23 consejos profesionales para redactar tu próximo correo electrónico

Desde escribir líneas de asunto atractivas hasta entender cuándo un correo electrónico debería ser una llamada telefónica, esta es tu guía completa para mejorar tu nivel de comunicación por correo.

Datos recientes¹ muestran que en 2023 se enviaron y recibieron más de 345 mil millones de correos electrónicos cada día (un aumento del 4,3% respecto a 2022). ¡Vaya! Incluso con el aumento de otros métodos de comunicación como las aplicaciones de mensajería, parece que el correo electrónico no va a desaparecer pronto.

Como método de comunicación común para uso personal y empresarial, ¿alguna vez te has preguntado si tus correos electrónicos están cumpliendo su objetivo o generando las mejores respuestas posibles? ¡Podrías estar perdiendo oportunidades de ser un comunicador aún más eficaz!

¿Listo para que tus correos electrónicos destaquen? Sumerjámonos en los elementos y consejos para incorporar en tus correos electrónicos profesionales y ejemplos que puedes usar para diversas situaciones.

¿Por qué es importante la etiqueta en el correo electrónico profesional?

La etiqueta en el correo electrónico profesional es importante porque demuestra respeto, aporta claridad y mejora la credibilidad.

• Muestra respeto: Al utilizar una etiqueta adecuada, que incluya gramática, personalización y un tono cortés, transmites que valoras su aportación y su tiempo, al tiempo que fomentas relaciones positivas.
• Aporta claridad: Al estructurar tus correos electrónicos con encabezados y párrafos claros y mantenerlos concisos, ayudas a los lectores a entender lo que intentas comunicar.
• Da credibilidad: Cuando tus correos electrónicos están bien redactados, demuestras que te tomas la comunicación en serio y que eres digno de confianza, lo que refleja tu reputación.
• Mejora la respuesta: Cuando tus correos electrónicos son claros, amables y concisos, es más probable que las personas entiendan tus objetivos y respondan más rápido.

23 consejos para redactar el correo electrónico profesional perfecto

#1 Optimiza tu línea de asunto para una mayor tasa de apertura

Según Zippia², “el 47% de los destinatarios de correo electrónico abrirán un correo basándose únicamente en la línea de asunto”. Además, su investigación muestra que si personalizas una línea de asunto, ¡puedes aumentar las tasas de apertura en un 50%!

Tu línea de asunto es, posiblemente, la parte más importante de tu correo electrónico. ¿Por qué? Es como la puerta principal que invita a la gente a escuchar lo que tienes que decir. Si la puerta es difícil de encontrar, ¡no importa qué tipo de valor haya dentro!

Para crear una excelente línea de asunto de correo electrónico, esta debe cumplir al menos algunas de estas funciones:

• Ofrecer valor: Destaca qué valor ofreces a tu destinatario en tu correo electrónico.
• Comunicar plazos: Evita usar la palabra “urgente”, pero considera incluir fechas de vencimiento de llamadas a la acción para transmitir urgencia.
• Aportar especificidad: Ve al grano y no seas demasiado vago; dile a la gente lo que quieres decirles.
• Ser personal: Considera incorporar un nombre de pila o un detalle sobre el destinatario.
• Incluir números: Incluir un número en tu línea de asunto puede aumentar las tasas de apertura en un 57%³.
• Transmitir emoción: Si transmites emoción en lugar de racionalidad, las investigaciones muestran⁴ que puedes aumentar las aperturas.

Aquí tienes algunos ejemplos de BUENAS líneas de asunto que podrías usar en un entorno profesional:

• “Solicitud de reunión: ¿Podemos discutir [Tema/Proyecto] la próxima semana?”
• “¡Extraño colaborar contigo, [Nombre]! ¿Podemos programar un café esta semana?”
• “Oportunidad de colaboración: [Nombre], agradecería tu opinión sobre [Tema/Proyecto].”
• “Únete a nosotros para una sesión productiva de lluvia de ideas sobre [Tema/Iniciativa].”
• “Invitación: Define nuestros objetivos de [Departamento/Equipo] para el segundo trimestre”
• “Necesito tu perspectiva: ¿Podemos reunirnos para revisar [Documento/Propuesta]?”
• “¡Me acordé de ti! Este artículo sobre [Tema] podría ayudarte con [Proyecto].”

Aquí tienes algunos ejemplos de MALAS líneas de asunto:

• “Hola”
• “¡¡¡¡¡¡URGENTE!!!!!!”
• “Mensaje súper importante,”
• “Reunión,”
• “Solo pasando a saludar,”
• “Re: Re: Re:”
• “FW: FW: FW:”
• “¡¡¡¡LEE ESTO AHORA!!!!”
• “He estado intentando ponerme en contacto contigo”
• “¿Viste mi correo electrónico?”

#2 No abuses de la palabra URGENTE

Una forma segura de causar ansiedad a tus colegas es usar la palabra “URGENTE” en tus líneas de asunto o ponerla en mayúsculas con signos de exclamación adicionales para transmitir la importancia de tu mensaje (“¡¡¡RESPONDER LO ANTES POSIBLE!!!”).

Este es un anuncio de servicio público en nombre de todos en todas partes: Tus mensajes urgentes, poco claros y en mayúsculas no aumentan las posibilidades de que la gente responda. De hecho, incluso pueden terminar en las carpetas de correo no deseado o spam.

En lugar de líneas de asunto en mayúsculas que generan mucha ansiedad, utiliza un lenguaje ultra claro y específico para comunicar tu urgencia. Por ejemplo, en lugar de “¡LEE AHORA!”, prueba algo como: “[Nombre], ¿puedes ayudar? El cliente recibió el producto equivocado”. Una línea de asunto como esta transmite una sensación de urgencia y especificidad sin causar ansiedad. Alguien puede leer eso con más certeza y responsabilidad para tomar medidas.

#3 Utiliza señales de palabras carismáticas para predisponer las respuestas de las personas

¿Alguna vez has recibido un correo electrónico que te hizo sentir bien? ¿O has recibido uno que te impulsó a pensar estratégicamente? Las palabras que elijas en tu correo electrónico pueden evocar diferentes respuestas emocionales debido a un fenómeno llamado psicología de la primación (priming).

