17 einfache Wege, Ihre Meetings besser zu gestalten

Entdecken Sie 17 wissenschaftlich fundierte Wege, um Meetings besser zu gestalten. Forschungsbasierte Tipps für die Zeit vor, während und nach jedem Meeting.

Graut es Ihnen vor Meetings? Vielleicht begehen Sie einen der 7 größten Meeting-Fehler. Keine Sorge! In unserem Video unten gehe ich auf jeden der 7 Meeting-Fehler ein und gebe Ihnen 7 einfache Meeting-Lösungen:

Geschäftsleute haben viele Meetings. So viele, dass in der Zeit, in der Sie diesen Satz zu Ende lesen, 8.000 Meetings in den USA begonnen haben werden. Für viele von uns reicht die Vorstellung, an einem Meeting teilzunehmen (oder schlimmer noch, eines zu leiten), aus, um uns in Angst und Schrecken zu versetzen. Für andere sind sie einfach nur ein zeitraubendes Ärgernis. Tatsächlich nannten US-Arbeitnehmer in einer Umfrage „zu viele Meetings“ als die größte Zeitverschwendung.

Schlecht durchgeführte Meetings können langweilig, zeitaufwendig und unglaublich unproduktiv sein, was nicht nur für alle Beteiligten frustrierend, sondern für ein Unternehmen auch extrem kostspielig ist.

Unproduktive Meetings verschwenden allein in den USA mehr als 37 Milliarden Dollar pro Jahr.

Und es gibt so viele verschiedene Arten von Meetings! Von Teamsitzungen über Arbeitsgruppen und Brainstorming bis hin zu zeremoniellen Meetings – Sie müssen wissen, wie man ein besseres Meeting abhält.

Wir müssen die Art und Weise, wie wir Meetings abhalten, verbessern. Das bedeutet, einen Aktionsplan für Meetings zu erstellen.

Es ist endlich an der Zeit, sich von schrecklichen Meetings zu verabschieden und eine neue Art der Zusammenarbeit einzuläuten!

Deshalb habe ich Meetings 101 zusammengestellt.

Vor dem Meeting

Bewerten Sie den Grund für das Meeting.

Meetings sollten sich auf wichtige Entscheidungen konzentrieren und Problemlösungen oder tiefgehende Diskussionen beinhalten. Zu oft werden Meetings genutzt, um Routineinformationen mit einem Team zu teilen. Überlegen Sie sich: Können Sie diese Informationen effektiv in einer E-Mail kommunizieren? Wenn ja, tun Sie das. Es wird Zeit sparen, und Ihr Team wird es Ihnen danken.

Überlegen Sie sich alles, was Sie mitbringen müssen.

Erscheinen Sie nicht mit leeren Händen zu einem Meeting, insbesondere wenn Sie der Gastgeber sind. Zumindest benötigen Sie Ihre Notizen zu dem, was Sie besprechen und erreichen wollen. Aber Sie brauchen auch einen Stift und Papier, damit Sie sich alles Wichtige notieren können.

Es lohnt sich auch zu überlegen, ob Sie Unterlagen zum Verteilen an die Teilnehmer benötigen, wie zum Beispiel:

• Daten und Statistiken
• Diagramme und Berichte
• Verkaufspläne
• Produktionspläne
• Protokolle früherer Sitzungen

Dies variiert von Branche zu Branche und sogar von Unternehmen zu Unternehmen oder von Team zu Team, aber Sie verstehen das allgemeine Prinzip.

Teilen Sie allen die Agenda mit.

Wenn Sie sich entscheiden, dass das Meeting notwendig ist, müssen Sie dennoch eine E-Mail mit den gesetzten Zielen senden. Wenn alle Teilnehmer genau wissen, was Sie erreichen und besprechen wollen, hilft das jedem, sich auf die anstehenden Themen zu konzentrieren.

Nur etwa 37 Prozent der Meetings in den USA nutzen Agenden, obwohl sie die Produktivität erheblich steigern.

Zudem legt eine wegweisende Studie auf dem Gebiet der Psychologie nahe, dass Agenden zu Beginn besprochen und wichtige Bereiche zuerst behandelt werden sollten, um alles super fokussiert zu halten.

Laden Sie die Personen ein, die dabei sein müssen.

Es ist eine Verschwendung von Zeit und Arbeitskraft, Leute in ein Meeting zu holen, die dort nicht sein müssen. Überlegen Sie, wer von dem Meeting profitieren wird und wer die Experten sind, die dabei sein müssen, und laden Sie die Teilnehmer basierend darauf ein.

Einige Studien deuten darauf hin, dass bis zu 71 Prozent der leitenden Manager Meetings für unproduktiv und ineffizient halten, und das Einladen der falschen Personen kann einer der Hauptgründe dafür sein.

Halten Sie sich an die „Zwei-Pizza-Regel“.

Amazon-CEO Jeff Bezos hat dies als Idee eingeführt. Er wandte sie allgemein auf Teams an, aber sie funktioniert auch für Meetings.

