23 dicas de e-mail profissional para criar seu próximo e-mail

Desde a redação de assuntos cativantes até a compreensão de quando um e-mail deve ser uma chamada telefônica, este é o seu guia completo para elevar o nível dos seus e-mails.

Dados recentes¹ mostram que, em 2023, mais de 345 bilhões de e-mails são enviados e recebidos todos os dias (um aumento de 4,3% em relação a 2022). Uau! Mesmo com o aumento de outros métodos de comunicação, como aplicativos de mensagens, parece que o e-mail não vai desaparecer tão cedo.

Como um método de comunicação comum para uso pessoal e comercial, você já se perguntou se seus e-mails estão atingindo o objetivo ou gerando as melhores respostas possíveis? Você pode estar perdendo oportunidades de ser um comunicador ainda mais eficaz!

Pronto para fazer seus e-mails se destacarem? Vamos mergulhar nos elementos e dicas para incorporar em seus e-mails profissionais e exemplos que você pode usar para várias situações.

Por que a Etiqueta de E-mail Profissional é Importante?

A etiqueta de e-mail profissional é importante porque demonstra respeito, proporciona clareza e aumenta a credibilidade.

• Demonstra respeito: Ao usar a etiqueta adequada, incluindo gramática, personalização e um tom cortês, você transmite que valoriza a contribuição e o tempo do destinatário, ao mesmo tempo em que promove relacionamentos positivos.
• Proporciona clareza: Ao estruturar seus e-mails com títulos e parágrafos claros e mantê-los concisos, você ajuda os leitores a entender o que você está tentando comunicar.
• Dá credibilidade: Quando seus e-mails são bem elaborados, isso mostra que você leva a comunicação a sério e que é digno de confiança, refletindo sua reputação.
• Melhora a resposta: Quando seus e-mails são claros, gentis e concisos, as pessoas têm mais probabilidade de entender seus objetivos e responder mais rápido.

23 Dicas para Elaborar o E-mail Profissional Perfeito

#1 Otimize sua linha de assunto para uma maior taxa de abertura

De acordo com a Zippia², “47% dos destinatários de e-mail abrirão um e-mail baseando-se apenas na linha de assunto”. Além disso, a pesquisa deles mostra que, se você personalizar uma linha de assunto, isso pode aumentar as taxas de abertura em 50%!

Sua linha de assunto pode ser, indiscutivelmente, a parte mais importante do seu e-mail. Por quê? É como a porta da frente que convida as pessoas a ouvirem o que você tem a dizer. Se a porta for difícil de encontrar, não importa que tipo de valor esteja lá dentro!

Para criar uma ótima linha de assunto de e-mail, ela deve fazer pelo menos algumas destas coisas:

• Oferecer valor: Destaque qual valor você está oferecendo ao destinatário no seu e-mail.
• Comunicar prazos: Evite usar a palavra “urgente”, mas considere incluir datas de entrega de chamadas para ação para transmitir urgência.
• Fornecer especificidade: Vá direto ao ponto e não seja vago demais — diga às pessoas o que você quer dizer a elas.
• Ser pessoal: Considere incorporar um primeiro nome ou detalhe sobre o destinatário.
• Incluir números: Incluir um número na sua linha de assunto pode aumentar as taxas de abertura em 57%³.
• Transmitir emoção: Se você transmitir emoção em vez de racionalidade, as pesquisas mostram⁴ que você pode impulsionar as aberturas.

Aqui estão alguns exemplos de BOAS linhas de assunto que você pode usar em um ambiente profissional:

• “Solicitação de Reunião: Podemos discutir [Tópico/Projeto] na próxima semana?”
• “Sinto falta de colaborar com você, [Nome]! Podemos marcar um café esta semana?”
• “Oportunidade de Colaboração: [Nome], eu agradeceria sua opinião sobre [Tópico/Projeto].”
• “Junte-se a nós para uma Sessão de Brainstorming Produtiva sobre [Tópico/Iniciativa].”
• “Convite: Molde nossas Metas de [Departamento/Equipe] para o 2º Trimestre”
• “Preciso da sua visão: Podemos nos reunir para revisar [Documento/Proposta]?”
• “Lembrei de você! Este artigo sobre [Tópico] pode te ajudar com [Projeto].”

Aqui estão alguns exemplos de RINS linhas de assunto:

• “Oi”
• “URGENTE!!!!!!”
• “Mensagem Super Importante,”
• “Reunião,”
• “Apenas passando para dar um oi,”
• “Re: Re: Re:”
• “ENC: ENC: ENC:”
• “LEIA ISSO AGORA!!!!”
• “Tenho tentado entrar em contato com você”
• “Você viu meu e-mail?”

#2 Não abuse da palavra URGENTE

Uma maneira infalível de causar ansiedade em seus colegas é usar a palavra “URGENTE” em suas linhas de assunto ou colocá-la em letras maiúsculas com pontos de exclamação extras para transmitir a importância da sua mensagem (“RESPONDER O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL!!!”).

Este é um anúncio de serviço público em nome de todos em todos os lugares: Suas mensagens urgentes, pouco claras e em letras maiúsculas não estão aumentando as chances de as pessoas responderem. Na verdade, elas podem até acabar em pastas de spam ou lixo eletrônico.

Em vez de linhas de assunto de alta ansiedade e em letras maiúsculas, use uma linguagem ultra-clara e específica para comunicar sua urgência. Por exemplo, em vez de “LEIA AGORA!”, tente algo como: “[Nome], você pode ajudar? O cliente recebeu o produto errado.” Uma linha de assunto como esta transmite uma sensação de urgência e especificidade sem causar ansiedade. Alguém pode ler isso com mais certeza e responsabilidade para agir.

#3 Use pistas de palavras carismáticas para preparar as respostas das pessoas

Você já recebeu um e-mail que te fez sentir acolhido? Ou recebeu um e-mail que te levou a pensar estrategicamente? As palavras que você escolhe no seu e-mail podem evocar diferentes respostas emocionais devido a um fenômeno chamado psicologia do priming (preparação).

