21 Produktivitätstipps, Hacks & Strategien für maximalen Fokus

Stärken Sie Ihren Produktivitätsmuskel und tun Sie mehr von dem, was Sie lieben!

Wussten Sie schon? Unmotivierte Mitarbeiter kosten die Welt 7,8 Billionen Dollar an verlorener Produktivität¹.

Das ist eine gewaltige Zahl! Zudem waren im Jahr 2021 weltweit nur 21 % der Arbeitnehmer an ihrem Arbeitsplatz engagiert. Engagement beeinflusst die Produktivität, und die Produktivität beeinflusst das, was wir erreichen können.

Wenn Sie nach Wegen suchen, Ihre Produktivität und Ihr Engagement zu steigern, sind Sie hier genau richtig! Egal, ob Sie remote, hybrid oder vor Ort arbeiten, hier ist für jeden etwas dabei.

In diesem Artikel schauen wir uns 21 wissenschaftlich fundierte Tipps, Hacks und Strategien an, die Sie umsetzen können, um Ihren Produktivitätsmuskel zu trainieren und mehr von dem zu tun, was Sie lieben.

Was ist Produktivität? (Definition)

Produktivität beinhaltet die Messung des Outputs im Verhältnis zum Input. Das bedeutet: Wenn Sie Ihren Output im Verhältnis zu Ihrem Input steigern können, steigern Sie Ihre Produktivität.

Um das Konzept praktisch auszudrücken: Wenn Sie mehr Produkte zum Verkauf herstellen wollen, müssen Sie Ihre Produktivität steigern, indem Sie die Kosten für Material, die Effizienz der Werkzeuge, Ihr Qualifikationsniveau und die Zeit berücksichtigen, die für die Herstellung des Produkts benötigt wird. Wenn der Output der erstellten und verkauften Produkte den Input für die Erstellung und den Verkauf übersteigt, steigern Sie letztendlich die Produktivität.

Natürlich gibt es viele Faktoren, die zur Verbesserung Ihrer Produktivität beitragen, darunter Motivation, Engagement, Selbstfürsorge und Kompetenz. Es gibt zahlreiche Tipps und Tricks, mit denen Sie mehr aus Ihrer Tätigkeit herausholen können, ohne dabei auszubrennen! Schauen wir sie uns an.

Wie verbessert man die Produktivität? 21 Tipps, Hacks & Strategien

Erstellen Sie bessere To-do-Listen mit der Alphabet-Methode

Anstatt zu entscheiden, was Sie basierend auf Ihrer verfügbaren Zeit tun, was wäre, wenn Sie Ihre Denkweise darauf umstellen würden, was Sie basierend auf Ihren Fähigkeiten tun? Dies nennen wir die Alphabet-Methode, die Ihnen helfen kann, mehr Energie auf die Arbeit innerhalb Ihrer Stärken zu konzentrieren.

In der Alphabet-Methode bewerten Sie Ihre Arbeit wie folgt:

• A-Aufgaben: Dinge, in denen Sie gut sind oder bei denen Sie die Zeit vergessen
• B-Aufgaben: Dinge, in denen Sie okay sind, aber nicht unbedingt der Beste
• C-Aufgaben: Dinge, die Sie auf durchschnittlichem Niveau erledigen
• D-Aufgaben: Dinge, mit denen Sie sich schwertun oder die Sie gerne aufschieben
• F-Aufgaben: Dinge, in denen Sie schlecht sind oder die oft schiefgehen

Um die Alphabet-Methode in Ihren Alltag zu integrieren, nutzen Sie diese Schritte:

• Schritt eins: Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie jede Woche erledigen.
• Schritt zwei: Bewerten Sie Ihre Aufgaben mit Buchstaben – A bis F.
• Schritt drei: Finden Sie heraus, wie Ihr Team seine Aufgaben alphabetisch einteilt.
• Schritt vier: Optimieren Sie Ihre To-do-Liste für mehr A-Aufgaben, indem Sie Aufgaben mit niedrigeren Buchstaben an Teammitglieder mit entsprechenden Stärken delegieren oder die Zeit dafür begrenzen.
• Schritt fünf: Vermeiden Sie F-Aufgaben, indem Sie diese delegieren oder an jemanden vergeben, der in diesem Bereich kompetent ist.

Letztendlich ist es ein Umdenken. Anstatt zu fragen: „Habe ich Zeit für diese Arbeit?“, fragen Sie: „Ist das meine A-Aufgabe?“

Sehen Sie, wie Vanessa Van Edwards die Alphabet-Methode in die Tat umsetzt!

Nutzen Sie die 5x5-Methode mit zusätzlicher Intention

Die 5x5-Methode ist der Prozess, Ihre Gesamtziele zu verstehen und sie Woche für Woche sowie Tag für Tag herunterzubrechen. Die 5x5-Methode beinhaltet:

• Betrachten Sie Ihre Woche und legen Sie die fünf wichtigsten Ziele fest, die Sie erreichen wollen.
• Identifizieren Sie fünf Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen müssen, um diese fünf Ziele zu erreichen.