Al aprovechar las técnicas de primación en tu comunicación por correo electrónico, puedes crear mensajes más efectivos que resuenen con los destinatarios e impulsen las acciones deseadas. Por ejemplo, en el libro de Vanessa Van Edwards Cues; Master the Secret Language of Charismatic Communication, ella analiza la diferencia entre las palabras de señal de calidez y las palabras de señal de competencia, y cómo pueden evocar diferentes respuestas.

Transmitir calidez	Transmitir competencia
Contribución, Inspirador, Modelo a seguir	Pericia, Habilidoso, Experimentado
Cuidadoso, Atento, Meticuloso	Preciso, Exacto, Exhaustivo, Diligente
Fluido, Integrado, Gratificante	Optimizado, Eficaz, Productivo, Óptimo
Impresionante, Increíble, Notable	De alta calidad, Superior, Excepcional
Impactante, Que marca la diferencia	Lograr, Cumplir, Éxito, Resultado
Útil, Talentoso, Solidario	Perspicacia, Profundidad, Conocedor
Dedicado, Atento, Firme	Atento, Enfocado, Metódico

Es importante equilibrar las palabras cálidas y competentes, adaptando tus correos electrónicos a la situación específica o al sentimiento deseado que quieras transmitir. La incorporación de palabras cálidas ayuda a generar compenetración y crear un ambiente positivo, mientras que las palabras competentes transmiten profesionalismo y pericia. Al combinar ambas, te vuelves más carismático en tu estilo de comunicación y puedes establecer credibilidad mientras fomentas relaciones de trabajo positivas.

Aquí tienes ejemplos del mismo mensaje escrito en un tono competente, un tono cálido y un tono carismático.

Mensaje de correo electrónico competente:

Confío en que este mensaje le encuentre bien. Me pongo en contacto con usted para discutir el plan estratégico para nuestro próximo proyecto. Su pericia y su trayectoria en la entrega de resultados excepcionales le convierten en un candidato ideal para este esfuerzo. Dada la complejidad e importancia del proyecto, creo que su perspicacia mejoraría enormemente nuestras posibilidades de éxito. Analicemos más detalles y exploremos cómo combinar nuestras fortalezas para lograr resultados sobresalientes; espero conocer sus opiniones.

Mensaje de correo electrónico cálido:

Espero que este correo le saque una sonrisa en su día. Quería ponerme en contacto personalmente con usted y expresarle mi entusiasmo por la posibilidad de colaborar con usted en nuestro próximo proyecto. Sus impresionantes contribuciones han llamado mi atención y creo sinceramente que su perspectiva única y sus talentos tendrían un impacto significativo en nuestro camino. Imagino una asociación basada en la confianza, el apoyo y la pasión compartida, donde podamos crear algo verdaderamente notable juntos. Me encantaría conectar y discutir el proyecto más a fondo en cuanto le sea posible.

Mensaje de correo electrónico carismático:

Espero que este mensaje le encuentre bien. Teniendo en cuenta su excepcional pericia y sus destacados logros, es un honor para mí ponerme en contacto con usted. Nuestro próximo proyecto tiene un potencial inmenso y creo firmemente que su enfoque enfocado y solidario sería inestimable para nuestro éxito compartido. La combinación de sus impresionantes habilidades y su entusiasmo genuino ha captado realmente mi atención. Estoy ansioso por discutir el proyecto en detalle, fomentando un entorno donde nuestros esfuerzos colaborativos puedan florecer y llevarnos a resultados notables. Sinceramente, espero que podamos conectar y explorar esta emocionante oportunidad juntos.

Para saber mucho más sobre cómo tener más carisma en tu vida, ¡echa un vistazo a este útil recurso!

#4 Personaliza tus correos electrónicos siempre que sea posible

Los correos electrónicos personalizados no solo aumentan las tasas de apertura⁵, sino que también mejoran el compromiso, aumentando así tus posibilidades de obtener una respuesta. A la gente le gusta sentirse vista y conocida.

Para personalizar tus correos electrónicos, sigue estos pasos:

• Dirígete a las personas por su nombre: ¡No te saltes el saludo al principio! Di hola a las personas antes de hacer tu solicitud o compartir información. Por ejemplo, “Hola [Nombre]”.
• Haz referencia a interacciones o conversaciones previas relevantes para tu mensaje: Esto demuestra tu atención al detalle e indica el motivo por el que te pones en contacto. Por ejemplo, “Agradecí lo que compartiste sobre tu experiencia con [Proyecto relevante] y quería ponerme en contacto para conocer tu opinión sobre [Proyecto]”.
• Adapta tu estilo de comunicación para reflejar el suyo: Por ejemplo, si notas un tono más informal, responde con un tono informal, y viceversa.
• Incluye detalles que sean relevantes específicamente para el destinatario: “Tu pericia en [Proyecto relevante] puede ayudarme a tener una mejor idea de cómo abordar [Detalle], [Detalle] y [Detalle]”.
• Muestra un interés genuino: Haz preguntas reflexivas para establecer una conexión más profunda. Por ejemplo, “¿Puedes contarme más sobre cómo desarrollaste tu marco de éxito en [Proyecto relevante] y otros similares? ¡Tengo curiosidad por aprender de ti!”

#5 Mejora la legibilidad con una estructura clara

Al redactar un correo electrónico visualmente atractivo (¡lo que no significa necesariamente incluir diseño!) que siga un flujo estructurado, ayudas mejor a los lectores a comprender claramente lo que intentas comunicar.

Hay varios elementos clave a considerar, entre ellos:

• Saludo: Dirígete a las personas por su nombre siempre que sea posible, seguido de un saludo cortés. “Hola [Nombre], ¡espero que estés disfrutando de tu semana hasta ahora!”
• Introducción: Si no te has correspondido con la persona, preséntate. Por ejemplo, “Mi nombre es [Nombre] de [Empresa], y estoy interesado en conectar contigo sobre [Idea relevante]”. Si ya la conoces, refiérete a una interacción anterior y proporciona contexto sobre por qué le escribes.
• Cuerpo: En el cuerpo de tu correo electrónico, proporciona información más detallada, explica tu solicitud o propósito claramente y respalda tus puntos con detalles relevantes. Utiliza párrafos cortos o viñetas para mejorar la legibilidad. Sé específico y evita la jerga innecesaria o los términos técnicos a menos que te comuniques con una audiencia que los entienda. Por ejemplo, el cuerpo podría verse así:

“Me gustaría colaborar contigo en [tareas o áreas de responsabilidad específicas]. Por lo que he oído de [colega mutuo], ¡creo que tu pericia marcaría una gran diferencia! Tu participación incluiría principalmente lo siguiente:

• [Responsabilidad o entregable]

• [Responsabilidad o entregable]

• [Responsabilidad o entregable]”

• Archivos adjuntos: Si necesitas adjuntar algún archivo, menciónalo en el cuerpo del correo electrónico y asegúrate de incluirlo antes de enviarlo. También puedes informar al destinatario sobre el formato del archivo o describir brevemente cada adjunto. Por ejemplo, “He adjuntado un resumen del proyecto que proporciona más detalles sobre el alcance, el cronograma y los entregables. Échale un vistazo y, si tienes alguna idea o sugerencia, me encantaría escucharla antes del [fecha límite]”.

