23 conseils professionnels pour rédiger votre prochain e-mail

De la rédaction d'objets accrocheurs à la compréhension du moment où un e-mail devrait être un appel téléphonique, voici votre guide complet pour améliorer vos compétences en matière d'e-mail.

Des données récentes[^1] montrent qu’en 2023, plus de 345 milliards d’e-mails sont envoyés et reçus chaque jour (une augmentation de 4,3 % par rapport à 2022). Ouah ! Même avec l’essor d’autres méthodes de communication comme les applications de messagerie, il semble que l’e-mail ne soit pas près de disparaître.

En tant que méthode de communication courante pour un usage personnel et professionnel, vous êtes-vous déjà demandé si vos e-mails atteignent leur cible ou génèrent les meilleures réponses possibles ? Vous pourriez passer à côté d’occasions d’être un communicateur encore plus efficace !

Prêt à faire sortir vos e-mails du lot ? Plongeons dans les éléments et les conseils à intégrer dans vos e-mails professionnels, ainsi que des exemples que vous pouvez utiliser pour diverses situations.

Pourquoi l’étiquette des e-mails professionnels est-elle importante ?

L’étiquette des e-mails professionnels est importante car elle démontre le respect, apporte de la clarté et renforce la crédibilité.

• Montre du respect : En utilisant une étiquette appropriée, incluant la grammaire, la personnalisation et un ton courtois, vous signifiez que vous appréciez la contribution et le temps de votre interlocuteur tout en favorisant des relations positives.
• Apporte de la clarté : En structurant vos e-mails avec des titres et des paragraphes clairs et en restant concis, vous aidez les lecteurs à comprendre ce que vous essayez de communiquer.
• Donne de la crédibilité : Lorsque vos e-mails sont bien rédigés, cela montre que vous prenez la communication au sérieux et que l’on peut vous faire confiance, ce qui rejaillit sur votre réputation.
• Améliore la réponse : Lorsque vos e-mails sont clairs, aimables et concis, les gens sont plus susceptibles de comprendre vos objectifs et de répondre plus rapidement.

23 conseils pour rédiger l’e-mail professionnel parfait

#1 Optimisez votre objet pour un taux d’ouverture plus élevé

Selon Zippia[^2], « 47 % des destinataires d’e-mails ouvriront un e-mail en se basant uniquement sur l’objet ». De plus, leurs recherches montrent que si vous personnalisez un objet, cela peut augmenter les taux d’ouverture de 50 % !

Votre objet est sans doute la partie la plus importante de votre e-mail. Pourquoi ? C’est comme la porte d’entrée qui invite les gens à écouter ce que vous avez à dire. Si la porte est difficile à trouver, peu importe la valeur de ce qu’il y a à l’intérieur !

Pour créer un excellent objet d’e-mail, il doit remplir au moins certaines de ces conditions :

• Offrir de la valeur : Soulignez la valeur que vous offrez à votre destinataire dans votre e-mail.
• Communiquer les échéances : Évitez d’utiliser le mot « urgent », mais envisagez d’inclure des dates limites d’appel à l’action pour transmettre l’urgence.
• Être spécifique : Allez droit au but et ne soyez pas trop vague — dites aux gens ce que vous voulez leur dire.
• Être personnel : Envisagez d’incorporer un prénom ou un détail concernant le destinataire.
• Inclure des chiffres : Inclure un chiffre dans votre objet peut augmenter les taux d’ouverture de 57 %[^3].
• Transmettre de l’émotion : Si vous transmettez de l’émotion plutôt que de la rationalité, les recherches montrent[^4] que vous pouvez booster les ouvertures.

Voici quelques exemples de BONS objets que vous pourriez utiliser dans un cadre professionnel :

• « Demande de réunion : Pouvons-nous discuter de [Sujet/Projet] la semaine prochaine ? »
• « Collaborer avec vous me manque, [Nom] ! Pouvons-nous prévoir un café cette semaine ? »
• « Opportunité de collaboration : [Nom], j’apprécierais votre avis sur [Sujet/Projet]. »
• « Rejoignez-nous pour une session de brainstorming productive sur [Sujet/Initiative]. »
• « Invitation : Façonnez les objectifs de notre [Département/Équipe] pour le 2e trimestre »
• « J’ai besoin de votre éclairage : Pouvons-nous nous voir pour examiner [Document/Proposition] ? »
• « J’ai pensé à vous ! Cet article sur [Sujet] pourrait vous aider pour [Projet]. »

Voici quelques exemples de MAUVAIS objets :

• « Salut »
• « URGENT !!!!!! »
• « Message super important »
• « Réunion »
• « Juste pour prendre des nouvelles »
• « Re: Re: Re: »
• « TR : TR : TR : »
• « LISEZ CECI MAINTENANT !!!! »
• « J’ai essayé de vous contacter »
• « Avez-vous vu mon e-mail ? »

#2 N’abusez pas du mot URGENT

Un moyen infaillible de provoquer de l’anxiété chez vos collègues est d’utiliser le mot « URGENT » dans vos objets ou de l’écrire en majuscules avec des points d’exclamation supplémentaires pour souligner l’importance de votre message (« RÉPONDEZ DÈS QUE POSSIBLE !!! »).

