21 conseils, astuces et stratégies de productivité pour une concentration maximale

Développez votre muscle de la productivité et faites davantage ce que vous aimez !

Le saviez-vous ? Les employés désengagés coûtent au monde 7,8 billions de dollars en perte de productivité¹.

C’est un chiffre énorme ! De plus, seulement 21 % des employés dans le monde étaient engagés au travail en 2021. L’engagement a un impact sur la productivité, et la productivité a un impact sur ce que nous pouvons accomplir.

Si vous cherchez des moyens de booster votre productivité et votre engagement, vous êtes au bon endroit ! Que vous travailliez à distance, dans un contexte hybride ou sur site, il y a ici quelque chose pour tout le monde.

Dans cet article, nous examinerons 21 conseils, astuces et stratégies basés sur la science que vous pouvez mettre en œuvre pour renforcer votre muscle de la productivité et faire davantage ce que vous aimez.

Qu’est-ce que la productivité ? (Définition)

La productivité implique la mesure de la production (output) par rapport à la mesure des ressources utilisées (input). Cela signifie que si vous pouvez augmenter votre production par rapport à vos ressources, vous pouvez booster votre productivité.

Pour traduire ce concept en termes pratiques, si vous voulez produire plus de produits à vendre, vous devrez booster votre productivité en tenant compte du coût des fournitures, de l’efficacité des outils, de votre niveau de compétence et du temps nécessaire pour créer le produit. Lorsque la production de produits créés et vendus dépasse les ressources investies dans la création et la vente du produit, vous augmentez finalement la productivité.

Bien sûr, de nombreux facteurs entrent en jeu dans l’amélioration de votre productivité, notamment la motivation, l’engagement, le soin de soi et la compétence. Il existe de nombreux conseils et astuces que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de votre activité sans vous épuiser en cours de route ! Découvrons-les.

Comment améliorer la productivité ? 21 conseils, astuces et stratégies

Créez de meilleures listes de tâches avec la méthode de l’alphabet

Au lieu de déterminer quoi faire en fonction de votre temps disponible, et si vous changiez votre état d’esprit pour décider quoi faire en fonction de vos compétences ? C’est ce que nous aimons appeler la méthode de l’alphabet, qui peut être utilisée pour vous aider à concentrer davantage votre énergie sur le travail correspondant à vos points forts.

Dans la méthode de l’alphabet, voici comment vous classez votre travail :

• Travail A : Choses pour lesquelles vous êtes doué ou pour lesquelles vous ne voyez pas le temps passer.
• Travail B : Choses pour lesquelles vous êtes correct, mais vous n’êtes pas nécessairement le meilleur.
• Travail C : Choses que vous faites à un niveau moyen.
• Travail D : Choses que vous avez du mal à faire ou que vous avez tendance à remettre à plus tard.
• Travail F : Choses pour lesquelles vous êtes mauvais ou que vous ratez souvent.

Pour intégrer la méthode de l’alphabet dans votre vie quotidienne, suivez ces étapes :

• Étape 1 : Notez toutes les tâches que vous effectuez chaque semaine.
• Étape 2 : Classez vos tâches avec les lettres de l’alphabet — de A à F.
• Étape 3 : Apprenez comment votre équipe décompose ses tâches avec l’alphabet.
• Étape 4 : Optimisez votre liste de tâches pour plus de travail de niveau A en ajustant ou en déléguant le travail de lettres inférieures aux membres de l’équipe ayant ces forces, ou en limitant le temps que vous y consacrez.
• Étape 5 : Évitez de faire du travail F en le déléguant ou en le confiant à quelqu’un de qualifié dans ce domaine.

En fin de compte, c’est un changement d’état d’esprit. Au lieu de demander : “Ai-je le temps pour ce travail ?”, et si vous demandiez : “Est-ce mon travail de niveau A ?”

Découvrez comment Vanessa Van Edwards met la méthode de l’alphabet en action !

Utilisez la méthode 5x5 avec une intention accrue

La méthode 5x5 est le processus consistant à comprendre vos objectifs globaux et à les décomposer semaine par semaine et jour par jour. La méthode 5x5 implique :

• Regarder votre semaine et déterminer les cinq objectifs principaux que vous souhaitez accomplir.
• Identifier cinq tâches que vous devez accomplir chaque jour pour atteindre ces cinq objectifs.

