21 Dicas, Truques e Estratégias de Produtividade Para Foco Máximo

Desenvolva seu músculo da produtividade e faça mais do que você ama!

Você sabia? Funcionários desengajados custam ao mundo US$ 7,8 trilhões em perda de produtividade¹.

Esse é um número enorme! Além disso, apenas 21% dos funcionários do mundo estavam engajados no trabalho em 2021. O engajamento impacta a produtividade, e a produtividade impacta o que conseguimos realizar.

Se você está procurando maneiras de aumentar sua produtividade e engajamento, você veio ao lugar certo! Quer você trabalhe remotamente, em um contexto híbrido ou presencial, há algo aqui para todos.

Neste artigo, examinaremos 21 dicas, truques e estratégias baseadas na ciência que você pode implementar para fortalecer seu músculo da produtividade e fazer mais do que você ama.

O que é Produtividade? (Definição)

A produtividade envolve a medição da produção (output) em relação à medição dos insumos ou entradas (input). Isso significa que, se você conseguir aumentar sua produção em relação ao seu insumo, poderá aumentar sua produtividade.

Para colocar o conceito em termos práticos, se você quiser produzir mais produtos para vender, precisará aumentar sua produtividade considerando o custo dos suprimentos, a eficiência das ferramentas, seu nível de habilidade e o tempo necessário para criar o produto. Quando a produção de produtos criados e vendidos excede o insumo na criação e venda do produto, você acaba aumentando a produtividade.

É claro que existem muitos fatores envolvidos na melhoria da sua produtividade, incluindo motivação, engajamento, autocuidado e competência. Existem muitas dicas e truques que você pode usar para obter mais de sua atividade sem se esgotar ao longo do caminho! Vamos conferi-los.

Como Melhorar a Produtividade? 21 Dicas, Truques e Estratégias

Crie listas de tarefas melhores com o Método do Alfabeto

Em vez de descobrir o que fazer com base no seu tempo disponível, e se você mudasse sua mentalidade para o que fazer com base em suas habilidades? Isso é o que gostamos de chamar de Método do Alfabeto, que pode ser usado para ajudá-lo a focar mais de sua energia em trabalhar dentro de seus pontos fortes.

No Método do Alfabeto, é assim que você classifica seu trabalho:

• Trabalho A: Coisas em que você é bom ou nas quais perde a noção do tempo fazendo.
• Trabalho B: Coisas em que você é ok, mas não é necessariamente o melhor.
• Trabalho C: Coisas que você faz em um nível médio.
• Trabalho D: Coisas que você tem dificuldade em fazer ou tende a adiar.
• Trabalho F: Coisas em que você é ruim ou que costuma errar.

To incorporate the Alphabet Method into your everyday life, use these steps:

• Passo um: Anote todas as tarefas que você faz toda semana.
• Passo dois: Classifique suas tarefas com letras do alfabeto — de A a F.
• Passo três: Aprenda como sua equipe divide as tarefas deles com o alfabeto.
• Passo quatro: Otimize sua lista de tarefas para mais trabalhos de nível A, ajustando ou delegando trabalhos de letras inferiores entre sua equipe com esses pontos fortes ou limitando seu tempo fazendo-os.
• Passo cinco: Evite fazer o trabalho F delegando ou contratando alguém qualificado nesta área.

No final das contas, é uma mudança de mentalidade. Em vez de perguntar: “Eu tenho tempo para este trabalho?”, e se você perguntasse: “Este é o meu trabalho A?”

Veja como Vanessa Van Edwards coloca o Método do Alfabeto em ação!

Utilize o Método 5x5 com intenção adicional

O Método 5x5 é o processo de entender seus objetivos gerais e dividi-los semana a semana e dia a dia. O Método 5x5 envolve:

• Olhar para a sua semana e determinar os cinco principais objetivos que você deseja realizar.
• Identificar cinco tarefas que você deve concluir a cada dia para atingir esses cinco objetivos.