Ao aproveitar as técnicas de priming em sua comunicação por e-mail, você pode criar e-mails mais eficazes que ressoam com os destinatários e estimulam as ações desejadas. Por exemplo, no livro de Vanessa Van Edwards, Cues; Master the Secret Language of Charismatic Communication, ela discute a diferença entre palavras de pista calorosas e palavras de pista competentes e como elas podem evocar respostas diferentes.

Transmitir Calor/Cordialidade	Transmitir Competência
Contribuição, Inspirador, Modelo	Especialidade, Habilidoso, Experiente
Cuidadoso, Atencioso, Consciente	Preciso, Exato, Minucioso, Diligente
Suave, Integrado, Recompensador	Simplificado, Eficaz, Produtivo, Ideal
Impressionante, Incrível, Notável	Alta qualidade, Superior, Excepcional
Impactante, Diferencial	Alcançar, Entregar, Sucesso, Resultado
Útil, Talentoso, Solidário	Insight, Profundidade, Versado
Dedicado, Carinhoso, Firme	Atencioso, Focado, Metódico

É importante equilibrar palavras calorosas e competentes, adaptando seus e-mails à situação específica ou ao sentimento desejado que você deseja transmitir. Incorporar palavras calorosas ajuda a construir rapport e criar um ambiente positivo, enquanto palavras competentes transmitem profissionalismo e expertise. Ao combinar ambos, você se torna mais carismático em seu estilo de comunicação e pode estabelecer credibilidade enquanto promove relacionamentos de trabalho positivos.

Aqui estão exemplos da mesma mensagem escrita em um tom competente, tom caloroso e tom carismático.

Mensagem de e-mail competente:

Confio que esta mensagem o encontre bem. Estou entrando em contato para discutir o plano estratégico para o nosso próximo projeto. Sua expertise e histórico de entrega de resultados excepcionais fazem de você um candidato ideal para este empreendimento. Dada a complexidade e importância do projeto, acredito que seu insight aumentaria muito nossas chances de sucesso. Vamos discutir mais detalhes e explorar como combinar nossas forças para alcançar resultados extraordinários—ansioso para ouvir seus insights.

Mensagem de e-mail calorosa:

Espero que este e-mail traga um sorriso ao seu dia. Eu queria entrar em contato pessoalmente com você e expressar meu entusiasmo sobre a possibilidade de colaborar com você em nosso próximo projeto. Suas contribuições impressionantes chamaram minha atenção e eu realmente acredito que sua perspectiva única e talentos teriam um impacto significativo em nossa jornada. Eu visualizo uma parceria construída sobre confiança, apoio e paixão compartilhada, onde podemos criar algo verdadeiramente notável juntos. Eu adoraria nos conectar e discutir o projeto mais detalhadamente assim que for possível para você.

Mensagem de e-mail carismática:

Espero que esta mensagem o encontre bem. Considerando sua expertise excepcional e realizações notáveis, sinto-me honrado em entrar em contato com você. Nosso próximo projeto possui um potencial imenso e acredito firmemente que sua abordagem focada e solidária seria inestimável para o nosso sucesso compartilhado. A combinação de suas habilidades impressionantes e entusiasmo genuíno realmente capturou minha atenção. Estou ansioso para discutir o projeto em detalhes, promovendo um ambiente onde nossos esforços colaborativos possam florescer e nos levar a resultados notáveis. Eu realmente espero nos conectar e explorar esta oportunidade emocionante juntos.

Para saber muito mais sobre como ter mais carisma em sua vida, confira este recurso útil!

#4 Personalize seus e-mails sempre que possível

E-mails personalizados não apenas aumentam as taxas de abertura⁵, mas também melhoram o engajamento, aumentando suas chances de obter uma resposta. As pessoas gostam de se sentir vistas e conhecidas.

Para personalizar seus e-mails, siga estes passos:

• Dirija-se às pessoas pelo nome: Não pule a saudação no topo! Diga olá às pessoas antes de fazer seu pedido ou compartilhar informações. Por exemplo, “Olá [Primeiro nome].”
• Refira-se a interações ou conversas anteriores relevantes para sua mensagem: Isso mostra sua atenção aos detalhes e indica o motivo do seu contato. Por exemplo, “Apreciei o que você compartilhou sobre sua experiência com o [Projeto Relevante] e queria entrar em contato para obter seu feedback sobre o [Projeto].”
• Adapte seu estilo de comunicação para espelhar o deles: Por exemplo, se você notar um tom mais casual, responda com um tom casual e vice-versa.
• Inclua detalhes que sejam relevantes especificamente para o destinatário: “Sua expertise no [Projeto Relevante] pode me ajudar a ter uma ideia melhor de como abordar [Detalhe], [Detalhe] e [Detalhe].”
• Mostre interesse genuíno: Faça perguntas ponderadas para estabelecer uma conexão mais profunda. Por exemplo, “Você pode me contar mais sobre como desenvolveu sua estrutura para o sucesso no [Projeto Relevante] e em outros como este? Estou curioso para aprender com você!”

#5 Melhore a legibilidade com uma estrutura clara

Ao elaborar um e-mail visualmente atraente (não necessariamente incluindo design!) que segue um fluxo estruturado, você ajuda melhor os leitores a entenderem claramente o que você está tentando comunicar.

Existem vários elementos-chave a serem considerados, incluindo:

• Saudação: Dirija-se às pessoas pelo nome sempre que possível, seguido de uma saudação educada. “Olá [Nome], espero que esteja aproveitando sua semana até agora!”
• Introdução: Se você não se correspondeu com a pessoa, apresente-se. Por exemplo, “Meu nome é [Nome] da [Empresa], e estou interessado em me conectar com você sobre [Ideia Relevante].” Se você já a conhece, refira-se a uma interação anterior e forneça o contexto do motivo pelo qual está enviando o e-mail.
• Corpo: No corpo do seu e-mail, forneça informações mais detalhadas, explique seu pedido ou propósito claramente e apoie seus pontos com detalhes relevantes. Use parágrafos curtos ou marcadores para melhorar a legibilidade. Seja específico e evite jargões desnecessários ou termos técnicos, a menos que você se comunique com um público que os entenda. Por exemplo, o corpo pode ser assim:

“Eu gostaria de colaborar com você em [tarefas específicas ou áreas de responsabilidade]. Pelo que ouvi de [colega mútuo], acredito que sua expertise faria uma grande diferença! Seu envolvimento incluiria principalmente o seguinte:

• [Responsabilidade ou entrega]

• [Responsabilidade ou entrega]

• [Responsabilidade ou entrega]”

• Anexos: Se você precisar anexar arquivos, mencione-os no corpo do e-mail e certifique-se de que foram incluídos antes de enviar. Você também pode informar o destinatário sobre o formato do arquivo ou descrever brevemente cada anexo. Por exemplo, “Anexei um resumo do projeto que fornece mais detalhes sobre o escopo, cronograma e entregas. Dê uma olhada e, se tiver algum pensamento ou sugestão, adoraria ouvi-los até [prazo].”