Wenn man mehr als zwei Pizzas braucht, um alle satt zu bekommen, sind es zu viele Leute.

Sie kennen den Spruch „Zu viele Köche verderben den Brei“? Das stimmt. Studien haben gezeigt, dass für jede Person über sieben Mitgliedern in einer Gruppe die Effektivität der Entscheidungsfindung um etwa 10 Prozent sinkt. Oje! Außerdem treten in größeren Gruppen mehr kontraproduktives Verhalten und zwischenmenschliche Aggressionen auf.

Die Gründe dafür liegen auf der Hand – je mehr Leute, desto mehr Diskussionen sind nötig, desto mehr Meinungsverschiedenheiten treten auf und desto mehr Spannungen entstehen.

Wenn die Regel für Jeff Bezos gut genug ist, ist sie auch für uns gut genug.

Profi-Tipp: Verwenden Sie eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), bevor Sie Ihre Meeting-Einladung versenden. Jeder, der in die Kategorie „Informed“ (Informiert) fällt, muss wahrscheinlich nicht teilnehmen – schicken Sie ihm einfach hinterher das Protokoll. Dieser einfache Filter kann Ihre Teilnehmerliste um 20 bis 30 Prozent kürzen und den Raum auf die Entscheidungsträger fokussieren.

Legen Sie Ihre Standard-Meetingdauer auf 25 Minuten fest.

Hier ist eine täuschend einfache, aber wirkungsvolle Änderung: Verkürzen Sie Ihr Standard-Meeting von 30 auf 25 Minuten und Ihre einstündigen Meetings auf 50 Minuten. Diese fünf oder zehn Minuten Puffer geben jedem Zeit, sich Notizen zu machen, Wasser zu holen oder sich mental auf den nächsten Termin im Kalender einzustellen.

Dies ist nicht nur ein origineller Hack. Google hat den 25-Minuten-Standard in seinem gesamten Kalendersystem eingeführt, und Shopify hat eine ähnliche unternehmensweite Richtlinienänderung vorgenommen, indem Meetings in bestimmten Zeiträumen ganz aus den Kalendern gestrichen und die Standarddauern verkürzt wurden.¹ Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – wenn Sie einer Diskussion also 30 Minuten geben, wird sie auch 30 Minuten dauern. Kürzen Sie dieses Fenster und beobachten Sie, wie die Leute schneller zum Punkt kommen.

Aktionsschritt: Gehen Sie jetzt in Ihre Kalendereinstellungen und ändern Sie Ihre Standard-Termindauer auf 25 Minuten. Bei den meisten Kalender-Apps (Google Calendar, Outlook) geht das mit zwei Klicks. Sie werden überrascht sein, wie selten Sie diese zusätzlichen fünf Minuten tatsächlich brauchen.

Gestalten Sie die physische (oder virtuelle) Umgebung.

Untersuchungen haben gezeigt, dass die Gestaltung Ihres Meetings unter Berücksichtigung von Geräuschpegel, Beleuchtung und Erfrischungen die Wahrnehmung der Meeting-Qualität verbessern kann. Wer möchte schon ein Meeting in der Mittagspause ohne Essen? Oder ein Meeting am frühen Morgen ohne Kaffee?

Wenn sich Ihre Teilnehmer wohlfühlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie aufmerksam sind und sich beteiligen, und es wird für alle eine angenehmere Erfahrung sein.

Insbesondere das Angebot von Erfrischungen kann dazu beitragen, Ihr Meeting zu einem angenehmen sozialen Anlass zu machen, anstatt zu einer Aktivität, zu der sich jeder zwingen muss. Das kann es stattdessen zu einer großartigen Gelegenheit für Teambuilding und Networking machen.

Aber Komfort geht tiefer als Snacks. Die Raumtemperatur hat einen messbaren Einfluss auf die kognitive Leistung. Untersuchungen der Cornell University ergaben, dass Mitarbeiter in Büros mit etwa 25 Grad Celsius 44 Prozent mehr Fehler machten als in Räumen, die bei etwa 22 Grad Celsius gehalten wurden.² Wenn sich Ihr Konferenzraum wie eine Sauna oder ein Eiskeller anfühlt, denken die Leute nicht optimal. Halten Sie den Thermostat im Bereich von 20 bis 22 Grad für optimale Gehirnleistung.

Für kurze Check-ins und Meetings im Stand-up-Stil sollten Sie Stehtische in Betracht ziehen. Eine im Journal of Applied Psychology veröffentlichte Studie ergab, dass Meetings im Stehen etwa 34 Prozent kürzer waren als solche im Sitzen – ohne Einbußen bei der Entscheidungsqualität.³ Wenn Ihr Team tägliche 15-minütige Syncs durchführt, kann das Stehen jedes Mal fünf Minuten einsparen, was sich auf über 20 gesparte Stunden pro Jahr für ein Team summiert.

