21 consejos, trucos y estrategias de productividad para una máxima concentración

¡Fortalece tu músculo de la productividad y haz más de lo que amas!

¿Sabías que? Los empleados descomprometidos le cuestan al mundo 7,8 billones de dólares en pérdida de productividad¹.

¡Esa es una cifra enorme! Además, solo el 21% de los empleados del mundo estaban comprometidos en el trabajo en 2021. El compromiso impacta la productividad, y la productividad impacta lo que podemos lograr.

Si estás buscando formas de aumentar tu productividad y compromiso, ¡has llegado al lugar correcto! Ya sea que trabajes de forma remota, en un contexto híbrido o presencial, aquí hay algo para todos.

En este artículo, veremos 21 consejos, trucos y estrategias respaldados por la ciencia que puedes implementar para fortalecer tu músculo de la productividad y hacer más de lo que amas.

¿Qué es la productividad? (Definición)

La productividad implica la medición de los resultados (output) frente a la medición de los recursos o insumos (input). Esto significa que si puedes aumentar tus resultados en relación con tus recursos, puedes aumentar tu productividad.

Para poner el concepto en términos prácticos, si quieres producir más productos para vender, necesitarás aumentar tu productividad considerando el costo de los suministros, la eficiencia de las herramientas, tu nivel de habilidad y el tiempo que lleva crear el producto. Cuando el resultado de los productos creados y vendidos supera los recursos invertidos en la creación y venta del producto, finalmente aumentas la productividad.

Por supuesto, hay muchos factores involucrados en la mejora de tu productividad, incluyendo la motivación, el compromiso, el autocuidado y la competencia. ¡Hay muchos consejos y trucos que puedes usar para sacar más provecho de tu actividad sin agotarte en el camino! Vamos a verlos.

¿Cómo mejorar la productividad? 21 consejos, trucos y estrategias

Crea mejores listas de tareas con el Método del Alfabeto

En lugar de decidir qué hacer basándote en tu tiempo disponible, ¿qué pasaría si cambiaras tu mentalidad a qué hacer basándote en tus habilidades? Esto es lo que nos gusta llamar el Método del Alfabeto, que puede usarse para ayudarte a enfocar más tu energía en trabajar dentro de tus fortalezas.

En el Método del Alfabeto, así es como clasificas tu trabajo:

• Trabajo A: Cosas en las que eres bueno o en las que pierdes la noción del tiempo haciéndolas.
• Trabajo B: Cosas en las que eres aceptable pero no necesariamente el mejor.
• Trabajo C: Cosas que haces a un nivel promedio.
• Trabajo D: Cosas que te cuesta hacer o que tiendes a posponer.
• Trabajo F: Cosas en las que eres malo o que a menudo te salen mal.

Para incorporar el Método del Alfabeto en tu vida diaria, sigue estos pasos:

• Paso uno: Anota todas las tareas que haces cada semana.
• Paso dos: Clasifica tus tareas con letras del alfabeto, de la A a la F.
• Paso tres: Aprende cómo tu equipo desglosa sus tareas con el alfabeto.
• Paso cuatro: Optimiza tu lista de tareas para tener más trabajo de nivel A ajustando o delegando el trabajo de letras inferiores entre los miembros del equipo con esas fortalezas o limitando el tiempo que pasas haciéndolo.
• Paso cinco: Evita hacer trabajo F delegándolo o contratando a alguien capacitado en esa área.

En última instancia, es un cambio de mentalidad. En lugar de preguntar: “¿Tengo tiempo para este trabajo?”, ¿qué pasaría si preguntaras: “¿Es este mi trabajo A?”?

¡Mira cómo Vanessa Van Edwards pone en acción el Método del Alfabeto!

Utiliza el Método 5x5 con intención añadida

El Método 5x5 es el proceso de comprender tus objetivos generales y desglosarlos semana a semana y día a día. El Método 5x5 implica:

• Mirar tu semana y determinar los cinco objetivos principales que quieres lograr.
• Identificar cinco tareas que debes completar cada día para cumplir esos cinco objetivos.