• Destaque em negrito a chamada para ação e o prazo: Para leitores ocupados, pode ser útil destacar a chamada para ação colocando em negrito ou realçando a ação e a data em que você precisa de uma resposta. Dessa forma, se eles consultarem o e-mail mais tarde, poderão referenciá-los mais facilmente. Por exemplo, “Eu agradeceria seu feedback até [prazo], se possível. Deixe-me saber o que você pode fazer se isso não for viável.”

• Fechamento: Conclua seu e-mail com uma observação cortês de gratidão e quaisquer outros detalhes relevantes. Por exemplo, “Muito obrigado por considerar esta proposta! Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, sinta-se à vontade para entrar em contato comigo pelo telefone [Número de telefone]. Estou disponível para discutir esta oportunidade sempre que for conveniente.”

• Assinatura: Após a revisão, adicione seu nome completo e, se aplicável, seu cargo, nome da empresa e informações de contato (número de telefone, site, etc.) como parte de sua assinatura de e-mail. Por exemplo,

Obrigado,

[Seu Nome]

[Seu Cargo/Título]

[Sua Empresa/Organização]

[Suas Informações de Contato]

Em contraste, aqui está um exemplo de como seria um MAU e-mail “profissional”:

Assunto: URGENTE!!!!! Preciso de Ajuda AGORA

Ei……… Então, estou em um aperto real e preciso da sua ajuda o mais rápido possível! Fui designado para um projeto e, honestamente, não tenho ideia do que estou fazendo. Você pode simplesmente fazer isso por mim??? Estou atolado e não posso me dar ao luxo de estragar tudo. Estou contando com você para salvar minha pele. Retorne para mim o mais rápido possível!!!!! Te devo uma. VALEU!!!!

Claro? Não. Profissional? Não. Cortês? Não. Personalizado? Não. Em suma, este é um péssimo e-mail!

#6 Vá direto ao ponto

Se você acha que seu e-mail pode estar longo demais, provavelmente está! Se você enviar a alguém um e-mail longo, essa pessoa pode estar menos inclinada a lê-lo ou responder, especialmente se não o estivesse esperando e não houver uma estrutura definida ou uma chamada para ação clara. Se você deseja chamar as pessoas para a ação ou obter uma resposta relativamente rápida, é importante ser conciso e direto ao ponto.

Siga estas dicas para uma taxa de resposta mais alta:

• Seja direto e específico: Indique claramente o propósito do seu e-mail, incluindo detalhes relevantes, datas, etc.
• Atenha-se a uma chamada para ação: Idealmente, você deve ter apenas uma chamada para ação em seu e-mail. Se você tiver mais de uma ou duas, é hora de outro e-mail. Tente não pedir às pessoas que façam muita coisa em um único e-mail; caso contrário, as pessoas se sentirão sobrecarregadas e não agirão de forma alguma.
• Atenha-se a três parágrafos: Se o seu e-mail for mais longo que três parágrafos ou incluir mais de uma ou duas chamadas para ação, pode ser hora de uma ligação rápida ou reunião para discutir. O que quer que você faça, evite escrever um romance (a menos que eles estejam esperando por isso).
• Considere o meio: E-mails extremamente curtos, de uma única linha, também podem errar o alvo e ser extremamente pouco claros. Considere adicionar clareza ao seu e-mail ou direcione a conversa para um aplicativo de mensagens como Teams, Slack ou o que quer que sua equipe use normalmente.
• Considere a perspectiva do leitor: Antes de clicar em enviar, considere as percepções e a compreensão deles sobre o seu tópico. Há algum detalhe faltando? Adapte seu e-mail às necessidades deles.

#7 Use uma hierarquia de fatos

Na melhor das hipóteses, as pessoas passam os olhos pelos e-mails. Na pior, elas nem terminam de ler. Para mitigar o potencial de as pessoas perderem o ponto principal do seu e-mail, não esconda a informação principal. Coloque o ponto mais importante no topo e, em seguida, passe para os detalhes de apoio e informações de contexto, conforme necessário. Isso ajuda o destinatário a entender rapidamente os pontos-chave e, em seguida, aprofundar-se em detalhes adicionais.

Siga esta hierarquia para aumentar o engajamento:

• Comece com o ponto principal: Comece seu e-mail declarando o fato mais crítico ou a mensagem principal logo no início. Isso captura imediatamente a atenção do destinatário e fornece um resumo conciso do propósito ou ideia principal do seu e-mail.
• Forneça detalhes de apoio: Depois de declarar o ponto principal, siga com os fatos ou detalhes de apoio necessários que sustentam sua declaração principal. Esses detalhes de apoio devem fornecer contexto ou explicação adicional, reforçando a importância ou relevância do ponto principal e fortalecendo a chamada para ação.
• Inclua informações de contexto ou suplementares: No final do seu e-mail, você pode fornecer qualquer informação ou detalhes suplementares que possam ser úteis, mas que não são essenciais para entender o ponto principal. Isso pode incluir contexto adicional, informações de contato ou detalhes de acompanhamento.

#8 Inicie novas conversas quando necessário

Você já recebeu e-mails que estão cheios de encaminhamentos e respostas na linha de assunto? Ou talvez você tenha participado de uma corrente de e-mails que se desviou tanto da pergunta original que você não consegue mais lembrar o propósito dela?

Vamos acabar com esse caos! Se você se encontrar em uma conversa não relacionada ao assunto original ou que se desviou tanto do tópico que é difícil de acompanhar, é hora de criar uma nova conversa.

