Meistern Sie die Kunst, nach beruflichen Referenzen zu fragen – mit Expertenstrategien, Tipps zum Timing und anpassbaren Vorlagen, die den Prozess reibungslos gestalten.
Das Vorstellungsgespräch lief hervorragend. Der Recruiter scheint begeistert zu sein. Dann kommt der gefürchtete Satz: „Können Sie uns drei berufliche Referenzen nennen?“
Ihnen rutscht das Herz in die Hose. Wen sollen Sie fragen? Was, wenn sie nein sagen? Und wie formuliert man die Anfrage überhaupt, ohne verzweifelt oder aufdringlich zu wirken?
Nach einer Referenz zu fragen, muss sich nicht unangenehm oder rein geschäftlich anfühlen! Mit dem richtigen Ansatz können Sie diese nervenaufreibende Aufgabe in eine Gelegenheit verwandeln, berufliche Beziehungen zu stärken und gleichzeitig hervorragende Empfehlungen zu erhalten.
In diesem Leitfaden erfahren Sie genau, wie Sie souverän nach einer Referenz fragen, einschließlich bewährter Vorlagen, Strategien für den richtigen Zeitpunkt und Insider-Tipps, um den Prozess für alle Beteiligten reibungslos zu gestalten.
Eine Referenz ist eine Person, die potenziellen Arbeitgebern gegenüber für Ihre beruflichen Fähigkeiten, Ihren Charakter und Ihre Arbeitsmoral bürgen kann. Im Gegensatz zu einem Empfehlungsschreiben (einem schriftlichen Dokument) beinhaltet eine Referenz in der Regel die direkte Kommunikation zwischen Ihrem Fürsprecher und dem Personalverantwortlichen durch Telefonate oder E-Mail-Korrespondenz.
Referenzen dienen als Validierung Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen durch Dritte. Sie sind Ihre beruflichen Fürsprecher: Menschen, die über Ihre Beiträge, Ihre Problemlösungsfähigkeiten und Ihr Verhalten am Arbeitsplatz berichten können.
Arbeitgeber schätzen Referenzen, weil sie Einblick darüber geben, wie Sie in realen Arbeitssituationen tatsächlich Leistung erbringen und mit anderen zusammenarbeiten, und nicht nur, wie gut Sie sich in einem Lebenslauf oder in einem Interview verkaufen können.
Suchen Sie nach einer detaillierteren Analyse von Referenzen? Schauen Sie sich unseren Artikel an: Was ist eine berufliche Referenz? Der vollständige Leitfaden zur Referenzprüfung.
Man könnte versucht sein, Referenzen als reine Formalität zu betrachten – nur Namen, die man in einer Bewerbung einträgt. In Wirklichkeit sind Referenzen jedoch oft der entscheidende Faktor zwischen Ihnen und einem anderen, ebenso qualifizierten Kandidaten.
Personalverantwortliche nutzen Referenzen, um Fragen zu beantworten, die sie in Vorstellungsgesprächen nicht direkt stellen können. Sie wollen wissen:
Eine halbherzige Referenz kann Ihre Chancen zunichtemachen, während eine enthusiastische das Zünglein an der Waage zu Ihren Gunsten sein kann.
Über Bewerbungen hinaus sind Referenzen wertvoll für Networking-Möglichkeiten, Zulassungen zu Masterstudiengängen, berufliche Zertifizierungen und sogar unternehmerische Vorhaben. Der Aufbau eines Pools an starken Referenzen ist eine Investition in Ihre langfristige Karriere.
Profi-Tipp: Beginnen Sie mit dem Aufbau von Referenzbeziehungen lange bevor Sie sie benötigen. Die stärksten Empfehlungen kommen von Menschen, die Ihre Arbeit über einen längeren Zeitraum hinweg miterlebt haben, und nicht von solchen, die sich mühsam daran erinnern müssen, was Sie sechs Monate nach Ihrem Weggang getan haben.
