17 formas sencillas de mejorar tus reuniones

Descubre 17 formas respaldadas por la ciencia para mejorar las reuniones. Consejos probados por investigaciones para antes, durante y después de cada reunión.

¿Te horrorizan las reuniones? Es posible que estés cometiendo uno de los 7 errores principales en las reuniones. ¡No te preocupes! En nuestro vídeo a continuación, voy a repasar cada uno de los 7 errores y a darte 7 soluciones fáciles:

La gente de negocios tiene muchas reuniones. Tantas, de hecho, que para cuando termines de leer esta frase, habrán comenzado 8.000 reuniones en los EE. UU. Para muchos de nosotros, la idea de asistir (o peor aún, organizar) una reunión es suficiente para infundir miedo en nuestros corazones. Para otros, son simplemente un aburrimiento que consume tiempo. De hecho, una encuesta realizada a trabajadores estadounidenses citó “demasiadas reuniones” como el mayor desperdicio de su tiempo.

Las reuniones mal gestionadas pueden ser aburridas, consumir mucho tiempo e ser increíblemente improductivas, lo que no solo es frustrante para todos los involucrados, sino que resulta extremadamente costoso para una empresa.

Las reuniones improductivas desperdician más de 37.000 millones de dólares al año solo en los EE. UU.

¡Y hay tantos tipos diferentes de reuniones! Desde reuniones de personal hasta grupos de trabajo, pasando por sesiones de lluvia de ideas o reuniones ceremoniales; necesitas saber cómo tener una mejor reunión.

Tenemos que mejorar la forma en que realizamos las reuniones. Esto significa crear un plan de acción para la reunión.

¡Finalmente es hora de decir adiós a las reuniones terribles y dar paso a una nueva forma de hacer las cosas!

Por eso he preparado Reuniones 101.

Antes de la reunión

Evalúa el motivo de la reunión.

Las reuniones deben centrarse en la toma de decisiones importantes e implicar la resolución de problemas o discusiones profundas. Con demasiada frecuencia, las reuniones se utilizan para compartir información rutinaria con un equipo. Piensa para tus adentros: ¿puedes comunicar eficazmente esta información en un correo electrónico? Si es así, hazlo. Ahorrarás tiempo y tu equipo te lo agradecerá.

Considera todo lo que necesitas llevar contigo.

No te presentes a una reunión con las manos vacías, especialmente si eres el anfitrión. Como mínimo, necesitarás tus notas sobre lo que quieres discutir y lograr. Pero también necesitas papel y bolígrafo para poder anotar cualquier cosa importante.

También vale la pena considerar si necesitas llevar alguna documentación para compartir con los asistentes, como:

• Datos y estadísticas
• Gráficos e informes
• Planes de ventas
• Planes de producción
• Actas de reuniones anteriores

Todo esto variará de una industria a otra, e incluso de una empresa a otra, o de un equipo a otro, pero ya entiendes la idea general.

Informa a todos sobre el orden del día.

Si decides que realmente necesitas celebrar la reunión, deberás enviar un correo electrónico con los objetivos que has establecido. Informar a todos los asistentes exactamente sobre lo que quieres lograr y discutir ayudará a que todos se mantengan enfocados en los asuntos que se tratan.

Solo alrededor del 37 por ciento de las reuniones en los EE. UU. utilizan órdenes del día, a pesar de que mejoran enormemente la productividad.

Además, un estudio pionero en el campo de la psicología sugiere que los temas del orden del día deben discutirse al principio, y las áreas de importancia deben tratarse primero para mantener todo súper enfocado.

Invita a las personas que necesitan estar allí.

Es una pérdida de tiempo y de capital humano traer a personas a la reunión que no necesitan estar allí. Considera quién se beneficiará de la reunión y quiénes son los expertos que necesitan estar allí, e invita a los asistentes basándote en esto.

Algunos estudios sugieren que hasta el 71 por ciento de los altos directivos consideran que las reuniones son improductivas e ineficientes, e invitar a las personas equivocadas puede ser una de las razones principales de esto.

Sigue la “regla de las dos pizzas”.