Trata-se de estreitar seu foco. No entanto, quando você adiciona o elemento de sua intenção específica às suas tarefas, obtém ainda mais benefícios!

O simples ato de anotar tarefas específicas com exatamente onde, quando e como você as realizará pode aumentar significativamente sua produtividade. Isso envolve o que os pesquisadores chamam de intenção de implementação², que é essencialmente seu plano de ação específico para atingir seu objetivo.

Por exemplo, digamos que você tenha o objetivo de escrever um livro. Para adicionar intenção ao seu objetivo, você pode dizer: “Escreverei 500 palavras (comportamento) todas as manhãs às 7h (quando) no meu escritório em casa (onde) usando o Microsoft Word com todas as outras notificações desligadas (como).”

Para ajustar suas tarefas ou itens da lista de tarefas em intenções específicas, faça a si mesmo estas perguntas:

• Qual é o comportamento/tarefa específica que farei em direção ao meu objetivo?
• Quando farei minha tarefa ou atividade específica?
• Onde farei minha tarefa ou atividade específica?
• Como farei minha tarefa ou atividade específica?

Use o diálogo interno positivo de processo

Mais do que apenas um diálogo interno positivo, o diálogo interno positivo de processo ajuda a colocar especificidade em torno do que você deseja realizar. Assim como a intenção de implementação³, adicionar especificidade pode aumentar sua motivação. Por exemplo, em vez de simplesmente dizer: “Eu consigo fazer isso!”, você pode dizer: “Eu posso realizar [objetivo] fazendo [comportamento] até [horário]! Vamos lá!”

Outras maneiras de incorporar o diálogo interno positivo em seu dia incluem:

• Visualizar-se realizando a tarefa ou alcançando seu objetivo. Como é a sensação? Seu diálogo interno positivo pode soar como: “É ótimo ver o impacto que X teve em X.”
• Usar a linguagem “se-então” para inspirar impulso. Por exemplo, você pode dizer: “Se eu conseguir terminar este projeto até o final do dia, poderei aproveitar o fim de semana prolongado sem pensar no trabalho.”

Dica Bônus: Crie um quadro de visualização (vision board) para ajudá-lo a visualizar seus objetivos e aumentar a motivação.

Divida grandes projetos em blocos de 20 minutos

Pesquisas mostram⁴ que nossos cérebros podem ficar sobrecarregados por tarefas e objetivos assustadores, muitas vezes levando à procrastinação. Para reduzir a natureza assustadora e a complexidade de grandes projetos, divida-os em tarefas menores e alcançáveis. Para fazer isso, siga estes passos:

1. Visualize seu projeto concluído. Escreva como é o sucesso, qual problema você deseja resolver e o propósito que seu projeto serve em última instância.
2. Trabalhe de trás para frente a partir de sua visão e categorize seu sucesso visualizado em “baldes” separados. Isso pode incluir ferramentas necessárias, suporte interno e externo, orçamento, etc.
3. Sob cada categoria, anote cada tarefa que levará até 20 minutos para ser concluída para atingir o objetivo da categoria.
4. Revise suas listas de tarefas e determine e priorize-as com base na urgência e importância.
5. Trace suas tarefas em um calendário dentro do seu período de prazo. Ajuste conforme necessário para levar em conta atrasos ou mudanças ao longo do caminho.

Dica Bônus: Uma maneira de superar obstáculos é fazer o mesmo exercício, exceto visualizando o pior cenário possível acontecendo no seu prazo. Imagine o dia e imagine pensar em suas tarefas. Faça perguntas como: “Com quem eu me comuniquei mal? O que faltou no orçamento? De quais ferramentas eu precisei?” Dessa forma, você pode planejar com antecedência e se sentir preparado e proativo.

Faça o time blocking no seu calendário

O time blocking (bloqueio de tempo) consiste em tratar seu tempo como um orçamento e bloquear períodos de tempo ao longo de todo o seu dia para suas atividades e prioridades. Assim como orçar seu dinheiro e dar nome a cada real, o time blocking permite que você dê intenção a cada hora do seu dia, mesmo que essa hora seja para descansar. É uma ótima maneira de entender sua verdadeira capacidade, bem como o que você pode precisar dizer não.