Aqui estão algumas regras gerais a serem seguidas em relação ao e-mail:

• A linha de assunto deve estar relacionada ao conteúdo do e-mail: Se o conteúdo com o qual você está prestes a responder não corresponder à linha de assunto, é hora de iniciar uma nova conversa.
• Quando a conversa se tornar complexa, faça uma reunião: Se houver uma corrente interminável de e-mails de ida e volta ou confusão, é provável que seja uma conversa mais complexa que merece uma reunião.
• Indique claramente o novo tópico: Ao iniciar um novo e-mail, certifique-se de ser claro sobre o tópico e não presuma que as pessoas saberão automaticamente do que você está falando.
• Selecione cuidadosamente os destinatários apropriados: Em alguns casos, nem todos na conversa anterior precisam estar na nova. Tenha cuidado ao reconhecer quem precisa estar envolvido na nova conversa.
• Se necessário, faça referência à conversa anterior: Se houver pontos da conversa anterior que sejam relevantes para um novo tópico, certifique-se de incluí-los para referência.

#9 Controle suas emoções (e seus emojis 🙂)

É importante estar atento às suas emoções ao redigir e-mails, pois elas podem ter um impacto significativo na sua credibilidade. Embora seja ótimo mostrar entusiasmo, é melhor evitar exagerar nos pontos de exclamação, carinhas sorridentes e emojis.

E-mails emocionais, particularmente quando você está se sentindo zangado ou chateado, também são algo a ser evitado. Enviar algo desagradável no calor do momento certamente trará arrependimento. Se você se sentir particularmente alterado ao escrever um e-mail, é melhor dar um passo atrás e revisitá-lo com a cabeça fria 24 horas depois.

Quanto aos emojis, não há problema em usá-los com moderação com amigos próximos e colegas, mas tenha cuidado para não exagerar e potencialmente desencadear pensamentos negativos para o seu destinatário. Nem todo mundo vê os emojis da mesma forma, especialmente entre gerações.

Uma carinha sorridente 🙂 para uma pessoa pode parecer uma resposta feliz, enquanto para outra pode parecer passivo-agressiva! É difícil saber com certeza, então proceda com cautela e comunique-se com seus colegas sobre o que os diferentes emojis significam para você.

Dica Profissional: Confira nosso artigo para aprender os significados (e significados secretos) por trás dos emojis que as pessoas usam diariamente para se comunicar e use-os com sabedoria!

#10 Inclua uma chamada para ação clara

Como destinatário de um e-mail, você se depara com a decisão de responder ou ignorar a mensagem completamente. Como remetente, o objetivo final é receber uma resposta. Uma maneira eficaz de garantir uma taxa de resposta mais alta é incluir uma chamada para ação (CTA) clara. Para torná-la ainda mais proeminente, você pode considerar destacar ou colocar a chamada para ação em negrito.

Para melhorar sua taxa de resposta, é importante identificar o objetivo principal do seu e-mail. Para fazer isso, faça a si mesmo estas perguntas:

• Qual é a mensagem principal que você está tentando transmitir?
• Qual pergunta você precisa que seja respondida?
• Qual ação você precisa que o destinatário tome?

Ao focar neste elemento-chave e terminar seu e-mail com uma chamada para ação concisa, você está facilitando para o destinatário responder prontamente. Portanto, da próxima vez que enviar um e-mail, lembre-se de manter o objetivo final em mente e facilitar a resposta.

Dica Profissional: Atenha-se a uma chamada para ação por e-mail (e normalmente não mais que duas). Mesmo que você tenha duas ou mais chamadas para ação, a segunda deve reforçar a primeira. Por exemplo,

• CTA um: “Deixe-me saber se você pode concluir o projeto até [prazo].”
• CTA dois: “Se este prazo não for viável, deixe-me saber quando você poderá concluí-lo.”

#11 Use uma despedida carismática

As despedidas são o toque final do seu e-mail que tem o potencial de deixar uma impressão duradoura. Para se destacar e ser memorável, escolha uma despedida que se alinhe com seu estilo pessoal e o tom do seu relacionamento com o destinatário. É importante manter o profissionalismo enquanto injeta um toque de carisma e positividade para deixar uma impressão duradoura.

Aqui estão algumas ideias de despedidas carismáticas que você pode usar ou adaptar!

• Continue incrível!
• Desejo a você sucesso contínuo!
• Tenha um dia fantástico!
• Continue brilhando!
• Tudo de bom, e continue arrasando!
• Enviando vibrações positivas para você!
• Mantenha-se incrível e imparável!
• Ansioso por mais coisas boas!

#12 Inclua uma assinatura profissional

Usar uma assinatura profissional em seu e-mail ajuda a fornecer informações de contato importantes e a criar uma impressão consistente e polida. No formato mais simples, sua assinatura deve ser algo assim:

[Seu Nome]

[Seu Cargo/Título]

[Sua Empresa/Organização]

[Suas Informações de Contato]

É importante notar alguns erros de iniciante com sua assinatura de e-mail, no entanto, então certifique-se de seguir estas regras úteis:

• Certifique-se de que suas informações de contato e links da web estejam atualizados.
• Garanta que seus perfis de mídia social sejam relevantes para o seu trabalho.
• Evite usar formatação excessiva, gráficos ou citações longas. (Observe que alguns gráficos podem não aparecer para todos ou exigir tempo extra de carregamento.)
• Certifique-se de que sua assinatura seja amigável para dispositivos móveis. Alguns gráficos ou fontes podem não aparecer tão bem no celular quanto no desktop.
• Se sua empresa exigir, inclua isenções de responsabilidade legais e declarações de confidencialidade. (Verifique as diretrizes da sua empresa).
• Teste a visualização da sua assinatura enviando um e-mail para você mesmo em uma conta de e-mail pessoal. Ela aparece corretamente? Carrega corretamente? Ajuste conforme necessário.

#13 Adicione o endereço de e-mail “para” por último

Um erro comum que muitas pessoas cometem ao redigir e-mails é começar pelo topo e adicionar o endereço do destinatário primeiro. Erro de iniciante! Isso pode levar ao envio acidental da mensagem antes que ela esteja pronta. É melhor esperar até que a mensagem esteja completa antes de adicionar o endereço para evitar contratempos com o botão de enviar.