El CEO de Amazon, Jeff Bezos, comenzó esto como una idea. La aplicó a los equipos en general, aunque también puede funcionar para las reuniones.

Si necesitas más de dos pizzas para alimentar a todo el mundo, hay demasiada gente.

¿Has oído la frase “demasiados cocineros estropean el caldo”? Es verdad. Los estudios han demostrado que por cada persona que supere los siete miembros en un grupo, la eficacia en la toma de decisiones se reduce en aproximadamente un 10 por ciento. ¡Uf! Además, cuanto más grande es el grupo, más comportamientos contraproducentes y agresiones interpersonales ocurren.

Las razones de esto son bastante claras: cuanta más gente, más discusión se necesita, más desacuerdos ocurren y más aumentan las tensiones.

Si es una regla lo suficientemente buena para Jeff Bezos, es una regla lo suficientemente buena para nosotros.

Consejo profesional: Utiliza una matriz RACI (Responsable, Autoridad/Aprobador, Consultado, Informado) antes de enviar tu invitación a la reunión. Cualquier persona que caiga en la categoría de “Informado” probablemente no necesite asistir; simplemente envíales el acta después. Este sencillo filtro puede reducir tu lista de asistentes entre un 20 y un 30 por ciento y mantener la sala enfocada en los que toman las decisiones.

Establece la duración predeterminada de tus reuniones en 25 minutos.

He aquí un cambio engañosamente poderoso: acorta tus reuniones predeterminadas de 30 minutos a 25, y tus reuniones de una hora a 50 minutos. Esos cinco o diez minutos de margen dan tiempo a todos para tomar notas, beber agua o resetearse mentalmente antes del próximo compromiso en su calendario.

Esto no es solo un truco curioso. Google adoptó el valor predeterminado de 25 minutos en todo su sistema de calendario, y Shopify realizó un cambio de política similar en toda la empresa, eliminando las reuniones de los calendarios por completo durante ciertos períodos y acortando las duraciones predeterminadas.¹ La Ley de Parkinson nos dice que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo asignado; por lo tanto, si le das a una discusión 30 minutos, tardará 30 minutos. Recorta ese margen y observa cómo la gente va al grano más rápido.

Paso de acción: Entra en la configuración de tu calendario ahora mismo y cambia la duración predeterminada de tus eventos a 25 minutos. La mayoría de las aplicaciones de calendario (Google Calendar, Outlook) te permiten hacer esto con dos clics. Te sorprenderá lo poco que necesitas realmente esos cinco minutos extra.

Diseña el entorno físico (o virtual).

Las investigaciones han demostrado que diseñar tu reunión teniendo en cuenta el nivel de ruido, la iluminación y los refrigerios puede mejorar la percepción de la calidad de la reunión. ¿Quién quiere una reunión a la hora del almuerzo sin comida? ¿O una reunión a primera hora de la mañana sin café disponible?

Hacer que tus asistentes se sientan cómodos significará que es más probable que presten atención y participen, y será una experiencia más agradable para todos.

La adición de refrigerios puede ayudar especialmente a que tu reunión sea una ocasión social agradable, en lugar de una actividad a la que todos tengan que obligarse a asistir. Eso puede convertirla en una gran oportunidad para el fortalecimiento del equipo y el networking.

Pero la comodidad va más allá de los aperitivos. La temperatura ambiente tiene un impacto medible en el rendimiento cognitivo. Una investigación de la Universidad de Cornell descubrió que los trabajadores en oficinas a unos 25 grados centígrados (77 °F) cometían un 44 por ciento más de errores que aquellos en salas mantenidas cerca de los 22 grados centígrados (72 °F).² Si tu sala de conferencias parece una sauna o una nevera, la gente no está pensando al máximo de su capacidad. Mantén el termostato en el rango de 20 a 22 grados para una potencia cerebral óptima.