Möchten Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem beruflichen Netzwerk eine glänzende Empfehlung für Sie abgibt? Lernen Sie, wie Sie andere in Ihren Bann ziehen:
Es mag Sie überraschen, aber nicht jeder, der Sie mag, ist automatisch eine gute Referenz. Sie brauchen Menschen, die spezifisch und enthusiastisch über Ihre beruflichen Fähigkeiten sprechen können.
Ihre idealen Referenzen sollten diese Kriterien erfüllen:
Vermeiden Sie es, Familienmitglieder, Freunde ohne berufliche Verbindung oder Personen zu fragen, die nur eine allgemeine oder wenig begeisterte Empfehlung abgeben könnten.
Qualität schlägt Quantität: Drei erstklassige Referenzen sind jedes Mal besser als fünf mittelmäßige.
Aktionsschritt: Erstellen Sie eine Liste von 5–7 Personen, die die oben genannten Kriterien erfüllen. Notieren Sie neben jedem Namen spezifische Projekte oder Erfolge, die diese Personen aus erster Hand miterlebt haben. Diese Übung hilft Ihnen, für jede Gelegenheit die passende Referenz auszuwählen.
Überrumpeln Sie niemals jemanden, indem Sie ihn als Referenz angeben, ohne vorher gefragt zu haben. Das ist einerseits eine Frage der Höflichkeit, aber auch strategisch klug. Warum?
Nun, eine Vorab-Information ermöglicht es Ihrer Referenzperson, sich mental vorzubereiten, die Erinnerung an Ihre Arbeit aufzufrischen und höflich abzulehnen, falls sie sich nicht wohl dabei fühlt. Menschen geben stärkere Empfehlungen ab, wenn sie zugestimmt haben, für Sie einzutreten, anstatt von einem Anruf eines Fremden überrascht zu werden.
Wie Sie anfangs nach einer Referenz fragen, hängt von Ihrer Beziehung und der Dringlichkeit ab:
Unabhängig von der Methode sollten Sie Ihre erste Anfrage ohne Druck formulieren. Sie klären das Interesse ab, fordern aber keine Verpflichtung ein. Formulieren Sie es eher als „Ich frage mich, ob Sie sich wohl dabei fühlen würden, als Referenz zu fungieren“ statt „Ich brauche Sie als meine Referenz“.
Profi-Tipp: Wenn jemand zögerlich wirkt oder eine halbherzige Antwort gibt, ziehen Sie weiter. Sie wollen enthusiastische Fürsprecher, keine Leute, die Ihnen einen widerwilligen Gefallen tun. Eine mittelmäßige Referenz kann mehr schaden als nützen.
Und wenn Sie nicht die richtige E-Mail verfassen, werden Sie die Person gar nicht erst dazu bringen, sie zu lesen. Hier ist ein hervorragender Leitfaden für den Einstieg: 23 professionelle E-Mail-Tipps für Ihre nächste E-Mail
Sobald jemand zustimmt, Ihre Referenz zu sein, machen Sie ihm die Arbeit so einfach wie möglich. Je spezifischer die Informationen sind, die Sie bereitstellen, desto stärker und maßgeschneiderter wird die Empfehlung ausfallen.
Senden Sie ein umfassendes Paket mit folgenden Inhalten:
Aktionsschritt: Erstellen Sie eine Vorlage für ein Referenzpaket, das Sie für jede Gelegenheit anpassen können. Fügen Sie Abschnitte für die Stellenbeschreibung, Ihren Lebenslauf, Gesprächspunkte und logistische Details ein. So können Sie schnell gründliche Informationen versenden.
Wir wissen, dass die Jobsuche entmutigend sein kann. Deshalb haben wir einen umfassenden Leitfaden für den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zusammengestellt: Wie man einen Job bekommt: 11 Hacks vom Lebenslauf bis zum Interview.
Das Timing beim Nachhaken erfordert Fingerspitzengefühl. Sie möchten im Gedächtnis Ihrer Referenzperson bleiben, ohne aufdringlich zu werden.