Se trata de estrechar tu enfoque. Sin embargo, cuando añades el elemento de tu intención específica a tus tareas, ¡obtienes aún más beneficios!

El simple acto de anotar tareas específicas con exactamente dónde, cuándo y cómo las llevarás a cabo puede aumentar significativamente tu productividad. Esto implica lo que los investigadores llaman intención de implementación², que es esencialmente tu plan de acción específico para alcanzar tu objetivo.

Por ejemplo, supongamos que tienes el objetivo de escribir un libro. Para añadir intención a tu objetivo, puedes decir: “Escribiré 500 palabras (comportamiento) cada mañana a las 7 a.m. (cuándo) desde mi oficina en casa (dónde) usando Microsoft Word con todas las demás notificaciones desactivadas (cómo)”.

Para ajustar tus tareas o elementos de la lista de tareas en intenciones específicas, hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el comportamiento/tarea específica que haré para alcanzar mi objetivo?
• ¿Cuándo haré mi tarea o actividad específica?
• ¿Dónde haré mi tarea o actividad específica?
• ¿Cómo haré mi tarea o actividad específica?

Usa el diálogo interno positivo sobre el proceso

Más que un simple diálogo interno positivo, el diálogo interno positivo sobre el proceso ayuda a poner especificidad en lo que quieres lograr. Al igual que la intención de implementación³, añadir especificidad puede aumentar tu motivación. Por ejemplo, en lugar de simplemente decir: “¡Puedo hacerlo!”, podrías decir: “¡Puedo lograr [objetivo] haciendo [comportamiento] para las [hora]! ¡Vamos!”.

Otras formas de incorporar el diálogo interno positivo en tu día incluyen:

• Visualizarte completando la tarea o logrando tu objetivo. ¿Cómo se siente? Tu diálogo interno positivo podría sonar como: “Se siente genial ver el impacto que X tuvo en X”.
• Usar el lenguaje “si-entonces” para inspirar impulso. Por ejemplo, podrías decir: “Si puedo terminar este proyecto para el final del día, podré disfrutar del fin de semana largo sin pensar en el trabajo”.

Consejo adicional: Crea un tablero de visión (vision board) para ayudarte a visualizar tus metas y aumentar la motivación.

Desglosa los proyectos grandes en bloques de 20 minutos

La investigación muestra⁴ que nuestros cerebros pueden sentirse abrumados por tareas y metas desalentadoras, lo que a menudo conduce a la procrastinación. Para reducir la naturaleza desalentadora y la complejidad de los proyectos grandes, divídelos en tareas más pequeñas y alcanzables. Para hacer esto, sigue estos pasos:

1. Visualiza tu proyecto terminado. Escribe cómo se ve el éxito, qué problema quieres resolver y el propósito que finalmente cumple tu proyecto.
2. Trabaja hacia atrás desde tu visión y categoriza el éxito visualizado en diferentes grupos. Esto podría incluir herramientas necesarias, apoyo interno y externo, presupuesto, etc.
3. Bajo cada categoría, anota cada tarea que tomará hasta 20 minutos completar para alcanzar el objetivo de la categoría.
4. Revisa tus listas de tareas y determínalas y priorízalas basándote en la urgencia e importancia.
5. Traza tus tareas en un calendario dentro de tu período de fecha límite. Ajusta según sea necesario para tener en cuenta retrasos o cambios en el camino.

Consejo adicional: Una forma de superar los obstáculos es hacer el mismo ejercicio, excepto visualizando el peor escenario posible ocurriendo para tu fecha límite. Imagina el día e imagina pensar en tus tareas. Haz preguntas como: “¿Con quién me comuniqué mal? ¿Qué faltaba en el presupuesto? ¿Qué herramientas necesitaba?”. De esta manera, puedes planificar con anticipación y sentirte preparado y proactivo.

Bloquea el tiempo en tu calendario (Time blocking)

El bloqueo de tiempo consiste en tratar tu tiempo como un presupuesto y bloquear períodos de tiempo a lo largo de todo el día para tus actividades y prioridades. Al igual que presupuestar tu dinero y nombrar cada dólar, el bloqueo de tiempo te permite dar intención a cada hora de tu día, incluso si esa hora es para descansar. Es una excelente manera de entender tu verdadera capacidad, así como a qué podrías necesitar decir que no.