#14 Maximize a eficiência com modelos

Como profissional, é útil ter uma variedade de modelos de e-mail à mão para agilizar sua comunicação e garantir a consistência. Aqui estão algumas categorias de modelos que podem ser úteis ter à mão:

• Introdução ou Networking:
  • Apresentando-se a um novo contato
  • Solicitando uma reunião ou chamada telefônica
  • Acompanhamento após um evento de networking
• Relacionado ao trabalho:
  • Candidatando-se a um emprego ou estágio
  • Acompanhamento após uma entrevista
  • Aceitando ou recusando uma oferta de emprego
  • Solicitando uma carta de recomendação
• Reunião ou Compromisso:
  • Agendando uma reunião ou compromisso
  • Confirmando ou reagendando uma reunião
  • Enviando uma pauta de reunião
  • Solicitando informações ou materiais para uma reunião
• Agradecimento:
  • Expressando gratidão após uma reunião, entrevista ou evento de networking
  • Agradecendo a um colega ou supervisor pelo apoio ou assistência
  • Reconhecendo um presente ou gesto de gentileza
• Informativo ou Anúncio:
  • Compartilhando atualizações ou notícias importantes com colegas ou clientes
  • Anunciando uma mudança nos procedimentos ou políticas do escritório
  • Comunicando um próximo evento ou sessão de treinamento
• Atendimento ao Cliente ou Suporte:
  • Respondendo a consultas ou reclamações de clientes
  • Fornecendo instruções ou etapas de solução de problemas
  • Reconhecendo feedback ou sugestões
• Acompanhamento (Follow-Up):
  • Acompanhamento de um e-mail ou conversa anterior
  • Verificando o progresso de um projeto ou tarefa
  • Solicitando uma atualização de status
• Pedido de Desculpas ou Erro:
  • Pedindo desculpas por um erro ou mal-entendido
  • Abordando uma reclamação ou insatisfação de um cliente
  • Esclarecendo uma falha de comunicação ou fornecendo uma correção
• Encerramento ou Despedida:
  • Encerrando um relacionamento profissional ou colaboração
  • Mensagem de despedida para colegas ou clientes
  • Passando responsabilidades para um sucessor

Ter modelos nessas categorias pode economizar tempo. No entanto, lembre-se de customizar e personalizar os modelos conforme necessário para se adequar a cada situação específica.

Dica Profissional: Utilizar ferramentas como o TextExpander. Esta ferramenta permite que você crie mensagens padronizadas para levar seus e-mails para o próximo nível. Veja como funciona: basta digitar uma palavra-chave como “gratidão” ou “reunião”, e sua mensagem pré-digitada aparece magicamente!

#15 Esteja ciente das diferenças culturais

Estar ciente das diferenças culturais na comunicação é crucial para garantir trocas de e-mail eficazes e respeitosas. É importante tratar cada pessoa como um indivíduo e estar aberto a aprender e se adaptar. A comunicação intercultural eficaz requer consciência contínua, empatia e disposição para preencher lacunas de compreensão.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para aumentar sua consciência e melhorar a comunicação entre culturas:

• Pesquise e eduque-se: Reserve um tempo para pesquisar e entender as normas culturais e os estilos de comunicação dos destinatários com os quais você interage regularmente. Familiarize-se com seus costumes, valores e expectativas em relação à comunicação por e-mail. Não tenha medo de pedir conselhos diretamente às pessoas!
• Adapte-se ao estilo de comunicação preferido deles: Diferentes culturas podem ter preferências variadas por franqueza, formalidade ou hierarquia. Por exemplo, algumas culturas podem valorizar um estilo de comunicação mais indireto e polido, enquanto outras podem preferir a franqueza. Observe esses estilos, faça perguntas e adapte-se conforme necessário.
• Use saudações e títulos apropriados: Dirija-se aos destinatários usando títulos e saudações apropriados com base em suas normas culturais. Algumas culturas priorizam títulos formais, enquanto outras podem ser mais inclinadas à informalidade. Pesquise e use saudações apropriadas para mostrar respeito e estabelecer rapport.
• Preste atenção a possíveis interpretações errôneas: Evite gírias, expressões idiomáticas ou humor que possam não ser bem traduzidos entre culturas. Esforce-se pela clareza e simplicidade em sua linguagem para minimizar mal-entendidos.
• Respeite os fusos horários e horários de trabalho: Ao enviar e-mails para destinatários em fusos horários diferentes, seja atencioso com o horário de trabalho deles. Evite enviar e-mails que possam interromper o tempo pessoal ou o sono deles. Se necessário, agende seu e-mail para ser entregue em um horário mais adequado.
• Seja paciente e permita tempo para resposta: Os tempos de resposta podem variar entre as culturas, e algumas culturas podem priorizar a construção de relacionamentos ou uma análise minuciosa antes de responder.
• Esteja atento às pistas não verbais: Lembre-se de que as pistas não verbais podem não estar presentes na comunicação por e-mail. Gestos, expressões faciais e entonação estão ausentes, às vezes levando a interpretações errôneas. Seja claro em sua comunicação escrita e considere fornecer contexto adicional ou esclarecimentos, se necessário.

Dica Profissional: Quando você não tiver certeza sobre como se comunicar com alguém, não tenha medo de perguntar. As pessoas provavelmente apreciarão sua disposição em aprender sobre elas e sua cultura.

#16 Certifique-se de que seja amigável para dispositivos móveis

De acordo com a Campaign Monitor⁶, 47% das pessoas acessam o e-mail através de seus dispositivos móveis. Portanto, garantir que seu e-mail seja amigável para dispositivos móveis é crucial. Aqui estão algumas dicas para garantir e-mails compatíveis com dispositivos móveis:

• Use um layout de coluna única.
• Use fontes e tamanhos de fonte padrão, claros e legíveis (fontes de 12-16pt são ideais).
• Mantenha parágrafos e frases curtos. Na visualização móvel, os parágrafos podem parecer muito mais longos do que você imagina.
• Mantenha suas linhas de assunto concisas: Uma boa regra é visar 60 caracteres ou menos.
• Se você adicionar imagens, use imagens compactadas para reduzir o tempo de carregamento e melhorar a visibilidade.
• Minimize a rolagem excessiva com e-mails concisos e chamadas para ação claras.
• Tente não usar tabelas. Se precisar de uma tabela ou gráfico, tente anexá-lo como uma imagem.