Es geht darum, den Fokus zu verengen. Wenn Sie jedoch das Element Ihrer spezifischen Intention zu Ihren Aufgaben hinzufügen, gewinnen Sie noch mehr Vorteile!

Der einfache Akt, spezifische Aufgaben aufzuschreiben – mit genauem Ort, Zeitpunkt und der Art und Weise, wie Sie sie angehen – kann Ihre Produktivität erheblich steigern. Dies beinhaltet das, was Forscher Implementierungsintention² nennen, was im Wesentlichen Ihr spezifischer Aktionsplan ist, um Ihr Ziel zu erreichen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben das Ziel, ein Buch zu schreiben. Um Ihrem Ziel Intention zu verleihen, können Sie sagen: „Ich werde jeden Morgen um 7 Uhr (wann) in meinem Heimbüro (wo) 500 Wörter schreiben (Verhalten), indem ich Microsoft Word verwende und alle anderen Benachrichtigungen ausschalte (wie).“

Um Ihre Aufgaben oder To-do-Listen-Punkte in spezifische Intentionen umzuwandeln, stellen Sie sich diese Fragen:

• Was ist das spezifische Verhalten/die Aufgabe, die ich für mein Ziel tun werde?
• Wann werde ich meine spezifische Aufgabe oder Aktivität erledigen?
• Wo werde ich meine spezifische Aufgabe oder Aktivität erledigen?
• Wie werde ich meine spezifische Aufgabe oder Aktivität erledigen?

Nutzen Sie positive Prozess-Selbstgespräche

Mehr als nur allgemeines positives Selbstgespräch hilft positives Prozess-Selbstgespräch dabei, das, was Sie erreichen wollen, konkret zu benennen. Ähnlich wie bei der Implementierungsintention³ kann zusätzliche Spezifität Ihre Motivation steigern. Anstatt zum Beispiel einfach zu sagen: „Ich schaffe das!“, könnten Sie sagen: „Ich kann [Ziel] erreichen, indem ich [Verhalten] bis [Zeitpunkt] erledige! Los geht’s!“

Andere Möglichkeiten, positive Selbstgespräche in Ihren Tag einzubauen, sind:

• Sich vorstellen, wie Sie die Aufgabe erledigen oder Ihr Ziel erreichen. Wie fühlt sich das an? Ihr positives Selbstgespräch könnte so klingen: „Es fühlt sich großartig an, die Auswirkungen zu sehen, die X auf X hatte.“
• „Wenn-dann“-Formulierungen nutzen, um Schwung zu holen. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Wenn ich dieses Projekt bis zum Ende des Tages abschließe, kann ich das lange Wochenende genießen, ohne an die Arbeit zu denken.“

Bonus-Tipp: Erstellen Sie ein Vision Board, um sich Ihre Ziele zu visualisieren und die Motivation zu steigern.

Brechen Sie große Projekte in 20-Minuten-Häppchen auf

Untersuchungen zeigen⁴, dass unser Gehirn von entmutigenden Aufgaben und Zielen überwältigt werden kann, was oft zu Prokrastination führt. Um die einschüchternde Natur und Komplexität großer Projekte zu reduzieren, teilen Sie diese in kleinere, erreichbare Aufgaben auf. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Stellen Sie sich Ihr abgeschlossenes Projekt vor. Schreiben Sie auf, wie Erfolg aussieht, welches Problem Sie lösen wollen und welchen Zweck Ihr Projekt letztendlich erfüllt.
2. Arbeiten Sie von Ihrer Vision rückwärts und kategorisieren Sie Ihren vorgestellten Erfolg in separate Bereiche. Dies könnte benötigte Werkzeuge, interne und externe Unterstützung, Budget usw. umfassen.
3. Schreiben Sie unter jeder Kategorie jede Aufgabe auf, deren Erledigung bis zu 20 Minuten dauert, um das Kategorieziel zu erreichen.
4. Überprüfen Sie Ihre Aufgabenlisten und priorisieren Sie diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
5. Tragen Sie Ihre Aufgaben in einen Kalender innerhalb Ihres Fristzeitraums ein. Passen Sie sie bei Bedarf an, um Verzögerungen oder Änderungen zu berücksichtigen.

Bonus-Tipp: Eine Möglichkeit, Hindernisse zu überwinden, besteht darin, dieselbe Übung zu machen, sich aber das schlimmste Szenario vorzustellen, das bis zu Ihrer Deadline eintreten könnte. Stellen Sie sich den Tag vor und denken Sie an Ihre Aufgaben zurück. Stellen Sie Fragen wie: „Mit wem habe ich falsch kommuniziert? Was fehlte im Budget? Welche Werkzeuge hätte ich gebraucht?“ Auf diese Weise können Sie vorausplanen und fühlen sich vorbereitet und proaktiv.

Nutzen Sie Time-Blocking für Ihren Kalender

Time-Blocking besteht darin, Ihre Zeit wie ein Budget zu behandeln und Zeiträume über den gesamten Tag hinweg für Ihre Aktivitäten und Prioritäten zu blockieren. Ähnlich wie beim Budgetieren Ihres Geldes, bei dem Sie jedem Euro einen Namen geben, ermöglicht Time-Blocking Ihnen, jeder Stunde Ihres Tages eine Intention zu geben, selbst wenn diese Stunde dem Ausruhen dient. Es ist ein großartiger Weg, um Ihre wahre Kapazität zu verstehen und zu erkennen, wozu Sie eventuell Nein sagen müssen.