Existem vários aplicativos gratuitos e pagos que você pode usar para fazer o time blocking, incluindo o Google Calendar ou até mesmo um planejador diário físico. Para começar o time blocking, siga estes passos:

• Liste todas as suas prioridades e objetivos relacionados a várias áreas da sua vida, incluindo pessoal, trabalho, família, amigos, espiritual e paixão.
• Liste todas as atividades e tarefas necessárias para realizar esses objetivos e prioridades (não se esqueça de incluir descanso e diversão!).
• Classifique sua lista por importância (observe que a importância pode mudar semanalmente).
• Estime quanto tempo você precisa ou deseja dedicar a cada tarefa ou atividade semanal. Por exemplo, você pode querer dedicar 30 minutos diários para se exercitar.
• Defina um “bloco de compromisso” prioritário por uma a duas horas todos os dias da semana quando você se sentir mais focado ou energizado.
• Nomeie seus blocos de compromisso prioritários com as atividades ou tarefas no topo da sua lista.
• Preencha o resto da sua semana durante todas as suas horas de vigília com o resto das suas atividades. Certifique-se de incluir deslocamentos, alimentação e pausas, não apenas as coisas do trabalho! Seus blocos de tempo podem variar de 15 minutos a 1 hora — mas tente manter esses blocos focados em uma ou duas atividades específicas por vez.

Quando você terminar de bloquear o tempo no seu calendário, ele deve estar cheio de todas as coisas para as quais você orçou tempo. Ao bloquear seu tempo, você deve sentir uma sensação de liberdade para se concentrar no que é mais importante.

Truques de produtividade como o time blocking são uma ótima maneira de melhorar seu desempenho. Confira este recurso para mais dicas sobre como melhorar seu desempenho!

Evite a alternância de tarefas e a mudança de contexto (multitarefa)

Você sabia? A multitarefa, ou o que pode ser melhor referido como alternância de tarefas ou mudança de contexto, pode reduzir sua produtividade em 40%⁵! Acontece que o que se pensava ser um truque de produtividade na verdade não está ajudando você a avançar as coisas mais rápido, especialmente quando você está tentando fazer um trabalho focado.

Isso não quer dizer que algumas atividades relativamente “automáticas” não possam ser feitas em conjunto com outras, como ouvir um podcast enquanto dirige para o trabalho, por exemplo. Mas se você está tentando realizar um trabalho focado e avançar, é melhor evitar a multitarefa.

Bloquear seu calendário é apenas uma ótima maneira de evitar a alternância de tarefas, mas existem outros truques que você também pode tentar. Aqui estão alguns outros:

• Mantenha seu telefone em outro cômodo durante o trabalho focado ou desligue as notificações. Ao reduzir o número de vezes que você verifica seu telefone enquanto tenta se concentrar, você pode economizar horas perdidas em distração!
• Defina um bloco de tempo específico para responder a e-mails e feche seu aplicativo de e-mail ou notificações quando seu tempo não for dedicado ao e-mail.
• Configure dois usuários no seu computador — um para o trabalho e outro para o lazer. Dessa forma, você se permite acessar apenas seus aplicativos de trabalho durante o trabalho e seus aplicativos de diversão durante o lazer.
• Estabeleça controles parentais para si mesmo. Existem aplicativos ou sites que você se sente tentado a visitar durante o dia de trabalho quando está distraído? Use controles parentais para mantê-lo focado e fora das redes sociais ou de certos sites de compras que você gosta de navegar.
• Utilize um cronômetro para sprints de trabalho focado. Precisa terminar um e-mail para um cliente importante que você está adiando? Defina um tempo para um sprint de 20 minutos focado exclusivamente em um objetivo específico. Isso é essencialmente o método Pomodoro em ação. Ter a pressão externa do cronômetro pode ser motivador!