• Resalta en negrita o destaca la llamada a la acción y la fecha límite: Para los lectores ocupados, puede ser útil resaltar la llamada a la acción poniéndola en negrita o destacándola junto con la fecha en la que necesitas una respuesta. De esa manera, si consultan el correo electrónico más tarde, pueden localizarlas más fácilmente. Por ejemplo, “Agradecería tus comentarios antes del [fecha límite], si es posible. Avísame qué puedes hacer si eso no es factible”.

• Cierre: Concluye tu correo electrónico con un comentario cortés de gratitud y cualquier otro detalle relevante. Por ejemplo, “¡Muchas gracias por considerar esta propuesta! Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto conmigo por teléfono al [Número de teléfono]. Estoy disponible para discutir esta oportunidad cuando te resulte conveniente”.

• Firma: Después de revisar el texto, añade tu nombre completo y, si procede, tu cargo, nombre de la empresa e información de contacto (número de teléfono, sitio web, etc.) como parte de tu firma de correo electrónico. Por ejemplo,

Gracias,

[Tu nombre]

[Tu cargo/título]

[Tu empresa/organización]

[Tu información de contacto]

En contraste, aquí tienes un ejemplo de cómo se vería un MAL correo electrónico “profesional”:

Asunto: ¡¡¡¡¡URGENTE!!!!! Necesito ayuda cuanto antes

Hola……… Mira, estoy en un verdadero aprieto y necesito tu ayuda cuanto antes. Me han asignado un proyecto y, sinceramente, no tengo ni idea de lo que estoy haciendo. ¿Puedes hacerlo tú por mí? Estoy desbordado y no puedo permitirme fastidiar esto. Cuento contigo para salvarme el cuello. ¡¡¡¡¡Contéstame cuanto antes!!!!! Te debo una. ¡¡¡¡GRACIAS!!!!

¿Claro? No. ¿Profesional? No. ¿Cortés? No. ¿Personalizado? No. ¡En general, este es un mal correo electrónico!

#6 Ve al grano

Si crees que tu correo electrónico podría ser demasiado largo, ¡probablemente lo sea! Si envías a alguien un correo electrónico largo, es posible que esté menos inclinado a leerlo o responderlo, especialmente si no lo esperaba y no hay una estructura definida o una llamada a la acción clara. Si quieres que la gente actúe o responda con relativa rapidez, es importante ser conciso y directo.

Sigue estos consejos para obtener una mayor tasa de respuesta:

• Sé directo y específico: Indica claramente el propósito de tu correo electrónico, incluyendo detalles relevantes, fechas, etc.
• Céntrate en una sola llamada a la acción: Lo ideal es que solo tengas una llamada a la acción en tu correo electrónico. Si tienes más de una o dos, es hora de enviar otro correo. Intenta no pedir a la gente que haga demasiado en un solo correo; de lo contrario, se sentirán abrumados y no actuarán en absoluto.
• Limítate a tres párrafos: Si tu correo electrónico tiene más de tres párrafos o incluye más de una o dos llamadas a la acción, podría ser el momento de una llamada rápida o una reunión para discutirlo. Hagas lo que hagas, evita escribir una novela (a menos que lo estén esperando).
• Considera el medio: Los correos electrónicos extremadamente cortos de una sola línea también pueden fallar y ser muy poco claros. Considera añadir claridad a tu correo o dirige la conversación a una aplicación de mensajería como Teams, Slack o la que tu equipo suela utilizar.
• Considera la perspectiva del lector: Antes de darle a enviar, considera sus percepciones y comprensión de tu tema. ¿Falta algún detalle? Adapta tu correo electrónico a sus necesidades.

#7 Utiliza una jerarquía de hechos

En el mejor de los casos, la gente lee sus correos electrónicos por encima. En el peor, ni siquiera terminan de leerlos. Para mitigar la posibilidad de que la gente pierda el sentido de tu correo electrónico, no ocultes lo principal. Pon el punto más importante al principio, luego pasa a los detalles de apoyo y la información de contexto, según sea necesario. Esto ayuda al destinatario a captar rápidamente los puntos clave y luego profundizar en otros detalles específicos.

Sigue esta jerarquía para aumentar el compromiso:

• Empieza con el punto principal: Comienza tu correo electrónico indicando el hecho más crítico o el mensaje clave justo al principio. Esto capta inmediatamente la atención del destinatario y proporciona un resumen conciso del propósito o la idea principal de tu correo.
• Proporciona detalles de apoyo: Después de exponer el punto principal, continúa con los hechos o detalles de apoyo necesarios que respalden tu declaración principal. Estos detalles de apoyo deben proporcionar contexto o explicación adicional, reforzando la importancia o relevancia del punto principal y validando la llamada a la acción.
• Incluye información de contexto o complementaria: Hacia el final de tu correo electrónico, puedes proporcionar cualquier información o detalles complementarios que puedan ser útiles pero que no sean esenciales para comprender el punto principal. Esto puede incluir contexto adicional, información de contacto o detalles de seguimiento.

#8 Inicia nuevas cadenas cuando sea necesario

¿Alguna vez recibes correos electrónicos que están llenos de reenvíos y respuestas en la línea de asunto? ¿O quizás has estado en una cadena de correos que se ha desviado tanto de la pregunta original que ya no puedes recordar su propósito?

¡Pongamos fin a este caos! Si te encuentras en un hilo que no tiene relación con el asunto original o que se ha desviado tanto del tema que es difícil de seguir, es hora de crear una nueva cadena.