Für virtuelle Meetings ist die Umgebungsgestaltung ebenso wichtig:

• Nutzen Sie die Galerieansicht für kollaborative Diskussionen, damit jeder die Gesichter der anderen sehen kann, und die Sprecheransicht für Präsentationen, bei denen der Fokus auf einer Person liegen muss.
• Halten Sie Ihren Hintergrund sauber und professionell – ein unordentlicher Hintergrund ist eine echte Ablenkung. Virtuelle Hintergründe sind in Ordnung, aber wählen Sie etwas Einfaches und Unaufdringliches.
• Achten Sie darauf, dass Ihr Licht von vorne kommt, nicht von hinten. Ein Fenster hinter Ihrem Kopf macht Sie zu einer Silhouette.

Aktionsschritt: Führen Sie vor Ihrem nächsten Meeting ein fünfminütiges „Umgebungs-Audit“ durch. Prüfen Sie die Temperatur, sorgen Sie für angemessene Beleuchtung, stellen Sie Wasser oder Kaffee bereit und testen Sie alle A/V-Geräte. Prüfen Sie bei virtuellen Meetings Ihren Kamerawinkel und Hintergrund, bevor Sie auf „Teilnehmen“ klicken.

Überdenken Sie Ihre Präsentation.

Werden Sie während Ihres Meetings eine Computerpräsentation verwenden? Oder nutzen Sie vielleicht nur ein Flipchart oder ein Whiteboard?

Wir haben bereits einige großartige Ideen behandelt, die Ihre Präsentation radikal verbessern werden. Die Kurzfassung lautet: Achten Sie darauf, dass sie prägnant bleibt, einfach gestaltet ist, nicht zu wortreich ist und mit Selbstvertrauen vorgetragen wird.

Außerdem nehmen Menschen Informationen viel leichter auf, wenn sie visuell präsentiert werden. Das bedeutet, dass die Verwendung von Bildern, Diagrammen, Grafiken usw. hilft, Ihren Punkt zu vermitteln. Übertreiben Sie es jedoch nicht – gerade so viel, dass jedes Bild Ihren Punkt klar darstellt.

Bonus: Wählen Sie die richtigen Online-Meeting-Tools.

Es kann schwierig sein, Ihre Botschaft zu vermitteln, wenn Sie online sind. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die gleiche Wirkung wie bei physischen Meetings zu erzielen, sollten Sie Meeting-Tools in Betracht ziehen, um das gewisse Extra zu verleihen.

Hier ist eine Liste von Tools, die Sie in Betracht ziehen können, mit freundlicher Genehmigung von Product Hunt:

• Rate the meeting hilft bei der Planung und dem Einholen von Feedback nach jedem Meeting.
• Hugo verwandelt Ihren Kalender in ein kollaboratives Notiz-Tool.
• Navigator erstellt einen kollaborativen Arbeitsbereich für jedes Meeting.
• Jottie bringt Notizen, To-do-Listen und Entscheidungsfindung in Meetings.
• Tooqan sammelt nach dem Meeting ehrliches Feedback von den Teilnehmern.
• Loom macht das Meeting überflüssig.
• Veed ist eine Alternative zu Loom, die Ihren Bildschirm und Ihre Webcam nebeneinander aufzeichnet.
• Range visualisiert das tägliche Stand-up Ihres Teams asynchron in Slack.
• Meetingbird sorgt dafür, dass Sie das Hin und Her bei der Terminplanung eines Meetings vermeiden können.
• Und wenn Sie in einem quälenden Meeting feststecken, nutzen Sie Callback, um einen „Notruf“ vorzutäuschen.

Betrachten Sie Tools als Helfer – stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting inhaltlich fundiert ist und nicht nur aus heißer Luft besteht, bevor Sie Tools hinzufügen. Denken Sie daran: Ein gutes Tool kann ein schlechtes Meeting nicht retten.

Während des Meetings

Schaffen Sie zuerst psychologische Sicherheit.

Bevor Sie die besten Ideen aus Ihrem Team herausholen können, müssen sich die Leute sicher genug fühlen, um sie zu teilen. Die Harvard-Professorin Amy Edmondson prägte den Begriff psychologische Sicherheit, um ein Teamklima zu beschreiben, in dem sich Menschen wohlfühlen, zwischenmenschliche Risiken einzugehen – sich zu Wort zu melden, Fehler zuzugeben oder unkonventionelle Ideen vorzuschlagen, ohne Angst vor Bestrafung oder Demütigung haben zu müssen.⁴

Dies ist nicht nur ein „Nice-to-have“. Googles berühmtes Projekt Aristoteles – eine mehrjährige Studie an 180 Teams – ergab, dass psychologische Sicherheit der wichtigste Einzelfaktor war, der leistungsstarke Teams von durchschnittlichen unterschied.⁵ Sie war wichtiger als individuelles Talent, Teamstruktur oder Arbeitsbelastung.

Wie sieht das in der Praxis aus? In einem psychologisch unsicheren Meeting werden Sie bemerken, dass Leute schweigen, wenn sie anderer Meinung sind, sich der Meinung der bestbezahlten Person beugen oder Ideen erst teilen, nachdem sie sie privat mit Verbündeten getestet haben. In einem psychologisch sicheren Meeting hinterfragen auch Junior-Teammitglieder offen Annahmen, Leute sagen Dinge wie „Ich mag mich irren, aber…“ ohne Angst, und schlechte Nachrichten kommen frühzeitig ans Licht, anstatt versteckt zu werden.