Para breves puestas en común y reuniones tipo “stand-up”, considera las mesas de reunión altas. Un estudio publicado en el Journal of Applied Psychology descubrió que las reuniones de pie eran aproximadamente un 34 por ciento más cortas que las sentadas, sin pérdida en la calidad de las decisiones.³ Si tu equipo realiza sincronizaciones diarias de 15 minutos, estar de pie puede ahorrar cinco minutos en cada una, lo que suma más de 20 horas ahorradas al año en todo un equipo.

Para reuniones virtuales, el diseño del entorno importa igual:

• Usa la vista de galería para discusiones colaborativas para que todos puedan verse las caras, y la vista de hablante para presentaciones donde el enfoque deba estar en una sola persona.
• Mantén tu fondo limpio y profesional; un fondo desordenado es una distracción en el mundo real. Los fondos virtuales están bien, pero elige algo sencillo y que no distraiga.
• Asegúrate de que tu iluminación venga de frente, no de atrás. Una ventana detrás de tu cabeza te convierte en una silueta.

Paso de acción: Antes de tu próxima reunión, realiza una “auditoría del entorno” de cinco minutos. Comprueba la temperatura, asegura una iluminación adecuada, prepara agua o café y prueba cualquier equipo audiovisual. Para reuniones virtuales, comprueba el ángulo de tu cámara y el fondo antes de hacer clic en “unirse”.

Considera tu presentación.

¿Vas a utilizar una presentación por ordenador durante tu reunión? ¿O quizás solo usarás un rotafolio o una pizarra blanca?

Ya hemos cubierto algunas grandes ideas que mejorarán radicalmente tu presentación. Pero la versión resumida es: asegúrate de que sea concisa, esté diseñada de forma sencilla, no sea excesivamente verbosa y se entregue con confianza.

Además, las personas absorben la información mucho más fácilmente si se presenta visualmente. Esto significa que el uso de imágenes, diagramas, gráficos, etc., ayuda a transmitir tu punto de vista. No te excedas, sin embargo, solo lo suficiente para que cada imagen presente claramente tu punto.

Bonus: Elige las herramientas de reunión online adecuadas.

Puede ser difícil transmitir tu mensaje si lo haces online. Si te cuesta conseguir lo mismo con tu audiencia que en las reuniones físicas, podrías considerar herramientas de reunión para añadir ese toque extra.

Aquí tienes una lista de herramientas que puedes considerar, cortesía de Product Hunt:

• Rate the meeting ayuda con la programación y la recopilación de comentarios después de cada reunión.
• Hugo convierte tu calendario en una herramienta colaborativa para tomar notas.
• Navigator crea un espacio de trabajo colaborativo para cada reunión.
• Jottie aporta la toma de notas, las listas de tareas y la toma de decisiones a las reuniones.
• Tooqan recopila comentarios honestos de los asistentes después de la reunión.
• Loom acaba con la reunión.
• Veed es una alternativa a Loom que graba tu pantalla y tu cámara web una al lado de la otra.
• Range visualiza el stand-up diario de tu equipo de forma asíncrona en Slack.
• Meetingbird permite evitar el ir y venir al programar una reunión.
• Y cuando estés atrapado en una reunión pesada, usa Callback para fingir una “llamada de emergencia”.

Piensa en las herramientas como ayudantes: asegúrate de que tu reunión sea sólida y no solo relleno antes de añadir herramientas. Recuerda: una buena herramienta no puede salvar una mala reunión.

Durante la reunión

Crea seguridad psicológica primero.

Antes de poder obtener las mejores ideas de tu equipo, necesitas hacer que la gente se sienta lo suficientemente segura como para compartirlas. La profesora de Harvard Amy Edmondson acuñó el término seguridad psicológica para describir un clima de equipo donde las personas se sienten cómodas asumiendo riesgos interpersonales: hablar claro, admitir errores o proponer ideas poco convencionales sin temor al castigo o la humillación.⁴

Esto no es solo algo “agradable de tener”. El famoso Proyecto Aristóteles de Google, un estudio de varios años sobre 180 equipos, descubrió que la seguridad psicológica era el factor individual más importante que distinguía a los equipos de alto rendimiento de los mediocres.⁵ Importaba más que el talento individual, la estructura del equipo o la carga de trabajo.