Es gibt mehrere kostenlose und kostenpflichtige Apps, die Sie für Time-Blocking nutzen können, darunter Google Calendar oder sogar ein physischer Tagesplaner. Um mit Time-Blocking zu beginnen, führen Sie diese Schritte aus:

• Listen Sie alle Ihre Prioritäten und Ziele auf, die sich auf verschiedene Lebensbereiche beziehen, einschließlich Privatleben, Arbeit, Familie, Freunde, Spiritualität und Leidenschaft.
• Listen Sie alle Aktivitäten und Aufgaben auf, die zur Erreichung dieser Ziele und Prioritäten erforderlich sind (vergessen Sie nicht, Ruhe und Spaß einzuplanen!).
• Ordnen Sie Ihre Liste nach Wichtigkeit (beachten Sie, dass sich die Wichtigkeit wöchentlich ändern kann).
• Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie benötigen oder jeder wöchentlichen Aufgabe oder Aktivität widmen möchten. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht täglich 30 Minuten für Sport reservieren.
• Setzen Sie einen Prioritäts-„Terminblock“ für ein bis zwei Stunden an jedem Tag der Woche, an dem Sie sich am konzentriertesten oder energiegeladensten fühlen.
• Benennen Sie Ihre Prioritäts-Terminblöcke mit den Aktivitäten oder Aufgaben ganz oben auf Ihrer Liste.
• Füllen Sie den Rest Ihrer Woche während all Ihrer wachen Stunden mit den restlichen Aktivitäten auf. Denken Sie daran, auch Pendelzeiten, Essen und Pausen einzuplanen, nicht nur Ihre Arbeitssachen! Ihre Zeitblöcke können von 15 Minuten bis zu 1 Stunde reichen – versuchen Sie jedoch, diese Blöcke auf ein oder zwei spezifische Aktivitäten gleichzeitig zu konzentrieren.

Wenn Sie mit dem Time-Blocking Ihres Kalenders fertig sind, sollte dieser voll mit all den Dingen sein, für die Sie Zeit budgetiert haben. Durch das Blockieren Ihrer Zeit sollten Sie ein Gefühl der Freiheit verspüren, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren.

Produktivitäts-Hacks wie Time-Blocking sind ein großartiger Weg, um Ihre Leistung zu steigern. Schauen Sie sich diese Ressource für weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer Leistung an!

Vermeiden Sie Task-Switching und Kontextwechsel (alias Multitasking)

Wussten Sie schon? Multitasking, oder was man besser als Task-Switching oder Kontextwechsel bezeichnen sollte, kann Ihre Produktivität um 40 % senken⁵! Es stellt sich heraus, dass das, was man für einen Produktivitäts-Hack hielt, Ihnen tatsächlich nicht hilft, Dinge schneller voranzubringen, besonders wenn Sie versuchen, konzentriert zu arbeiten.

Das soll nicht heißen, dass einige relativ „geistlose“ Aktivitäten nicht parallel zu anderen erledigt werden können, wie zum Beispiel das Hören eines Podcasts während der Fahrt zur Arbeit. Aber wenn Sie versuchen, konzentriert zu arbeiten und Dinge voranzubringen, ist es am besten, Multitasking zu vermeiden.

Das Blockieren Ihres Kalenders ist nur ein guter Weg, um Task-Switching zu vermeiden, aber es gibt auch andere Tricks, die Sie ausprobieren können. Hier sind einige weitere:

• Lassen Sie Ihr Telefon während konzentrierter Arbeit in einem anderen Raum oder schalten Sie Benachrichtigungen aus. Indem Sie die Häufigkeit reduzieren, mit der Sie auf Ihr Telefon schauen, während Sie versuchen sich zu konzentrieren, können Sie Stunden sparen, die sonst durch Ablenkung verloren gehen!
• Legen Sie einen spezifischen Zeitblock fest, um auf E-Mails zu antworten, und schließen Sie Ihre E-Mail-App oder Benachrichtigungen, wenn Ihre Zeit nicht für E-Mails reserviert ist.
• Richten Sie zwei Benutzer auf Ihrem Computer ein – einen für die Arbeit und einen für die Freizeit. Auf diese Weise erlauben Sie sich nur den Zugriff auf Ihre Arbeits-Apps während der Arbeit und auf Ihre Spaß-Apps während der Freizeit.
• Nutzen Sie Kindersicherungen für sich selbst. Gibt es Apps oder Websites, die Sie während Ihres Arbeitstages in Versuchung führen, wenn Sie abgelenkt sind? Nutzen Sie Kindersicherungen, um konzentriert zu bleiben und soziale Medien oder bestimmte Shopping-Seiten zu meiden.
• Nutzen Sie einen Timer für konzentrierte Arbeits-Sprints. Müssen Sie eine E-Mail an einen wichtigen Kunden schreiben, die Sie vor sich hergeschoben haben? Stellen Sie einen Timer für einen 20-minütigen Sprint ein, der sich ausschließlich auf ein spezifisches Ziel konzentriert. Dies ist im Wesentlichen die Pomodoro-Methode in Aktion. Der externe Druck des Timers kann motivierend wirken!