Aquí tienes algunas reglas generales a seguir con respecto al correo electrónico:

• La línea de asunto debe estar relacionada con el contenido del correo electrónico: Si el contenido con el que vas a responder no coincide con la línea de asunto, es hora de empezar una nueva cadena.
• Cuando la cadena se vuelva compleja, ten una reunión: Si hay una cadena interminable de correos de ida y vuelta o confusión, es probable que sea una conversación más compleja que merezca una reunión.
• Indica claramente el nuevo tema: Al empezar un nuevo correo electrónico, asegúrate de ser claro sobre el tema y no asumas que la gente sabrá automáticamente de qué estás hablando.
• Selecciona cuidadosamente a los destinatarios adecuados: En algunos casos, no todos los que estaban en la cadena anterior necesitan estar en la nueva. Ten cuidado al reconocer quién debe participar en la nueva cadena.
• Si es necesario, haz referencia al hilo anterior: Si hay puntos del hilo anterior que son relevantes para un nuevo tema, asegúrate de incluirlos como referencia.

#9 Controla tus emociones (y tus emojis 🙂)

Es importante ser consciente de tus emociones al redactar correos electrónicos, ya que pueden tener un impacto significativo en tu credibilidad. Si bien es genial mostrar entusiasmo, es mejor evitar exagerar con los signos de exclamación, las caritas sonrientes y los emojis.

Enviar correos electrónicos emocionales, especialmente cuando te sientes enfadado o molesto, también es algo que debes evitar. Enviar algo desagradable en el calor del momento seguramente te dejará arrepentido. Si te sientes particularmente alterado mientras escribes un correo electrónico, lo mejor es dar un paso atrás y volver a revisarlo con la cabeza fría 24 horas después.

En cuanto a los emojis, está bien usarlos con moderación con amigos cercanos y colegas, pero ten cuidado de no excederte y provocar potencialmente pensamientos negativos en tu destinatario. No todo el mundo ve los emojis de la misma manera, especialmente entre diferentes generaciones.

¡Una carita sonriente 🙂 para una persona puede parecer una respuesta feliz, mientras que para otra puede parecer pasivo-agresiva! Es difícil saberlo con certeza, así que procede con precaución y comunícate con tus colegas sobre lo que significan los diferentes emojis para ti.

Consejo profesional: ¡Consulta nuestro artículo para conocer los significados (y significados secretos) detrás de los emojis que la gente usa a diario para comunicarse y úsalos con sabiduría!

#10 Incluye una llamada a la acción clara

Como destinatario de un correo electrónico, te enfrentas a la decisión de responder o ignorar el mensaje por completo. Como remitente, el objetivo final es recibir una respuesta. Una forma eficaz de garantizar una mayor tasa de respuesta es incluir una llamada a la acción (CTA) clara. Para que sea aún más prominente, podrías considerar resaltar o poner en negrita la llamada a la acción.

Para mejorar tu tasa de respuesta, es importante identificar el objetivo principal de tu correo electrónico. Para ello, hazte estas preguntas:

• ¿Cuál es el mensaje principal que intentas transmitir?
• ¿Qué pregunta necesitas que te respondan?
• ¿Qué acción necesitas que realice el destinatario?

Al centrarte en este elemento clave y terminar tu correo electrónico con una llamada a la acción concisa, estás facilitando que el destinatario responda con prontitud. Así que, la próxima vez que envíes un correo electrónico, recuerda tener en mente el objetivo final y facilitar la respuesta.

Consejo profesional: Limítate a una llamada a la acción por correo electrónico (y normalmente no más de dos). Incluso si tienes dos o más llamadas a la acción, la segunda debe reforzar la primera. Por ejemplo,

• CTA uno: “Avísame si puedes completar el proyecto para el [fecha límite]”.
• CTA dos: “Si este plazo no es factible, dime cuándo puedes completarlo”.

#11 Utiliza un cierre carismático

Los cierres son el toque final de tu correo electrónico que tiene el potencial de dejar una impresión duradera. Para destacar y ser memorable, elige un cierre que se alinee con tu estilo personal y el tono de tu relación con el destinatario. Es importante mantener el profesionalismo al tiempo que inyectas un toque de carisma y positividad para dejar una huella duradera.

¡Aquí tienes algunas ideas de cierres carismáticos que puedes usar o adaptar!

• ¡Sigue siendo increíble!
• ¡Te deseo un éxito continuo!
• ¡Que tengas un día fantástico!
• ¡Sigue brillando!
• ¡Todo lo mejor y sigue dándolo todo!
• ¡Te envío vibras positivas!
• ¡Sigue siendo increíble e imparable!
• ¡Espero que vengan muchas más cosas buenas!

#12 Incluye una firma profesional

El uso de una firma profesional en tu correo electrónico ayuda a proporcionar información de contacto importante y a crear una impresión coherente y pulida. En el formato más sencillo, tu firma debería verse algo así:

[Tu nombre]

[Tu cargo/título]

[Tu empresa/organización]

[Tu información de contacto]

Sin embargo, es importante tener en cuenta algunos errores de principiante con tu firma de correo electrónico, así que asegúrate de seguir estas reglas útiles:

• Asegúrate de que tu información de contacto y los enlaces web estén actualizados.
• Asegúrate de que tus perfiles de redes sociales sean relevantes para tu trabajo.
• Evita el uso excesivo de formatos, gráficos o citas largas. (Ten en cuenta que algunos gráficos pueden no aparecer para todos o requerir un tiempo de carga adicional).
• Asegúrate de que tu firma sea apta para dispositivos móviles. Algunos gráficos o fuentes pueden no verse tan bien en el móvil como en el escritorio.
• Si tu empresa lo requiere, incluye descargos de responsabilidad legales y declaraciones de confidencialidad. (Consulta las directrices de tu empresa).
• Prueba cómo se ve tu firma enviándote un correo electrónico a una cuenta personal. ¿Aparece correctamente? ¿Se carga bien? Ajústala según sea necesario.

#13 Añade la dirección de correo del destinatario al final

Un error común que cometen muchas personas al redactar correos electrónicos es empezar por arriba y añadir primero la dirección del destinatario. ¡Error de novato! Esto puede llevar a enviar accidentalmente el mensaje antes de que esté listo. Es mejor esperar hasta que el mensaje esté completo antes de añadir la dirección para evitar percances con el botón de envío.