Entonces, ¿cómo se ve esto en la práctica? En una reunión psicológicamente insegura, notarás que la gente se queda en silencio cuando no está de acuerdo, se somete a la opinión de la persona mejor pagada o solo comparte ideas después de probarlas en privado con aliados. En una reunión psicológicamente segura, los miembros más jóvenes del equipo cuestionan las suposiciones abiertamente, la gente dice cosas como “Puede que me equivoque, pero…” sin miedo, y las malas noticias salen a la superficie pronto en lugar de ocultarse.

La investigación de Edmondson señala tres cosas que los líderes pueden decir para construir este clima:⁶

1. “Puede que se me escape algo; necesito escucharlos a ustedes”. Esto indica que tu perspectiva no es la única que importa.
2. Enmarca el trabajo como un problema de aprendizaje, no como un problema de ejecución. En lugar de “¿Por qué falló esto?”, intenta “¿Qué podemos aprender de esto?”.
3. Modela la curiosidad haciendo preguntas genuinas. Los líderes que hacen más preguntas de las que dan respuestas crean espacio para que otros contribuyan.

El factor individual más importante en los equipos de alto rendimiento no es el talento ni los recursos: es la seguridad psicológica.

Paso de acción: Abre tu próxima reunión de equipo con una invitación explícita: “Quiero escuchar lo que no está funcionando, y prometo que no habrá consecuencias negativas por la honestidad”. Luego, cumple tu palabra: la primera vez que alguien comparta una crítica, agradécele públicamente. Ese único momento hace más por la seguridad psicológica que cualquier memorando de política.

Anima a todos a contribuir.

Un metaanálisis de 200 estudios sobre la psicología de las reuniones sugiere que los profesionales de alto nivel utilizan las reuniones como una forma de establecer objetivos, obtener comentarios del equipo y ayudar a las personas a comprender los problemas en el trabajo.

Es vital que todo tu equipo contribuya a la discusión y la planificación.

Podrías estar perdiendo información crucial sobre una situación en desarrollo, o perderte alguna visión valiosa, si la mitad de tu equipo está sentado en silencio detrás de la mesa en lugar de expresar sus opiniones.

Cuenta un chiste o dos.

Al igual que en cualquier otra área de la vida, la risa puede hacer que las experiencias sean más positivas. Usar el humor en las reuniones puede fomentar una mayor participación del equipo y mejorar las habilidades creativas de resolución de problemas.

Como era de esperar, si la gente disfruta de la reunión, es más probable que tenga un efecto positivo en el equipo en general.

Un estudio fascinante de la investigadora Leigh Thompson en la Universidad Northwestern demostró lo poderoso que puede ser esto. En el experimento, se pidió a los participantes que compartieran una historia vergonzosa con su grupo antes de una sesión de lluvia de ideas. ¿El resultado? Los grupos predispuestos con risas inducidas por la vergüenza generaron un 26 por ciento más de ideas en un 15 por ciento más de categorías en comparación con los grupos de control.⁷ La vulnerabilidad de reír juntos bajó los censores internos de las personas y las hizo más dispuestas a lanzar ideas poco convencionales.

Sin embargo, hay una advertencia importante aquí. El humor siempre debe dirigirse hacia arriba, no hacia abajo. El sarcasmo, los chistes internos que excluyen a personas o el humor dirigido a individuos específicos pueden ser contraproducentes, especialmente en equipos diversos donde las normas culturales sobre el humor varían ampliamente. El humor de reunión más seguro y eficaz es el autocrítico: burlarse de uno mismo, de la reunión en sí (“Vale, prometo que esta es la última hoja de cálculo”) o de frustraciones compartidas con las que todos puedan identificarse.

Consejo profesional: Si quieres una forma de bajo riesgo de añadir risas, comienza con una pregunta para romper el hielo como “¿Cuál es la peor reunión a la que has asistido y por qué?” o “Si esta reunión fuera un género cinematográfico, ¿cuál sería?”. Estas preguntas hacen que la gente se ría sin que nadie se sienta señalado. Si te preocupa no ser lo suficientemente divertido, consulta nuestro artículo sobre cómo ser divertido para obtener algunos consejos y trucos.