Edmondsons Forschung weist auf drei Dinge hin, die Führungskräfte sagen können, um dieses Klima aufzubauen:⁶

1. „Ich könnte etwas übersehen – ich muss von Ihnen hören.“ Dies signalisiert, dass Ihre Perspektive nicht die einzige ist, die zählt.
2. Betrachten Sie die Arbeit als ein Lernproblem, nicht als ein Ausführungsproblem. Statt „Warum ist das gescheitert?“ versuchen Sie es mit „Was können wir daraus lernen?“.
3. Seien Sie ein Vorbild für Neugier, indem Sie echte Fragen stellen. Führungskräfte, die mehr Fragen stellen als Antworten geben, schaffen Raum für andere, sich einzubringen.

Der wichtigste Einzelfaktor in leistungsstarken Teams ist nicht Talent oder Ressourcen – es ist psychologische Sicherheit.

Aktionsschritt: Eröffnen Sie Ihr nächstes Teammeeting mit einer ausdrücklichen Einladung: „Ich möchte hören, was nicht funktioniert, und ich verspreche, dass Ehrlichkeit keine negativen Konsequenzen haben wird.“ Dann ziehen Sie es durch – wenn das erste Mal jemand kritisches Feedback gibt, danken Sie ihm öffentlich. Dieser eine Moment bewirkt mehr für die psychologische Sicherheit als jedes Strategiepapier.

Ermutigen Sie jeden, einen Beitrag zu leisten.

Eine Meta-Analyse von 200 Studien zur Psychologie von Meetings legt nahe, dass Leistungsträger Meetings nutzen, um Ziele zu setzen, Feedback vom Team einzuholen und Einzelpersonen zu helfen, Probleme bei der Arbeit zu verstehen.

Es ist entscheidend, dass Ihr gesamtes Team zur Diskussion und Planung beiträgt.

Möglicherweise entgehen Ihnen entscheidende Informationen über eine sich entwickelnde Situation oder wertvolle Erkenntnisse, wenn die Hälfte Ihres Teams schweigend am Tisch sitzt, anstatt ihre Meinung zu äußern.

Machen Sie den einen oder anderen Witz.

Wie in jedem anderen Bereich des Lebens kann Lachen Erfahrungen positiver machen. Humor in Meetings kann zu mehr Beteiligung des Teams anregen und die kreativen Problemlösungsfähigkeiten verbessern.

Es überrascht nicht: Wenn die Leute das Meeting genießen, hat dies eher einen positiven Effekt auf das Team im Allgemeinen.

Eine faszinierende Studie der Forscherin Leigh Thompson an der Northwestern University zeigte, wie wirkungsvoll dies sein kann. In dem Experiment wurden die Teilnehmer gebeten, ihrer Gruppe vor einer Brainstorming-Sitzung eine peinliche Geschichte zu erzählen. Das Ergebnis? Die Gruppen, die durch Lachen über Peinlichkeiten eingestimmt wurden, generierten 26 Prozent mehr Ideen in 15 Prozent mehr Kategorien im Vergleich zu den Kontrollgruppen.⁷ Die Verletzlichkeit des gemeinsamen Lachens senkte die internen Zensoren der Leute und machte sie bereiter, unkonventionelle Ideen vorzubringen.

Hier gibt es jedoch einen wichtigen Vorbehalt. Humor sollte immer nach oben austeilen, nicht nach unten. Sarkasmus, Insiderwitze, die Leute ausschließen, oder Humor, der sich gegen bestimmte Personen richtet, kann nach hinten losgehen, insbesondere in diversen Teams, in denen kulturelle Normen für Humor stark variieren. Der sicherste und effektivste Meeting-Humor ist selbstironisch – machen Sie Witze über sich selbst, über das Meeting an sich („Okay, ich verspreche, das ist die letzte Tabelle“) oder über gemeinsame Frustrationen, die jeder nachvollziehen kann.

Profi-Tipp: Wenn Sie auf risikoarme Weise für Lachen sorgen wollen, beginnen Sie mit einer Eisbrecher-Frage wie „Was war das schlimmste Meeting, an dem Sie je teilgenommen haben, und warum?“ oder „Wenn dieses Meeting ein Filmgenre wäre, welches wäre es?“. Diese bringen die Leute zum Lachen, ohne dass sich jemand angegriffen fühlt. Wenn Sie sich Sorgen machen, nicht lustig genug zu sein, schauen Sie sich unseren Artikel darüber an, wie man lustig ist, um einige Tipps und Tricks zu erhalten.

Lesen Sie den Raum mithilfe der Körpersprache.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie das Meeting leiten, aber auch, wenn Sie Teilnehmer sind. Eine offene, engagierte Körpersprache hilft Ihnen, engagierter zu wirken (und sich auch so zu fühlen!), und erleichtert es anderen, positiv auf Ihre Worte zu reagieren.