Schaffen Sie eine ablenkungsfreie Umgebung

Die Steigerung Ihrer Effizienz umfasst mehr als nur das Einrichten von Hacks zur Vermeidung von Task-Switching und Multitasking. Es beinhaltet auch das Schaffen und Arbeiten in einer Umgebung, in der Sie Ihre beste Leistung erbringen können.

Es ist hilfreich, Ihren Desktop, Ihren Startbildschirm und Ihren Schreibtisch so einzurichten, dass die Funktionen, Apps und Werkzeuge, die Sie oft benutzen, leichter zugänglich sind. Sie möchten niemals einen Raum betreten und sich fragen, warum oder wie Sie dorthin gekommen sind. Das Gleiche gilt für Ihre Apps und Dateien. Wenn QuickBooks zum Beispiel Ihr tägliches Standardprogramm ist, stellen Sie sicher, dass es nicht unter mehreren Klicks und Ordnern vergraben ist und Ihre wertvolle Zeit verschwendet. Oder wenn Sie regelmäßig einen physischen Planer nutzen, halten Sie ihn griffbereit.

Einige zusätzliche Ideen zur Reduzierung von Ablenkungen sind:

• Abspielen von Deep-Focus-Musik oder beruhigenden Klängen. Wenn Sie online nach „Focus Music“ suchen, finden Sie viele YouTube-Kanäle und Apps, die stundenlange Fokusmusik und Klänge anbieten, um Ihnen bei der Konzentration zu helfen. Einige enthalten Geräusche aus dem Wald oder vom Ozean⁶, während andere sanfte klassische Musik bieten. (Warnung: Musik und beruhigende Klänge helfen nicht jedem bei der Konzentration. Für manche kann es eine Ablenkung sein, während es für andere das Gedächtnis und die Kognition unterstützen kann⁷.)
• Entfernen von Unordnung an Ihrem Arbeitsplatz (sowohl auf Ihrem Schreibtisch als auch auf Ihrem Desktop).
• Arbeiten in einem Raum, der die Konzentration fördert. Für Extrovertierte, die am besten bei Hintergrundgeräuschen arbeiten, kann dies ein lokales Café sein. Für Introvertierte kann dies ein ruhiger Raum in Ihrem Zuhause sein.

Optimieren Sie Ihre Arbeitsdateien für maximale Effizienz

Laut einer Umfrage unter Büroangestellten⁸ geben 57 % an, dass das Finden von Dateien eines ihrer drei größten Probleme ist! Einer der besten Orte zur Maximierung von Effizienz und Produktivität ist daher die Organisation Ihrer physischen und digitalen Dateien, um Dinge bei Bedarf leicht zugänglich zu machen. Es geht darum, freundlich zu Ihrem zukünftigen Ich zu sein!

Um Ihre physischen Papierunterlagen zu organisieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Schaffen Sie einen festen Platz für Ihren Posteingang. Hier nehmen Sie Papiere entgegen und sortieren sie.
• Überprüfen Sie Ihren Posteingang täglich, um festzustellen, was Aufmerksamkeit erfordert, und ordnen Sie sie nach Dringlichkeit – diese Woche erledigen, diesen Monat oder noch offen (TBD). Werfen Sie dann weg, was nicht wichtig ist.
• Archivieren Sie alle Papiere, die wichtig sind, aber nicht unbedingt eine Handlung erfordern.
• Erstellen Sie drei Aktionsordner für Dinge, die Sie diese Woche, diesen Monat oder irgendwann erledigen müssen. (Es kann auch hilfreich sein, diese Aktionspunkte zusätzlich zur Ablage auf einer digitalen oder physischen To-do-Liste zu notieren.)
• Überprüfen Sie Ihre Aktionspunkte täglich und verschieben Sie sie bei Bedarf. Sobald Sie eine Aktion abgeschlossen haben, verschieben Sie sie in einen Archivordner oder entsorgen Sie sie.

Um Ihre digitalen Dateien zu organisieren, führen Sie diese Schritte aus:

• Löschen Sie, was Sie nicht mehr benötigen, oder archivieren Sie Dateien, die Sie zwar brauchen, auf die Sie aber nicht regelmäßig zugreifen müssen.
• Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Hauptordner und Unterordner benennen wollen. Dies könnte hilfreiche Informationen wie Abteilungen, Projekte, Kunden, Daten usw. enthalten. Zum Beispiel könnte Ihr Hauptordnername der Name einer Abteilung sein, der Unterordner für jeden Kunden enthalten kann.
• Entscheiden Sie sich für eine konsistente Dateibenennungskonvention. Denken Sie daran, dass Sie es Ihrem zukünftigen Ich leicht machen wollen, Dinge später wiederzufinden. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Dateien so benennen: Kunde_Projekt_MM-JJ_V1.
• Wählen Sie eine konsistente Benennungskonvention, die Sie sich für verschiedene Versionen Ihrer Elemente merken können. Zum Beispiel könnten Sie V1 für „Version 1“ oder „Entwurf“ verwenden, um das Stadium zu identifizieren, und später „FINAL“ hinzufügen, wenn die Version fertig ist.