Lee la sala con el lenguaje corporal.

Esto es particularmente importante si estás presentando la reunión, pero también si eres un asistente. Un lenguaje corporal abierto y comprometido te ayudará a parecer (¡y a sentirte!) más involucrado, y facilitará que otros reaccionen positivamente a tus palabras.

Algunas cosas a considerar incluyen:

• La posición de tus brazos: a los lados es lo menos amenazante, mientras que cruzar los brazos puede dar una sensación de distancia o cerrazón.
• Contacto visual: tómate el tiempo para asegurarte de haber hecho contacto visual con cada miembro del grupo, para que todos se sientan más involucrados con lo que estás diciendo.
• Tu voz: ni tan fuerte que suenes autoritario, ni tan baja que parezca que te falta confianza. Es un equilibrio cuidadoso, pero verás una mejora en tus reuniones si puedes parecer a la vez seguro y accesible.

Pero el lenguaje corporal en las reuniones va mucho más allá de lo básico. Aquí tienes algunas técnicas específicas que pueden cambiar la dinámica de tu próxima reunión:

Para proyectar autoridad y compromiso:

• Usa la mirada triangular: mira entre los ojos y la frente de la otra persona cuando expongas un punto serio. Este sutil cambio de la mirada social (ojos a boca) a la mirada de autoridad indica confianza y seriedad.
• Inclínate ligeramente hacia adelante cuando otra persona esté hablando. Esta es una de las señales de compromiso más simples y poderosas en la comunicación humana. Le dice al hablante: “Me interesa lo que estás diciendo”.
• Practica el reflejo (mirroring): imitar sutilmente la postura y los gestos de la persona con la que estás hablando. Las investigaciones muestran que el reflejo genera compenetración y confianza sin que la otra persona lo note conscientemente.⁸

Observa estas señales en los demás:

• Los cambios repentinos de postura a menudo indican desacuerdo o incomodidad, incluso cuando las palabras de alguien dicen lo contrario. Si un miembro del equipo se echa hacia atrás abruptamente o cruza los brazos durante una discusión, puede haber una objeción tácita que valga la pena sacar a la luz.
• Gestos de autoconsuelo (tocarse el cuello, frotarse las manos o juguetear con las joyas) son indicadores fiables de ansiedad o estrés. Si notas esto durante una discusión de alto riesgo, puede que sea el momento de hacer una pausa y preguntar cómo están.
• La desconexión de “echarse hacia atrás”: cuando alguien se reclina lentamente en su silla y angula su cuerpo lejos de la mesa, se ha desconectado mentalmente. Esta es tu señal para volver a involucrarlo directamente, quizás pidiéndole su opinión.

Tu cuerpo siempre se está comunicando en las reuniones; la única pregunta es si lo estás haciendo intencionadamente.

Para reuniones virtuales, el lenguaje corporal adquiere una dimensión diferente:

• Coloca tu cámara a la altura de los ojos. Mirar hacia abajo a la cámara de un portátil te hace parecer desconectado o incluso condescendiente. Apila algunos libros debajo de tu portátil o invierte en un soporte sencillo.
• Mira a la lente de la cámara, no a la pantalla, cuando estés hablando. Esto crea la ilusión de contacto visual directo para todos los que te ven. Al principio parece antinatural, pero el impacto es significativo.
• Mantén tus manos visibles en el encuadre. Las investigaciones sobre el lenguaje corporal muestran que las manos visibles aumentan la confianza. Usa gestos de palmas abiertas al explicar ideas; indica honestidad y apertura incluso a través de una pantalla.

Paso de acción: En tu próxima reunión, elige una señal de lenguaje corporal en la que centrarte, ya sea en ti mismo (prueba la mirada triangular) o en los demás (observa la desconexión de echarse hacia atrás). Dominar una señal a la vez es más efectivo que intentar rastrearlo todo a la vez.

Mantenla corta.