Einige Dinge, die Sie beachten sollten:

• Die Position Ihrer Arme – an den Seiten ist am wenigsten bedrohlich, während verschränkte Arme ein Gefühl von Distanz/Verschlossenheit vermitteln können.
• Augenkontakt – nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Sie mit jedem Mitglied der Gruppe Augenkontakt aufgenommen haben, damit sich jeder stärker in das einbezogen fühlt, was Sie sagen.
• Ihre Stimme – nicht zu laut, damit Sie nicht herrisch wirken, und nicht zu leise, damit Sie nicht so klingen, als fehle es Ihnen an Selbstvertrauen. Es ist ein vorsichtiges Gleichgewicht, aber Sie werden eine Verbesserung in Ihren Meetings feststellen, wenn Sie sowohl selbstbewusst als auch nahbar wirken können.

Aber Körpersprache in Meetings geht weit über die Grundlagen hinaus. Hier sind einige spezifische Techniken, die die Dynamik Ihres nächsten Meetings verändern können:

Um Autorität und Engagement zu projizieren:

• Nutzen Sie den Dreiecksblick – schauen Sie zwischen die Augen und die Stirn der anderen Person, wenn Sie einen ernsten Punkt ansprechen. Dieser subtile Wechsel vom sozialen Blick (Augen zu Mund) zum Autoritätsblick signalisiert Selbstvertrauen und Gravitas.
• Lehnen Sie sich leicht vor, wenn jemand anderes spricht. Dies ist eines der einfachsten und stärksten Signale für Engagement in der menschlichen Kommunikation. Es sagt dem Sprecher: „Ich interessiere mich für das, was Sie sagen.“
• Praktizieren Sie Spiegeln – passen Sie Ihre Körperhaltung und Gestik subtil an die Person an, mit der Sie sprechen. Untersuchungen zeigen, dass Spiegeln Rapport und Vertrauen aufbaut, ohne dass die andere Person es bewusst bemerkt.⁸

Achten Sie auf diese Signale bei anderen:

• Plötzliche Haltungsänderungen signalisieren oft Ablehnung oder Unbehagen, selbst wenn die Worte der Person etwas anderes sagen. Wenn sich ein Teammitglied während einer Diskussion abrupt zurücklehnt oder die Arme verschränkt, gibt es möglicherweise einen unausgesprochenen Einwand, den man ansprechen sollte.
• Selbstberuhigende Gesten – den Hals berühren, die Hände aneinander reiben oder mit Schmuck spielen – sind verlässliche Indikatoren für Angst oder Stress. Wenn Sie diese während einer wichtigen Diskussion bemerken, ist es vielleicht an der Zeit, innezuhalten und nachzufragen.
• Das „Zurücklehnen“-Abschalten: Wenn sich jemand langsam in seinem Stuhl zurücklehnt und seinen Körper vom Tisch wegdreht, hat er sich mental ausgeklinkt. Dies ist Ihr Stichwort, ihn wieder direkt einzubeziehen, vielleicht indem Sie ihn nach seiner Meinung fragen.

Ihr Körper kommuniziert in Meetings immer – die einzige Frage ist, ob Sie es absichtlich tun.

Für virtuelle Meetings nimmt die Körpersprache eine andere Dimension an:

• Positionieren Sie Ihre Kamera auf Augenhöhe. Wenn Sie auf eine Laptop-Kamera herabschauen, wirken Sie desinteressiert oder sogar herablassend. Stapeln Sie einige Bücher unter Ihren Laptop oder investieren Sie in einen einfachen Ständer.
• Schauen Sie in die Kameralinse, nicht auf den Bildschirm, wenn Sie sprechen. Dies erzeugt die Illusion von direktem Augenkontakt für alle Zuschauer. Es fühlt sich anfangs unnatürlich an, aber die Wirkung ist erheblich.
• Halten Sie Ihre Hände im Bild sichtbar. Untersuchungen zur Körpersprache zeigen, dass sichtbare Hände das Vertrauen erhöhen. Verwenden Sie offene Handgesten, wenn Sie Ideen erklären – das signalisiert Ehrlichkeit und Offenheit, selbst durch einen Bildschirm.

Aktionsschritt: Wählen Sie in Ihrem nächsten Meeting einen Körpersprache-Hinweis aus, auf den Sie sich konzentrieren – entweder bei sich selbst (probieren Sie den Dreiecksblick) oder bei anderen (achten Sie auf das Zurücklehnen). Einen Hinweis nach dem anderen zu meistern, ist effektiver, als zu versuchen, alles auf einmal zu verfolgen.

Fassen Sie sich kurz.

Das durchschnittliche Meeting dauert 30 Minuten bis eine Stunde, aber unsere Aufmerksamkeitsspanne liegt eher bei zehn bis fünfzehn Minuten. Es ist nicht nur für alle angenehmer, wenn Meetings kürzer gehalten werden, sondern es fällt uns auch schwerer, Informationen aufzunehmen, wenn wir überfordert sind.

Neun von zehn Personen hängen während Meetings Tagträumen nach.