Il s’agit de restreindre votre champ d’action. Cependant, lorsque vous ajoutez l’élément de votre intention spécifique à vos tâches, vous obtenez encore plus d’avantages !

Le simple fait de noter des tâches spécifiques avec exactement où, quand et comment vous allez vous y prendre peut booster considérablement votre productivité. Cela implique ce que les chercheurs appellent l’intention de mise en œuvre², qui est essentiellement votre plan d’action spécifique pour atteindre votre objectif.

Par exemple, disons que vous avez pour objectif d’écrire un livre. Pour ajouter de l’intention à votre objectif, vous pouvez dire : “J’écrirai 500 mots (comportement) tous les matins à 7 heures (quand) depuis mon bureau à domicile (où) en utilisant Microsoft Word avec toutes les autres notifications désactivées (comment).”

Pour transformer vos tâches ou éléments de liste de tâches en intentions spécifiques, posez-vous ces questions :

• Quel est le comportement/la tâche spécifique que je ferai pour atteindre mon objectif ?
• Quand ferai-je ma tâche ou activité spécifique ?
• Où ferai-je ma tâche ou activité spécifique ?
• Comment ferai-je ma tâche ou activité spécifique ?

Utilisez un discours intérieur positif axé sur le processus

Plus qu’un simple discours intérieur positif, le discours intérieur positif axé sur le processus aide à mettre de la spécificité autour de ce que vous voulez accomplir. Tout comme l’intention de mise en œuvre³, l’ajout de spécificité peut booster votre motivation. Par exemple, au lieu de dire simplement : “Je peux le faire !”, vous pourriez dire : “Je peux accomplir [objectif] en faisant [comportement] d’ici [heure] ! C’est parti !”

D’autres façons d’incorporer le discours intérieur positif dans votre journée incluent :

• S’imaginer en train d’accomplir la tâche ou d’atteindre son objectif. Qu’est-ce que cela fait ? Votre discours intérieur positif pourrait ressembler à : “C’est génial de voir l’impact que X a eu sur X.”
• Utiliser le langage “si-alors” pour inspirer l’élan. Par exemple, vous pourriez dire : “Si je peux terminer ce projet d’ici la fin de la journée, je pourrai profiter du long week-end sans penser au travail.”

Conseil bonus : Créez un tableau de visualisation (vision board) pour vous aider à visualiser vos objectifs et booster votre motivation.

Décomposez les gros projets en segments de 20 minutes

La recherche montre⁴ que notre cerveau peut être submergé par des tâches et des objectifs intimidants, ce qui mène souvent à la procrastination. Pour réduire la nature intimidante et la complexité des gros projets, divisez-les en petites tâches réalisables. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Visualisez votre projet terminé. Notez à quoi ressemble le succès, quel problème vous voulez résoudre et quel but votre projet sert finalement.
2. Travaillez à rebours à partir de votre vision et catégorisez votre succès envisagé en différents seaux. Cela peut inclure les outils nécessaires, le soutien interne et externe, le budget, etc.
3. Sous chaque catégorie, notez chaque tâche qui prendra jusqu’à 20 minutes à accomplir pour atteindre l’objectif de la catégorie.
4. Examinez vos listes de tâches, déterminez-les et hiérarchisez-les en fonction de l’urgence et de l’importance.
5. Planifiez vos tâches sur un calendrier dans votre période de délai. Ajustez au besoin pour tenir compte des retards ou des changements en cours de route.

Conseil bonus : Une façon de surmonter les obstacles est de faire le même exercice, mais en imaginant le pire scénario possible se produisant à votre date limite. Imaginez la journée et imaginez repenser à vos tâches. Posez des questions comme : “Avec qui ai-je eu un problème de communication ? Que manquait-il au budget ? De quels outils avais-je besoin ?” De cette façon, vous pouvez planifier à l’avance et vous sentir préparé et proactif.

Bloquez du temps dans votre calendrier (Time blocking)

Le “time-blocking” consiste à traiter votre temps comme un budget et à bloquer des périodes de temps tout au long de votre journée pour vos activités et priorités. Tout comme vous budgétisez votre argent en nommant chaque dollar, le blocage de temps vous permet de donner une intention à chaque heure de votre journée, même si cette heure est consacrée au repos. C’est un excellent moyen de comprendre votre véritable capacité, ainsi que ce à quoi vous devrez peut-être dire non.

