17 Maneiras Fáceis de Melhorar Suas Reuniões

Descubra 17 maneiras baseadas na ciência para melhorar as reuniões. Dicas comprovadas por pesquisas para antes, durante e depois de cada reunião.

Você tem pavor de reuniões? Você pode estar cometendo um dos 7 principais erros de reunião. Não se preocupe! No nosso vídeo abaixo, vou analisar cada um dos 7 erros de reunião e oferecer 7 soluções fáceis:

Pessoas de negócios têm muitas reuniões. Tantas, na verdade, que no tempo que você leva para terminar de ler esta frase, 8.000 reuniões terão começado nos EUA. Para muitos de nós, a ideia de participar (ou pior, organizar) uma reunião é suficiente para causar medo em nossos corações. Para outros, elas são apenas um tédio que consome tempo. Na verdade, uma pesquisa com trabalhadores dos EUA citou “reuniões demais” como o maior desperdício de tempo.

Reuniões mal feitas podem ser entediantes, demoradas e incrivelmente improdutivas, o que não é apenas frustrante para todos os envolvidos, mas extremamente caro para uma empresa.

Reuniões improdutivas desperdiçam mais de US$ 37 bilhões por ano apenas nos EUA.

E existem tantos tipos diferentes de reuniões! De reuniões de equipe a forças-tarefa, de brainstorming a reuniões cerimoniais — você precisa saber como ter uma reunião melhor.

Temos que melhorar a forma como fazemos reuniões. Isso significa criar um plano de ação para a reunião.

Finalmente é hora de dizer adeus às reuniões terríveis e inaugurar uma nova maneira de fazer as coisas!

É por isso que preparei o Reuniões 101.

Antes da Reunião

Avalie o motivo da reunião.

As reuniões devem ser focadas na tomada de decisões importantes e envolver a resolução de problemas ou discussões profundas. Muitas vezes, as reuniões são usadas para compartilhar informações rotineiras com uma equipe. Pense consigo mesmo: você pode comunicar efetivamente essa informação em um e-mail? Se sim, faça isso. Isso economizará tempo e sua equipe agradecerá por isso.

Considere tudo o que você precisa levar com você.

Não apareça em uma reunião de mãos vazias, particularmente se você for o anfitrião. No mínimo, você precisará de suas anotações sobre o que deseja discutir e alcançar. Mas você também precisa de caneta e papel para anotar qualquer coisa importante.

Também vale a pena considerar se você precisa de alguma documentação para compartilhar com os participantes, como:

• Dados e estatísticas
• Gráficos e relatórios
• Planos de vendas
• Planos de produção
• Atas de reuniões anteriores

Tudo isso variará de setor para setor, e até de empresa para empresa, ou de equipe para equipe, mas você entendeu a ideia geral.

Informe a pauta a todos.

Se você decidir que realmente precisa realizar a reunião, ainda precisará enviar um e-mail com os objetivos que definiu. Deixar que todos os participantes saibam exatamente o que você deseja alcançar e discutir ajudará todos a manterem o foco nos assuntos em questão.

Apenas cerca de 37% das reuniões nos EUA usam pautas, apesar do fato de que elas melhoram muito a produtividade.

Além disso, um estudo pioneiro no campo da psicologia sugere que as pautas devem ser discutidas no início, e as áreas de importância tratadas primeiro para manter tudo super focado.

Convide as pessoas que precisam estar lá.

É um desperdício de tempo e de força de trabalho trazer pessoas para a reunião que não precisam estar lá. Considere quem se beneficiará da reunião e quem são os especialistas que precisam estar lá, e convide os participantes com base nisso.

Alguns estudos sugerem que até 71% dos gerentes seniores consideram as reuniões improdutivas e ineficientes, e convidar as pessoas erradas pode ser um dos maiores motivos para isso.

Siga a “regra das duas pizzas”.

O CEO da Amazon, Jeff Bezos, começou isso como uma ideia. Ele a aplicou a equipes em geral, embora também possa funcionar para reuniões.