Ceci est un message d’intérêt public au nom de tout le monde, partout : Vos messages urgents, flous et en majuscules n’augmentent pas les chances que les gens répondent. En fait, ils peuvent même finir dans les dossiers de spam ou de courrier indésirable.

Au lieu d’objets anxiogènes en majuscules, utilisez un langage ultra-clair et spécifique pour communiquer votre urgence. Par exemple, au lieu de « LISEZ MAINTENANT ! », essayez quelque chose comme : « [Nom], pouvez-vous m’aider ? Le client a reçu le mauvais produit. » Un objet comme celui-ci transmet un sentiment d’urgence et de spécificité sans provoquer d’anxiété. Quelqu’un peut lire cela avec plus de certitude et de responsabilité pour agir.

#3 Utilisez des signaux verbaux charismatiques pour amorcer les réponses

Avez-vous déjà reçu un e-mail qui vous a réchauffé le cœur ? Ou reçu un e-mail qui vous a incité à réfléchir de manière stratégique ? Les mots que vous choisissez dans votre e-mail peuvent évoquer différentes réponses émotionnelles en raison d’un phénomène appelé psychologie de l’amorçage.

En tirant parti des techniques d’amorçage dans votre communication par e-mail, vous pouvez créer des messages plus efficaces qui résonnent auprès des destinataires et incitent aux actions souhaitées. Par exemple, dans le livre de Vanessa Van Edwards, Cues; Master the Secret Language of Charismatic Communication, elle discute de la différence entre les mots-signaux de chaleur et les mots-signaux de compétence, et de la manière dont ils peuvent évoquer des réponses différentes.

Il est important d’équilibrer les mots chaleureux et compétents, en adaptant vos e-mails à la situation spécifique ou au sentiment souhaité que vous voulez transmettre. L’incorporation de mots chaleureux aide à établir un rapport et à créer un environnement positif, tandis que les mots de compétence transmettent le professionnalisme et l’expertise. En combinant les deux, vous devenez plus charismatique dans votre style de communication et pouvez établir votre crédibilité tout en favorisant des relations de travail positives.

Voici des exemples du même message rédigé sur un ton compétent, un ton chaleureux et un ton charismatique.

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Message d’e-mail compétent :

J’espère que ce message vous trouvera bien. Je vous contacte pour discuter du plan stratégique de notre prochain projet. Votre expertise et vos réalisations passées en matière de résultats exceptionnels font de vous un candidat idéal pour cette entreprise. Compte tenu de la complexité et de l’importance du projet, je pense que votre vision améliorerait considérablement nos chances de succès. Discutons plus en détail et explorons comment combiner nos forces pour obtenir des résultats exceptionnels — au plaisir de connaître vos analyses.

Message d’e-mail chaleureux :

J’espère que cet e-mail donnera le sourire à votre journée. Je voulais vous contacter personnellement pour vous exprimer mon enthousiasme quant à la possibilité de collaborer avec vous sur notre prochain projet. Vos contributions impressionnantes ont attiré mon attention, et je crois sincèrement que votre perspective unique et vos talents auraient un impact significatif sur notre parcours. J’imagine un partenariat basé sur la confiance, le soutien et une passion partagée, où nous pourrions créer ensemble quelque chose de vraiment remarquable. J’adorerais que nous nous connections pour discuter du projet plus en détail dès que vous le pourrez.

Message d’e-mail charismatique :

J’espère que ce message vous trouvera bien. Compte tenu de votre expertise exceptionnelle et de vos réalisations remarquables, je suis honoré de vous contacter. Notre prochain projet recèle un immense potentiel, et je suis fermement convaincu que votre approche axée sur la concentration et le soutien serait inestimable pour notre succès commun. La combinaison de vos compétences impressionnantes et de votre enthousiasme sincère a véritablement capté mon attention. J’ai hâte de discuter du projet en détail, en favorisant un environnement où nos efforts de collaboration pourront s’épanouir et nous mener à des résultats remarquables. J’ai sincèrement hâte de nous connecter et d’explorer cette opportunité passionnante ensemble.

Pour en savoir plus sur la façon d’avoir plus de charisme dans votre vie, consultez cette ressource utile !

#4 Personnalisez vos e-mails autant que possible

Les e-mails personnalisés augmentent non seulement les taux d’ouverture[^5], mais améliorent également l’engagement