#14 Maximiza la eficiencia con plantillas

Como profesional, es útil tener a mano una variedad de plantillas de correo electrónico para agilizar tu comunicación y garantizar la coherencia. Aquí tienes algunas categorías de plantillas que pueden ser útiles:

• Introducción o Networking:
  • Presentarte a un nuevo contacto
  • Solicitar una reunión o llamada telefónica
  • Seguimiento después de un evento de networking
• Relacionadas con el trabajo:
  • Solicitar un empleo o pasantía
  • Seguimiento después de una entrevista
  • Aceptar o rechazar una oferta de trabajo
  • Solicitar una carta de recomendación
• Reunión o cita:
  • Programar una reunión o cita
  • Confirmar o reprogramar una reunión
  • Enviar una agenda de reunión
  • Solicitar información o materiales para una reunión
• Agradecimiento:
  • Expresar gratitud después de una reunión, entrevista o evento de networking
  • Agradecer a un colega o supervisor por su apoyo o asistencia
  • Agradecer un regalo o gesto de amabilidad
• Informativas o anuncios:
  • Compartir actualizaciones o noticias importantes con colegas o clientes
  • Anunciar un cambio en los procedimientos o políticas de la oficina
  • Comunicar un próximo evento o sesión de formación
• Servicio al cliente o soporte:
  • Responder a consultas o quejas de clientes
  • Proporcionar instrucciones o pasos de resolución de problemas
  • Agradecer comentarios o sugerencias
• Seguimiento:
  • Seguimiento de un correo electrónico o conversación anterior
  • Comprobar el progreso de un proyecto o tarea
  • Solicitar una actualización de estado
• Disculpa o error:
  • Disculparse por un error o malentendido
  • Abordar una queja o insatisfacción de un cliente
  • Aclarar una falta de comunicación o proporcionar una corrección
• Cierre o despedida:
  • Finalizar una relación profesional o colaboración
  • Mensaje de despedida a colegas o clientes
  • Traspaso de responsabilidades a un sucesor

Tener plantillas en estas categorías puede ahorrar tiempo. Sin embargo, recuerda personalizar las plantillas según sea necesario para adaptarlas a cada situación específica.

Consejo profesional: Utilizar herramientas como TextExpander. Esta herramienta te permite crear mensajes con plantillas para llevar tus correos electrónicos al siguiente nivel. Así es como funciona: simplemente escribe una palabra clave como “gratitud” o “reunión”, ¡y tu mensaje preescrito aparecerá mágicamente!

#15 Sé consciente de las diferencias culturales

Ser consciente de las diferencias culturales en la comunicación es crucial para garantizar intercambios de correo electrónico eficaces y respetuosos. Es importante tratar a cada persona como un individuo y estar abierto a aprender y adaptarse. Una comunicación intercultural eficaz requiere una conciencia continua, empatía y la voluntad de cerrar las brechas de comprensión.

Aquí tienes algunas de las mejores prácticas para mejorar tu conciencia y mejorar la comunicación entre culturas:

• Investiga y edúcate: Tómate el tiempo para investigar y comprender las normas culturales y los estilos de comunicación de los destinatarios con los que interactúas regularmente. Familiarízate con sus costumbres, valores y expectativas con respecto a la comunicación por correo electrónico. ¡No tengas miedo de pedir consejo directamente a las personas!
• Adáptate a su estilo de comunicación preferido: Las diferentes culturas pueden tener diversas preferencias en cuanto a la franqueza, la formalidad o la jerarquía. Por ejemplo, algunas culturas pueden valorar un estilo de comunicación más indirecto y educado, mientras que otras pueden preferir la franqueza. Observa estos estilos, haz preguntas y adáptate según sea necesario.
• Utiliza saludos y títulos apropiados: Dirígete a los destinatarios utilizando los títulos y saludos adecuados según sus normas culturales. Algunas culturas priorizan los títulos formales, mientras que otras pueden estar más inclinadas a la informalidad. Investiga y utiliza los saludos adecuados para mostrar respeto y establecer una buena relación.
• Presta atención a las posibles malas interpretaciones: Evita el argot, los modismos o el humor que puedan no traducirse bien entre culturas. Esfuérzate por lograr claridad y sencillez en tu lenguaje para minimizar los malentendidos.
• Respeta las zonas horarias y las horas de trabajo: Al enviar correos electrónicos a destinatarios en diferentes zonas horarias, ten en cuenta sus horas de trabajo. Evita enviar correos electrónicos que puedan interrumpir su tiempo personal o su sueño. Si es necesario, programa tu correo electrónico para que se entregue en un momento más adecuado.
• Sé paciente y deja tiempo para la respuesta: Los tiempos de respuesta pueden variar según las culturas, y algunas pueden priorizar la construcción de relaciones o el análisis exhaustivo antes de responder.
• Ten en cuenta las señales no verbales: Recuerda que las señales no verbales pueden no estar presentes en la comunicación por correo electrónico. Los gestos, las expresiones faciales y la entonación están ausentes, lo que a veces conduce a interpretaciones erróneas. Sé claro en tu comunicación escrita y considera proporcionar contexto adicional o aclaraciones si es necesario.

Consejo profesional: Cuando no estés seguro de cómo comunicarte con alguien, no tengas miedo de preguntar. Es probable que la gente aprecie tu voluntad de aprender sobre ellos y su cultura.

#16 Asegúrate de que sea apto para dispositivos móviles

Según Campaign Monitor⁶, el 47% de las personas acceden al correo electrónico a través de sus dispositivos móviles. Por lo tanto, asegurarse de que tu correo electrónico sea apto para móviles es crucial. Aquí tienes algunos consejos para garantizar correos electrónicos aptos para móviles:

• Utiliza un diseño de una sola columna.
• Utiliza fuentes y tamaños de fuente estándar, claros y legibles (las fuentes de 12-16 pt son ideales).
• Mantén los párrafos y las oraciones cortos. En la vista móvil, los párrafos podrían parecer mucho más largos de lo que crees.
• Mantén tus líneas de asunto concisas: una buena regla general es aspirar a 60 caracteres o menos.
• Si añades imágenes, utiliza imágenes comprimidas para reducir el tiempo de carga y mejorar la visibilidad.
• Minimiza el desplazamiento excesivo con correos electrónicos concisos y llamadas a la acción claras.
• Intenta no usar tablas. Si necesitas una tabla o un gráfico, intenta adjuntarlo como una imagen.