Se você precisar de mais de duas pizzas para alimentar todo mundo, há pessoas demais.

Você já ouviu a frase “muitos chefes na cozinha estragam o caldo”? É verdade. Estudos mostraram que para cada pessoa acima de sete membros em um grupo, a eficácia na tomada de decisões é reduzida em cerca de 10%. Eita! Além disso, quanto maior o grupo, mais comportamentos contraproducentes e agressão interpessoal ocorrem.

As razões para isso são bem claras — quanto mais pessoas, mais discussão é necessária, mais desacordos ocorrem e mais as tensões aumentam.

Se é uma regra boa o suficiente para Jeff Bezos, é uma regra boa o suficiente para nós.

Dica Profissional: Use uma matriz RACI (Responsável, Autoridade, Consultado, Informado) antes de enviar o convite da reunião. Qualquer pessoa que se enquadre na categoria “Informado” provavelmente não precisa comparecer — basta enviar a ata depois. Esse filtro simples pode reduzir sua lista de participantes em 20% a 30% e manter a sala focada nos tomadores de decisão.

Defina a duração padrão da reunião para 25 minutos.

Aqui está uma mudança deceptivamente poderosa: encurte sua reunião padrão de 30 minutos para 25, e suas reuniões de uma hora para 50 minutos. Esses cinco ou dez minutos de intervalo dão a todos tempo para fazer anotações, beber água ou resetar mentalmente antes do próximo compromisso no calendário.

Isso não é apenas um truque curioso. O Google adotou o padrão de 25 minutos em todo o seu sistema de calendário, e a Shopify fez uma mudança de política semelhante em toda a empresa, removendo reuniões dos calendários completamente durante certos períodos e encurtando as durações padrão.¹ A Lei de Parkinson nos diz que o trabalho se expande para preencher o tempo estipulado — então, se você der 30 minutos para uma discussão, ela levará 30 minutos. Reduza essa janela e observe as pessoas irem direto ao ponto mais rápido.

Passo de Ação: Vá para as configurações do seu calendário agora mesmo e altere a duração padrão do evento para 25 minutos. A maioria dos aplicativos de calendário (Google Calendar, Outlook) permite que você faça isso em dois cliques. Você ficará surpreso com a raridade com que realmente precisa daqueles cinco minutos extras.

Projete o ambiente físico (ou virtual).

Pesquisas mostraram que projetar sua reunião considerando o nível de ruído, iluminação e lanches pode melhorar a percepção da qualidade da reunião. Quem quer uma reunião na hora do almoço sem comida? Ou uma reunião logo de manhã sem café disponível?

Deixar seus participantes confortáveis significará que eles estarão mais propensos a prestar atenção e participar, e será uma experiência mais agradável para todos.

A adição de lanches, particularmente, pode ajudar a tornar sua reunião uma ocasião social agradável, em vez de uma atividade que todos têm que se forçar a comparecer. Isso pode torná-la uma ótima oportunidade para construção de equipe e networking.

Mas o conforto vai além dos lanches. A temperatura ambiente tem um impacto mensurável no desempenho cognitivo. Pesquisas da Universidade Cornell descobriram que trabalhadores em escritórios a cerca de 25 graus Celsius cometeram 44% mais erros do que aqueles em salas mantidas perto de 22 graus Celsius.² Se sua sala de conferência parece uma sauna ou um freezer, as pessoas não estão pensando no seu melhor. Mantenha o termostato na faixa de 20 a 22 graus para um poder cerebral ideal.

Para check-ins curtos e reuniões no estilo stand-up, considere mesas de reunião altas. Um estudo publicado no Journal of Applied Psychology descobriu que reuniões em pé foram aproximadamente 34% mais curtas do que as sentadas — sem perda na qualidade da decisão.³ Se sua equipe faz sincronizações diárias de 15 minutos, ficar em pé pode economizar cinco minutos de cada uma, totalizando mais de 20 horas economizadas por ano em uma equipe.