Il existe plusieurs applications gratuites et payantes que vous pouvez utiliser pour bloquer votre temps, notamment Google Calendar ou même un agenda papier quotidien. Pour commencer le blocage de temps, suivez ces étapes :

• Listez toutes vos priorités et objectifs liés aux différents domaines de votre vie, y compris le personnel, le travail, la famille, les amis, le spirituel et les passions.
• Listez toutes les activités et tâches nécessaires pour accomplir ces objectifs et priorités (n’oubliez pas d’inclure le repos et le plaisir !).
• Classez votre liste par importance (notez que l’importance peut changer chaque semaine).
• Estimez le temps dont vous avez besoin ou que vous souhaitez consacrer à chaque tâche ou activité hebdomadaire. Par exemple, vous pourriez vouloir consacrer 30 minutes par jour à l’exercice physique.
• Définissez un “bloc de rendez-vous” prioritaire d’une à deux heures chaque jour de la semaine, au moment où vous vous sentez le plus concentré ou énergisé.
• Nommez vos blocs de rendez-vous prioritaires avec les activités ou tâches en haut de votre liste.
• Remplissez le reste de votre semaine pendant toutes vos heures d’éveil avec le reste de vos activités. Assurez-vous d’inclure les trajets, les repas et les pauses, pas seulement tout votre travail ! Vos blocs de temps peuvent varier de 15 minutes à 1 heure — mais essayez de garder ces blocs concentrés sur une ou deux activités spécifiques à la fois.

Une fois que vous aurez fini de bloquer votre calendrier, il devrait être rempli de toutes les choses pour lesquelles vous avez budgétisé du temps. En bloquant votre temps, vous devriez ressentir un sentiment de liberté pour vous concentrer sur ce qui est le plus important.

Les astuces de productivité comme le blocage de temps sont un excellent moyen d’améliorer vos performances. Consultez cette ressource pour plus de conseils sur l’amélioration de vos performances !

Évitez le changement de tâche et le changement de contexte (alias multitâche)

Le saviez-vous ? Le multitâche, ou ce qu’il vaudrait mieux appeler le changement de tâche ou le changement de contexte, peut réduire votre productivité de 40 %⁵ ! Il s’avère que ce que l’on pensait être une astuce de productivité ne vous aide pas réellement à faire avancer les choses plus vite, surtout lorsque vous essayez de faire un travail concentré.

Cela ne veut pas dire que certaines activités relativement “machinales” ne peuvent pas être faites en tandem avec d’autres, comme écouter un podcast en conduisant pour aller au travail, par exemple. Mais si vous essayez de faire un travail concentré et de faire avancer les choses, il est préférable d’éviter le multitâche.

Bloquer votre calendrier n’est qu’un excellent moyen d’éviter le changement de tâche, mais il existe d’autres astuces que vous pouvez également essayer. En voici quelques-unes :

• Gardez votre téléphone dans une autre pièce pendant le travail concentré ou désactivez les notifications. En réduisant le nombre de fois où vous consultez votre téléphone tout en essayant de vous concentrer, vous pouvez économiser des heures perdues en distractions !
• Définissez un bloc de temps spécifique pour répondre aux e-mails et fermez votre application de messagerie ou vos notifications lorsque votre temps n’est pas dédié aux e-mails.
• Configurez deux utilisateurs sur votre ordinateur — un pour le travail et un pour les loisirs. De cette façon, vous ne vous autorisez à accéder à vos applications de travail que pendant le travail et à vos applications de divertissement pendant les loisirs.
• Instaurez un contrôle parental sur vous-même. Y a-t-il des applications ou des sites Web sur lesquels vous êtes tenté d’aller tout au long de votre journée de travail lorsque vous êtes distrait ? Utilisez le contrôle parental pour rester concentré et hors des réseaux sociaux ou de certains sites de shopping que vous aimez parcourir.
• Utilisez un minuteur pour des sessions de travail concentré. Besoin de boucler un e-mail à un client important que vous avez remis à plus tard ? Réglez un minuteur pour une session de 20 minutes concentrée uniquement sur un objectif spécifique. C’est essentiellement la méthode Pomodoro en action. La pression externe du minuteur peut être motivante !