Wenn Sie innerhalb von 3–4 Tagen nach Ihrer ersten Anfrage nichts gehört haben, senden Sie eine freundliche Erinnerung. Halten Sie es locker: „Hallo Sarah, ich wollte nur sichergehen, dass meine letzte Nachricht nicht in Ihrem Posteingang untergegangen ist. Keine Eile; lassen Sie mich einfach wissen, ob Sie als Referenz zur Verfügung stehen könnten.“
Sobald jemand zugestimmt hat, senden Sie etwa eine Woche vor der Frist oder dem erwarteten Kontaktdatum eine höfliche Erinnerung. Fügen Sie noch einmal alle wichtigen Details bei: „Nur zur Information, dass sich der Personalverantwortliche diese Woche melden könnte. Hier ist noch einmal die Stellenbeschreibung, falls Sie Ihr Gedächtnis auffrischen möchten.“
Wenn Sie sich im Interviewprozess befinden und die Referenzen noch nicht kontaktiert wurden, halten Sie Ihre Fürsprecher auf dem Laufenden. Eine kurze E-Mail wie „Ich bin noch im Rennen. Sie melden sich vielleicht nächste Woche“ verhindert, dass Ihre Referenzperson von einem Anruf Wochen später überrascht wird.
Nachdem die Referenz kontaktiert wurde, melden Sie sich immer zurück, um das Ergebnis mitzuteilen, auch wenn Sie den Job nicht bekommen haben. Dies hilft der Person zu verstehen, wie ihre Empfehlung aufgenommen wurde, und pflegt die Beziehung für zukünftige Gelegenheiten.
Profi-Tipp: Setzen Sie sich Kalender-Erinnerungen für Ihr Nachfassen. Das nimmt Ihnen die mentale Last, mehrere Zeitpläne im Auge zu behalten, und stellt sicher, dass Sie niemanden versehentlich „ghosten“, der zugestimmt hat, Ihnen zu helfen.
Ihre Referenzperson hat ihre wertvolle Zeit investiert, um für Sie zu bürgen. Ein herzliches Dankeschön ist unverzichtbar.
Senden Sie sofort eine Dankesnachricht, nachdem die Person zugestimmt hat, Ihre Referenz zu sein, und eine weitere, nachdem sie tatsächlich kontaktiert wurde. Wenn Sie den Job bekommen, lassen Sie es sie unbedingt wissen und würdigen Sie ihren Anteil an Ihrem Erfolg.
Ihr Dankeschön sollte persönlich und spezifisch sein, kein allgemeines „Danke für die Referenz“. Erwähnen Sie, was Sie an der Unterstützung schätzen: „Vielen Dank, dass Sie sich trotz Ihres vollen Terminkalenders Zeit für das Gespräch mit dem Personalverantwortlichen genommen haben. Ihre Einblicke in meine Problemlösungsfähigkeiten haben dort wirklich Eindruck hinterlassen.“
Bei Personen, die Sie außergewöhnlich unterstützt haben, sollten Sie über eine E-Mail hinausgehen. Eine handgeschriebene Karte, ein kleiner Gutschein oder eine LinkedIn-Empfehlung für die Person zeigt aufrichtige Wertschätzung und stärkt die Beziehung.
Über die grundlegende Höflichkeit hinaus ist das Ziel, dass sich Ihre Referenzen wertgeschätzt und nicht ausgenutzt fühlen. Menschen, die sich geschätzt fühlen, sind eher bereit, erneut als Referenz zu fungieren und sich bei zukünftigen Empfehlungen noch mehr Mühe zu geben.
Aktionsschritt: Nachdem Sie Ihre neue Stelle angetreten haben, schreiben Sie LinkedIn-Empfehlungen für die Referenzpersonen, die Ihnen dabei geholfen haben. Diese öffentliche Anerkennung ist nicht nur ein Dankeschön, sondern stärkt auch deren berufliche Präsenz.
Wir haben die Strategie besprochen. Aber wie schreibt man diese E-Mail nun konkret? Hier sind verschiedene E-Mail-Vorlagen, die Sie für jede Situation anpassen können:
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut! Ich melde mich bei Ihnen, da ich mich derzeit beruflich neu orientiere und im Bereich [Branche/Fachgebiet] nach neuen Möglichkeiten suche. Als es darum ging, Referenzen zusammenzustellen, habe ich sofort an Sie gedacht.