Para reuniões virtuais, o design do ambiente importa tanto quanto:

• Use a visualização em galeria para discussões colaborativas para que todos possam ver os rostos uns dos outros, e a visualização do orador para apresentações onde o foco precisa estar em uma pessoa.
• Mantenha seu fundo limpo e profissional — um fundo bagunçado é uma distração no mundo real. Fundos virtuais são aceitáveis, mas escolha algo simples e que não distraia.
• Certifique-se de que sua iluminação venha da sua frente, não de trás. Uma janela atrás da sua cabeça transforma você em uma silhueta.

Passo de Ação: Antes da sua próxima reunião, faça uma “auditoria de ambiente” de cinco minutos. Verifique a temperatura, garanta iluminação adequada, prepare água ou café e teste qualquer equipamento de áudio e vídeo. Para reuniões virtuais, verifique o ângulo da câmera e o fundo antes de clicar em “entrar”.

Considere sua apresentação.

Você usará uma apresentação de computador durante a reunião? Ou talvez usará apenas um flipchart ou quadro branco?

Já cobrimos algumas ótimas ideias que melhorarão radicalmente sua apresentação. Mas a versão resumida é: certifique-se de que seja concisa, projetada de forma simples, não excessivamente prolixa e entregue com confiança.

Além disso, as pessoas absorvem informações muito mais facilmente se forem apresentadas visualmente. Isso significa que o uso de imagens, diagramas, gráficos, etc., ajuda a transmitir seu ponto de vista. Não exagere, no entanto, apenas o suficiente para que cada imagem apresente claramente seu ponto.

Bônus: Escolha as ferramentas certas para reuniões online.

Pode ser difícil transmitir sua mensagem se você estiver online. Se você está lutando para obter o mesmo resultado com seu público em reuniões físicas, talvez precise considerar ferramentas de reunião para adicionar aquele toque extra.

Aqui está uma lista de ferramentas que você pode considerar, cortesia do Product Hunt:

• Rate the meeting ajuda no agendamento e na coleta de feedback após cada reunião
• Hugo transforma seu calendário em uma ferramenta colaborativa de anotações
• Navigator cria um espaço de trabalho colaborativo para cada reunião
• Jottie traz anotações, listas de tarefas e tomada de decisões para as reuniões
• Tooqan coleta feedback honesto pós-reunião dos participantes
• Loom acaba com a reunião
• Veed é uma alternativa ao Loom que grava sua tela e webcam lado a lado
• Range visualiza o standup diário da sua equipe de forma assíncrona no Slack
• Meetingbird permite evitar o vai e vem ao agendar uma reunião
• E quando você estiver preso em uma reunião penosa, use o Callback para simular uma “chamada de emergência”.

Pense nas ferramentas como ajudantes — certifique-se de que sua reunião seja sólida e não apenas superficial antes de adicionar ferramentas. Lembre-se: uma boa ferramenta não pode salvar uma reunião ruim.

Durante a Reunião

Crie segurança psicológica primeiro.

Antes de conseguir as melhores ideias da sua equipe, você precisa fazer com que as pessoas se sintam seguras o suficiente para compartilhá-las. A professora de Harvard Amy Edmondson cunhou o termo segurança psicológica para descrever um clima de equipe onde as pessoas se sentem confortáveis em assumir riscos interpessoais — falar o que pensam, admitir erros ou propor ideias não convencionais sem medo de punição ou humilhação.⁴

Isso não é apenas algo “bom de se ter”. O famoso Projeto Aristóteles do Google — um estudo de vários anos com 180 equipes — descobriu que a segurança psicológica era o fator individual mais importante que distinguia as equipes de alto desempenho das médias.⁵ Importava mais do que o talento individual, a estrutura da equipe ou a carga de trabalho.