Hay varias aplicaciones gratuitas y de pago que puedes usar para bloquear el tiempo, incluyendo Google Calendar o incluso una agenda física diaria. Para empezar a bloquear el tiempo, sigue estos pasos:

• Enumera todas tus prioridades y metas relacionadas con diversas áreas de tu vida, incluyendo lo personal, el trabajo, la familia, los amigos, lo espiritual y las pasiones.
• Enumera todas las actividades y tareas necesarias para lograr esas metas y prioridades (¡no olvides incluir el descanso y la diversión!).
• Clasifica tu lista por importancia (ten en cuenta que la importancia puede cambiar semanalmente).
• Estima cuánto tiempo necesitas o quieres dedicar a cada tarea o actividad semanal. Por ejemplo, podrías querer dedicar 30 minutos diarios a hacer ejercicio.
• Establece un “bloque de cita” de prioridad de una a dos horas cada día de la semana cuando te sientas más enfocado o con más energía.
• Nombra tus bloques de citas de prioridad con las actividades o tareas que están al principio de tu lista.
• Completa el resto de tu semana durante todas tus horas de vigilia con el resto de tus actividades. ¡Asegúrate de incluir traslados, comidas y descansos, no solo tus cosas de trabajo! Tus bloques de tiempo pueden variar de 15 minutos a 1 hora, pero intenta mantener estos bloques enfocados en una o dos actividades específicas a la vez.

Para cuando termines de bloquear el tiempo en tu calendario, este debería estar lleno de todas las cosas para las que has presupuestado tiempo. Al bloquear tu tiempo, deberías sentir una sensación de libertad para enfocarte en lo que es más importante.

Los trucos de productividad como el bloqueo de tiempo son una excelente manera de mejorar tu rendimiento. ¡Consulta este recurso para obtener más consejos sobre cómo mejorar tu rendimiento!

Evita el cambio de tareas y el cambio de contexto (multitarea)

¿Sabías que? La multitarea, o lo que mejor podría llamarse cambio de tareas o cambio de contexto, ¡puede reducir tu productividad en un 40%⁵! Resulta que lo que se pensaba que era un truco de productividad en realidad no te ayuda a avanzar más rápido, especialmente cuando intentas hacer un trabajo enfocado.

Esto no quiere decir que algunas actividades relativamente “automáticas” no puedan hacerse en conjunto con otras, como escuchar un podcast mientras conduces al trabajo, por ejemplo. Pero si estás tratando de realizar un trabajo enfocado y avanzar, es mejor evitar la multitarea.

Bloquear tu calendario es solo una excelente manera de evitar el cambio de tareas, pero hay otros trucos que también puedes probar. Aquí hay algunos otros:

• Mantén tu teléfono en otra habitación durante el trabajo enfocado o apaga las notificaciones. ¡Al reducir la cantidad de veces que revisas tu teléfono mientras intentas concentrarte, puedes ahorrar horas perdidas en distracciones!
• Establece un bloque de tiempo específico para responder correos electrónicos y cierra tu aplicación de correo o notificaciones cuando tu tiempo no esté dedicado al correo electrónico.
• Configura dos usuarios en tu computadora: uno para el trabajo y otro para el ocio. De esta manera, te permites acceder solo a tus aplicaciones de trabajo durante el trabajo y a tus aplicaciones de diversión durante el ocio.
• Establece controles parentales para ti mismo. ¿Hay aplicaciones o sitios web a los que te sientes tentado a ir durante tu jornada laboral cuando estás distraído? Usa controles parentales para mantenerte enfocado y fuera de las redes sociales o ciertos sitios de compras que te gusta navegar.
• Utiliza un temporizador para sesiones cortas de trabajo enfocado. ¿Necesitas redactar un correo electrónico para un cliente importante que has estado posponiendo? Establece un tiempo para una sesión de 20 minutos enfocada únicamente en ese objetivo específico. Esto es esencialmente el método Pomodoro en acción. ¡Tener la presión externa del temporizador puede ser motivador!