Wären Sie bereit, als berufliche Referenz für mich zu fungieren? Ich strebe insbesondere Positionen als [Art der Rolle] an und denke, dass Ihre Einschätzung meiner Arbeit im Bereich [spezifischer Bereich] äußerst wertvoll wäre.
Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben. Falls es zeitlich nicht passt, ist das absolut kein Problem. Geben Sie mir einfach kurz Bescheid, und ich lasse Ihnen weitere Details zukommen, falls Sie mich unterstützen können.
Vielen Dank für Ihre Zeit!
Beste Grüße, [Ihr Name]
Sehr geehrte(r) Professor(in) [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich habe im [Semester/Jahr] Ihre Vorlesung [Name des Kurses] besucht und wende mich heute an Sie, um zu fragen, ob Sie bereit wären, als Referenz für meine Bewerbung für [spezifisches Programm/Position] zu fungieren.
Ich bewerbe mich für [Gelegenheit beschreiben], da [kurzer Grund mit Bezug zu den Studieninhalten]. Ich bin davon überzeugt, dass Ihre Einschätzung meiner [Forschungsfähigkeiten/analytischen Fähigkeiten/spezifisches Projekt] dem Auswahlkomitee wertvolle Einblicke geben würde.
Anbei finden Sie meinen aktuellen Lebenslauf sowie eine kurze Beschreibung des Programms zu Ihrer Information. Die Bewerbungsfrist endet am [Datum], und die Referenz kann über [Methode] eingereicht werden.
Falls Sie keine Referenz geben können oder weitere Informationen benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen. Ich habe volles Verständnis, falls Ihr Zeitplan dies momentan nicht zulässt.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Betreff: Wärst du bereit, eine Referenz für mich zu sein?
Hallo [Name],
wie geht es dir? Ich hoffe, bei [Firma] läuft alles bestens!
Ich melde mich bei dir, weil ich mich gerade auf eine Stelle als [Jobtitel] bei [Firma] bewerbe. Ich suche nach Personen, die etwas über meine Arbeit an [spezifisches Projekt/Fähigkeitsbereich] sagen können. Da wir bei [Projektname] so eng zusammengearbeitet haben, dachte ich sofort an dich.
Wärst du bereit, als Referenz für mich zur Verfügung zu stehen? Ich weiß, dass du viel um die Ohren hast, also habe ich volles Verständnis, falls es zeitlich gerade nicht passt. Falls du mir helfen kannst, schicke ich dir alle nötigen Details zu.
Lass mich wissen, was du denkst!
Danke und viele Grüße, [Ihr Name]
Hallo [Name],
ich wollte nur kurz nachhaken, falls meine letzte E-Mail in Ihrem Posteingang untergegangen ist (ich weiß ja, wie das manchmal ist!).
Ich hoffe nach wie vor, dass Sie bereit wären, als Referenz für mich zu fungieren, während ich mich nach neuen beruflichen Möglichkeiten umsehe. Falls es für Sie nicht passt oder Sie gerade keine Kapazitäten haben, ist das völlig in Ordnung; geben Sie mir einfach kurz Bescheid, damit ich entsprechend planen kann.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit!
Beste Grüße, [Ihr Name]
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Hallo [Name],
vielen Dank, dass Sie zugestimmt haben, als Referenz für mich zu fungieren! Ich schätze es sehr, dass Sie bereit sind, meine Arbeit zu bestätigen.
Hier sind alle Details, die Sie benötigen könnten:
Ich habe Ihnen außerdem meinen aktuellen Lebenslauf und die vollständige Stellenbeschreibung angehängt. Falls Sie meine Arbeit an [spezifisches Projekt/Fähigkeit] hervorheben könnten, wäre das besonders hilfreich, da diese Rolle einen starken Fokus auf [relevante Anforderung] legt.
Lassen Sie mich bitte wissen, falls Sie noch etwas von mir benötigen. Nochmals herzlichen Dank für Ihre Unterstützung!