Crie um ambiente livre de distrações

Aumentar sua eficiência inclui mais do que configurar truques para evitar a alternância de tarefas e a multitarefa. Também inclui criar e trabalhar em um ambiente onde você possa fazer o seu melhor trabalho.

É útil configurar sua área de trabalho, tela inicial e mesa, tornando as funções, aplicativos e ferramentas que você usa com frequência mais acessíveis. Você nunca quer entrar em uma sala e se perguntar por que ou como chegou lá. O mesmo vale para seus aplicativos e arquivos. Por exemplo, se o QuickBooks é o seu programa preferido todos os dias, certifique-se de que ele não esteja enterrado sob vários cliques e pastas, desperdiçando seu tempo valioso. Ou, se você consulta um planejador físico regularmente, mantenha-o por perto.

Algumas ideias adicionais para reduzir distrações incluem:

• Tocar música de foco profundo ou sons calmantes. Se você pesquisar “Focus Music” online, existem muitos canais do YouTube e aplicativos que oferecem horas de música e sons de foco para ajudá-lo a se concentrar. Alguns incluem sons da floresta ou do oceano⁶, enquanto outros oferecem música clássica suave. (Aviso: Música e sons calmantes não ajudam todos a se concentrar. Para alguns, pode ser uma distração, enquanto para outros, pode auxiliar na memória e cognição⁷.)
• Remover a bagunça do seu espaço de trabalho (tanto na sua mesa física quanto na área de trabalho do computador).
• Trabalhar em um espaço que impulsione o foco. Para extrovertidos que trabalham melhor no murmúrio do ruído, isso pode ser uma cafeteria local. Para introvertidos, isso pode ser em uma sala silenciosa em sua casa.

Otimize seus arquivos de trabalho para máxima eficiência

De acordo com uma pesquisa com funcionários de escritório⁸, 57% dizem que encontrar arquivos é um de seus três principais problemas! Portanto, um dos melhores lugares para maximizar a eficiência e a produtividade é organizar seus arquivos físicos e digitais para tornar as coisas facilmente acessíveis sempre que necessário. Trata-se de ser gentil com o seu “eu” do futuro!

Para organizar seus arquivos de papel físicos, siga estes passos:

• Crie um local designado para sua caixa de entrada. É aqui que você receberá e classificará os papéis.
• Revise sua caixa de entrada diariamente para determinar o que precisa de atenção e classifique-os por urgência — fazer esta semana, este mês ou a definir (TBD). Em seguida, jogue fora o que não for importante.
• Arquive quaisquer papéis que sejam importantes, mas que não exijam necessariamente ação.
• Crie três pastas de ação para coisas que você deve fazer esta semana, este mês ou a definir. (Também pode ser útil anotar esses itens de ação em uma lista de tarefas digital ou física, além de tê-los arquivados.)
• Revise seus itens de ação diariamente e mude os itens conforme necessário. Depois de concluir uma ação, mova-a para uma pasta de arquivo ou descarte-a.

Para organizar seus arquivos digitais, siga estes passos:

• Exclua o que você não precisa mais ou arquive arquivos que você precisa, mas não precisa acessar regularmente.
• Decida como você deseja nomear suas pastas principais e subpastas. Isso pode incluir informações úteis como departamentos, projetos, clientes, datas, etc. Por exemplo, o nome da sua pasta principal pode ser o nome de um departamento, que pode incluir subpastas para cada cliente.
• Decida sobre uma convenção consistente de nomenclatura de arquivos. Lembre-se, você quer facilitar para o seu “eu” do futuro encontrar itens mais tarde. Por exemplo, você pode nomear seus arquivos assim: Cliente_Projeto_MM-AA_V1.
• Escolha uma convenção de nomenclatura consistente que você possa lembrar para várias iterações de seus itens. Por exemplo, você pode usar V1 para “versão 1” ou “Rascunho” para identificar o estágio em que se encontra e, posteriormente, adicionar “FINAL” quando a versão estiver concluída.