Então, como isso se parece na prática? Em uma reunião psicologicamente insegura, você notará pessoas permanecendo em silêncio quando discordam, cedendo à opinião da pessoa mais bem paga ou compartilhando ideias apenas após testá-las privadamente com aliados. Em uma reunião psicologicamente segura, os membros juniores da equipe desafiam suposições abertamente, as pessoas dizem coisas como “Posso estar errado, mas…” sem medo, e as más notícias surgem cedo em vez de serem escondidas.

A pesquisa de Edmondson aponta três coisas que os líderes podem dizer para construir esse clima:⁶

1. “Posso deixar passar algo — preciso ouvir vocês.” Isso sinaliza que sua perspectiva não é a única que importa.
2. Enquadre o trabalho como um problema de aprendizado, não um problema de execução. Em vez de “Por que isso falhou?”, tente “O que podemos aprender com isso?”
3. Modele a curiosidade fazendo perguntas genuínas. Líderes que fazem mais perguntas do que dão respostas criam espaço para que outros contribuam.

O fator individual mais importante em equipes de alto desempenho não é o talento ou os recursos — é a segurança psicológica.

Passo de Ação: Abra sua próxima reunião de equipe com um convite explícito: “Quero ouvir o que não está funcionando e prometo que não haverá consequências negativas pela honestidade.” Depois, cumpra a promessa — a primeira vez que alguém compartilhar um feedback crítico, agradeça publicamente. Esse único momento faz mais pela segurança psicológica do que qualquer memorando de política.

Incentive todos a contribuir.

Uma meta-análise de 200 estudos sobre a psicologia das reuniões sugere que profissionais de alto nível usam as reuniões como uma forma de definir metas, obter feedback da equipe e ajudar os indivíduos a entender os problemas no trabalho.

É vital que toda a sua equipe esteja contribuindo para a discussão e o planejamento.

Você pode estar perdendo informações cruciais sobre uma situação em desenvolvimento, ou perdendo algum insight valioso, se metade da sua equipe estiver sentada silenciosamente atrás da mesa em vez de expressar suas opiniões.

Conte uma piada ou duas.

Assim como em qualquer outra área da vida, o riso pode tornar as experiências mais positivas. Usar o humor em reuniões pode incentivar mais participação da equipe e melhorar as habilidades criativas de resolução de problemas.

Sem surpresa, se as pessoas estão gostando da reunião, é mais provável que ela tenha um efeito positivo na equipe em geral.

Um estudo fascinante da pesquisadora Leigh Thompson, da Northwestern University, demonstrou o quão poderoso isso pode ser. No experimento, os participantes foram solicitados a compartilhar uma história embaraçosa com seu grupo antes de uma sessão de brainstorming. O resultado? Os grupos preparados com risos induzidos pelo constrangimento geraram 26% mais ideias em 15% mais categorias em comparação com os grupos de controle.⁷ A vulnerabilidade de rir juntos baixou os censores internos das pessoas e as tornou mais dispostas a lançar ideias não convencionais.

Há uma ressalva importante aqui, no entanto. O humor deve sempre ser direcionado para cima, não para baixo. Sarcasmo, piadas internas que excluem pessoas ou humor direcionado a indivíduos específicos podem sair pela culatra, especialmente em equipes diversas onde as normas culturais em torno do humor variam amplamente. O humor de reunião mais seguro e eficaz é o autodepreciativo — brincar consigo mesmo, com a própria reunião (“Ok, prometo que esta é a última planilha”) ou com frustrações compartilhadas com as quais todos podem se identificar.

Dica Profissional: Se você quer uma maneira de baixo risco de adicionar risos, comece com uma pergunta quebra-gelo como “Qual foi a pior reunião em que você já esteve e por quê?” ou “Se esta reunião fosse um gênero de filme, qual seria?”. Isso faz as pessoas rirem sem que ninguém se sinta um alvo. Se você está preocupado em não ser engraçado o suficiente, confira nosso artigo sobre como ser engraçado para algumas dicas e truques.

Leia o ambiente com a linguagem corporal.