Besonderer Hinweis für Teams: Wenn Sie in einem Team arbeiten, benötigen Sie ein System, das für alle funktioniert. Arbeiten Sie also unbedingt mit anderen zusammen, um ein System zu schaffen, das Sinn ergibt. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dateien organisieren können. Wichtig ist, dass Sie etwas finden, das für Sie am besten funktioniert!

Gestalten Sie Ihr Büro so, dass es Motivation weckt

Egal, ob Sie von zu Hause aus arbeiten, in einem Firmenbüro, einer Führungsetage, einer Nische oder einem Großraumbüro – ein gut gestalteter Arbeitsplatz schafft die Grundlage für Ihre beste Arbeit. Es geht dabei auch nicht nur um das Aussehen. Es geht auch darum, die Funktionalität und Produktivität zu verbessern.

Wenn Sie die verschiedenen Faktoren berücksichtigen, die in ein gutes Bürodesign einfließen, steigt Ihre Kreativität zusammen mit Ihrer Arbeitszufriedenheit. Elemente, die Sie bei Ihrer Bürogestaltung berücksichtigen sollten, sind:

• Farben: Die Psychologie der Farben zeigt, dass Farben Ihre Stimmung beeinflussen. Blau kann Ihnen zum Beispiel helfen, sich ruhig und sicher zu fühlen.
• Natur: Der Kontakt mit Natur und Pflanzen steigert die Produktivität um 15 %¹.
• Organisation: Organisiert zu sein² reduziert Stress, Depressionen und Prokrastination.
• Komfort: Motivation und Moral³ steigen, wenn Sie sich wohlfühlen.

Schauen Sie sich unseren Artikel über Bürodesign-Ideen und Tipps an, die Ihrem Büro zu neuem Glanz verhelfen können!

Machen Sie eine strategische Pause im „White Space“

Juliet Funt, die ihre Arbeit darauf konzentriert hat, Führungskräfte zu befähigen, die Kraft des „White Space“ zu nutzen, definiert White Space als eine strategische Pause zwischen Aktivitäten. Es geht darum, über seine Arbeit nachzudenken, anstatt im Hamsterrad unproduktiver Geschäftigkeit zu rennen, was oft zum Burnout führt.

Was White Space von Meditation und Achtsamkeit unterscheidet, ist, dass keine Regeln involviert sind. Zu den Vorteilen gehört die Fähigkeit, die Kontrolle zurückzugewinnen und Ihre Kreativität mit Raum zum Nachdenken zurückzufordern.

In ihrer Arbeit identifiziert Juliet zwei Arten von White Space:

• Erholender White Space: Eine mentale Pause einlegen.
• Konstruktiver White Space: Über Strategien, Ideen usw. nachdenken.

Um White Space in Ihren Tag zu integrieren, fügen Sie absichtliche Pausen von 30 Sekunden bis 10 Minuten zwischen Aktivitäten ein. Lassen Sie Ihren Geist zur Ruhe kommen. Sie könnten die Augen schließen, tief durchatmen oder eine Runde um den Block gehen. Dann könnten Sie sich Fragen stellen wie: „Wie geht es mir wirklich? Was ist das beste Ergebnis von X?“ Oder Sie folgen einfach einem Gedankengang, um über Ihre letzte oder kommende Aufgabe zu reflektieren. Was auch immer es ist, machen Sie diese Pausen über den Tag verteilt, um Ihren Geist frisch und wachsam zu halten.

Bauen Sie eine Routine um Ihre Energie herum auf

Laut Forschung werden die Hormone, die wir brauchen, um uns produktiv zu fühlen, basierend auf zirkadianen Rhythmen ausgeschüttet – den natürlichen Zyklen, die unser Körper durchläuft, um tägliche Funktionen auszuführen. Das bedeutet, dass wir wahrscheinlich in den ersten Stunden nach dem Aufwachen am wachsten sind.

Was bedeutet das für Sie? Welche Art von Aktivitäten führen Sie aus, wenn Ihr Gehirn am wachsten ist? Konzentrieren Sie sich auf Ihre obersten Prioritäten oder verschwenden Sie Ihre Energie für Aufgaben mit niedriger Priorität? Erwägen Sie, Ihren Zeitplan oder Ihre Routine basierend auf den Tageszeiten zu ändern, zu denen Sie sich am energiegeladensten fühlen!

Profi-Tipp: Erwägen Sie, Brainstorming oder große Entscheidungen auf den Morgen zu legen. Warum? Es gibt ein interessantes Phänomen namens „Morning Morality Effect“ (Morgen-Moral-Effekt)⁹, bei dem Menschen dazu neigen, am Morgen mehr moralisches Bewusstsein und Selbstkontrolle zu haben. In diesem Sinne sollten wir vielleicht ethischere und strategischere Urteile am Morgen fällen, wenn unser moralisches Bewusstsein am höchsten ist!