Und noch schlimmer: 73 Prozent der Leute in einem Meeting arbeiten an anderen Dingen!

Der gesamte Zweck eines Meetings geht verloren, wenn die Leute keinen Nutzen daraus ziehen. Und Sie könnten das Geld (und die Zeit) buchstäblich verbrennen. Aus dem Fenster zu starren und darüber nachzudenken, welche Gegenstände man bräuchte, um eine Zombie-Apokalypse zu überleben, mag Spaß machen, ist aber sicher nicht produktiv.

Dies kann jedoch vermieden werden (die Tagträumerei – nicht die Zombie-Apokalypse), indem man alles kurz, einfach und direkt auf den Punkt bringt. So können alle an ihren Schreibtisch zurückkehren und haben mit größerer Wahrscheinlichkeit die Kernpunkte des Meetings verinnerlicht.

Probieren Sie ein Walking-Meeting aus.

Nicht jedes Meeting braucht einen Konferenzraum. Walking-Meetings – bei denen man die Diskussion im Gehen führt, meist im Freien – können das kreative Denken fördern, die Stimmung verbessern und die Rastlosigkeit verringern, die durch stundenlanges Sitzen auf demselben Stuhl entsteht.

Eine Stanford-Studie ergab, dass Gehen den kreativen Output im Vergleich zum Sitzen um durchschnittlich 60 Prozent steigerte. Der Effekt hielt an, egal ob die Leute auf einem Laufband oder im Freien gingen, was darauf hindeutet, dass es die körperliche Bewegung selbst ist, die divergentes Denken freisetzt.⁹

Walking-Meetings haben auch einen sozialen Nivellierungseffekt. Wenn Menschen nebeneinander gehen, anstatt sich an einem Tisch gegenüberzusitzen, weichen hierarchische Dynamiken auf. Auf einem Wanderweg gibt es keinen „Vorsitzenden“. Dies kann dazu führen, dass sich Junior-Teammitglieder wohler fühlen, Ideen und Einwände zu teilen.

Steve Jobs war bekanntlich ein Anhänger von Walking-Meetings und führte seine wichtigsten Gespräche oft zu Fuß in Palo Alto. Mark Zuckerberg übernahm die gleiche Praxis und hielt Berichten zufolge Walking-Meetings für Einzelgespräche mit Kollegen und Bewerbern gleichermaßen ab.

Profi-Tipp: Walking-Meetings funktionieren am besten für Einzelgespräche oder Dreiergruppen – bei größeren Gruppen endet man in einem verstreuten Haufen, in dem die Hälfte der Gruppe nichts hören kann. Sie sind ideal für Brainstorming, Beziehungsaufbau und Problemlösungsgespräche, aber nicht für Dinge, die Folien, Notizen oder Bildschirmfreigaben erfordern.

Ein kleiner Vorbehalt: Achten Sie auf Wetter und Barrierefreiheit. Nicht jeder kann bequem 20 bis 30 Minuten gehen, und ein Regentag wird selbst die besten Absichten zunichtemachen. Bieten Sie immer eine Alternative im Sitzen an und lassen Sie die Leute selbst entscheiden, anstatt es zur Pflicht zu machen.

Seien Sie taktvoll.

Dies ist der Zeitpunkt, um das Beste aus Ihren zwischenmenschlichen Fähigkeiten herauszuholen. In Meetings geht es oft um den Umgang mit schwierigen Situationen: vielleicht das Verhandeln eines Verkaufs mit einem schwierigen Kunden, das Management von Konflikten zwischen zwei Mitarbeitern oder sogar das Aussprechen einer Kündigung.

Sie müssen diese Situationen mit Sorgfalt und Taktgefühl angehen.

Dies erreichen Sie, indem Sie Ihre besten Management-Fähigkeiten einsetzen, wie z. B. Ihre Überzeugungstechniken und charismatischen Fähigkeiten, und die Situation während des Meetings sorgfältig durchdenken.

Vermeiden Sie Beschwerden.

Das bedeutet nicht nur, dass Sie sich nicht beschweren sollten, sondern auch, dass Sie Teammitglieder, die sich beschweren, umleiten sollten. Sobald man anfängt, sich zu beschweren, schafft man eine Atmosphäre der Hoffnungslosigkeit. Manager sollten daher schnell das Gespräch davon weglenken.

Regelmäßiges Beschweren anzuhören, wird mit Depressionen und Angstzuständen in Verbindung gebracht, insbesondere an einem Arbeitsplatz, an dem von einem erwartet wird, Emotionen zurückzuhalten und sich nicht gehen zu lassen. Ermutigen Sie die Mitarbeiter stattdessen, ihre Bedenken auf produktivere Weise zu äußern, z. B. in einer E-Mail nach dem Meeting als Teil des Feedback-Prozesses.

Bleiben Sie fokussiert und engagiert

Erinnern Sie sich an die Agenda, die Sie vor dem Meeting aufgeschrieben haben? Halten Sie sich daran. Sie könnten eine Kopie davon ausgedruckt auf dem Tisch liegen haben, wenn Sie das Gefühl haben, dass es Ihnen hilft, auf Kurs zu bleiben. Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass das Meeting effektiv ist und seinen Zweck erfüllt, und stellt sicher, dass Sie alle motiviert bleiben.