Créez un environnement sans distractions

Augmenter votre efficacité implique plus que la mise en place d’astuces pour éviter le changement de tâche et le multitâche. Cela inclut également la création et le travail dans un environnement où vous pouvez faire votre meilleur travail.

Il est utile de configurer votre bureau, votre écran d’accueil et votre espace de travail en rendant les fonctions, applications et outils que vous utilisez souvent plus accessibles. Vous ne voulez jamais entrer dans une pièce et vous demander pourquoi ou comment vous y êtes arrivé. Il en va de même pour vos applications et fichiers. Par exemple, si QuickBooks est votre programme quotidien, assurez-vous qu’il n’est pas enterré sous plusieurs clics et dossiers, vous faisant perdre un temps précieux. Ou, si vous utilisez régulièrement un agenda physique, gardez-le à portée de main.

Quelques idées supplémentaires pour réduire les distractions :

• Diffuser de la musique de concentration profonde ou des sons apaisants. Si vous recherchez “Focus Music” en ligne, de nombreuses chaînes YouTube et applications proposent des heures de musique et de sons pour vous aider à vous concentrer. Certains incluent des sons de la forêt ou de l’océan⁶, tandis que d’autres proposent de la musique classique douce. (Attention : La musique et les sons apaisants n’aident pas tout le monde à se concentrer. Pour certains, cela peut être une distraction, tandis que pour d’autres, cela peut aider à la mémoire et à la cognition⁷.)
• Supprimer le désordre de votre espace de travail (à la fois sur votre bureau physique et sur votre bureau d’ordinateur).
• Travailler dans un espace qui favorise la concentration. Pour les extravertis qui travaillent mieux dans un léger brouhaha, cela peut être un café local. Pour les introvertis, cela peut être dans une pièce calme de votre maison.

Optimisez vos fichiers de travail pour une efficacité maximale

Selon une enquête menée auprès d’employés de bureau⁸, 57 % affirment que trouver des fichiers est l’un de leurs trois principaux problèmes ! Ainsi, l’un des meilleurs endroits pour maximiser l’efficacité et la productivité est d’organiser vos fichiers physiques et numériques pour rendre les choses facilement accessibles en cas de besoin. Il s’agit d’être gentil avec votre futur “vous” !

Pour organiser vos fichiers papier physiques, suivez ces étapes :

• Créez un endroit désigné pour votre boîte de réception. C’est là que vous recevrez et trierez les papiers.
• Examinez votre boîte de réception quotidiennement pour déterminer ce qui nécessite une attention particulière, et classez-les par urgence — à faire cette semaine, ce mois-ci ou à déterminer (TBD). Jetez ensuite ce qui n’est pas important.
• Archivez tous les papiers qui sont importants mais ne nécessitent pas nécessairement d’action.
• Créez trois dossiers d’action pour les choses que vous devez faire cette semaine, ce mois-ci ou TBD. (Il peut également être utile de noter ces éléments d’action sur une liste de tâches numérique ou physique en plus de les avoir classés.)
• Examinez vos éléments d’action quotidiennement et déplacez les éléments au besoin. Une fois que vous avez terminé une action, déplacez-la dans un dossier d’archive ou jetez-la.

Pour organiser vos fichiers numériques, suivez ces étapes :

• Supprimez ce dont vous n’avez plus besoin ou archivez les fichiers dont vous avez besoin mais auxquels vous n’avez pas besoin d’accéder régulièrement.
• Décidez comment vous voulez nommer vos dossiers parents et sous-dossiers. Cela pourrait inclure des informations utiles comme les départements, les projets, les clients, les dates, etc. Par exemple, le nom de votre dossier parent pourrait être le nom d’un département, qui peut inclure des sous-dossiers pour chaque client.
• Décidez d’une convention de nommage de fichiers cohérente. N’oubliez pas que vous voulez faciliter la tâche de votre futur “vous” pour retrouver des éléments plus tard. Par exemple, vous pourriez nommer vos fichiers ainsi : Client_Projet_MM-AA_V1.
• Choisissez une convention de nommage cohérente dont vous pouvez vous souvenir pour les différentes itérations de vos éléments. Par exemple, vous pourriez utiliser V1 pour “version 1” ou “Brouillon” pour identifier l’étape à laquelle il se trouve et ajouter plus tard “FINAL” lorsque la version est terminée.