Crea un entorno libre de distracciones

Aumentar tu eficiencia incluye más que configurar trucos para evitar el cambio de tareas y la multitarea. También incluye crear y trabajar en un entorno donde puedas hacer tu mejor trabajo.

Es útil configurar tu escritorio, pantalla de inicio y mesa de trabajo, haciendo que las funciones, aplicaciones y herramientas que usas a menudo sean más accesibles. Nunca querrás entrar en una habitación y preguntarte por qué o cómo llegaste allí. Lo mismo ocurre con tus aplicaciones y archivos. Por ejemplo, si QuickBooks es tu programa de cabecera todos los días, asegúrate de que no esté enterrado bajo múltiples clics y carpetas, desperdiciando tu valioso tiempo. O, si consultas una agenda física regularmente, mantenla cerca.

Algunas ideas adicionales para reducir distracciones incluyen:

• Poner música de concentración profunda o sonidos relajantes. Si buscas “Música para concentrarse” en línea, hay muchos canales de YouTube y aplicaciones que ofrecen horas de música y sonidos para ayudarte a enfocarte. Algunos incluyen sonidos del bosque o del océano⁶, mientras que otros ofrecen música clásica suave. (Advertencia: La música y los sonidos relajantes no ayudan a todos a concentrarse. Para algunos, puede ser una distracción, mientras que para otros, puede ayudar en la memoria y la cognición⁷).
• Eliminar el desorden de tu espacio de trabajo (tanto en tu escritorio físico como en el de tu computadora).
• Trabajar en un espacio que impulse la concentración. Para los extrovertidos que trabajan mejor con el murmullo del ruido, esto puede ser una cafetería local. Para los introvertidos, esto puede ser en una habitación tranquila en su casa.

Optimiza tus archivos de trabajo para la máxima eficiencia

Según una encuesta a trabajadores de oficina⁸, ¡el 57% dice que encontrar archivos es uno de sus tres problemas principales! Por lo tanto, uno de los mejores lugares para maximizar la eficiencia y la productividad es organizar tus archivos físicos y digitales para que las cosas sean fácilmente accesibles cuando sea necesario. ¡Se trata de ser amable con tu “yo” del futuro!

Para organizar tus archivos de papel físicos, sigue estos pasos:

• Crea un lugar designado para tu bandeja de entrada. Aquí es donde recibirás y clasificarás los papeles.
• Revisa tu bandeja de entrada diariamente para determinar qué necesita atención y clasifícalos por urgencia: hacer esta semana, este mes o por determinar (TBD). Luego tira lo que no sea importante.
• Archiva cualquier papel que sea importante pero que no requiera necesariamente una acción.
• Crea tres carpetas de acción para las cosas que debes hacer esta semana, este mes o TBD. (También puede ser útil anotar estos elementos de acción en una lista de tareas digital o física además de tenerlos archivados).
• Revisa tus elementos de acción diariamente y cámbialos según sea necesario. Una vez que hayas completado una acción, muévela a una carpeta de archivo o deséchala.

Para organizar tus archivos digitales, sigue estos pasos:

• Elimina lo que ya no necesites o archiva los archivos que necesites pero a los que no necesites acceder regularmente.
• Decide cómo quieres nombrar tus carpetas principales y subcarpetas. Esto podría incluir información útil como departamentos, proyectos, clientes, fechas, etc. Por ejemplo, el nombre de tu carpeta principal podría ser el nombre de un departamento, que puede incluir subcarpetas para cada cliente.
• Decide una convención de nomenclatura de archivos consistente. Recuerda, quieres facilitarle a tu “yo” del futuro la búsqueda de elementos más tarde. Por ejemplo, podrías nombrar tus archivos así: Cliente_Proyecto_MM-AA_V1.
• Elige una convención de nomenclatura consistente que puedas recordar para varias iteraciones de tus elementos. Por ejemplo, podrías usar V1 para “versión 1” o “Borrador” para identificar la etapa en la que se encuentra y luego añadir “FINAL” cuando la versión esté completa.