#17 Reconheça quando as conversas por e-mail precisam se tornar uma reunião

Determinar quando uma troca de e-mails deve transitar para uma reunião presencial depende de vários fatores, incluindo a complexidade da conversa, assuntos emocionais ou sensíveis, dinâmica de construção de relacionamento e a necessidade de colaboração, entre outros.

Aqui está um exemplo de situação em que uma troca de e-mails seria mais adequada como uma reunião:

Digamos que uma equipe de partes interessadas do projeto esteja trabalhando em um projeto crítico e complexo que requer alinhamento, colaboração e tomada de decisão. A troca de e-mails entre os membros da equipe já dura vários dias, envolvendo várias correntes e explicações longas. Apesar dos esforços para esclarecer e fornecer informações detalhadas, parece haver confusão e interpretação errônea de certos aspectos do projeto.

Neste caso, seria benéfico transitar de uma troca de e-mails para uma reunião. Eis o porquê:

• Esclarecimento e feedback imediato: A complexidade do projeto requer esclarecimento em tempo real e feedback imediato. Em uma reunião, os membros da equipe podem fazer perguntas, buscar esclarecimentos e receber respostas instantâneas, eliminando possíveis mal-entendidos que possam surgir de respostas de e-mail atrasadas.
• Participação ativa e engajamento: As reuniões permitem a participação ativa e o engajamento de todos os membros da equipe. Através de interações face a face (mesmo que seja pelo Zoom), os indivíduos podem contribuir ativamente com suas ideias, perspectivas e preocupações, promovendo um ambiente colaborativo que incentiva a discussão aberta e a resolução de problemas.
• Pistas não verbais e auxílios visuais: Tópicos complexos muitas vezes envolvem nuances que são melhor transmitidas através de pistas não verbais e auxílios visuais, como linguagem corporal, expressões faciais, diagramas ou apresentações.
• Construção de consenso e tomada de decisão: Reuniões presenciais oferecem uma oportunidade para facilitar os processos de construção de consenso e tomada de decisão. A equipe pode analisar coletivamente as opções, avaliar as compensações e chegar a decisões de forma mais eficiente, em comparação com uma troca prolongada de e-mails que pode resultar em atrasos ou dificuldades em alcançar o alinhamento.
• Construção de relacionamento e confiança: As reuniões proporcionam um ambiente para a construção de relacionamentos e o fomento da confiança entre os membros da equipe. As interações pessoais podem ajudar a fortalecer os laços profissionais, melhorar a comunicação e aumentar a colaboração e a sinergia da equipe.

Neste cenário, a transição do e-mail para uma reunião permitiria que a equipe abordasse as complexidades do projeto de forma mais eficaz, garantisse uma melhor compreensão e agilizasse a tomada de decisões e o progresso em direção aos objetivos do projeto.

#18 Não force as pessoas a responderem por culpa

Embora você provavelmente deseje uma resposta oportuna aos seus e-mails, evite fazer as pessoas se sentirem culpadas ou manipulá-las para responder. Aqui estão algumas táticas comuns que podem, inadvertidamente, fazer com que os outros se sintam manipulados ou pressionados a responder, juntamente com conselhos sobre como melhorar os tempos de resposta de forma mais eficaz:

• Urgência excessiva: Usar linguagem urgente ou enfatizar a necessidade de uma resposta imediata em cada e-mail pode criar um sentimento de culpa ou obrigação.

O que fazer em vez disso: Reserve solicitações urgentes para assuntos genuinamente sensíveis ao tempo e comunique claramente os motivos da urgência. Além disso, opte por garantir que seu e-mail vá direto ao ponto e forneça uma chamada para ação clara.

• Uso excessivo de sinalizadores de alta prioridade: Marcar cada e-mail como alta prioridade pode diluir o significado de mensagens genuinamente urgentes.

O que fazer em vez disso: Reserve sinalizadores de alta prioridade para situações verdadeiramente críticas para evitar a criação de pressão desnecessária.

• Insinuar consequências negativas: Insinuar resultados ou consequências negativas se o destinatário não responder prontamente pode ser manipulador.

O que fazer em vez disso: Concentre-se no impacto positivo ou nos benefícios de responder prontamente. Fornecer contexto e informações relevantes ajuda as pessoas a entenderem o que é necessário delas. Além disso, estabelecer prazos claros e justos ajuda as pessoas a saberem como responder.

• Atenção: Prazos para o mesmo dia ou para o dia seguinte não são justos.

O que fazer em vez disso: Mostre que você valoriza o tempo dos outros considerando o contexto da carga de trabalho deles e planeje adequadamente.

• E-mails de acompanhamento excessivos: E-mails de acompanhamento frequentes, especialmente com tom crescente ou frustração, podem fazer com que os outros se sintam culpados por não responderem.

O que fazer em vez disso: Considere estabelecer expectativas razoáveis para os tempos de resposta desde o início e utilize acompanhamentos ou lembretes gentis quando necessário. Uma boa regra é permitir que alguém responda em três a cinco dias úteis, mas esse cronograma pode variar dependendo da cultura da sua empresa. Se você enviar um e-mail para alguém no mesmo dia e esperar uma resposta no mesmo dia, é provável que você não tenha planejado bem o seu projeto.

Dica Profissional: Utilize canais de comunicação alternativos quando apropriado. Para assuntos urgentes ou discussões complexas, considere utilizar canais de comunicação mais imediatos, como mensagens instantâneas ou chamadas telefônicas, para facilitar trocas e tomadas de decisão mais rápidas.

#19 Evite o “ghosting” com uma gestão de e-mail eficaz

Como um profissional ocupado, você provavelmente recebe muitos e-mails diariamente, variando em prioridade e urgência. Se você se sente facilmente sobrecarregado pelo que parece ser uma montanha de e-mails para processar, pode ter acidentalmente dado um “ghosting” (ignorado) em algumas pessoas ao longo do caminho. Felizmente, você pode usar algumas ferramentas e truques úteis para tornar a gestão de e-mail um pouco menos assustadora.