Nota especial para equipes: Se você trabalha em equipe, precisará de um sistema que funcione para todos. Portanto, certifique-se de trabalhar com outras pessoas para criar um sistema que faça sentido. Existem muitas maneiras de organizar seus arquivos. O importante é que você encontre algo que funcione melhor para você!

Projete seu escritório para despertar motivação

Quer você trabalhe em casa, em um escritório corporativo, em uma sala executiva, cubículo ou espaço aberto, um espaço de trabalho bem projetado prepara o terreno para fazer o seu melhor trabalho. Não se trata apenas de aparência. Trata-se também de melhorar a funcionalidade e a produtividade.

Quando você considera os vários fatores que compõem um bom design de escritório, sua criatividade aumenta junto com sua satisfação no trabalho. Elementos que você deve considerar no design do seu escritório incluem:

• Cores: A psicologia das cores indica que as cores influenciam seu humor. Por exemplo, o azul pode ajudá-lo a se sentir calmo e seguro.
• Natureza: A exposição à natureza e às plantas aumenta a produtividade em 15%¹.
• Organização: Ser organizado² reduz o estresse, a depressão e a procrastinação.
• Conforto: A motivação e o moral³ aumentam quando você se sente confortável.

Confira nosso artigo sobre ideias e dicas de design de escritório que podem ajudar seu escritório a brilhar!

Faça uma pausa estratégica no “espaço em branco”

Juliet Funt, que dedicou seu trabalho a capacitar líderes a utilizar o poder do espaço em branco (white space), define o espaço em branco como uma pausa estratégica entre as atividades. Trata-se de ser atencioso com seu trabalho, em vez de correr na roda de hamster da ocupação improdutiva, que muitas vezes leva ao esgotamento.

O que torna o espaço em branco diferente da meditação e do mindfulness é que não há regras envolvidas. Os benefícios incluem a capacidade de recuperar o controle e reivindicar sua criatividade com espaço para pensar.

Em seu trabalho, Juliet identifica dois tipos de espaço em branco:

• Espaço em branco recuperativo: Fazer uma pausa mental.
• Espaço em branco construtivo: Pensar sobre estratégia, ideias, etc.

Para incorporar o espaço em branco no seu dia, adicione pausas intencionais de 30 segundos a 10 minutos entre as atividades. Deixe sua mente sossegar. Você pode fechar os olhos, respirar fundo ou dar uma volta no quarteirão. Então, você pode se perguntar coisas como: “Como eu estou realmente? Qual é o melhor resultado de X?” Ou você pode simplesmente seguir um fio de pensamento para refletir sobre sua última ou próxima tarefa. Seja o que for, faça essas pausas ao longo do dia para manter sua mente fresca e alerta.

Construa uma rotina em torno da sua energia

De acordo com pesquisas, os hormônios de que precisamos para nos sentirmos produtivos são liberados com base nos ritmos circadianos — os ciclos naturais pelos quais nossos corpos passam para realizar as funções diárias. Isso significa que provavelmente estamos mais alertas durante as primeiras horas após acordar.

O que isso significa para você? Que tipo de atividades você está fazendo quando seu cérebro está mais alerta? Você está focado em suas principais prioridades ou está desperdiçando sua energia em tarefas de baixa prioridade? Considere mudar sua agenda ou rotina com base nos horários do dia em que você se sente mais energizado!

Dica de Especialista: Considere agendar brainstormings ou grandes decisões pela manhã. Por quê? Existe um fenômeno interessante chamado “efeito da moralidade matinal,⁹” onde as pessoas tendem a ter mais consciência moral e autocontrole pela manhã. Dito isso, talvez devêssemos fazer julgamentos mais éticos e estratégicos pela manhã, enquanto nossa consciência moral está no auge!

Cuide de si mesmo

Qualquer que seja sua profissão, se você não cuidar de si mesmo, terá dificuldade em ser produtivo. Se o seu açúcar no sangue estiver baixo, por exemplo, você pode ficar mais irritável e se sentir frustrado quando não tiver motivação para cumprir sua lista de tarefas.