Beste Grüße, [Ihr Name]
Der größte Fehler? Sich erst am Tag vor Ablauf der Frist zu melden. Das setzt Ihre Referenzperson unnötig unter Druck und führt oft zu einer überhasteten, allgemeinen Empfehlung.
Geben Sie Ihren Referenzen nach Möglichkeit mindestens 2–3 Wochen Vorlaufzeit. In dringenden Fällen sollten Sie ehrlich bezüglich des Zeitplans sein und sich entschuldigen: „Ich weiß, das ist sehr kurzfristig, aber könnten Sie bis Freitag als Referenz zur Verfügung stehen?“
Profi-Tipp: Bauen Sie Ihren Referenzpool auf, bevor Sie ihn brauchen. Sprechen Sie potenzielle Kandidaten an, wenn Sie gerade nicht aktiv auf Jobsuche sind, und formulieren Sie die Anfrage hypothetisch und ohne Druck: „Ich wollte fragen, ob Sie sich vorstellen könnten, in Zukunft als Referenz zur Verfügung zu stehen, falls ich mich beruflich verändere.“
Ein „Können Sie meine Referenz sein?“ ohne Kontext lässt die Leute raten, was sie betonen sollen. Ihre Referenzperson sollte nicht in ihrem Gedächtnis oder auf Ihrem LinkedIn-Profil kramen müssen, um herauszufinden, welche Fähigkeiten sie hervorheben soll.
Stellen Sie immer die Stellenbeschreibung, Ihren aktuellen Lebenslauf und spezifische Gesprächspunkte zur Verfügung. Je mehr Anleitung Sie geben, desto gezielter und wirkungsvoller wird die Empfehlung.
Der CEO, den Sie einmal auf einem Networking-Event getroffen haben? Keine gute Referenz. Der Professor, dessen Vorlesung Sie besucht, mit dem Sie aber nie gesprochen haben? Ebenfalls nicht ideal.
Referenzen sollten von Personen kommen, die Ihre Arbeit direkt beobachtet, mit Ihnen an Projekten zusammengearbeitet oder Ihre Leistung beaufsichtigt haben. Oberflächliche Verbindungen können nicht die spezifischen, glaubwürdigen Empfehlungen abgeben, die Arbeitgeber schätzen.
Sie haben im Januar jemanden gefragt, ob er Ihre Referenz ist. Es ist jetzt April, und Sie führen immer noch Vorstellungsgespräche. Ihre Referenzperson erhält einen überraschenden Anruf und kann sich kaum an die Stelle erinnern, auf die Sie sich bewerben.
Halten Sie Ihre Referenzen auf dem Laufenden. Senden Sie kurze Updates, wenn Sie eine neue Phase erreichen: „Ich wollte Sie nur wissen lassen, dass ich es in die Endrunde geschafft habe; man wird die Referenzen wahrscheinlich diese Woche anrufen.“
Ihr ehemaliger Manager ist vielleicht perfekt für eine Führungsposition, aber weniger relevant für eine rein technische Stelle. Passen Sie Ihre Referenzliste an die jeweilige Gelegenheit an und wählen Sie Personen aus, die über die Fähigkeiten sprechen können, die für diese spezifische Rolle am wichtigsten sind.
Das bedeutet nicht, dass Sie für jede Bewerbung komplett andere Referenzen brauchen, aber ein vielfältiger Pool ermöglicht es Ihnen, Fürsprecher strategisch auf die jeweiligen Stellen abzustimmen.
Aktionsschritt: Erstellen Sie eine einfache Tabelle, in der Sie festhalten, welche Referenzen Sie für welche Bewerbungen verwendet haben, wann sie kontaktiert wurden und welches Feedback sie gegeben haben. Dies verhindert, dass Sie bestimmte Personen überbeanspruchen, und hilft Ihnen, gleichmäßig zu rotieren.
Sie haben letztes Jahr fünf Personen um eine Referenz gebeten. Wie vielen davon haben Sie im Gegenzug angeboten, selbst als Referenz zu fungieren? Berufliche Beziehungen sind keine Einbahnstraßen.