Isso é particularmente importante se você estiver apresentando a reunião, mas também se for um participante. Uma linguagem corporal aberta e engajada ajudará você a parecer (e se sentir!) mais envolvido e facilitará que os outros reajam positivamente às suas palavras.

Algumas coisas a considerar incluem:

• A posição dos seus braços — ao lado do corpo é menos ameaçador, enquanto cruzar os braços pode dar uma sensação de distância/fechamento.
• Contato visual — reserve um tempo para garantir que você fez contato visual com cada membro do grupo, para que todos se sintam mais engajados com o que você está dizendo.
• Sua voz — não tão alta que você pareça autoritário, e não tão baixa que pareça que lhe falta confiança. É um equilíbrio cuidadoso, mas você verá uma melhora em suas reuniões se conseguir parecer confiante e acessível ao mesmo tempo.

Mas a linguagem corporal em reuniões vai muito além do básico. Aqui estão algumas técnicas específicas que podem mudar a dinâmica da sua próxima reunião:

Para projetar autoridade e engajamento:

• Use o olhar triangular — olhe entre os olhos e a testa da outra pessoa ao apresentar um ponto sério. Essa mudança sutil do olhar social (olhos para a boca) para o olhar de autoridade sinaliza confiança e gravitas.
• Incline-se ligeiramente para a frente quando outra pessoa estiver falando. Este é um dos sinais de engajamento mais simples e poderosos na comunicação humana. Diz ao orador: “Estou interessado no que você está dizendo”.
• Pratique o espelhamento — combinar sutilmente a postura e os gestos da pessoa com quem você está falando. Pesquisas mostram que o espelhamento constrói rapport e confiança sem que a outra pessoa perceba conscientemente.⁸

Observe estes sinais nos outros:

• Mudanças repentinas de postura muitas vezes sinalizam desacordo ou desconforto, mesmo quando as palavras de alguém dizem o contrário. Se um membro da equipe se inclinar abruptamente para trás ou cruzar os braços durante uma discussão, pode haver uma objeção não dita que vale a pena trazer à tona.
• Gestos de autoconsolo — tocar o pescoço, esfregar as mãos ou mexer em joias — são indicadores confiáveis de ansiedade ou estresse. Se você notar isso durante uma discussão de alto risco, pode ser hora de fazer uma pausa e verificar como as pessoas estão.
• O desconecte do “inclinar-se para trás”: quando alguém se reclina lentamente em sua cadeira e angula seu corpo para longe da mesa, essa pessoa se desconectou mentalmente. Este é o seu sinal para reengajá-la diretamente, talvez pedindo sua opinião.

Seu corpo está sempre se comunicando em reuniões — a única questão é se você está fazendo isso intencionalmente.

Para reuniões virtuais, a linguagem corporal assume uma dimensão diferente:

• Posicione sua câmera na altura dos olhos. Olhar para baixo para a câmera de um laptop faz você parecer desinteressado ou até condescendente. Coloque alguns livros sob seu laptop ou invista em um suporte simples.
• Olhe para a lente da câmera, não para a tela, quando estiver falando. Isso cria a ilusão de contato visual direto para todos que estão assistindo. Parece antinatural no início, mas o impacto é significativo.
• Mantenha suas mãos visíveis no enquadramento. Pesquisas sobre linguagem corporal mostram que mãos visíveis aumentam a confiança. Use gestos de palmas abertas ao explicar ideias — isso sinaliza honestidade e abertura mesmo através de uma tela.

Passo de Ação: Na sua próxima reunião, escolha um sinal de linguagem corporal para focar — seja em você mesmo (tente o olhar triangular) ou nos outros (observe o desconecte do inclinar-se para trás). Dominar um sinal de cada vez é mais eficaz do que tentar rastrear tudo de uma vez.

Mantenha a brevidade.

A reunião média dura de 30 minutos a uma hora, mas nossa capacidade de atenção é mais próxima de dez a quinze minutos. Não é apenas mais agradável para todos se as reuniões forem mantidas curtas, mas achamos mais difícil absorver informações se estivermos sobrecarregados.