Note spéciale pour les équipes : Si vous travaillez en équipe, vous aurez besoin d’un système qui fonctionnera pour tout le monde. Assurez-vous donc de travailler avec les autres pour créer un système qui a du sens. Il existe de nombreuses façons d’organiser vos fichiers. L’important est que vous trouviez ce qui fonctionne le mieux pour vous !

Aménagez votre bureau pour susciter la motivation

Que vous travailliez à domicile, dans un bureau d’entreprise, une suite de direction, un box ou un espace ouvert, un espace de travail bien conçu prépare le terrain pour faire votre meilleur travail. Ce n’est pas seulement une question d’apparence. Il s’agit aussi d’améliorer la fonctionnalité et la productivité.

Lorsque vous considérez les différents facteurs qui entrent dans la conception d’un bon bureau, votre créativité augmente en même temps que votre satisfaction au travail. Les éléments que vous voulez prendre en compte dans la conception de votre bureau incluent :

• Couleurs : La psychologie des couleurs indique que les couleurs influencent votre humeur. Par exemple, le bleu peut vous aider à vous sentir calme et en sécurité.
• Nature : L’exposition à la nature et aux plantes augmente la productivité de 15 %¹.
• Organisation : Être organisé² réduit le stress, la dépression et la procrastination.
• Confort : La motivation et le moral³ augmentent lorsque vous vous sentez à l’aise.

Consultez notre article sur les idées et conseils de conception de bureau qui peuvent aider votre bureau à rayonner !

Prenez une pause stratégique dans l’espace blanc (White space)

Juliet Funt, qui a consacré son travail à donner aux dirigeants les moyens d’utiliser le pouvoir de l’espace blanc, définit l’espace blanc comme une pause stratégique entre les activités. Il s’agit d’être réfléchi sur son travail plutôt que de courir dans la roue de hamster d’une occupation improductive, qui mène souvent à l’épuisement.

Ce qui différencie l’espace blanc de la méditation et de la pleine conscience, c’est qu’aucune règle n’est impliquée. Les avantages incluent la capacité de reprendre le contrôle et de réclamer votre créativité avec un espace pour réfléchir.

Dans son travail, Juliet identifie deux types d’espace blanc :

• Espace blanc récupérateur : Prendre une pause mentale.
• Espace blanc constructif : Réfléchir à la stratégie, aux idées, etc.

Pour intégrer l’espace blanc dans votre journée, ajoutez des pauses intentionnelles de 30 secondes à 10 minutes entre les activités. Laissez votre esprit se reposer. Vous pourriez fermer les yeux, prendre une profonde inspiration ou faire le tour du pâté de maisons. Ensuite, vous pourriez vous poser des questions comme : “Comment vais-je vraiment ?” “Quel est le meilleur résultat de X ?” Ou vous pouvez simplement suivre un fil de pensée pour réfléchir à votre dernière tâche ou à la suivante. Quoi qu’il en soit, prenez ces pauses tout au long de votre journée pour garder votre esprit frais et alerte.

Construisez une routine autour de votre énergie

Selon la recherche, les hormones dont nous avons besoin pour nous sentir productifs sont libérées en fonction des rythmes circadiens — les cycles naturels que notre corps traverse pour accomplir ses fonctions quotidiennes. Cela signifie que nous sommes probablement plus alertes pendant les premières heures après le réveil.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Quel genre d’activités faites-vous lorsque votre cerveau est le plus alerte ? Êtes-vous concentré sur vos priorités absolues, ou gaspillez-vous votre énergie sur des tâches de faible priorité ? Envisagez de modifier votre emploi du temps ou votre routine en fonction des moments de la journée où vous vous sentez le plus énergisé !

Conseil de pro : Envisagez de planifier les séances de remue-méninges (brainstorming) ou les décisions importantes le matin. Pourquoi ? Il existe un phénomène intéressant appelé “l’effet de moralité matinale⁹”, selon lequel les gens ont tendance à avoir plus de conscience morale et de maîtrise de soi le matin. Cela dit, nous devrions peut-être porter des jugements plus éthiques et stratégiques le matin, pendant que notre conscience morale est à son apogée !