Bieten Sie proaktiv an, als Referenz für Personen zu fungieren, die Ihnen geholfen haben. Schreiben Sie LinkedIn-Empfehlungen für sie, ohne darum gebeten zu werden. Diese Gegenseitigkeit stärkt die Beziehungen und stellt sicher, dass die Leute Ihnen auch in Zukunft gerne helfen.
Nicht jeder Job endet im Guten. Vielleicht wurden Sie entlassen, vielleicht gab es Konflikte mit dem Vorgesetzten oder Sie haben kurzfristig gekündigt. Bedeutet das, dass Sie niemanden aus dieser Firma als Referenz nutzen können?
Nicht unbedingt. Ziehen Sie Kollegen auf gleicher Ebene oder Mentoren aus dieser Organisation in Betracht, die positiv über Ihre Arbeit sprechen können, auch wenn Ihr Weggang schwierig war. Vermeiden Sie die Person, mit der Sie Konflikte hatten, aber schreiben Sie nicht das gesamte Unternehmen ab.
Wenn Sie einen schwierigen Abschied ansprechen müssen, gehen Sie strategisch vor. Manche Arbeitgeber verifizieren nur Beschäftigungsdaten und Jobtitel. Prüfen Sie also, ob formelle Referenzen überhaupt notwendig sind. Wenn Sie direkt gefragt werden, was ein bestimmter Manager sagen würde, seien Sie ehrlich, aber formulieren Sie es konstruktiv: „Wir hatten unterschiedliche Führungsstile, weshalb mich der kollaborative Ansatz Ihres Teams so begeistert.“
Ein Referenzschreiben (oder Empfehlungsschreiben) ist ein schriftliches Dokument, das Ihre Referenzperson erstellt und das Sie für mehrere Bewerbungen wiederverwenden können. Eine Referenzperson ist jemand, der zustimmt, bei Bedarf direkt mit potenziellen Arbeitgebern zu sprechen.
Referenzschreiben sind besonders im akademischen Bereich üblich, wo Masterprogramme, Stipendien und Forschungsstellen diese oft als Teil des Bewerbungsprozesses verlangen.
Wenn Sie einen Professor oder jemand anderen um ein Referenzschreiben bitten, machen Sie dies in Ihrer ersten Anfrage explizit: „Wären Sie bereit, ein Referenzschreiben für mich zu verfassen?“, anstatt nur zu fragen, ob die Person „eine Referenz sein“ kann.
Stellen Sie für schriftliche Schreiben noch detailliertere Informationen bereit, da die Person keine Gelegenheit hat, ihre Antwort auf spezifische Fragen eines Arbeitgebers zuzuschneiden. Geben Sie Informationen zu Ihren Zielen, den Arten von Stellen, auf die Sie sich bewerben, und den Kernthemen an, die hervorgehoben werden sollen.
Wenn jemand Ihre Referenzanfrage ablehnt, keine Panik und nehmen Sie es nicht persönlich. Es gibt viele legitime Gründe für eine Absage: Die Person ist zu beschäftigt, sie hat das Gefühl, Ihre Arbeit nicht gut genug zu kennen, oder sie fühlt sich mit der spezifischen Rolle, die Sie anstreben, unwohl.
Eine professionelle Absage hilft Ihnen eigentlich. Es ist viel besser, als wenn jemand widerwillig zustimmt und dann eine halbherzige oder schlecht informierte Empfehlung abgibt.
Reagieren Sie höflich: „Das verstehe ich vollkommen. Danke für Ihre Ehrlichkeit. Ich schätze es sehr, dass Sie es in Erwägung gezogen haben.“ Gehen Sie dann zu Ihrer nächsten Wahl über, ohne sich über die Ablehnung den Kopf zu zerbrechen.
Nach einer Referenz zu fragen, während Sie noch in Ihrem aktuellen Job sind, erfordert besondere Diskretion. Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass Ihr aktueller Chef erfährt, dass Sie auf Jobsuche sind!