Se você está se sentindo improdutivo, pode não ter nada a ver com suas habilidades ou pontos fortes. Pode ser porque você se sente cansado, com fome, inseguro, desconectado ou triste.

Passo de Ação: Pergunte a si mesmo do que você precisa agora e cuide disso. Quando se sentir esgotado, preste atenção ao seu corpo, emoções e pensamentos. Como você descobre do que precisa?

Comece com a hierarquia de necessidades de Maslow¹⁰ e passe por uma lista de verificação.

• Fisiológico: Você está com fome? Com sede? Cansado? Com frio?
• Segurança: Você está seguro?
• Pertencimento/Amor: Você está sozinho? Desconectado?
• Estima: Você está dando passos em direção aos seus objetivos?
• Autorrealização: Você está realizado?

Atenção: Em alguns casos, sua falta de produtividade e motivação pode originar-se de um problema muito mais profundo, como depressão ou ansiedade. Se você estiver lutando com qualquer um desses problemas e não souber a quem recorrer, confira a lista útil de terapeutas da Mental Health America.

Mantenha-se inspirado com o seu porquê

A inspiração é uma ótima maneira de se manter motivado e produtivo. Ao lembrar por que você faz o que faz, você pode descobrir a motivação intrínseca que o mantém seguindo em frente. Um de nossos pensadores favoritos sobre este tópico é o autor de best-sellers e palestrante Simon Sinek.

Neste vídeo, ele descreve uma maneira simples de descobrir o seu porquê, que inclui perguntar a um amigo que você ama: “Por que somos amigos?” Através de um pouco de investigação, Simon sugere que você provavelmente descobrirá em breve o seu porquê — a coisa que faz de você quem você é e a coisa que você dá ao mundo. Confira!

Diga não ou delegue

Uma estratégia subestimada para se tornar mais produtivo é aprender a dizer não. Aqueles que gostam da energia de estarem ocupados e de agradar aos outros acham mais difícil dizer não do que os outros, mas o que eles podem não perceber é que isso está prejudicando sua capacidade de serem mais produtivos, o que pode parecer contra-intuitivo.

Aqui está o que acontece quando você diz sim demais¹¹:

• Você se compromete demais com coisas que talvez não consiga realizar.
• Você cai na armadilha da alternância de tarefas e da multitarefa porque está tentando fazer muitas coisas simultaneamente.
• Você perde oportunidades focadas que seriam mais adequadas às suas habilidades.
• As pessoas acabam parando de pedir seu apoio porque você parece ocupado demais para elas ou apressou projetos para elas no passado.

Dizer não ou delegar trabalho pode ajudá-lo a se concentrar em trabalhar dentro de seus pontos fortes e, por fim, ser mais produtivo. Aqui estão algumas maneiras de determinar se dizer não é a escolha certa¹².

• Considere se a tarefa ou projeto se alinha com seus objetivos ou pontos fortes.
• Considere se é um projeto com o qual você gostaria de aprender.
• Considere se os benefícios a longo prazo se alinham com seus objetivos futuros.
• Considere o cronograma do projeto e se ele pode tirar o foco de algo com prioridade maior. Talvez este projeto possa ser feito mais tarde?
• Considere o impacto que o projeto ou o relacionamento pode ter em sua carreira.

Dica de Especialista: Se você trabalha para outra pessoa, tenha conversas abertas e honestas sobre isso! No final das contas, quando ambos estão alinhados sobre os pontos fortes e as habilidades que você traz para a mesa e para a equipe, vocês podem aumentar a produtividade na sua equipe como um todo.

Ganhe foco com a regra 80/20

A regra 80/20, também conhecida como o Princípio de Pareto, sugere que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Em última análise, isso significa alavancar seu foco em atividades que produzem o resultado mais significativo. Ninguém pode fazer tudo, então esta é uma maneira útil de focar e progredir.

“Se tudo é importante, então nada é.”