Prenez soin de vous

Quelle que soit votre profession, si vous ne prenez pas soin de vous, vous aurez du mal à être productif. Si votre taux de sucre dans le sang est bas, par exemple, vous pourriez être plus irritable et vous sentir frustré lorsque vous n’avez pas la motivation nécessaire pour accomplir votre liste de tâches.

Si vous vous sentez improductif, cela n’a peut-être rien à voir avec vos compétences ou vos forces. C’est peut-être parce que vous vous sentez fatigué, affamé, en insécurité, déconnecté ou triste.

Étape d’action : Demandez-vous ce dont vous avez besoin maintenant et occupez-vous-en. Lorsque vous vous sentez épuisé, prêtez attention à votre corps, à vos émotions et à vos pensées. Comment savoir ce dont vous avez besoin ?

Commencez par la pyramide des besoins de Maslow¹⁰ et passez en revue une liste de contrôle.

• Physiologique : Avez-vous faim ? Soif ? Êtes-vous fatigué ? Avez-vous froid ?
• Sécurité : Êtes-vous en sécurité ?
• Appartenance/Amour : Êtes-vous seul ? Déconnecté ?
• Estime : Faites-vous des pas vers vos objectifs ?
• Accomplissement de soi : Êtes-vous épanoui ?

Attention : Dans certains cas, votre manque de productivité et de motivation peut provenir d’un problème beaucoup plus profond comme la dépression ou l’anxiété. Si vous luttez contre l’un de ces problèmes et ne savez pas vers qui vous tourner, consultez la liste utile de thérapeutes de Mental Health America.

Restez inspiré par votre pourquoi (Why)

L’inspiration est un excellent moyen de rester motivé et productif. En vous rappelant pourquoi vous faites ce que vous faites, vous pouvez découvrir la motivation intrinsèque qui vous fait avancer. L’un de nos penseurs préférés sur ce sujet est l’auteur à succès et conférencier Simon Sinek.

Dans cette vidéo, il décrit une façon simple de découvrir votre pourquoi, qui consiste à demander à un ami que vous aimez : “Pourquoi sommes-nous amis ?” En creusant un peu, Simon suggère que vous découvrirez probablement bientôt votre pourquoi — la chose qui fait de vous ce que vous êtes et la chose que vous donnez au monde. Regardez !

Dites non ou déléguez

Une stratégie sous-estimée pour devenir plus productif est d’apprendre à dire non. Ceux qui aiment l’énergie d’être occupés et de faire plaisir aux autres trouvent plus difficile de dire non, mais ce qu’ils ne réalisent peut-être pas, c’est que cela entrave leur capacité à être plus productifs, ce qui peut sembler contre-intuitif.

Voici ce qui se passe quand on dit oui trop souvent¹¹ :

• Vous vous engagez trop sur des choses que vous ne pourrez peut-être pas accomplir.
• Vous êtes victime du changement de tâche et du multitâche parce que vous essayez de faire trop de choses simultanément.
• Vous passez à côté d’opportunités ciblées mieux adaptées à vos compétences.
• Les gens finissent par arrêter de vous demander du soutien parce que vous semblez trop occupé pour eux ou que vous avez bâclé des projets pour eux par le passé.

Dire non ou déléguer du travail peut vous aider à vous concentrer sur le travail correspondant à vos forces et, en fin de compte, à être plus productif. Voici quelques façons de déterminer si dire non est le bon choix¹².

• Considérez si la tâche ou le projet correspond à vos objectifs ou à vos forces.
• Considérez s’il s’agit d’un projet dont vous aimeriez apprendre.
• Considérez si les avantages à long terme correspondent à vos objectifs futurs.
• Considérez le calendrier du projet et s’il pourrait vous détourner de quelque chose ayant une priorité plus élevée. Peut-être que ce projet pourrait être fait plus tard ?
• Considérez l’impact que le projet ou la relation pourrait avoir sur votre carrière.

Conseil de pro : Si vous travaillez pour quelqu’un d’autre, ayez des conversations ouvertes et honnêtes à ce sujet ! En fin de compte, lorsque vous êtes tous deux alignés sur les forces et les compétences que vous apportez à la table et à l’équipe, vous pouvez booster la productivité de votre équipe dans son ensemble.