Achten Sie auf sich selbst

Egal, was Ihr Beruf ist: Wenn Sie nicht auf sich selbst achten, wird es Ihnen schwerfallen, produktiv zu sein. Wenn zum Beispiel Ihr Blutzuckerspiegel niedrig ist, sind Sie vielleicht gereizter und fühlen sich frustriert, wenn Ihnen die Motivation fehlt, Ihre To-do-Liste abzuarbeiten.

Wenn Sie sich unproduktiv fühlen, hat das vielleicht gar nichts mit Ihren Fähigkeiten oder Stärken zu tun. Es könnte daran liegen, dass Sie sich müde, hungrig, unsicher, isoliert oder traurig fühlen.

Handlungsschritt: Fragen Sie sich, was Sie jetzt brauchen, und kümmern Sie sich darum. Wenn Sie sich ausgelaugt fühlen, achten Sie auf Ihren Körper, Ihre Emotionen und Ihre Gedanken. Wie finden Sie heraus, was Sie brauchen?

Beginnen Sie mit Maslows Bedürfnishierarchie¹⁰ und gehen Sie eine Checkliste durch.

• Physiologisch: Haben Sie Hunger? Durst? Sind Sie müde? Ist Ihnen kalt?
• Sicherheit: Fühlen Sie sich sicher?
• Zugehörigkeit/Liebe: Sind Sie einsam? Fühlen Sie sich isoliert?
• Wertschätzung: Machen Sie Schritte in Richtung Ihrer Ziele?
• Selbstverwirklichung: Sind Sie erfüllt?

Achtung: In manchen Fällen kann Ihr Mangel an Produktivität und Motivation von einem viel tiefer liegenden Problem wie Depressionen oder Angstzuständen herrühren. Wenn Sie mit einem dieser Probleme zu kämpfen haben und nicht wissen, wohin Sie sich wenden sollen, schauen Sie sich die hilfreiche Liste von Therapeuten von Mental Health America an.

Bleiben Sie durch Ihr „Warum“ inspiriert

Inspiration ist ein großartiger Weg, um motiviert und produktiv zu bleiben. Indem Sie sich daran erinnern, warum Sie tun, was Sie tun, können Sie die intrinsische Motivation entdecken, die Sie am Laufen hält. Einer unserer Lieblingsdenker zu diesem Thema ist der Bestsellerautor und Redner Simon Sinek.

In diesem Video beschreibt er einen einfachen Weg, wie Sie Ihr „Warum“ entdecken können. Dazu gehört, einen Freund, den Sie lieben, zu fragen: „Warum sind wir Freunde?“ Durch ein wenig Nachhaken, so Simon, werden Sie wahrscheinlich bald Ihr Warum entdecken – das Ding, das Sie zu dem macht, der Sie sind, und das Ding, das Sie der Welt geben. Schauen Sie es sich an!

Sagen Sie „Nein“ oder delegieren Sie

Eine unterschätzte Strategie, um produktiver zu werden, ist zu lernen, Nein zu sagen. Diejenigen, die die Energie genießen, beschäftigt zu sein und es anderen recht zu machen, finden es schwieriger als andere, Nein zu sagen. Was sie jedoch vielleicht nicht merken, ist, dass dies ihre Fähigkeit einschränkt, produktiver zu sein, was sich kontraintuitiv anfühlen mag.

Hier ist, was passiert, wenn Sie zu oft Ja sagen¹¹:

• Sie übernehmen sich mit Dingen, die Sie vielleicht nicht schaffen können.
• Sie werden Opfer von Task-Switching und Multitasking, weil Sie versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu tun.
• Sie verpassen konzentrierte Gelegenheiten, die besser zu Ihren Fähigkeiten passen würden.
• Die Leute hören schließlich auf, Sie um Unterstützung zu bitten, weil Sie zu beschäftigt wirken oder Projekte in der Vergangenheit für sie überhastet erledigt haben.

Nein zu sagen oder Arbeit zu delegieren, kann Ihnen helfen, sich auf die Arbeit innerhalb Ihrer Stärken zu konzentrieren und letztendlich produktiver zu sein. Hier sind einige Wege, um festzustellen, ob Nein zu sagen die richtige Wahl ist¹²:

• Überlegen Sie, ob die Aufgabe oder das Projekt mit Ihren Zielen oder Stärken übereinstimmt.
• Überlegen Sie, ob es ein Projekt ist, von dem Sie gerne lernen würden.
• Überlegen Sie, ob die langfristigen Vorteile mit Ihren zukünftigen Zielen übereinstimmen.
• Berücksichtigen Sie den Zeitpunkt des Projekts und ob es von etwas mit höherer Priorität ablenken könnte. Vielleicht könnte dieses Projekt später erledigt werden?
• Berücksichtigen Sie die Auswirkungen, die das Projekt oder die Beziehung auf Ihre Karriere haben könnte.

Profi-Tipp: Wenn Sie für jemand anderen arbeiten, führen Sie offene und ehrliche Gespräche darüber! Wenn Sie beide auf die Stärken und Fähigkeiten abgestimmt sind, die Sie in das Team einbringen, können Sie die Produktivität in Ihrem Team als Ganzes steigern.