— Patrick Lencioni

Para incorporar a regra 80/20 em sua vida, tente algumas destas ideias:

• Reduza a sensação de sobrecarga cortando ou reduzindo seus objetivos em 80% para se concentrar nos resultados mais alcançáveis. Por exemplo, se você quiser reformar sua casa, concentre-se em um banheiro primeiro.
• Use o tempo mais produtivo do seu dia para se concentrar nos 20% principais de suas prioridades. Por exemplo, se você é uma pessoa matinal, execute suas principais prioridades pela manhã.
• Gaste pelo menos 20% do seu tempo planejando seu projeto e 80% na execução. Isso ajuda você a esclarecer o que está tentando alcançar, ganhar tração e focar no que é importante.

Aproveite a tecnologia para eficiência e automação

Existem centenas de aplicativos e ferramentas tecnológicas projetadas para adicionar eficiência e automação ao seu dia para melhorar a produtividade. É difícil nomear todos, mas aqui estão algumas áreas para considerar a automação e algumas ferramentas favoritas dos líderes que você pode experimentar!

• Assistência Virtual: Upwork, Fiverr, Belay, Time, etc
• Gestão de Projetos: ClickUp, Asana, Trello
• Listas de tarefas: Todoist, Google Tasks, TickTick
• Calendários: Google Calendar, Outlook, Fantastical, Apple Calendar
• CRM/Bancos de dados: HubSpot, Zoho, Salesforce
• E-mail: ActiveCampaign, Mailchimp
• Comunicação: Slack, Zoom, Teams, Calendly
• Folha de Pagamento: Gusto, Paychex, Quickbooks Payroll
• Design: Canva, Adobe Express
• Trabalho Autônomo: Bonsai, HoneyBook, FreshBooks
• IA: ChatGPT, Jasper, Pictory, Grammarly

Aprenda atalhos de teclado

Os atalhos de teclado, uma vez aprendidos, podem economizar muito tempo a longo prazo. Existem toneladas de atalhos que você pode usar, incluindo vários atalhos de aplicativos. Aqui estão apenas alguns dos mais úteis para você começar, caso seja novo neles!

• Copiar: Ctrl/Command + C
• Colar: Ctrl/Command + V
• Recortar: Ctrl/Command + X
• Localizar: Ctrl/Command + F
• Abrir Novo: Ctrl/Command + N
• Salvar: Ctrl/Command + S
• Imprimir: Ctrl/Command + P
• Desfazer: Ctrl/Command + Z

Dica de Especialista: Junto com os atalhos, elimine o trabalho braçal de digitar as mesmas coisas repetitivas repetidamente com uma ferramenta como o textexpander. Simplificando, você pode digitar um atalho como “meet1” e a ferramenta escreverá um modelo como: “Foi um prazer conhecê-lo no evento de networking! Foi uma honra e estou feliz por termos nos conectado. Caso tenha perdido, aqui está meu perfil no LinkedIn: [link]. Vamos conversar em breve!” Use isso para e-mails, e-mails de prospecção e reuniões.

Utilize o poder dos cochilos

A fadiga e a exaustão são assassinas da produtividade¹³. Tentar realizar seus objetivos enquanto está cansado provavelmente levará mais tempo e pode até colocar você e outros em risco. Dormir o suficiente durante a semana e tirar um cochilo ocasional pode ser exatamente o que você precisa para um aumento de produtividade.

Aqui estão os diferentes tipos de cochilo que você pode tentar, junto com seus benefícios:

• Cochilo de 10 a 20 minutos: dá um impulso de energia (power boost).
• Cochilo de 30 minutos: elimina a sonolência.
• Cochilo de 60 minutos: ajuda a processar ideias e melhorar a memória.
• Cochilo de 90 minutos: ajuda você a passar por um ciclo REM para se recuperar da falta de sono.