Gagnez en concentration avec la règle des 80/20

La règle des 80/20, également connue sous le nom de principe de Pareto, suggère que 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. En fin de compte, cela signifie concentrer vos efforts sur les activités qui produisent le résultat le plus significatif. Personne ne peut tout faire, c’est donc un moyen utile de cibler et de progresser.

“Si tout est important, alors rien ne l’est.”

— Patrick Lencioni

Pour intégrer la règle des 80/20 dans votre vie, essayez certaines de ces idées :

• Réduisez le sentiment d’accablement en supprimant ou en réduisant vos objectifs de 80 % pour vous concentrer sur les résultats les plus réalisables. Par exemple, si vous voulez rénover votre maison, concentrez-vous d’abord sur une seule salle de bain.
• Utilisez le moment le plus productif de votre journée pour vous concentrer sur les 20 % supérieurs de vos priorités. Par exemple, si vous êtes du matin, exécutez vos priorités absolues le matin.
• Passez au moins 20 % de votre temps à planifier votre projet et 80 % à l’exécution. Cela vous aide à clarifier ce que vous essayez d’accomplir, à créer une dynamique et à vous concentrer sur ce qui est important.

Profitez de la technologie pour l’efficacité et l’automatisation

Il existe des centaines d’applications et d’outils technologiques conçus pour ajouter de l’efficacité et de l’automatisation à votre journée afin d’améliorer la productivité. Il est difficile de tous les nommer, mais voici quelques domaines à envisager d’automatiser et certains outils favoris des leaders que vous pouvez essayer !

• Assistance virtuelle : Upwork, Fiverr, Belay, Time, etc
• Gestion de projet : ClickUp, Asana, Trello
• Listes de tâches : Todoist, Google Tasks, TickTick
• Calendriers : Google Calendar, Outlook, Fantastical, Apple Calendar
• CRM/Bases de données : HubSpot, Zoho, Salesforce
• E-mail : ActiveCampaign, Mailchimp
• Communication : Slack, Zoom, Teams, Calendly
• Paie : Gusto, Paychex, Quickbooks Payroll
• Design : Canva, Adobe Express
• Travail indépendant : Bonsai, HoneyBook, FreshBooks
• IA : ChatGPT, Jasper, Pictory, Grammarly

Apprenez les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier, une fois appris, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps à long terme. Il existe des tonnes de raccourcis que vous pouvez utiliser, y compris divers raccourcis d’applications. Voici quelques-uns des plus utiles pour vous aider à démarrer si vous ne les connaissez pas encore !

• Copier : Ctrl/Command + C
• Coller : Ctrl/Command + V
• Couper : Ctrl/Command + X
• Rechercher : Ctrl/Command + F
• Ouvrir nouveau : Ctrl/Command + N
• Enregistrer : Ctrl/Command + S
• Imprimer : Ctrl/Command + P
• Annuler : Ctrl/Command + Z

Conseil de pro : En plus des raccourcis, éliminez le travail fastidieux consistant à taper les mêmes choses répétitives encore et encore avec un outil comme textexpander. En termes simples, vous pouvez taper un raccourci comme “meet1” et l’outil écrira un modèle comme : “Ravi de vous avoir rencontré lors de l’événement de réseautage ! C’était un honneur, et je suis heureux d’avoir pu échanger avec vous. Au cas où vous l’auriez manqué, voici mon profil LinkedIn : [lien]. À bientôt !” Utilisez cela pour les e-mails, les e-mails de prospection et les réunions.

Utilisez le pouvoir des siestes

La fatigue et l’épuisement sont des tueurs de productivité¹³. Essayer d’atteindre vos objectifs alors que vous êtes fatigué vous prendra probablement plus de temps et peut même vous mettre, vous et les autres, en danger. Dormir suffisamment tout au long de la semaine et faire une sieste occasionnelle peut être exactement ce dont vous avez besoin pour booster votre productivité.

Voici les différents types de siestes que vous pouvez essayer, ainsi que leurs avantages :

• Sieste de 10 à 20 minutes : vous donne un coup de boost
• Sieste de 30 minutes : élimine la somnolence
• Sieste de 60 minutes : vous aide à traiter les idées et à améliorer la mémoire
• Sieste de 90 minutes : vous aide à traverser un cycle REM pour récupérer du manque de sommeil

Créez une liste de pauses de recharge

Les listes de tâches sont excellentes, mais n’oublions pas le pouvoir de faire une pause pour se réinitialiser et se recharger ! Que diriez-vous d’une liste de pauses de recharge ?! En ajoutant un élément de plaisir (dopamine) ou d’exercice (endorphines), vous pouvez booster votre productivité lorsque vous revenez à votre liste de tâches.