#17 Reconoce cuándo las conversaciones por correo electrónico deben ser una reunión

Determinar cuándo un intercambio de correos electrónicos debe pasar a una reunión cara a cara depende de varios factores, como la complejidad de la conversación, los asuntos emocionales o delicados, la dinámica de construcción de relaciones y la necesidad de colaboración, entre otros.

Aquí tienes un ejemplo de una situación en la que un intercambio de correos electrónicos sería más adecuado como una reunión:

Supongamos que un equipo de partes interesadas del proyecto está trabajando en un proyecto crítico y complejo que requiere alineación, colaboración y toma de decisiones. El intercambio de correos electrónicos entre los miembros del equipo ha durado varios días, con múltiples hilos y explicaciones extensas. A pesar de los esfuerzos por aclarar y proporcionar información detallada, parece haber confusión e interpretación errónea de ciertos aspectos del proyecto.

En este caso, sería beneficioso pasar de un intercambio de correos electrónicos a una reunión. He aquí por qué:

• Aclaración y retroalimentación inmediata: La complejidad del proyecto requiere una aclaración en tiempo real y una retroalimentación inmediata. En una reunión, los miembros del equipo pueden hacer preguntas, buscar aclaraciones y recibir respuestas instantáneas, eliminando posibles malentendidos que puedan surgir de las respuestas retrasadas por correo electrónico.
• Participación activa y compromiso: Las reuniones permiten la participación activa y el compromiso de todos los miembros del equipo. A través de interacciones cara a cara (incluso si es a través de Zoom), las personas pueden aportar activamente sus ideas, perspectivas y preocupaciones, fomentando un entorno colaborativo que fomenta la discusión abierta y la resolución de problemas.
• Señales no verbales y ayudas visuales: Los temas complejos a menudo implican matices que se transmiten mejor a través de señales no verbales y ayudas visuales, como el lenguaje corporal, las expresiones faciales, los diagramas o las presentaciones.
• Creación de consenso y toma de decisiones: Las reuniones cara a cara ofrecen una oportunidad para facilitar los procesos de creación de consenso y toma de decisiones. El equipo puede analizar colectivamente las opciones, evaluar las compensaciones y llegar a decisiones de manera más eficiente, en comparación con un intercambio prolongado de correos electrónicos que puede resultar en retrasos o dificultades para lograr la alineación.
• Construcción de relaciones y confianza: Las reuniones proporcionan un entorno para la construcción de relaciones y el fomento de la confianza entre los miembros del equipo. Las interacciones personales pueden ayudar a fortalecer los vínculos profesionales, mejorar la comunicación y potenciar la colaboración y la sinergia del equipo.

En este escenario, la transición del correo electrónico a una reunión permitiría al equipo abordar las complejidades del proyecto de manera más eficaz, garantizar una mejor comprensión y agilizar la toma de decisiones y el progreso hacia los objetivos del proyecto.

#18 No presiones a la gente para que responda

Aunque probablemente desees una respuesta oportuna a tus correos electrónicos, evita recurrir al sentimiento de culpa o manipular a los demás para que respondan. Aquí tienes algunas tácticas comunes que pueden hacer que otros se sientan manipulados o presionados a responder sin querer, junto con consejos sobre cómo mejorar los tiempos de respuesta de manera más efectiva:

• Urgencia excesiva: El uso de un lenguaje urgente o el énfasis en la necesidad de una respuesta inmediata en cada correo electrónico puede crear una sensación de culpa u obligación.

Qué hacer en su lugar: Reserva las solicitudes urgentes para asuntos genuinamente urgentes y comunica claramente los motivos de la urgencia. Además, opta por asegurarte de que tu correo electrónico vaya al grano y proporcione una llamada a la acción clara.

• Uso excesivo de indicadores de alta prioridad: Marcar cada correo electrónico como de alta prioridad puede diluir la importancia de los mensajes genuinamente urgentes.

Qué hacer en su lugar: Reserva los indicadores de alta prioridad para situaciones verdaderamente críticas para evitar crear una presión innecesaria.

• Insinuar consecuencias negativas: Insinuar resultados o consecuencias negativas si el destinatario no responde con prontitud puede ser manipulador.

Qué hacer en su lugar: Céntrate en el impacto positivo o los beneficios de responder con prontitud. Proporcionar contexto e información relevante ayuda a las personas a entender lo que se necesita de ellas. Además, establecer plazos claros y justos ayuda a las personas a saber cómo responder.

• Atención: Los plazos para el mismo día o para el día siguiente no son justos.

Qué hacer en su lugar: Demuestra que valoras el tiempo de los demás teniendo en cuenta el contexto de su carga de trabajo y planifica en consecuencia.

• Correos electrónicos de seguimiento excesivos: Los correos electrónicos de seguimiento frecuentes, especialmente con un tono de escalada o frustración, pueden hacer que otros se sientan culpables por no responder.

Qué hacer en su lugar: Considera establecer expectativas razonables para los tiempos de respuesta desde el principio y utiliza seguimientos o recordatorios suaves cuando sea necesario. Una buena regla general es permitir que alguien responda en un plazo de tres a cinco días hábiles, pero este plazo puede variar según la cultura de tu empresa. Si envías un correo electrónico a alguien el mismo día y esperas una respuesta el mismo día, es probable que no hayas planificado bien tu proyecto.

Consejo profesional: Utiliza canales de comunicación alternativos cuando sea apropiado. Para asuntos urgentes o discusiones complejas, considera utilizar canales de comunicación más inmediatos, como la mensajería instantánea o las llamadas telefónicas, para facilitar intercambios y tomas de decisiones más rápidos.

#19 Evita el “ghosting” con una gestión eficaz del correo electrónico

Como profesional ocupado, es probable que recibas muchos correos electrónicos a diario, con diferentes prioridades y urgencias. Si te sientes abrumado fácilmente por lo que parece una montaña de correos electrónicos por revisar, es posible que accidentalmente hayas hecho “ghosting” a algunas personas por el camino. Afortunadamente, puedes usar algunas herramientas y trucos útiles para que la gestión del correo electrónico sea un poco menos desalentadora.