Gewinnen Sie Fokus mit der 80/20-Regel

Die 80/20-Regel, auch bekannt als das Pareto-Prinzip, besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Ursachen erzielt werden. Letztendlich bedeutet dies, Ihren Fokus auf Aktivitäten zu lenken, die das bedeutendste Ergebnis erzielen. Niemand kann alles tun, daher ist dies ein hilfreicher Weg, um sich zu fokussieren und Fortschritte zu machen.

„Wenn alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig.“

— Patrick Lencioni

Um die 80/20-Regel in Ihr Leben zu integrieren, probieren Sie einige dieser Ideen aus:

• Reduzieren Sie Gefühle der Überwältigung, indem Sie Ihre Ziele um 80 % kürzen oder reduzieren, um sich auf die am ehesten erreichbaren Ergebnisse zu konzentrieren. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Haus renovieren wollen, konzentrieren Sie sich zuerst auf ein Badezimmer.
• Nutzen Sie die produktivste Zeit Ihres Tages, um sich auf die obersten 20 % Ihrer Prioritäten zu konzentrieren. Wenn Sie zum Beispiel ein Morgenmensch sind, erledigen Sie Ihre wichtigsten Prioritäten am Morgen.
• Verbringen Sie mindestens 20 % Ihrer Zeit mit der Planung Ihres Projekts und 80 % mit der Ausführung. Dies hilft Ihnen zu klären, was Sie erreichen wollen, Schwung aufzubauen und sich auf das Wichtige zu konzentrieren.

Nutzen Sie Technologie für Effizienz und Automatisierung

Es gibt hunderte von Apps und Technologie-Tools, die darauf ausgelegt sind, Effizienz und Automatisierung in Ihren Tag zu bringen, um die Produktivität zu verbessern. Es ist schwierig, sie alle zu nennen, aber hier sind einige Bereiche, die Sie automatisieren könnten, und einige von Führungskräften bevorzugte Tools, die Sie ausprobieren können!

• Virtuelle Assistenz: Upwork, Fiverr, Belay, Time, etc
• Projektmanagement: ClickUp, Asana, Trello
• To-do-Listen: Todoist, Google Tasks, TickTick
• Kalender: Google Calendar, Outlook, Fantastical, Apple Calendar
• CRM/Datenbanken: HubSpot, Zoho, Salesforce
• E-Mail: ActiveCampaign, Mailchimp
• Kommunikation: Slack, Zoom, Teams, Calendly
• Lohnabrechnung: Gusto, Paychex, Quickbooks Payroll
• Design: Canva, Adobe Express
• Selbstständigkeit: Bonsai, HoneyBook, FreshBooks
• KI: ChatGPT, Jasper, Pictory, Grammarly

Lernen Sie Tastaturkürzel

Tastaturkürzel können Ihnen, sobald Sie sie gelernt haben, auf lange Sicht viel Zeit sparen. Es gibt Unmengen von Kürzeln, die Sie verwenden können, einschließlich verschiedener App-Kürzel. Hier sind nur einige der hilfreichsten für den Anfang, falls Sie neu darin sind!

• Kopieren: Strg/Command + C
• Einfügen: Strg/Command + V
• Ausschneiden: Strg/Command + X
• Suchen: Strg/Command + F
• Neu öffnen: Strg/Command + N
• Speichern: Strg/Command + S
• Drucken: Strg/Command + P
• Rückgängig machen: Strg/Command + Z

Profi-Tipp: Nehmen Sie sich neben Kürzeln die mühsame Arbeit ab, dieselben, sich wiederholenden Dinge immer wieder zu tippen, indem Sie ein Tool wie textexpander verwenden. Einfach ausgedrückt: Sie können ein Kürzel wie „meet1“ eingeben und das Tool schreibt eine Vorlage wie: „Schön, Sie bei dem Networking-Event getroffen zu haben! Es war mir eine Ehre, und ich freue mich, mit Ihnen in Kontakt gekommen zu sein. Falls Sie es verpasst haben, hier ist mein LinkedIn-Profil: [Link]. Lassen Sie uns bald mal plaudern!“ Nutzen Sie dies für E-Mails, Akquise-Mails und Meetings.

Nutzen Sie die Kraft von Nickerchen

Müdigkeit und Erschöpfung sind Produktivitätskiller¹³. Der Versuch, Ihre Ziele zu erreichen, während Sie müde sind, wird wahrscheinlich länger dauern und kann sogar Sie und andere gefährden. Genügend Schlaf während der Woche und gelegentliche Nickerchen können genau das sein, was Sie für einen Produktivitätsschub brauchen.

Hier sind die verschiedenen Arten von Nickerchen, die Sie ausprobieren können, zusammen mit ihren Vorteilen:

• 10- bis 20-minütiges Nickerchen: gibt Ihnen einen Power-Schub
• 30-minütiges Nickerchen: beseitigt Benommenheit
• 60-minütiges Nickerchen: hilft Ihnen, Ideen zu verarbeiten und das Gedächtnis zu verbessern
• 90-minütiges Nickerchen: hilft Ihnen, einen REM-Zyklus zu durchlaufen, um sich von Schlafmangel zu erholen

Erstellen Sie eine Liste für Erholungspausen

To-do-Listen sind großartig, aber vergessen wir nicht die Kraft einer Pause zum Zurücksetzen und Auftanken! Wie wäre es mit einer Liste für Erholungspausen?! Indem Sie ein Element von Spaß (Dopamin) oder Bewegung (Endorphine) hinzufügen, können Sie Ihre Produktivität steigern, wenn Sie zu Ihrer To-do-Liste zurückkehren.