Nutzen Sie zunächst Referenzen aus früheren Positionen. Die meisten Arbeitgeber verstehen diese Situation und werden nicht darauf bestehen, mit Ihrem aktuellen Vorgesetzten zu sprechen, bis der Einstellungsprozess weit fortgeschritten ist – oft erst, nachdem Sie bereits ein bedingtes Angebot erhalten haben.
Falls Sie frühzeitig darauf angesprochen werden, erklären Sie: „Ich möchte meine Jobsuche gegenüber meinem aktuellen Arbeitgeber vertraulich behandeln, stelle Ihnen aber gerne Referenzen aus früheren Positionen zur Verfügung. Sobald wir im Prozess weiter fortgeschritten sind, kann ich ein Gespräch mit meinem aktuellen Vorgesetzten arrangieren.“
Manche Jobsuchende nutzen auch vertrauenswürdige Kollegen aus ihrer aktuellen Firma, die die Suche geheim halten können, was jedoch ein gewisses Risiko birgt.
Zu verstehen, was bei einer Referenzprüfung tatsächlich passiert, entmystifiziert den Prozess und hilft Ihnen, Ihre Referenzen besser vorzubereiten.
Die meisten Referenzprüfungen dauern 10–20 Minuten. Der Personalverantwortliche oder ein HR-Mitarbeiter stellt eine Reihe von Fragen zu Ihrer Leistung, Ihrem Arbeitsstil und Ihrem Charakter. Häufige Fragen sind:
Einige Unternehmen nutzen formelle Dienste zur Referenzprüfung, die standardisierte Fragebögen per E-Mail versenden. Andere bleiben bei traditionellen Telefonaten. Einige wenige verzichten ganz auf Referenzen und konzentrieren sich nur auf die Verifizierung des Hintergrunds.
Der Zeitpunkt variiert stark. Manche Arbeitgeber prüfen Referenzen vor den ersten Interviews; andere warten, bis sie bereit sind, ein Angebot zu unterbreiten. Viele Unternehmen prüfen Referenzen nur bei den Finalisten und nutzen sie eher als abschließende Bestätigung denn als Auswahlwerkzeug.
Aktionsschritt: Fragen Sie Ihre Referenzperson nach einer positiven Prüfung (höflich), ob sie bereit ist zu teilen, was gefragt wurde und was sie betont hat. Diese Informationen helfen Ihnen zu verstehen, wie der Arbeitgeber Kandidaten bewertet, und können Ihnen helfen, zukünftige Referenzen besser vorzubereiten.
Referenzen sind fortlaufende berufliche Beziehungen, die Pflege benötigen, und keine einmaligen Transaktionen.
Bleiben Sie in Kontakt, auch wenn Sie gerade nicht auf Jobsuche sind. Teilen Sie gelegentlich berufliche Updates mit, gratulieren Sie zu Erfolgen und bieten Sie Hilfe an, wenn Sie können. Halten Sie Ihr LinkedIn-Profil aktuell, damit Ihre Referenzen Ihre Fortschritte und jüngsten Erfolge leicht verfolgen können.
Informieren Sie Ihre Referenzen immer, wenn Sie eine neue Stelle antreten, und bedanken Sie sich erneut. Dieser Abschluss schafft die Basis dafür, sie in Zukunft potenziell wieder anzufragen.
Profi-Tipp: Setzen Sie sich ein- oder zweimal im Jahr eine Kalender-Erinnerung, um sich bei Ihrem Referenznetzwerk zu melden, sich auszutauschen und Updates zu geben. Dieser regelmäßige Kontakt verhindert, dass Sie sich nur melden, wenn Sie etwas brauchen, was die Beziehung aufrichtiger wirken lässt.
Die besten Referenzen sind Personen, die Ihre Arbeit direkt beaufsichtigt oder eng mit Ihnen an Projekten zusammengearbeitet haben. Ehemalige Manager, Professoren, Kunden und Kollegen, die spezifische Beispiele für Ihre Fähigkeiten nennen können, sind starke Referenzen. Wählen Sie Personen aus den letzten drei bis fünf Jahren aus, die Ihre Arbeit gut genug kennen, um detaillierte Empfehlungen statt allgemeinem Lob abzugeben.