Nove em cada 10 pessoas sonham acordadas durante as reuniões.

E, pior ainda, 73% das pessoas em uma reunião estão trabalhando em outras coisas!

Todo o propósito de uma reunião se perde se as pessoas não estão extraindo valor dela. E você pode estar literalmente queimando dinheiro (e tempo!). Olhar pela janela e pensar em quais itens você precisaria para sobreviver a um apocalipse zumbi pode ser divertido, mas certamente não é produtivo.

Isso pode ser evitado, no entanto (o sonho acordado — não o apocalipse zumbi), mantendo tudo curto, simples e direto ao ponto. Isso significa que todos podem voltar às suas mesas e estarão mais propensos a ter absorvido os pontos-chave da reunião.

Experimente uma reunião caminhando.

Nem toda reunião precisa de uma sala de conferência. Reuniões caminhando — onde você leva a discussão a pé, geralmente ao ar livre — podem impulsionar o pensamento criativo, melhorar o humor e reduzir a inquietação que vem de ficar sentado na mesma cadeira por horas.

Um estudo de Stanford descobriu que caminhar aumentou a produção criativa em uma média de 60% em comparação com ficar sentado. O efeito se manteve quer as pessoas caminhassem em uma esteira ou ao ar livre, sugerindo que é o movimento físico em si que desbloqueia o pensamento divergente.⁹

As reuniões caminhando também têm um efeito de nivelamento social. Quando as pessoas caminham lado a lado em vez de sentarem-se frente a frente em uma mesa, as dinâmicas hierárquicas suavizam. Não há “cabeceira da mesa” em uma trilha de caminhada. Isso pode deixar os membros juniores da equipe mais confortáveis para compartilhar ideias e contrapontos.

Steve Jobs era famosamente dedicado às reuniões caminhando, muitas vezes conduzindo suas conversas mais importantes a pé por Palo Alto. Mark Zuckerberg adotou a mesma prática, supostamente realizando reuniões caminhando para conversas individuais com colegas e candidatos a emprego.

Dica Profissional: Reuniões caminhando funcionam melhor para conversas individuais ou grupos de três — qualquer coisa maior e você acabará em um aglomerado disperso onde metade do grupo não consegue ouvir. Elas são ideais para brainstorming, construção de relacionamentos e conversas de resolução de problemas, mas não para qualquer coisa que exija slides, anotações ou compartilhamento de tela.

Uma pequena ressalva: esteja atento ao clima e à acessibilidade. Nem todo mundo consegue caminhar confortavelmente por 20 a 30 minutos, e um dia chuvoso prejudicará até as melhores intenções. Sempre ofereça uma alternativa sentada e deixe as pessoas escolherem em vez de tornar obrigatório.

Seja diplomático.

Este é o momento de trazer à tona o melhor de suas habilidades interpessoais. As reuniões muitas vezes tratam de lidar com situações difíceis: talvez negociar uma venda com um cliente desafiador, gerenciar conflitos entre dois funcionários ou até mesmo demitir alguém.

Você precisará abordar essas situações com cuidado e tato.

Você pode fazer isso trazendo suas melhores habilidades de gestão de pessoas, como suas técnicas de persuasão e habilidades carismáticas, e pensando cuidadosamente na situação à medida que avança na reunião.

Evite reclamações.

Isso não significa apenas que você não deve reclamar, mas também redirecionar os membros da equipe que estão reclamando. Uma vez que você começa a reclamar, cria uma atmosfera de desesperança. Portanto, os gerentes devem ser rápidos em afastar a conversa disso.

Ouvir reclamações regulares está ligado à depressão e ansiedade, particularmente em um local de trabalho onde se espera que você contenha as emoções e evite explodir. Em vez disso, incentive os funcionários a expressarem suas preocupações de uma forma mais produtiva, como um e-mail após a reunião como parte do processo de feedback.