Hier sind einige Ideen, die Sie Ihrer Liste für Erholungspausen hinzufügen können:

• Machen Sie einen Spaziergang, während Sie Ihre Lieblingsmusik oder einen Podcast hören
• Bewegen Sie sich mit einem kurzen Lauf, Yoga oder Hampelmännern
• Machen Sie ein „Lach-Mittagessen“ und schauen Sie sich lustige Videos auf YouTube an
• Schnappen Sie sich einen Kollegen oder Freund und spielen Sie ein lustiges Spiel
• Malen oder kritzeln Sie, um Ihre kreativen Säfte fließen zu lassen
• Lesen Sie ein Buch, das Ihnen Freude oder Energie bringt

Lernen Sie, wie man ein Speed-Reader wird

Schnellesen (Speed Reading) ist ein zeitsparender Hack, den es zu lernen lohnt, um mehr Effizienz in Ihren Tag zu bringen. In unserem Artikel über Speed Reading hebt Vanessa Van Edwards vier Schlüsselstrategien hervor, die sie persönlich nutzt, um schneller zu lesen und mehr zu behalten.

• Nach Schlüsselwörtern scannen: Sprechen Sie nicht jeden Buchstaben im Geist aus. Scannen Sie den Inhalt, um zu bemerken, was heraussticht.
• Vorspringen: Lesen Sie den ersten und letzten Satz eines Absatzes, um den Inhalt schneller zu erfassen.
• Bezüge herstellen: Um sich an das Gelesene zu erinnern, setzen Sie es in Beziehung zu etwas, das Sie bereits wissen.
• Notizen machen: Behalten Sie das Gelesene im Gedächtnis, indem Sie Schlüsselwörter und Themen notieren und die Informationen zusammenfassen, damit Sie sie verinnerlichen können.

Probieren Sie das bestgehütete Geheimnis der Produktivität: Kaugummi kauen!

In unserem Wissenschaftslabor haben wir uns die Wissenschaft des Kaugummikauens angeschaut und ein paar interessante Fakten gefunden, die Ihre Produktivität steigern können. Wer hätte das gedacht?!

• Kaugummi kauen verbessert Ihre kognitiven Fähigkeiten¹⁴, indem es das Gehirn stimuliert und es Ihnen ermöglicht, komplexe Probleme zu durchdenken.
• Kaugummi kauen hilft, Ihren Körper wachsam zu halten¹⁵ und macht Sie gleichzeitig weniger schläfrig und weniger gestresst.
• Kaugummi kauen kann Sie auch charismatischer machen! In diesem lustigen Experiment der Kaugummifirma Beldent wurden Zwillinge hinsichtlich der Wahrnehmung ihrer Beliebtheit bewertet. Raten Sie mal, wer mit einer Rate von 73 % positiver bewertet wurde?! Der Zwilling, der Kaugummi kaute!

Wichtige Erkenntnisse zur Produktivität

Zusammenfassend sollten Sie diese Schlüsselstrategien beachten, um produktiver zu werden:

• Verbringen Sie Zeit damit, sich auf Ziele und Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Stärken entsprechen.
• Verleihen Sie Ihren Aufgaben durch eine spezifische Intention mehr Fokus.
• Nutzen Sie Time-Blocking und das Aufteilen von Projekten, um Ihre Zeit zu maximieren.
• Vermeiden Sie Task-Switching und begrenzen Sie Ihre Ablenkungen.
• Optimieren Sie Ihre Arbeitsdateien für maximale Effizienz.
• Gestalten Sie Ihr Büro so, dass es Motivation weckt.
• Bleiben Sie inspiriert und ausgeruht durch Pausen, Selbstfürsorge und Erinnerungen an Ihr „Warum“.
• Schaffen Sie Grenzen, um zu klären, zu welchen Dingen Sie Nein sagen oder was Sie delegieren sollten.
• Nutzen Sie Technologie für Effizienz und Automatisierung.

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, schauen Sie sich unseren Artikel Wie man in 7 Schritten erfolgreich im Homeoffice arbeitet für noch mehr Ideen an!

Referenzen

Footnotes (15)

1. gallup.com. ↩ ↩²

2. sciencedirect.com ↩ ↩²

3. sciencedirect.com ↩ ↩²

4. sciencedirect.com ↩

5. apa.org ↩

6. sciencedirect.com ↩

7. med.stanford.edu ↩

8. elastic.co ↩

9. pubmed.ncbi.nlm.nih.gov ↩

10. https://en.wikipedia.org/wiki/Maslow’s_hierarchy_of_needs ↩

11. ncbi.nlm.nih.gov ↩

12. ncbi.nlm.nih.gov ↩

13. sciencedirect.com ↩

14. ncbi.nlm.nih.gov ↩

15. ncbi.nlm.nih.gov ↩