• Configura reglas y filtros de correo electrónico: Crea reglas o filtros en tu cliente de correo electrónico para clasificar automáticamente los correos entrantes en carpetas relevantes según criterios específicos. Por ejemplo, puedes crear una regla para que los correos electrónicos de miembros del equipo o clientes de alta prioridad vayan a una carpeta específica para que puedas centrarte en ellos primero. También puedes crear reglas por palabra clave. En la mayoría de los casos, esto se puede configurar en los ajustes. Esto no solo ayuda a reducir el desorden, sino que también te permite centrarte en los correos electrónicos importantes.
• Marca los correos electrónicos como tareas: Si un correo electrónico requiere seguimiento o acción, márcalo como una tarea dentro de tu cliente de correo electrónico. Esto te ayuda a realizar un seguimiento de las acciones pendientes y garantiza que no se pasen por alto correos electrónicos importantes. Esta es una de mis funciones favoritas. La uso a diario en Gmail y utilizo Google Tasks para mantenerme organizado a mí y a mis proyectos.
• Utiliza recordatorios o integración con el calendario: Si necesitas un recordatorio para responder a un correo electrónico o completar una tarea relacionada con un correo, configura recordatorios o integra tu cliente de correo electrónico con tu calendario. Esto garantiza que estés al tanto de tus compromisos y plazos. Por ejemplo, podrías marcar un correo electrónico como un evento o una tarea y ponerlo en tu calendario.
• Cancela las suscripciones innecesarias: Revisa regularmente tus suscripciones y cancela la suscripción a boletines o listas de correo que ya no sean relevantes o valiosos para ti. Esto reduce el desorden del correo electrónico y te ayuda a centrarte en los mensajes esenciales. Si no quieres cancelar la suscripción, considera establecer una regla para una carpeta de baja prioridad que puedas ver cuando tengas tiempo.
• Utiliza plantillas para respuestas comunes: Si envías con frecuencia correos electrónicos similares, crea plantillas para respuestas o consultas comunes. Esto ahorra tiempo y garantiza la coherencia en tu comunicación. (Ver consejo #14)
• Practica el procesamiento de correos electrónicos por lotes: En lugar de revisar constantemente tu correo electrónico a lo largo del día, establece franjas horarias dedicadas para procesar y responder a los correos electrónicos. Esto ayuda a minimizar las distracciones y mejora la productividad general.

#20 Considera si el correo electrónico es el canal de comunicación adecuado

Recuerda, ¡el correo electrónico no es tu única opción de comunicación! Dependiendo de la situación y del contexto de lo que deba comunicarse, a veces es mejor llevar la conversación a otro canal como la mensajería instantánea o el cara a cara, especialmente si el tema es complejo, requiere una lluvia de ideas o es denso o delicado.

Aquí tienes algunas reglas generales útiles a tener en cuenta al preguntarte cuál es el mejor método:

• Una frase → Mensaje instantáneo: Si estás escribiendo un correo electrónico o una pregunta que solo tiene una frase, considera chatear con la persona a través de la mensajería instantánea.
• Tres párrafos o menos → Correo electrónico: Si estás escribiendo un correo electrónico para compartir información, documentos, plazos o una llamada a la acción que deba quedar documentada, usa el correo electrónico.
• Más de tres párrafos → Teléfono, videollamada o video correo electrónico. Si tu correo electrónico tiene más de tres párrafos y va más allá de dos llamadas a la acción, es probable que el contenido sea más complejo y necesite una conversación para mayor claridad.
• Más de tres a cinco preguntas → Videollamada o reunión. Si haces más de cinco preguntas en un correo electrónico, o pides a varias personas que hagan cosas diferentes, considera hacer una videollamada para poder discutir y profundizar en las respuestas. Luego envía un correo de seguimiento confirmando esos detalles.

Consejo profesional: A veces, un correo electrónico más largo está justificado si su intención es complementar una discusión cara a cara para mayor claridad. Por ejemplo, es posible que desees repasar una lista de preguntas o ideas con tu equipo, y enviarles las preguntas con antelación puede ser muy útil para permitir que las personas procesen sus pensamientos antes de la discusión.

#21 Fomenta las conexiones profesionales con contactos amistosos

Fomentar las relaciones profesionales es un aspecto esencial para mantener conexiones sólidas y promover una red positiva, y el correo electrónico es una herramienta útil para mantenerse en contacto. Aquí tienes algunas ideas y pautas para utilizar eficazmente el correo electrónico para fomentar las relaciones profesionales:

• Expresa agradecimiento: Envía correos electrónicos de agradecimiento genuinos para mostrar aprecio.
• Comparte recursos o artículos relevantes: Si encuentras un artículo o recurso que crees que sería valioso para alguien, compártelo y hazle saber que te acordaste de él.
• Celebra cumpleaños u ocasiones especiales**:** Un correo electrónico breve y amistoso demuestra que te acuerdas y te preocupas por ellos más allá de las interacciones profesionales.
• Seguimiento después de reuniones o eventos: Envía un correo electrónico de seguimiento después de asistir a una reunión, conferencia o evento de networking para expresar tu gratitud por la oportunidad de conectar.
• Ten en cuenta el momento y la frecuencia: Si bien es importante mantener una comunicación regular, evita abrumar a tus contactos con correos electrónicos excesivos. Encuentra un equilibrio que te parezca adecuado y considera las preferencias y la carga de trabajo de la persona al determinar la frecuencia de tus contactos.

#22 Revisa tu trabajo

Los correos electrónicos gramaticalmente correctos y sin errores aumentan tu credibilidad, aportan claridad y reducen la cantidad de idas y vueltas por malentendidos. Por eso es importante no saltarse el paso de revisar tu trabajo, incluso si tienes prisa. ¡Podría ahorrarte tiempo en el futuro!

Aquí tienes una lista de cosas que debes revisar antes de darle a enviar:

• Gramática, ortografía, puntuación y erratas: Utiliza el corrector ortográfico o un programa como Grammarly para ayudarte a mantenerte en el camino correcto.
• Claridad: Ponte en el lugar de tu destinatario. ¿Entenderá lo que tiene que hacer?
• Profesionalismo: ¿Refleja una buena imagen de ti y de tu empresa?
• Nombres, fechas, plazos y detalles: ¿Va dirigido a la persona adecuada? ¿Están copiadas las personas correctas? ¿Son precisos las fechas, los plazos y los detalles?
• Tu propia emoción: ¿Escribiste tu correo electrónico en un estado emocional de ira o frustración? Si es así, haz una pausa antes de darle a enviar y vuelve a él en una hora para revisarlo y corregirlo según sea necesario.