La reunión promedio dura de 30 minutos a una hora, pero nuestra capacidad de atención es más cercana a los diez o quince minutos. No solo es más agradable para todos si las reuniones son más cortas, sino que nos resulta más difícil absorber información si estamos abrumados.

Nueve de cada 10 personas sueñan despiertas durante las reuniones.

Y, lo que es peor, ¡el 73 por ciento de las personas en una reunión están trabajando en otras cosas!

Todo el propósito de una reunión se pierde si la gente no saca valor de ella. ¡Y podrías estar literalmente quemando dinero (y tiempo!). Mirar por la ventana y pensar en qué objetos necesitarías para sobrevivir a un apocalipsis zombi puede ser divertido, pero ciertamente no es productivo.

Sin embargo, esto se puede evitar (soñar despierto, no el apocalipsis zombi) manteniendo todo corto, simple y directo al grano. Esto significa que todos pueden volver a sus escritorios y es más probable que hayan absorbido los puntos clave de la reunión.

Prueba una reunión caminando.

No todas las reuniones necesitan una sala de conferencias. Las reuniones caminando (donde se lleva a cabo la discusión a pie, generalmente al aire libre) pueden potenciar el pensamiento creativo, mejorar el estado de ánimo y reducir la inquietud que produce estar sentado en la misma silla durante horas.

Un estudio de Stanford descubrió que caminar aumentaba la producción creativa en un promedio del 60 por ciento en comparación con estar sentado. El efecto se mantenía tanto si la gente caminaba en una cinta como al aire libre, lo que sugiere que es el movimiento físico en sí mismo lo que desbloquea el pensamiento divergente.⁹

Las reuniones caminando también tienen un efecto de nivelación social. Cuando las personas caminan una al lado de la otra en lugar de sentarse unas frente a otras en una mesa, las dinámicas jerárquicas se suavizan. No hay una “cabecera de la mesa” en un sendero para caminar. Esto puede hacer que los miembros más jóvenes del equipo se sientan más cómodos compartiendo ideas y objeciones.

Steve Jobs era un devoto famoso de las reuniones caminando, a menudo manteniendo sus conversaciones más importantes a pie por Palo Alto. Mark Zuckerberg adoptó la misma práctica, según se informa, manteniendo reuniones caminando para sesiones individuales con colegas y candidatos a puestos de trabajo por igual.

Consejo profesional: Las reuniones caminando funcionan mejor para sesiones individuales o grupos de tres; cualquier grupo más grande terminará en un grupo disperso donde la mitad del grupo no podrá oír. Son ideales para la lluvia de ideas, la creación de relaciones y las conversaciones de resolución de problemas, pero no para nada que requiera diapositivas, toma de notas o compartir pantalla.

Una pequeña advertencia: ten en cuenta el clima y la accesibilidad. No todo el mundo puede caminar cómodamente durante 20 o 30 minutos, y un día lluvioso arruinará incluso las mejores intenciones. Ofrece siempre una alternativa sentada y deja que la gente elija en lugar de hacerlo obligatorio.

Sé diplomático.

Este es el momento de sacar lo mejor de tus habilidades interpersonales. Las reuniones a menudo tratan sobre el manejo de situaciones difíciles: tal vez negociar una venta con un cliente difícil, gestionar un conflicto entre dos empleados o incluso despedir a alguien.

Tendrás que abordar estas situaciones con cuidado y tacto.

Puedes hacerlo sacando a relucir tus mejores habilidades de gestión de personas, como tus técnicas de persuasión y habilidades carismáticas, y pensando cuidadosamente en la situación a medida que avanzas en la reunión.

Evita las quejas.

Esto no solo significa que tú no debas quejarte, sino también redirigir a los miembros del equipo que se estén quejando. Una vez que empiezas a quejarte, creas una atmósfera de desesperanza. Por lo tanto, los gerentes deben ser rápidos para alejar la conversación de esto.

Escuchar quejas regulares está vinculado a la depresión y la ansiedad, particularmente en un lugar de trabajo donde se espera que contengas las emociones y evites explotar. En su lugar, anima a los empleados a expresar sus preocupaciones de una manera más productiva, como un correo electrónico después de la reunión como parte del proceso de retroalimentación.