Nota especial para equipos: Si trabajas en un equipo, necesitarás un sistema que funcione para todos. Así que asegúrate de trabajar con otros para crear un sistema que tenga sentido. Hay muchas formas de organizar tus archivos. ¡Lo importante es que encuentres algo que funcione mejor para ti!

Diseña tu oficina para despertar la motivación

Ya sea que trabajes desde casa, en una oficina corporativa, en una suite ejecutiva, en un cubículo o en un espacio abierto, un espacio de trabajo bien diseñado prepara el escenario para hacer tu mejor trabajo. No se trata solo de la apariencia. Se trata también de mejorar la funcionalidad y la productividad.

Cuando consideras los diversos factores que intervienen en un buen diseño de oficina, tu creatividad aumenta junto con tu satisfacción laboral. Los elementos que quieres considerar en el diseño de tu oficina incluyen:

• Colores: La psicología del color indica que los colores influyen en tu estado de ánimo. Por ejemplo, el azul puede ayudarte a sentirte tranquilo y seguro.
• Naturaleza: La exposición a la naturaleza y las plantas aumenta la productividad en un 15%¹.
• Organización: Estar organizado² reduce el estrés, la depresión y la procrastinación.
• Comodidad: La motivación y la moral³ aumentan cuando te sientes cómodo.

¡Consulta nuestro artículo sobre ideas y consejos de diseño de oficinas que pueden ayudar a que tu oficina brille!

Toma una pausa estratégica en el “espacio en blanco”

Juliet Funt, quien ha dedicado su trabajo a empoderar a los líderes para utilizar el poder del espacio en blanco, define el espacio en blanco como una pausa estratégica entre actividades. Se trata de ser reflexivo sobre tu trabajo en lugar de correr en la rueda de hámster de la ocupación improductiva, que a menudo conduce al agotamiento.

Lo que diferencia al espacio en blanco de la meditación y el mindfulness es que no hay reglas involucradas. Los beneficios incluyen la capacidad de recuperar el control y reclamar tu creatividad con espacio para pensar.

En su trabajo, Juliet identifica dos tipos de espacio en blanco:

• Espacio en blanco recuperativo: Tomar un descanso mental.
• Espacio en blanco constructivo: Pensar en estrategias, ideas, etc.

Para incorporar el espacio en blanco en tu día, añade pausas intencionales de 30 segundos a 10 minutos entre actividades. Deja que tu mente se asiente. Podrías cerrar los ojos, respirar profundamente o caminar alrededor de la manzana. Luego podrías hacerte preguntas como: “¿Cómo estoy realmente?”, “¿Cuál es el mejor resultado de X?”. O simplemente puedes seguir un hilo de pensamiento para reflexionar sobre tu última tarea o la próxima. Sea lo que sea, toma estas pausas a lo largo del día para mantener tu mente fresca y alerta.

Construye una rutina en torno a tu energía

Según la investigación, las hormonas que necesitamos para sentirnos productivos se liberan basándose en los ritmos circadianos, los ciclos naturales por los que pasan nuestros cuerpos para llevar a cabo las funciones diarias. Esto significa que es probable que estemos más alerta durante las primeras horas después de despertarnos.

¿Qué significa esto para ti? ¿Qué tipo de actividades estás haciendo cuando tu cerebro está más alerta? ¿Estás enfocado en tus prioridades principales o estás desperdiciando tu energía en tareas de baja prioridad? ¡Considera cambiar tu horario o rutina basándote en los momentos del día en que te sientes con más energía!

Consejo profesional: Considera programar las lluvias de ideas o las decisiones importantes por la mañana. ¿Por qué? Existe un fenómeno interesante llamado el “efecto de moralidad matutina⁹”, donde las personas tienden a tener más conciencia moral y autocontrol por la mañana. Dicho esto, ¡quizás deberíamos emitir juicios más éticos y estratégicos por la mañana mientras nuestra conciencia moral está en su punto más alto!