Manager sollten darauf vorbereitet sein, zu erkennen, wenn das Gespräch unfokussiert wird, und es bei Bedarf umzulenken (eine Fähigkeit, die Ihnen vielleicht während eines Führungstrainings begegnet ist).

Wir wissen, das ist manchmal leichter gesagt als getan. Aber die Beteiligung der Teilnehmer hat laut wissenschaftlicher Forschung auf diesem Gebiet einen direkten Einfluss auf die Effektivität von Meetings. (Es wird auch verhindern, dass Sie einer der 39 Prozent der Teilnehmer werden, die während Meetings einschlafen).

Als Teilnehmer können Sie fokussiert bleiben, indem Sie Fragen stellen, wenn Sie etwas genauer verstehen wollen, Notizen machen oder Diagramme zeichnen. Experimentieren Sie mit verschiedenen Dingen und finden Sie heraus, was für Sie funktioniert.

Als Gastgeber eines Meetings kann es etwas schwieriger sein, alle bei der Stange zu halten. Aber Ihre besten Chancen haben Sie, wenn Sie das Meeting energisch, leidenschaftlich und positiv eröffnen. Dann ist es wahrscheinlicher, dass die Leute diesem Beispiel folgen.

Nach dem Meeting

Teilen Sie das Protokoll.

Das Protokollieren des Meetings und das anschließende Versenden an die Teilnehmer ist eine großartige Möglichkeit, festzuhalten, welche Entscheidungen getroffen wurden, wer welche Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen bekommen hat und wie der Aktionsplan für die Zukunft aussieht.

Was nützt ein perfekt effizientes Meeting, wenn sich hinterher niemand mehr daran erinnert, was gesagt wurde?

Wenn Sie das Protokoll schreiben (oder ein dafür bestimmtes Teammitglied, falls Sie diese Aufgabe lieber delegieren), ist es wichtig, Folgendes aufzunehmen:

• Die Namen aller anwesenden Teilnehmer
• Eine kurze Zusammenfassung der Agenda
• Jede Aktion/Aufgabe
• Alle Fristen/Fälligkeitstermine der oben genannten Punkte
• Die wichtigsten besprochenen Punkte
• Alle getroffenen Entscheidungen
• Verwendete Dokumente, einschließlich Bilder und angehängter Dateien

Das Reflektieren über das Protokoll hilft nicht nur jedem, sich an die wichtigen Punkte des Meetings zu erinnern, sondern Sie können es auch an andere Personen senden, die von den Informationen profitieren könnten.

Bitten Sie um Feedback.

Dies ist ein wichtiger Punkt. Fragen Sie die Leute, wie sie das Meeting fanden. Und setzen Sie dann tatsächlich um, was die Leute gesagt haben.

Fanden die Leute es ansprechend? Aufschlussreich? Hätten sie es lieber kürzer gehabt?

Sie müssen vielleicht auch akzeptieren, dass das Problem bei Ihnen liegt (tut mir leid). Menschen sind normalerweise nicht sehr gut darin, ihre eigenen Fehler und Schwächen zu erkennen, und die Selbstkritik der eigenen Fähigkeit, produktive Meetings abzuhalten, bildet da keine Ausnahme.

In einer Verizon-Umfrage von 1998 gaben 79 Prozent der Unternehmensmanager an, dass die von ihnen geleiteten Meetings entweder „extrem“ oder „sehr“ produktiv waren. Allerdings sagten nur 56 Prozent derselben Manager dasselbe über Meetings, die von anderen geleitet wurden.

Unabhängig vom Feedback – wie positiv oder negativ es auch sein mag – nutzen Sie die Informationen, die Ihnen das Team über das Meeting gibt. Denken Sie auch bei der Planung künftiger Gruppendiskussionen daran.

Schützen Sie Ihre Zeit mit meetingfreien Tagen.

Eine der wirkungsvollsten Änderungen, die eine Organisation vornehmen kann, betrifft nicht die Art und Weise, wie Sie Meetings leiten – sondern wann Sie gar keine haben.

Eine wegweisende Studie, die in der MIT Sloan Management Review veröffentlicht wurde und 76 Unternehmen analysierte, die mit meetingfreien Tagen experimentierten, lieferte bemerkenswerte Ergebnisse. Unternehmen, die drei meetingfreie Tage pro Woche einführten, verzeichneten eine Steigerung der Produktivität um 73 Prozent.¹⁰ Aber die Vorteile hörten hier nicht auf: Dieselbe Studie ergab eine 57-prozentige Verbesserung der Zusammenarbeit und eine 65-prozentige Verbesserung der Kommunikation – Ergebnisse, die paradox erscheinen mögen, bis man erkennt, dass weniger Meetings die Menschen dazu zwingen, durchdachter und asynchroner zu kommunizieren.