Voici quelques idées que vous pouvez ajouter à votre liste de pauses de recharge :

• Aller se promener en écoutant votre musique ou votre podcast préféré.
• Faire un peu d’exercice avec une course rapide, du yoga ou des jumping jacks.
• Faire un déjeuner de rire et regarder des vidéos amusantes sur YouTube.
• Prendre un collègue ou un ami et jouer à un jeu amusant.
• Colorier ou gribouiller pour stimuler votre créativité.
• Lire un livre qui vous apporte de la joie ou de l’énergie.

Apprenez à devenir un lecteur rapide (Speed reader)

La lecture rapide est une astuce de gain de temps qui vaut la peine d’être apprise pour intégrer plus d’efficacité dans votre journée. Dans notre article sur la lecture rapide, Vanessa Van Edwards souligne quatre stratégies clés qu’elle utilise personnellement pour lire plus vite et retenir davantage.

• Rechercher des mots-clés : Ne prononcez pas chaque lettre. Balayez le contenu pour remarquer ce qui ressort.
• Sauter en avant : Lisez la première et la dernière phrase d’un paragraphe pour saisir le contenu plus rapidement.
• Rendre cela relatable : Pour vous souvenir de ce que vous lisez, reliez-le à quelque chose que vous connaissez déjà.
• Prendre des notes : Souvenez-vous de ce que vous lisez en notant les mots-clés et les sujets et en résumant les informations afin de pouvoir les mémoriser.

Essayez le secret le mieux gardé de la productivité : mâcher du chewing-gum !

Dans notre laboratoire scientifique, nous avons examiné la science du chewing-gum et avons trouvé quelques faits intéressants à son sujet qui peuvent aider à booster votre productivité. Qui l’eût cru ?!

• Mâcher du chewing-gum améliore vos capacités cognitives¹⁴ en stimulant le cerveau, vous permettant de réfléchir à des problèmes complexes.
• Mâcher du chewing-gum aide à garder votre corps alerte¹⁵ et, par coïncidence, moins somnolent et moins stressé.
• Mâcher du chewing-gum peut aussi vous rendre plus charismatique ! Dans cette expérience amusante de la société de chewing-gum Beldent, des jumeaux ont été évalués sur la perception de leur popularité respective. Devinez qui a été évalué plus positivement à un taux de 73 % ?! Le jumeau qui mâchait du chewing-gum !

Points clés à retenir sur la productivité

En résumé, notez ces stratégies clés pour devenir plus productif :

• Passez du temps à vous concentrer sur des objectifs et des tâches qui font appel à vos forces.
• Ajoutez de la concentration à vos tâches avec une intention spécifique.
• Utilisez le blocage de temps et le découpage de projet pour maximiser votre temps.
• Évitez le changement de tâche et limitez vos distractions.
• Optimisez vos fichiers de travail pour une efficacité maximale.
• Aménagez votre bureau pour susciter la motivation.
• Restez inspiré et reposé grâce aux pauses, au soin de soi et aux rappels de votre “pourquoi”.
• Créez des limites pour clarifier les choses auxquelles vous devriez dire non ou que vous devriez déléguer.
• Profitez de la technologie pour l’efficacité et l’automatisation.

Si vous travaillez à domicile, consultez notre article Comment travailler à domicile avec succès en 7 étapes pour encore plus d’idées !

Références

Footnotes (15)

1. gallup.com. ↩ ↩²

2. sciencedirect.com ↩ ↩²

3. sciencedirect.com ↩ ↩²

4. sciencedirect.com ↩

5. apa.org ↩

6. sciencedirect.com ↩

7. med.stanford.edu ↩

8. elastic.co ↩

9. pubmed.ncbi.nlm.nih.gov ↩

10. https://en.wikipedia.org/wiki/Maslow’s_hierarchy_of_needs ↩

11. ncbi.nlm.nih.gov ↩

12. ncbi.nlm.nih.gov ↩

13. sciencedirect.com ↩

14. ncbi.nlm.nih.gov ↩

15. ncbi.nlm.nih.gov ↩