Mantente enfocado y comprometido

¿Recuerdas ese orden del día que escribiste antes de la reunión? Cíñete a él. Podrías tener una copia impresa sobre la mesa si crees que podría ayudarte a mantener el rumbo. Esta es la mejor manera de asegurar que la reunión sea efectiva y cumpla su propósito, y asegura que todos se mantengan motivados.

Los gerentes deben prepararse para identificar cuándo la conversación pierde el enfoque y redirigirla cuando sea necesario (una habilidad que podrías haber aprendido durante la formación en liderazgo).

Sabemos que, a veces, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Pero la participación de los asistentes tiene un efecto directo en la efectividad de las reuniones, según la investigación científica en el campo. (También evitará que te conviertas en uno del 39 por ciento de las personas que asisten y se quedan dormidas durante las reuniones).

Como asistente, puedes mantenerte enfocado haciendo preguntas cuando quieras entender algo mejor, escribiendo notas o dibujando diagramas. Experimenta con diferentes cosas y descubre qué funciona para ti.

Como anfitrión de la reunión, puede ser un poco más difícil mantener a todos comprometidos. Pero tus mejores oportunidades residen en abrir la reunión con energía, pasión y positividad. Entonces, es más probable que la gente siga tu ejemplo.

Después de la reunión

Comparte el acta.

Registrar el acta de la reunión y luego enviarla a los asistentes es una excelente manera de proporcionar un registro de qué decisiones se tomaron, a quién se le han asignado qué roles y responsabilidades, y el plan de acción para el futuro.

¿De qué sirve una reunión perfectamente eficiente si nadie recuerda realmente lo que se dijo?

Cuando escribas el acta (o un miembro del equipo designado, si prefieres delegar esta tarea), es importante incluir:

• Los nombres de todos los participantes presentes
• Un breve resumen del orden del día
• Cada acción/tarea
• Todos los plazos/fechas de entrega de lo anterior
• Los puntos principales discutidos
• Cualquier decisión tomada
• Documentos utilizados, incluyendo imágenes y archivos adjuntos

Reflexionar sobre el acta no solo ayuda a todos a recordar los puntos importantes de la reunión, sino que también puedes enviarla a otras personas que podrían beneficiarse de la información.

Pide feedback.

Este punto es importante. Pregunta a la gente cómo se sintió con respecto a la reunión. Y luego pon realmente en práctica lo que la gente ha dicho.

¿A la gente le pareció atractiva? ¿Esclarecedora? ¿Hubieran preferido que fuera más corta?

También es posible que tengas que aceptar que el problema eres tú (lo siento). La gente no suele ser muy buena identificando sus propios fallos y debilidades, y la autocrítica sobre su capacidad para mantener reuniones productivas no es una excepción.

En una encuesta de Verizon de 1998, el setenta y nueve por ciento de los gerentes de empresa informaron que las reuniones que organizaban eran “extremadamente” o “muy” productivas. Aunque solo el cincuenta y seis por ciento de esos gerentes informaron decir lo mismo sobre las reuniones organizadas por otros.

Independientemente del feedback (ya sea positivo o negativo), utiliza la información que el equipo te da sobre la reunión. Además, recuérdala cuando estés planeando futuras discusiones grupales.

Protege tu tiempo con días sin reuniones.

Uno de los cambios más impactantes que puede hacer una organización no tiene que ver con cómo diriges las reuniones, sino con cuándo no las tienes en absoluto.

Un estudio histórico publicado en MIT Sloan Management Review, que analizó 76 empresas que experimentaron con días sin reuniones, encontró resultados notables. Las empresas que introdujeron tres días sin reuniones por semana vieron un aumento del 73 por ciento en la productividad.¹⁰ Pero los beneficios no se detuvieron ahí: el mismo estudio encontró una mejora del 57 por ciento en la cooperación y una mejora del 65 por ciento en la comunicación, resultados que podrían parecer paradójicos hasta que te das cuenta de que menos reuniones obligan a las personas a comunicarse de manera más reflexiva y asíncrona.