• Configure regras e filtros de e-mail: Crie regras ou filtros em seu cliente de e-mail para classificar automaticamente os e-mails recebidos em pastas relevantes com base em critérios específicos. Por exemplo, você pode criar uma regra para que e-mails de membros da equipe ou clientes de alta prioridade vão para uma pasta específica, para que você possa se concentrar neles primeiro. Você também pode criar regras por palavra-chave. Na maioria dos casos, isso pode ser configurado nas configurações. Isso não apenas ajuda a reduzir a desordem, mas também permite que você se concentre em e-mails importantes.
• Sinalize ou marque e-mails como tarefas: Se um e-mail exigir acompanhamento ou ação, sinalize-o ou marque-o como uma tarefa dentro do seu cliente de e-mail. Isso ajuda você a acompanhar as ações pendentes e garante que e-mails importantes não sejam esquecidos. Este é um recurso favorito para mim. Eu o uso diariamente no Gmail e utilizo o Google Tasks para manter a mim e meus projetos organizados.
• Use lembretes ou integração com o calendário: Se você precisar de um lembrete para responder a um e-mail ou concluir uma tarefa relacionada a um e-mail, defina lembretes ou integre seu cliente de e-mail com seu calendário. Isso garante que você fique em dia com seus compromissos e prazos. Por exemplo, você pode marcar um e-mail como um evento ou uma tarefa e colocá-lo em seu calendário.
• Cancele assinaturas desnecessárias: Revise regularmente suas assinaturas e cancele a inscrição em boletins informativos ou listas de e-mail que não são mais relevantes ou valiosos para você. Isso reduz a desordem de e-mail e ajuda você a se concentrar em mensagens essenciais. Se você não quiser cancelar a assinatura, considere definir uma regra para uma pasta de baixa prioridade que você possa visualizar quando tiver tempo.
• Use modelos para respostas comuns: Se você envia e-mails semelhantes com frequência, crie modelos para respostas ou consultas comuns. Isso economiza tempo e garante consistência em sua comunicação. (Veja a dica #14)
• Pratique o processamento de e-mail em lotes: Em vez de verificar constantemente seu e-mail ao longo do dia, defina intervalos de tempo dedicados para processar e responder aos e-mails. Isso ajuda a minimizar distrações e melhora a produtividade geral.

#20 Considere se o e-mail é o canal de comunicação correto

Lembre-se, o e-mail não é sua única opção de comunicação! Dependendo da situação e do contexto do que precisa ser comunicado, às vezes é melhor levar a conversa para outro canal, como mensageiro instantâneo ou face a face, especialmente se o tópico for complexo, exigir brainstorming ou for pesado ou sensível.

Aqui estão algumas regras práticas úteis a serem consideradas ao se perguntar qual o melhor método:

• Uma frase → Mensagem instantânea: Se você estiver escrevendo um e-mail ou pergunta que tenha apenas uma frase, considere conversar com a pessoa via mensageiro instantâneo.
• Três parágrafos ou menos → E-mail: Se você estiver escrevendo um e-mail para compartilhar informações, documentos, prazos ou uma chamada para ação que deva ser documentada, use o e-mail.
• Mais de três parágrafos → Telefone, chamada de vídeo, ou e-mail de vídeo. Se o seu e-mail for mais longo que três parágrafos e envolver mais de duas chamadas para ação, o conteúdo provavelmente é mais complexo e pode precisar de uma conversa para clareza.
• Mais de três a cinco perguntas → Chamada de vídeo ou reunião. Se você estiver fazendo mais de cinco perguntas em um e-mail, ou pedindo a várias pessoas para fazerem coisas diferentes, considere fazer uma chamada de vídeo para que possam discutir e construir sobre as respostas. Em seguida, envie um e-mail de acompanhamento confirmando esses detalhes.

Dica Profissional: Às vezes, um e-mail mais longo é justificado se for destinado a complementar uma discussão presencial para clareza. Por exemplo, você pode querer percorrer uma lista de perguntas ou ideias com sua equipe, e enviar as perguntas com antecedência pode ser muito útil para permitir que as pessoas processem seus pensamentos antes da discussão.

#21 Cultive conexões profissionais com contatos amigáveis

Cultivar relacionamentos profissionais é um aspecto essencial para manter conexões fortes e promover uma rede positiva, e o e-mail é uma ferramenta útil para manter contato. Aqui estão algumas ideias e diretrizes para usar o e-mail de forma eficaz para cultivar relacionamentos profissionais:

• Expresse apreciação: Envie e-mails de agradecimento genuínos para mostrar apreciação.
• Compartilhe recursos ou artigos relevantes: Se você encontrar um artigo ou recurso que acredita ser valioso para alguém, compartilhe-o e deixe a pessoa saber que você se lembrou dela.
• Celebre aniversários ou ocasiões especiais**:** Um e-mail breve e amigável demonstra que você se lembra e se importa com a pessoa além das interações profissionais.
• Acompanhamento após reuniões ou eventos: Envie um e-mail de acompanhamento após participar de uma reunião, conferência ou evento de networking para expressar sua gratidão pela oportunidade de se conectar.
• Esteja atento ao tempo e à frequência: Embora seja importante manter uma comunicação regular, evite sobrecarregar seus contatos com e-mails excessivos. Encontre um equilíbrio que pareça apropriado e considere as preferências e a carga de trabalho do indivíduo ao determinar a frequência de seus contatos.

#22 Revise seu trabalho

E-mails gramaticalmente corretos e sem erros aumentam sua credibilidade, proporcionam clareza e reduzem a quantidade de idas e vindas devido a mal-entendidos. Portanto, é importante não pular a etapa de revisar seu trabalho, mesmo que você esteja com pressa. Isso pode economizar tempo no futuro!

Aqui está uma lista de coisas para revisar antes de clicar em enviar:

• Gramática, ortografia, pontuação e erros de digitação: Use o corretor ortográfico ou um programa como o Grammarly para ajudá-lo a manter o rumo.
• Clareza: Coloque-se no lugar do destinatário. Ele entenderá o que fazer?
• Profissionalismo: Isso reflete bem em você e na sua empresa?
• Nomes, datas, prazos e detalhes: Está indo para a pessoa certa? As pessoas corretas estão em cópia? As datas, prazos e detalhes estão precisos?
• Sua própria emoção: Você escreveu seu e-mail em um estado emocional de raiva ou frustração? Se sim, faça uma pausa antes de clicar em enviar e volte a ele em uma hora para revisar e revisar conforme necessário.