Cuida de ti mismo

Cualquiera que sea tu profesión, si no te cuidas, te costará ser productivo. Si tu nivel de azúcar en sangre es bajo, por ejemplo, podrías estar más irritable y sentirte frustrado cuando no tienes la motivación para completar tu lista de tareas.

Si te sientes improductivo, puede que no tenga nada que ver con tus habilidades o fortalezas. Podría ser porque te sientes cansado, hambriento, inseguro, desconectado o triste.

Paso de acción: Pregúntate qué necesitas ahora y ocúpate de ello. Cuando te sientas agotado, presta atención a tu cuerpo, emociones y pensamientos. ¿Cómo descubres lo que necesitas?

Comienza con la jerarquía de necesidades de Maslow¹⁰ y revisa una lista de verificación.

• Fisiológicas: ¿Tienes hambre? ¿Sed? ¿Cansancio? ¿Frío?
• Seguridad: ¿Te sientes seguro?
• Pertenencia/Amor: ¿Te sientes solo? ¿Desconectado?
• Estima: ¿Estás dando pasos hacia tus metas?
• Autorrealización: ¿Te sientes realizado?

Atención: En algunos casos, tu falta de productividad y motivación puede derivar de un problema mucho más profundo como la depresión o la ansiedad. Si estás luchando con alguno de estos problemas y no estás seguro de a dónde acudir, consulta la lista útil de terapeutas de Mental Health America.

Mantente inspirado con tu porqué

La inspiración es una excelente manera de mantenerse motivado y productivo. Al recordar por qué haces lo que haces, puedes descubrir la motivación intrínseca que te mantiene en marcha. Uno de nuestros pensadores favoritos sobre este tema es el autor de bestsellers y conferencista Simon Sinek.

En este video, describe una forma sencilla en la que puedes descubrir tu porqué, que incluye preguntarle a un amigo que ames: “¿Por qué somos amigos?”. A través de un poco de indagación, Simon sugiere que probablemente pronto descubrirás tu porqué: lo que te hace ser quien eres y lo que le das al mundo. ¡Échale un vistazo!

Di no o delega

Una estrategia subestimada para ser más productivo es aprender a decir no. Aquellos que disfrutan de la energía de estar ocupados y complacer a los demás encuentran más difícil decir no que otros, pero lo que quizás no se den cuenta es que esto está obstaculizando su capacidad de ser más productivos, lo cual puede parecer contraintuitivo.

Esto es lo que sucede cuando dices sí demasiado¹¹:

• Te comprometes demasiado con cosas que quizás no puedas lograr.
• Caes presa del cambio de tareas y la multitarea porque estás tratando de hacer demasiadas cosas simultáneamente.
• Te pierdes oportunidades enfocadas que se adaptan mejor a tus habilidades.
• La gente eventualmente deja de pedirte apoyo porque pareces demasiado ocupado para ellos o has hecho proyectos apresurados para ellos en el pasado.

Decir no o delegar trabajo puede ayudarte a enfocarte en trabajar dentro de tus fortalezas y, en última instancia, ser más productivo. Aquí hay algunas formas de determinar si decir no es la elección correcta¹²:

• Considera si la tarea o proyecto se alinea con tus metas o fortalezas.
• Considera si es un proyecto del que disfrutarías aprendiendo.
• Considera si los beneficios a largo plazo se alinean con tus metas futuras.
• Considera el momento del proyecto y si podría quitarle tiempo a algo con una prioridad más alta. ¿Quizás este proyecto podría hacerse más tarde?
• Considera el impacto que el proyecto o la relación podrían tener en tu carrera.

Consejo profesional: Si trabajas para otra persona, ¡ten conversaciones abiertas y honestas sobre esto! En última instancia, cuando ambos están alineados en las fortalezas y habilidades que aportas a la mesa y al equipo, pueden aumentar la productividad en su equipo en su conjunto.

Gana enfoque con la regla 80/20

La regla 80/20, también conocida como el Principio de Pareto, sugiere que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. En última instancia, esto significa aprovechar tu enfoque en las actividades que producen el resultado más significativo. Nadie puede hacerlo todo, así que esta es una forma útil de centrarse y progresar.

