Une étude marquante publiée dans la MIT Sloan Management Review, analysant 76 entreprises ayant expérimenté des jours sans réunion, a révélé des résultats remarquables. Les entreprises ayant instauré trois jours sans réunion par semaine ont vu leur productivité augmenter de 73 %.¹⁰ Mais les bénéfices ne s’arrêtaient pas là : la même étude a révélé une amélioration de 57 % de la coopération et une amélioration de 65 % de la communication — des résultats qui pourraient sembler paradoxaux jusqu’à ce que l’on réalise que moins de réunions obligent les gens à communiquer de manière plus réfléchie et asynchrone.

Même un seul jour sans réunion par semaine a produit des gains significatifs en termes de satisfaction et d’autonomie des employés. Les propres recherches internes de Microsoft sur son personnel ont révélé que la désignation de vendredis sans réunion réduisait le stress des employés et aidait les gens à accomplir un travail de fond qui avait été chroniquement interrompu par des horaires enchaînés.¹¹

Les entreprises qui ont instauré trois jours sans réunion par semaine ont vu leur productivité augmenter de 73 % et leur communication s’améliorer de 65 %.

Comment mettre en œuvre des jours sans réunion :

• Commencez par un jour par semaine. Le mardi ou le mercredi ont tendance à mieux fonctionner car ils se situent au milieu de la semaine, offrant aux gens un bloc de temps de concentration ininterrompu sans perturber la planification du lundi ou les rythmes de clôture du vendredi.
• Créez une politique d’exception claire. Les véritables urgences — une panne de production, un problème client urgent — peuvent toujours être traitées par une synchronisation rapide. Le mot clé est « urgence », pas « pratique ».
• Rendez-le visible. Bloquez la journée sur les calendriers partagés avec un événement à l’échelle de l’entreprise. Lorsqu’un jour sans réunion est visible par tous, les gens se sentent autorisés à refuser les demandes de réunion qui tombent ce jour-là.
• Associez-le à de meilleures habitudes asynchrones. Les jours sans réunion fonctionnent mieux lorsque les équipes investissent également dans une communication écrite claire : mises à jour de projet dans des documents partagés, points de situation dans Slack ou Teams, et journaux de décision qui informent tout le monde sans nécessiter une conversation en direct.

Étape d’action : Proposez un essai d’un jour sans réunion par semaine pour votre équipe. Faites-le pendant quatre semaines, puis sondez l’équipe sur la productivité et la concentration. Les données parleront d’elles-mêmes.

Planifiez l’avenir.

L’après-réunion est le meilleur moment pour commencer à réfléchir à la manière dont vous allez donner suite aux résultats de la discussion et capitaliser sur les progrès.

Vous pouvez le faire en créant un plan de suivi de réunion d’affaires en suivant ces étapes :

• Spécifiez la tâche.
• Nommez la personne désignée pour accomplir la tâche.
• Déterminez la date limite d’achèvement.
• Déterminez ce qui constitue l’achèvement.

Une fois que vous avez décidé de cela et que vous l’avez consigné dans un document, il est important de ne pas oublier de diffuser cette information à toutes les personnes impliquées dans cette tâche et à celles responsables de son exécution.

Maintenant que vous avez appris tous ces trucs et astuces, il est temps de les mettre en pratique. La prochaine fois que vous vous retrouverez en réunion, tenez-en compte et voyez à quel point vous pouvez rapidement rendre ces expériences d’équipe plus positives pour vous, votre équipe et l’entreprise.

Footnotes (11)

1. Le PDG de Shopify, Tobi Lutke, a annoncé en 2023 que l’entreprise avait purgé plus de 12 000 réunions récurrentes des calendriers des employés et fixé de nouveaux défauts pour la durée des réunions. ↩

2. Hedge, A. (2004). Linking environmental conditions to productivity. Recherche de l’Université Cornell, présentée à l’International Interior Design Association. ↩

3. Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. ↩

4. Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383. ↩

5. Duhigg, C. (2016). What Google learned from its quest to build the perfect team. The New York Times Magazine. ↩

6. Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley. ↩

7. Thompson, L. (2003). Improving the creativity of organizational work groups. Academy of Management Perspectives, 17(1), 96-109. ↩

8. Chartrand, T. L., & Bargh, J. A. (1999). The chameleon effect: The perception-behavior link and social interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 76(6), 893-910. ↩

9. Oppezzo, M., & Schwartz, D. L. (2014). Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition, 40(4), 1142-1152. ↩

10. Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. Aussi : Rogelberg, S. G., et al. (2022). Research: Meeting-free days can boost productivity and cooperation. MIT Sloan Management Review. ↩

11. Microsoft WorkLab (2022). Research: Meeting-free Fridays help employees focus and recharge. Rapport interne d’analyse de la main-d’œuvre. ↩