Sogar ein einziger meetingfreier Tag pro Woche führte zu deutlichen Gewinnen bei der Mitarbeiterzufriedenheit und Autonomie. Microsofts eigene interne Forschung an seiner Belegschaft ergab, dass die Festlegung von meetingfreien Freitagen den Stress der Mitarbeiter reduzierte und den Leuten half, konzentrierte Arbeit zu erledigen, die zuvor chronisch durch aufeinanderfolgende Termine unterbrochen worden war.¹¹

Unternehmen, die drei meetingfreie Tage pro Woche einführten, verzeichneten eine Steigerung der Produktivität um 73 Prozent und eine 65-prozentige Verbesserung der Kommunikation.

So führen Sie meetingfreie Tage ein:

• Beginnen Sie mit einem Tag pro Woche. Dienstag oder Mittwoch eignen sich meist am besten, da sie in der Mitte der Woche liegen und den Leuten einen Block ununterbrochener Fokuszeit geben, ohne die Montagsplanung oder den Freitagsabschluss zu stören.
• Erstellen Sie eine klare Ausnahmeregelung. Echte Notfälle – ein Produktionsausfall, ein zeitkritisches Kundenproblem – können immer noch mit einem kurzen Sync gelöst werden. Das Schlüsselwort ist „Notfall“, nicht „bequem“.
• Machen Sie es sichtbar. Blockieren Sie den Tag in gemeinsamen Kalendern mit einem unternehmensweiten Ereignis. Wenn ein meetingfreier Tag für alle sichtbar ist, fühlen sich die Leute ermutigt, Meeting-Anfragen abzulehnen, die auf diesen Tag fallen.
• Kombinieren Sie es mit besseren asynchronen Gewohnheiten. Meetingfreie Tage funktionieren am besten, wenn Teams auch in eine klare schriftliche Kommunikation investieren: Projekt-Updates in gemeinsamen Dokumenten, Status-Updates in Slack oder Teams und Entscheidungsprotokolle, die alle auf dem Laufenden halten, ohne dass ein Live-Gespräch erforderlich ist.

Aktionsschritt: Schlagen Sie Ihrem Team einen Testlauf mit einem meetingfreien Tag pro Woche vor. Führen Sie dies vier Wochen lang durch und befragen Sie das Team anschließend zu Produktivität und Fokus. Die Daten werden für sich selbst sprechen.

Planen für die Zukunft.

Nach dem Meeting ist der beste Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, wie Sie die Ergebnisse der Diskussion umsetzen und auf den Fortschritten aufbauen wollen.

Dies können Sie tun, indem Sie einen Follow-up-Plan für Geschäftsbesprechungen nach diesen Schritten erstellen:

• Geben Sie die Aufgabe an.
• Nennen Sie die Person, die für die Erledigung der Aufgabe vorgesehen ist.
• Legen Sie die Frist für die Fertigstellung fest.
• Legen Sie fest, was als Erledigung gilt.

Nachdem Sie dies entschieden und in einem Dokument festgehalten haben, ist es wichtig, daran zu denken, diese Informationen an alle an dieser Aufgabe Beteiligten und die für ihre Ausführung Verantwortlichen weiterzugeben.

Nachdem Sie nun all diese Tipps und Tricks gelernt haben, ist es an der Zeit, sie in die Tat umzusetzen. Wenn Sie sich das nächste Mal in einem Meeting wiederfinden, beherzigen Sie diese Ratschläge und sehen Sie selbst, wie schnell Sie diese Teamerfahrungen für sich, Ihr Team und das Unternehmen positiver gestalten können.

Footnotes (11)

1. Shopify-CEO Tobi Lütke gab 2023 bekannt, dass das Unternehmen über 12.000 wiederkehrende Meetings aus den Kalendern der Mitarbeiter gestrichen und neue Standards für die Meetingdauer festgelegt hat. ↩

2. Hedge, A. (2004). Linking environmental conditions to productivity. Cornell University research, präsentiert bei der International Interior Design Association. ↩

3. Bluedorn, A. C., Turban, D. B., & Love, M. S. (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84(2), 277-285. ↩

4. Edmondson, A. (1999). Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383. ↩

5. Duhigg, C. (2016). What Google learned from its quest to build the perfect team. The New York Times Magazine. ↩

6. Edmondson, A. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley. ↩

7. Thompson, L. (2003). Improving the creativity of organizational work groups. Academy of Management Perspectives, 17(1), 96-109. ↩

8. Chartrand, T. L., & Bargh, J. A. (1999). The chameleon effect: The perception-behavior link and social interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 76(6), 893-910. ↩

9. Oppezzo, M., & Schwartz, D. L. (2014). Give your ideas some legs: The positive effect of walking on creative thinking. Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition, 40(4), 1142-1152. ↩

10. Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. Siehe auch: Rogelberg, S. G., et al. (2022). Research: Meeting-free days can boost productivity and cooperation. MIT Sloan Management Review. ↩

11. Microsoft WorkLab (2022). Research: Meeting-free Fridays help employees focus and recharge. Interner Bericht zur Belegschaftsanalyse. ↩