Geben Sie Ihren Referenzen nach Möglichkeit mindestens zwei bis drei Wochen Vorlaufzeit. Dies respektiert deren Zeitplan und ermöglicht eine gründliche Vorbereitung. In dringenden Fällen sollten Sie ehrlich bezüglich des kurzen Zeitrahmens sein. Referenzschreiben, die mehr Schreibarbeit erfordern, verdienen drei bis vier Wochen Vorlauf.
Stellen Sie immer Ihren aktuellen Lebenslauf, die Stellenbeschreibung mit hervorgehobenen Qualifikationen und spezifische Gesprächspunkte bereit. Geben Sie den Zeitrahmen an, in dem die Person kontaktiert werden könnte, die Kontaktmethode und eine Erinnerung an gemeinsame Projekte. Falls es formelle Formulare oder spezifische Fragen gibt, teilen Sie diese vorab mit.
Die beste Methode hängt von Ihrer Beziehung und der Dringlichkeit ab. Telefonate oder persönliche Gespräche eignen sich am besten für enge berufliche Beziehungen, wenn die Zeit es erlaubt. E-Mail eignet sich für distanziertere Kontakte, ehemalige Professoren oder wenn Sie jemandem Zeit zum Überlegen ohne Druck geben möchten. Unabhängig von der Methode sollten Sie nach einer Zusage eine umfassende E-Mail mit allen relevanten Details senden.
Warten Sie drei bis vier Tage, bevor Sie mit einer kurzen, freundlichen Nachricht nachhaken, ob Ihre letzte Nachricht untergegangen ist. Halten Sie den Ton locker und fordern Sie nichts ein. Wenn Sie nach einem zweiten Versuch immer noch nichts hören, gehen Sie davon aus, dass die Person nicht kann oder will, und suchen Sie sich eine andere Option, ohne aufdringlich zu sein.
Akzeptieren Sie die Entscheidung höflich und danken Sie der Person, dass sie die Anfrage in Erwägung gezogen hat. Nehmen Sie es nicht persönlich und drängen Sie nicht auf Erklärungen. Bedanken Sie sich einfach für die Ehrlichkeit und ziehen Sie weiter. Eine höfliche Reaktion bewahrt die berufliche Beziehung für eine potenzielle zukünftige Unterstützung.
Senden Sie sofort nach der Zusage ein aufrichtiges Dankeschön und melden Sie sich erneut, nachdem die Person kontaktiert wurde. Machen Sie Ihren Dank spezifisch, indem Sie erwähnen, was Sie an der Unterstützung schätzen. Wenn Sie die Stelle bekommen, lassen Sie es die Person wissen. Erwägen Sie eine handgeschriebene Karte oder eine LinkedIn-Empfehlung, um die Hilfe öffentlich zu würdigen.
Eine Referenzperson spricht bei Bedarf direkt mit potenziellen Arbeitgebern, meist per Telefon oder E-Mail. Ein Empfehlungsschreiben ist ein formelles schriftliches Dokument, das Ihre Referenz erstellt und das Sie bei mehreren Arbeitgebern oder Programmen einreichen können. Referenzen beinhalten Echtzeit-Gespräche über spezifische Fragen, während Empfehlungsschreiben im Voraus auf Basis allgemeiner Angaben erstellt werden.
Zu wissen, wie man nach einer Referenz fragt, verwandelt eine unangenehme Notwendigkeit in eine Gelegenheit zum Beziehungsaufbau.
Hier ist das Wichtigste zusammengefasst:
Jemanden um eine Referenz zu bitten, läuft letztlich auf Respekt, Vorbereitung und Dankbarkeit hinaus. Wenn Sie richtig in diese Beziehungen investieren, werden Ihre Referenzen zu enthusiastischen Fürsprechern, die jede Ihrer beruflichen Chancen stärken.
Möchten Sie auch während Ihres eigentlichen Vorstellungsgesprächs einen ebenso starken Eindruck hinterlassen? Schauen Sie sich unseren Leitfaden an: Wie man die STAR-Methode meistert (und das Interview rockt)