Crie uma lista de pausas para recarregar

Listas de tarefas são ótimas, mas não vamos esquecer o poder de fazer uma pausa para resetar e recarregar! Que tal uma lista de pausas para recarregar?! Ao adicionar um elemento de diversão (dopamina) ou exercício (endorfinas), você pode aumentar sua produtividade quando voltar à sua lista de tarefas.

Aqui estão algumas ideias que você pode adicionar à sua lista de pausas para recarregar:

• Dê uma caminhada enquanto ouve sua música ou podcast favorito.
• Faça algum exercício com uma corrida rápida, ioga ou polichinelos.
• Tenha um almoço de risadas e assista a alguns vídeos engraçados no YouTube.
• Chame um colega ou amigo e jogue um jogo divertido.
• Pinte ou desenhe para fazer sua criatividade fluir.
• Leia um livro que lhe traga alegria ou energia.

Aprenda a ser um leitor dinâmico

A leitura dinâmica é um truque de economia de tempo que vale a pena aprender para aumentar a eficiência do seu dia. Em nosso artigo sobre leitura dinâmica, Vanessa Van Edwards destaca quatro estratégias principais que ela usa pessoalmente para ler mais rápido e reter mais.

• Procure por palavras-chave: Não soletre cada letra. Escaneie o conteúdo para notar o que se destaca.
• Pule para frente: Leia a primeira e a última frase de um parágrafo para entender o conteúdo mais rápido.
• Torne-o relacionável: Para lembrar o que leu, relacione-o a algo que você já conhece.
• Tome notas: Lembre-se do que leu anotando palavras-chave e tópicos e resumindo as informações para que possa memorizá-las.

Experimente o segredo mais bem guardado da produtividade: mascar chiclete!

Em nosso laboratório de ciências, verificamos a ciência de mascar chiclete e descobrimos alguns fatos interessantes sobre isso que podem ajudar a aumentar sua produtividade. Quem diria?!

• Mascar chiclete melhora suas habilidades cognitivas¹⁴ ao estimular o cérebro, permitindo que você pense em problemas complexos.
• Mascar chiclete ajuda a manter seu corpo alerta¹⁵ e, coincidentemente, menos sonolento e menos estressado.
• Mascar chiclete também pode torná-lo mais carismático! Neste experimento divertido da empresa de chicletes Beldent, gêmeos foram avaliados quanto à percepção da popularidade de cada um. Adivinha quem foi avaliado de forma mais positiva por uma taxa de 73%?! O gêmeo que estava mascando chiclete!

Principais Conclusões sobre Produtividade

Em resumo, tome nota destas estratégias principais para se tornar mais produtivo:

• Gaste tempo focando em objetivos e tarefas que aproveitem seus pontos fortes.
• Adicione foco às suas tarefas com uma intenção específica.
• Use o time blocking e a divisão de projetos em partes para maximizar seu tempo.
• Evite a alternância de tarefas e limite suas distrações.
• Otimize seus arquivos de trabalho para máxima eficiência.
• Projete seu escritório para despertar motivação.
• Mantenha-se inspirado e descansado com pausas, autocuidado e lembretes sobre o seu porquê.
• Crie limites para esclarecer as coisas às quais você deve dizer não ou delegar.
• Aproveite a tecnologia para eficiência e automação.

Se você trabalha em casa, confira nosso artigo Como Trabalhar em Casa com Sucesso em 7 Passos para ainda mais ideias!

Referências

Footnotes (15)

1. gallup.com. ↩ ↩²

2. sciencedirect.com ↩ ↩²

3. sciencedirect.com ↩ ↩²

4. sciencedirect.com ↩

5. apa.org ↩

6. sciencedirect.com ↩

7. med.stanford.edu ↩

8. elastic.co ↩

9. pubmed.ncbi.nlm.nih.gov ↩

10. https://en.wikipedia.org/wiki/Maslow’s_hierarchy_of_needs ↩

11. ncbi.nlm.nih.gov ↩

12. ncbi.nlm.nih.gov ↩

13. sciencedirect.com ↩

14. ncbi.nlm.nih.gov ↩

15. ncbi.nlm.nih.gov ↩