Incluso un solo día sin reuniones por semana produjo ganancias significativas en la satisfacción y autonomía de los empleados. La propia investigación interna de Microsoft sobre su fuerza laboral descubrió que designar los viernes sin reuniones reducía el estrés de los empleados y ayudaba a las personas a completar el trabajo profundo que había sido interrumpido crónicamente por programaciones consecutivas.¹¹

Las empresas que introdujeron tres días sin reuniones por semana vieron un aumento del 73 por ciento en la productividad y una mejora del 65 por ciento en la comunicación.

Cómo implementar días sin reuniones:

• Empieza con un día a la semana. El martes o el miércoles suelen funcionar mejor porque están en mitad de la semana, lo que da a la gente un bloque de tiempo de concentración ininterrumpida sin alterar la planificación del lunes o los ritmos de cierre del viernes.
• Crea una política de excepciones clara. Las verdaderas emergencias (una caída de la producción, un problema de un cliente con plazos urgentes) aún pueden manejarse con una sincronización rápida. La palabra clave es “emergencia”, no “conveniencia”.
• Hazlo visible. Bloquea el día en los calendarios compartidos con un evento para toda la empresa. Cuando un día sin reuniones es visible para todos, las personas se sienten empoderadas para rechazar solicitudes de reunión que caigan en ese día.
• Combínalo con mejores hábitos asíncronos. Los días sin reuniones funcionan mejor cuando los equipos también invierten en una comunicación escrita clara: actualizaciones de proyectos en documentos compartidos, actualizaciones de estado en Slack o Teams y registros de decisiones que mantienen a todos informados sin requerir una conversación en vivo.

Paso de acción: Propón una prueba de un día sin reuniones por semana para tu equipo. Mantenlo durante cuatro semanas y luego encuesta al equipo sobre la productividad y la concentración. Los datos hablarán por sí solos.

Planifica para el futuro.

Después de la reunión es el mejor momento para empezar a pensar en cómo vas a dar seguimiento a los resultados de la discusión y construir sobre el progreso.

Puedes hacerlo creando un plan de seguimiento de la reunión de negocios siguiendo estos pasos:

• Especifica la tarea.
• Nombra a la persona designada para completar la tarea.
• Determina el plazo para la finalización.
• Determina qué constituye la finalización.

Una vez que hayas decidido esto y lo hayas plasmado en un documento, es importante recordar difundir esta información a todos los involucrados en esa tarea y a los responsables de su ejecución.

Ahora que has aprendido todos estos consejos y trucos, es hora de ponerlos en acción. La próxima vez que te encuentres en una reunión, tenlos en cuenta y observa qué tan rápido puedes hacer que estas experiencias de equipo sean más positivas para ti, tu equipo y la empresa.

Footnotes (11)

1. El CEO de Shopify, Tobi Lutke, anunció en 2023 que la empresa había purgado más de 12.000 reuniones recurrentes de los calendarios de los empleados y establecido nuevos valores predeterminados para la duración de las reuniones. ↩

2. Hedge, A. (2004). Linking environmental conditions to productivity. Investigación de la Universidad de Cornell, presentada en la International Interior Design Association. ↩

3. Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. ↩

4. Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383. ↩

5. Duhigg, C. (2016). What Google learned from its quest to build the perfect team. The New York Times Magazine. ↩

6. Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley. ↩

7. Thompson, L. (2003). Improving the creativity of organizational work groups. Academy of Management Perspectives, 17(1), 96-109. ↩

8. Chartrand, T. L., & Bargh, J. A. (1999). The chameleon effect: The perception-behavior link and social interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 76(6), 893-910. ↩

9. Oppezzo, M., & Schwartz, D. L. (2014). Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition, 40(4), 1142-1152. ↩

10. Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. También: Rogelberg, S. G., et al. (2022). Research: Meeting-free days can boost productivity and cooperation. MIT Sloan Management Review. ↩

11. Microsoft WorkLab (2022). Research: Meeting-free Fridays help employees focus and recharge. Informe interno de analítica de la fuerza laboral. ↩