Mantenha o foco e o engajamento

Lembra daquela pauta que você escreveu antes da reunião? Siga-a. Você pode ter uma cópia impressa sobre a mesa se achar que isso pode ajudá-lo a manter o rumo. Esta é a melhor maneira de garantir que a reunião seja eficaz e mantenha seu propósito, e garante que todos permaneçam motivados.

Os gerentes devem estar preparados para identificar quando a conversa se torna desfocada e redirecioná-la quando necessário (uma habilidade que você pode ter encontrado durante o treinamento de liderança).

Sabemos que, às vezes, isso é mais fácil dizer do que fazer. Mas o envolvimento dos participantes tem um efeito direto na eficácia das reuniões, de acordo com pesquisas científicas na área. (Isso também evitará que você se torne uma das 39% das pessoas que dormem durante as reuniões).

Como participante, você pode manter o foco fazendo perguntas quando quiser entender algo melhor, escrevendo notas ou desenhando diagramas. Experimente coisas diferentes e descubra o que funciona para você.

Como anfitrião da reunião, pode ser um pouco mais difícil manter todos engajados. Mas suas melhores chances são se você abrir a reunião de forma energética, apaixonada e positiva. Assim, as pessoas estarão mais propensas a seguir o exemplo.

Depois da Reunião

Compartilhe a ata.

Registrar a ata da reunião e enviá-la aos participantes é uma ótima maneira de fornecer um registro de quais decisões foram tomadas, quem recebeu quais funções e responsabilidades e o plano de ação para o futuro.

Qual é o sentido de uma reunião perfeitamente eficiente se ninguém realmente se lembra do que foi dito?

Ao escrever a ata (ou um membro designado da equipe, se você preferir delegar essa tarefa), é importante incluir:

• Os nomes de todos os participantes presentes
• Um breve resumo da pauta
• Cada ação/tarefa
• Todos os prazos/datas de entrega dos itens acima
• Os principais pontos discutidos
• Quaisquer decisões tomadas
• Documentos usados, incluindo imagens e arquivos anexados

Refletir sobre a ata não apenas ajuda todos a lembrarem dos pontos importantes da reunião, mas você também pode enviá-la para outras pessoas que possam se beneficiar da informação.

Peça feedback.

Este é um ponto importante. Pergunte às pessoas como elas se sentiram em relação à reunião. E então, realmente coloque em prática o que as pessoas disseram.

As pessoas acharam a reunião envolvente? Esclarecedora? Prefeririam que tivesse sido mais curta?

Você também pode ter que aceitar que o problema é você (desculpe). As pessoas geralmente não são muito boas em identificar suas próprias falhas e fraquezas, e a autocrítica sobre a capacidade de realizar reuniões produtivas não é uma exceção.

Em uma pesquisa da Verizon de 1998, 79% dos gerentes de empresas relataram que as reuniões que organizavam eram “extremamente” ou “muito” produtivas. No entanto, apenas 56% desses gerentes relataram dizer o mesmo sobre reuniões organizadas por outros.

Independentemente do feedback — seja positivo ou negativo — use a informação que a equipe lhe dá sobre a reunião. Além disso, lembre-se disso ao planejar futuras discussões em grupo.

Proteja seu tempo com dias sem reuniões.

Uma das mudanças mais impactantes que uma organização pode fazer não é sobre como você conduz as reuniões — é sobre quando você não as tem de forma alguma.

Um estudo marcante publicado na MIT Sloan Management Review, analisando 76 empresas que experimentaram dias sem reuniões, encontrou resultados notáveis. Empresas que introduziram três dias sem reuniões por semana viram um aumento de 73% na produtividade.¹⁰ Mas os benefícios não pararam por aí: o mesmo estudo encontrou uma melhora de 57% na cooperação e uma melhora de 65% na comunicação — resultados que podem parecer paradoxais até você perceber que menos reuniões forçam as pessoas a se comunicarem de forma mais ponderada e assíncrona.