“Si todo es importante, entonces nada lo es.”

—Patrick Lencioni

Para incorporar la regla 80/20 en tu vida, prueba algunas de estas ideas:

• Reduce los sentimientos de agobio recortando o reduciendo tus metas en un 80% para enfocarte en los resultados más alcanzables. Por ejemplo, si quieres remodelar tu casa, enfócate primero en un baño.
• Usa el tiempo más productivo de tu día para enfocarte en el 20% superior de tus prioridades. Por ejemplo, si eres una persona matutina, ejecuta tus prioridades principales por la mañana.
• Dedica al menos el 20% de tu tiempo a planificar tu proyecto y el 80% a la ejecución. Esto te ayuda a aclarar lo que estás tratando de lograr, generar tracción y enfocarte en lo que es importante.

Aprovecha la tecnología para la eficiencia y la automatización

Hay cientos de aplicaciones y herramientas tecnológicas diseñadas para añadir eficiencia y automatización a tu día para mejorar la productividad. Es difícil nombrarlas todas, pero aquí hay algunas áreas a considerar automatizar y algunas herramientas favoritas de los líderes que puedes probar.

• Asistencia Virtual: Upwork, Fiverr, Belay, Time, etc
• Gestión de Proyectos: ClickUp, Asana, Trello
• Listas de tareas: Todoist, Google Tasks, TickTick
• Calendarios: Google Calendar, Outlook, Fantastical, Apple Calendar
• CRM/Bases de datos: HubSpot, Zoho, Salesforce
• Correo electrónico: ActiveCampaign, Mailchimp
• Comunicación: Slack, Zoom, Teams, Calendly
• Nómina: Gusto, Paychex, Quickbooks Payroll
• Diseño: Canva, Adobe Express
• Autoempleo: Bonsai, HoneyBook, FreshBooks
• IA: ChatGPT, Jasper, Pictory, Grammarly

Aprende atajos de teclado

Los atajos de teclado, una vez que los aprendes, pueden ahorrarte mucho tiempo a largo plazo. Hay toneladas de atajos que puedes usar, incluyendo varios atajos de aplicaciones. ¡Aquí hay solo algunos de los más útiles para que comiences si eres nuevo en ellos!

• Copiar: Ctrl/Command + C
• Pegar: Ctrl/Command + V
• Cortar: Ctrl/Command + X
• Buscar: Ctrl/Command + F
• Abrir nuevo: Ctrl/Command + N
• Guardar: Ctrl/Command + S
• Imprimir: Ctrl/Command + P
• Deshacer: Ctrl/Command + Z

Consejo profesional: Junto con los atajos, elimina el trabajo sucio de escribir las mismas cosas repetitivas una y otra vez con una herramienta como textexpander. En pocas palabras, puedes escribir un atajo como “reunion1” y la herramienta escribirá una plantilla como: “¡Fue un gusto conocerte en el evento de networking! Fue un honor y me alegra haber conectado contigo. Por si acaso te lo perdiste, aquí está mi perfil de LinkedIn: [enlace]. ¡Hablemos pronto!”. Usa esto para correos electrónicos, correos de prospección y reuniones.

Utiliza el poder de las siestas

La fatiga y el agotamiento son asesinos de la productividad¹³. Tratar de lograr tus metas mientras estás cansado probablemente te llevará más tiempo e incluso puede ponerte a ti y a otros en riesgo. Dormir lo suficiente durante la semana y tomar una siesta ocasional puede ser justo lo que necesitas para un impulso de productividad.

Aquí están los diferentes tipos de siesta que puedes probar, junto con sus beneficios:

• Siesta de 10 a 20 minutos: te da un impulso de energía.
• Siesta de 30 minutos: elimina el aturdimiento.
• Siesta de 60 minutos: te ayuda a procesar ideas y mejorar la memoria.
• Siesta de 90 minutos: te ayuda a pasar por un ciclo REM para recuperarte de la falta de sueño.