#23 Evita los riesgos de seguridad

Los estafadores son cada vez más astutos y las trampas son cada vez más fáciles de caer. Por eso es importante mantenerse al día sobre la seguridad de tu correo electrónico para evitar situaciones peligrosas con respecto a la información confidencial y la privacidad para ti y tu empresa.

Aquí tienes algunos consejos y reglas rápidas para evitar posibles escollos:

• Utiliza contraseñas seguras y únicas: Las contraseñas seguras incluyen una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales. Evita el uso de información fácil de adivinar, como fechas de nacimiento o palabras comunes. Además, utiliza contraseñas diferentes para cada una de tus cuentas en línea para minimizar el impacto si una cuenta se ve comprometida.
• Habilita la autenticación de dos factores (2FA): Activa la 2FA para tus cuentas de correo electrónico siempre que sea posible. Esto añade una capa adicional de seguridad al requerir una segunda forma de verificación, como un código enviado a tu dispositivo móvil además de tu contraseña.
• Ten cuidado con los archivos adjuntos y los enlaces de los correos electrónicos: Evita abrir archivos adjuntos o hacer clic en enlaces de remitentes desconocidos o sospechosos. Estos pueden contener malware o intentos de phishing.
• Utiliza el cifrado para la información confidencial: Al enviar información sensible o confidencial por correo electrónico, considera el uso del cifrado. El cifrado codifica el contenido del correo electrónico para que solo pueda ser descifrado por el destinatario previsto. Comprueba si tu proveedor de correo electrónico admite el cifrado o considera el uso de un servicio de correo electrónico seguro.
• Mantente alerta contra los ataques de phishing: Los intentos de phishing pretenden engañarte para que reveles información confidencial o hagas clic en enlaces maliciosos. Desconfía de los correos electrónicos que solicitan información personal o financiera y evita proporcionar tales detalles a través del correo electrónico. Verifica la legitimidad de las solicitudes poniéndote en contacto con el remitente a través de medios alternativos.
• Actualiza regularmente tu software y tus dispositivos: Mantén actualizados tu cliente de correo electrónico, tu sistema operativo y tu software antivirus. Las actualizaciones de software a menudo incluyen parches de seguridad y mejoras que ayudan a proteger contra nuevas amenazas.
• Ten cuidado con las redes Wi-Fi públicas: Ten precaución al acceder a tu correo electrónico en redes Wi-Fi públicas, ya que pueden ser inseguras y propensas a las escuchas. Considera el uso de una red privada virtual (VPN) para cifrar tu conexión a Internet y proteger tus datos.
• Evita compartir información confidencial en los correos electrónicos: Abstente de incluir información sensible, como contraseñas, detalles de tarjetas de crédito o números de identificación personal (PIN), en tus correos electrónicos. Utiliza métodos seguros para compartir dicha información, como plataformas de mensajería cifrada o servicios seguros de intercambio de archivos.

#23 Aprende a recordarle algo a alguien (¡sin ser molesto!)

Según un informe anual de Litmus, aproximadamente el 30% de los correos electrónicos se miran durante menos de 2 segundos, el 41% se miran durante 2-8 segundos y solo el 29% se miran durante más de 8 segundos. Esto significa que se lee mucho por encima.

Entonces, ¿cómo le pides *amablemente* a alguien que responda realmente a tu correo electrónico? La autora Erica Dhawan menciona en su libro, Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance, algunos consejos clave:

1. Modifica la línea de asunto para aclarar que el correo electrónico es una solicitud de seguimiento y no una tarea nueva.
2. No pongas en copia (CC) a personas nuevas (a menos que sea absolutamente necesario).
3. Sugiere otra forma de comunicación (por ejemplo, ¿podemos programar una llamada telefónica?).

Aquí tienes más consejos propios:

4. Envía los seguimientos en momentos óptimos (preferiblemente de martes a jueves, temprano por la mañana o tarde por la noche).
5. Responde al hilo original en lugar de empezar uno nuevo para mantener la información consolidada.
6. Considera el uso de confirmaciones de lectura o herramientas de seguimiento automático para un mejor control.
7. Proporciona contexto de inmediato (por ejemplo, “Tras nuestra reunión del [fecha], discutimos…”).
8. En caso de que no haya respuesta, reconoce suavemente la falta de contestación (por ejemplo, “Entiendo que es posible que se te haya pasado mi correo anterior…”).
9. Personaliza tus correos electrónicos. Un toque personal puede hacer que tu recordatorio destaque.
10. Asegúrate de tener una llamada a la acción clara. ¿Qué necesitas que hagan?

Conclusiones sobre el correo electrónico profesional

En resumen, ¡toma nota de estos consejos para empezar a enviar correos electrónicos como un profesional!

• Optimiza tu línea de asunto para obtener mayores tasas de apertura.
• No abuses de la palabra URGENTE.
• Utiliza señales de palabras carismáticas para predisponer las respuestas de las personas.
• Personaliza tu correo electrónico siempre que sea posible.
• Mejora la legibilidad con una estructura clara.
• Ve al grano.
• Utiliza una jerarquía de hechos.
• Inicia nuevas cadenas cuando sea necesario.
• Controla tus emociones.
• Incluye una llamada a la acción clara.
• Utiliza un cierre carismático.
• Incluye una firma profesional.
• Maximiza la eficiencia con plantillas.
• Sé consciente de las diferencias culturales.
• Asegúrate de que sea apto para dispositivos móviles.
• Reconoce cuándo las conversaciones por correo electrónico deben ser una reunión.
• No presiones a la gente para que responda.
• Evita el “ghosting” con una gestión eficaz del correo electrónico.
• Considera si el correo electrónico es el canal de comunicación adecuado.
• Fomenta las conexiones profesionales con contactos amistosos.
• Revisa tu trabajo (y tus emociones).
• Evita los riesgos de seguridad.
• Añade la dirección de correo del destinatario al final.

Para conocer más formas de mejorar tu juego con el correo electrónico, consulta nuestro artículo 55 saludos para correos electrónicos (profesionales y divertidos) para empezar un correo.

Referencias

Footnotes (6)

1. radicati.com ↩

2. zippia.com ↩

3. zippia.com ↩

4. zippia.com ↩

5. zippia.com ↩

6. campaignmonitor.com ↩