#23 Evite riscos de segurança

Os fraudadores estão ficando mais espertos e as armadilhas estão se tornando mais fáceis de cair. Portanto, é importante manter-se atualizado sobre a segurança do seu e-mail para evitar situações perigosas em relação a informações confidenciais e privacidade para você e sua empresa.

Aqui estão algumas dicas e regras rápidas para evitar possíveis armadilhas:

• Use senhas fortes e exclusivas: Senhas fortes incluem uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Evite usar informações fáceis de adivinhar, como datas de nascimento ou palavras comuns. Além disso, use senhas diferentes para cada uma de suas contas online para minimizar o impacto se uma conta for comprometida.
• Ative a autenticação de dois fatores (2FA): Ative a 2FA para suas contas de e-mail sempre que possível. Isso adiciona uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de verificação, como um código enviado ao seu dispositivo móvel, além da sua senha.
• Tenha cuidado com anexos e links de e-mail: Evite abrir anexos de e-mail ou clicar em links de remetentes desconhecidos ou suspeitos. Eles podem conter malware ou tentativas de phishing.
• Use criptografia para informações confidenciais: Ao enviar informações sensíveis ou confidenciais por e-mail, considere o uso de criptografia. A criptografia embaralha o conteúdo do e-mail para que ele só possa ser decifrado pelo destinatário pretendido. Verifique se o seu provedor de e-mail suporta criptografia ou considere usar um serviço de e-mail seguro.
• Esteja vigilante contra ataques de phishing: As tentativas de phishing visam enganá-lo para revelar informações confidenciais ou clicar em links maliciosos. Seja cético em relação a e-mails que solicitam informações pessoais ou financeiras e evite fornecer tais detalhes por e-mail. Verifique a legitimidade das solicitações entrando em contato com o remetente por meios alternativos.
• Atualize regularmente seu software e dispositivos: Mantenha seu cliente de e-mail, sistema operacional e software antivírus atualizados. As atualizações de software geralmente incluem patches de segurança e aprimoramentos que ajudam a proteger contra novas ameaças.
• Esteja atento às redes Wi-Fi públicas: Tenha cautela ao acessar seu e-mail em redes Wi-Fi públicas, pois elas podem ser inseguras e propensas a espionagem. Considere o uso de uma rede privada virtual (VPN) para criptografar sua conexão com a Internet e proteger seus dados.
• Evite compartilhar informações confidenciais em e-mails: Evite incluir informações sensíveis, como senhas, detalhes de cartão de crédito ou números de identificação pessoal (PINs), em seus e-mails. Use métodos seguros para compartilhar tais informações, como plataformas de mensagens criptografadas ou serviços seguros de compartilhamento de arquivos.

#23 Aprenda como lembrar alguém de algo (sem ser chato!)

De acordo com um relatório anual da Litmus, cerca de 30% dos e-mails são visualizados por menos de 2 segundos, 41% são visualizados por 2 a 8 segundos e apenas 29% são visualizados por mais de 8 segundos. Isso significa muita leitura dinâmica.

Então, como você pede *gentilmente* para alguém realmente responder ao seu e-mail? A autora Erica Dhawan menciona em seu livro, Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance, algumas dicas importantes:

1. Altere a linha de assunto para esclarecer que o e-mail é uma solicitação de acompanhamento e não uma nova tarefa.
2. Não coloque novas pessoas em cópia (a menos que seja absolutamente necessário).
3. Sugira outra forma de comunicação (ex: Podemos agendar uma chamada telefônica?).

Aqui estão mais algumas de nossas próprias dicas:

4. Envie acompanhamentos em horários ideais (preferencialmente de terça a quinta-feira, de manhã cedo ou tarde da noite).
5. Responda à conversa original em vez de iniciar uma nova para manter as informações consolidadas.
6. Considere usar recibos de leitura ou ferramentas de acompanhamento automático para um melhor rastreamento.
7. Forneça contexto imediatamente. (ex: “Dando continuidade à nossa reunião em [data], discutimos…”)
8. Em caso de falta de resposta, reconheça gentilmente a não resposta (ex: “Entendo que você possa ter perdido meu e-mail anterior…”)
9. Personalize seus e-mails. Um toque pessoal pode fazer seu lembrete se destacar.
10. Certifique-se de ter uma chamada para ação clara. O que você precisa que eles façam?

Conclusões sobre E-mail Profissional

Em resumo, tome nota destas dicas para ajudá-lo a começar a enviar e-mails como um mestre!

• Otimize sua linha de assunto para taxas de abertura mais altas.
• Não abuse da palavra URGENTE.
• Use pistas de palavras carismáticas para preparar as respostas das pessoas.
• Personalize seu e-mail sempre que possível.
• Melhore a legibilidade com uma estrutura clara.
• Vá direto ao ponto.
• Use uma hierarquia de fatos.
• Inicie novas conversas quando necessário.
• Controle suas emoções.
• Inclua uma chamada para ação clara.
• Use uma despedida carismática.
• Inclua uma assinatura profissional.
• Maximize a eficiência com modelos.
• Esteja ciente das diferenças culturais.
• Certifique-se de que seja amigável para dispositivos móveis.
• Reconheça quando as conversas por e-mail precisam se tornar uma reunião.
• Não force as pessoas a responderem por culpa.
• Evite o ghosting com uma gestão de e-mail eficaz.
• Considere se o e-mail é o canal de comunicação correto.
• Cultive conexões profissionais com contatos amigáveis.
• Revise seu trabalho (e emoção).
• Evite riscos de segurança.
• Adicione o endereço de e-mail “para” por último.

Para mais maneiras de impulsionar seu jogo de e-mail, confira nosso artigo 55 Saudações de E-mail (Profissionais e Divertidas) para Iniciar um E-mail.

Referências

Footnotes (6)

1. radicati.com ↩

2. zippia.com ↩

3. zippia.com ↩

4. zippia.com ↩

5. zippia.com ↩

6. campaignmonitor.com ↩