Crea una lista de descansos para recargar energías

Las listas de tareas son geniales, ¡pero no olvidemos el poder de tomar un descanso para resetear y recargar! ¡¿Qué tal una lista de descansos para recargar?! Al añadir un elemento de diversión (dopamina) o ejercicio (endorfinas), puedes aumentar tu productividad cuando vuelvas a tu lista de tareas.

Aquí hay algunas ideas que puedes añadir a tu lista de descansos para recargar:

• Da un paseo mientras escuchas tu música o podcast favorito.
• Haz algo de ejercicio con una carrera rápida, yoga o saltos de tijera (jumping jacks).
• Ten un almuerzo de risas y mira algunos videos divertidos en YouTube.
• Busca a un colega o amigo y juega un juego divertido.
• Colorea o garabatea para que fluyan tus jugos creativos.
• Lee un libro que te traiga alegría o energía.

Aprende a ser un lector rápido

La lectura rápida es un truco para ahorrar tiempo que vale la pena aprender para incorporar más eficiencia a tu día. En nuestro artículo sobre lectura rápida, Vanessa Van Edwards destaca cuatro estrategias clave que ella usa personalmente para leer más rápido y retener más.

• Escanea palabras clave: No pronuncies cada letra. Escanea el contenido para notar lo que destaca.
• Salta hacia adelante: Lee la primera y la última frase de un párrafo para captar el contenido más rápido.
• Hazlo relatable: Para recordar lo que lees, relaciónalo con algo que ya sepas.
• Toma notas: Recuerda lo que lees anotando palabras clave y temas y resumiendo la información para que puedas memorizarla.

¡Prueba el secreto mejor guardado de la productividad: masticar chicle!

En nuestro laboratorio de ciencias, revisamos la ciencia de masticar chicle y encontramos algunos datos interesantes al respecto que pueden ayudar a aumentar tu productividad. ¡¿Quién lo diría?!

• Masticar chicle mejora tus habilidades cognitivas¹⁴ al estimular el cerebro, permitiéndote pensar en problemas complejos.
• Masticar chicle ayuda a mantener tu cuerpo alerta¹⁵ y, casualmente, menos somnoliento y menos estresado.
• ¡Masticar chicle también puede hacerte más carismático! En este divertido experimento de la compañía de chicles Beldent, se calificó a gemelos según la percepción de la popularidad de cada uno. ¡¿Adivina quién fue calificado más positivamente por una tasa del 73%?! ¡El gemelo que masticaba chicle!

Conclusiones clave sobre la productividad

En resumen, toma nota de estas estrategias clave para ser más productivo:

• Dedica tiempo a enfocarte en metas y tareas que aprovechen tus fortalezas.
• Añade enfoque a tus tareas con una intención específica.
• Usa el bloqueo de tiempo y el desglose de proyectos para maximizar tu tiempo.
• Evita el cambio de tareas y limita tus distracciones.
• Optimiza tus archivos de trabajo para la máxima eficiencia.
• Diseña tu oficina para despertar la motivación.
• Mantente inspirado y descansado con descansos, autocuidado y recordatorios sobre tu porqué.
• Crea límites para aclarar las cosas a las que deberías decir no o delegar.
• Aprovecha la tecnología para la eficiencia y la automatización.

Si trabajas desde casa, ¡consulta nuestro artículo Cómo trabajar desde casa con éxito en 7 pasos para obtener aún más ideas!

Referencias

Footnotes (15)

1. gallup.com. ↩ ↩²

2. sciencedirect.com ↩ ↩²

3. sciencedirect.com ↩ ↩²

4. sciencedirect.com ↩

5. apa.org ↩

6. sciencedirect.com ↩

7. med.stanford.edu ↩

8. elastic.co ↩

9. pubmed.ncbi.nlm.nih.gov ↩

10. https://en.wikipedia.org/wiki/Maslow’s_hierarchy_of_needs ↩

11. ncbi.nlm.nih.gov ↩

12. ncbi.nlm.nih.gov ↩

13. sciencedirect.com ↩

14. ncbi.nlm.nih.gov ↩

15. ncbi.nlm.nih.gov ↩