Mesmo um único dia sem reuniões por semana produziu ganhos significativos na satisfação e autonomia dos funcionários. A própria pesquisa interna da Microsoft em sua força de trabalho descobriu que designar sextas-feiras sem reuniões reduziu o estresse dos funcionários e ajudou as pessoas a completarem trabalhos profundos que haviam sido cronicamente interrompidos por agendamentos consecutivos.¹¹

Empresas que introduziram três dias sem reuniões por semana viram um aumento de 73% na produtividade e uma melhora de 65% na comunicação.

Como implementar dias sem reuniões:

• Comece com um dia por semana. Terça ou quarta-feira tendem a funcionar melhor porque ficam no meio da semana, dando às pessoas um bloco de tempo de foco ininterrupto sem interromper o planejamento de segunda-feira ou os ritmos de encerramento de sexta-feira.
• Crie uma política de exceção clara. Emergências verdadeiras — uma interrupção na produção, um problema de cliente sensível ao tempo — ainda podem ser tratadas com uma sincronização rápida. A palavra-chave é “emergência”, não “conveniente”.
• Torne-o visível. Bloqueie o dia em calendários compartilhados com um evento para toda a empresa. Quando um dia sem reuniões é visível para todos, as pessoas se sentem empoderadas para recusar solicitações de reunião que caiam naquele dia.
• Combine-o com melhores hábitos assíncronos. Dias sem reuniões funcionam melhor quando as equipes também investem em comunicação escrita clara: atualizações de projetos em documentos compartilhados, atualizações de status no Slack ou Teams e registros de decisões que mantêm todos informados sem exigir uma conversa ao vivo.

Passo de Ação: Proponha um teste de um dia sem reuniões por semana para sua equipe. Execute-o por quatro semanas e, em seguida, pesquise a equipe sobre produtividade e foco. Os dados falarão por si mesmos.

Planeje o futuro.

Depois da reunião é o melhor momento para começar a pensar em como você vai dar seguimento aos resultados da discussão e construir sobre o progresso feito.

Você pode fazer isso criando um plano de acompanhamento de reunião de negócios seguindo estes passos:

• Especifique a tarefa.
• Nomeie a pessoa designada para completar a tarefa.
• Determine o prazo para conclusão.
• Determine o que constitui a conclusão.

Depois de decidir sobre isso e colocar em um documento, é importante lembrar de disseminar essa informação para todos os envolvidos naquela tarefa e para os responsáveis por sua execução.

Agora que você aprendeu todas essas dicas e truques, é hora de colocá-los em ação. Na próxima vez que você se encontrar em uma reunião, leve-os em consideração e veja quão rapidamente você pode tornar essas experiências de equipe mais positivas para você, sua equipe e a empresa.

Footnotes (11)

1. O CEO da Shopify, Tobi Lutke, anunciou em 2023 que a empresa havia eliminado mais de 12.000 reuniões recorrentes dos calendários dos funcionários e definido novos padrões para a duração das reuniões. ↩

2. Hedge, A. (2004). Linking environmental conditions to productivity. Pesquisa da Universidade Cornell, apresentada na International Interior Design Association. ↩

3. Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. ↩

4. Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383. ↩

5. Duhigg, C. (2016). What Google learned from its quest to build the perfect team. The New York Times Magazine. ↩

6. Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley. ↩

7. Thompson, L. (2003). Improving the creativity of organizational work groups. Academy of Management Perspectives, 17(1), 96-109. ↩

8. Chartrand, T. L., & Bargh, J. A. (1999). The chameleon effect: The perception-behavior link and social interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 76(6), 893-910. ↩

9. Oppezzo, M., & Schwartz, D. L. (2014). Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition, 40(4), 1142-1152. ↩

10. Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. Também: Rogelberg, S. G., et al. (2022). Research: Meeting-free days can boost productivity and cooperation. MIT Sloan Management Review. ↩

11. Microsoft WorkLab (2022). Research: Meeting-free Fridays help employees focus and recharge. Relatório interno de análise da força de trabalho. ↩