12 passos para vencer a sua ansiedade ao telefone

O telefone é uma ferramenta poderosa para os seus negócios, relacionamentos e comunicação. Mas você sabe como usá-lo? > Eu quero que você seja um ninja do telefone. Um...

O telefone é uma ferramenta poderosa para seu negócio, relacionamentos e comunicação. Mas você sabe como usá-lo?

Quero que você seja um ninja do telefone. Um gênio das chamadas frias. Um mestre da mobilidade.

Por que o telefone é tão importante? Com certeza, as pessoas ouvem nossas palavras, mas elas estão REALMENTE ouvindo como você está dizendo suas palavras. Comunicamos toneladas de pistas não verbais através do nosso tom de voz, volume, cadência e padrões de fala.

Pesquisas descobriram que nossa comunicação não verbal é 4 vezes mais poderosa do que nossas palavras. Em outras palavras, o que você diz, “Eu quero fazer negócios com você”, é muito menos importante do que como você diz, “Eu quero fazer negócios com você”.

Abaixo, descrevi 10 Estratégias de Telefone Bem-Sucedidas que você pode usar para:

• Superar a Ansiedade ao Telefone
• Desenvolver Contatos de Negócios
• Namoro Online
• Chamadas Frias (Cold-Calling)
• Construir Relacionamentos à Distância
• Etiqueta de Relacionamento ao Telefone

Como você classificaria suas habilidades ao telefone em uma escala de 1 a 5? (5 sendo excelente, 1 sendo precisa melhorar)

____ Cordialidade: Você parece amigável, caloroso e acessível ao telefone?

____ Competência: Você parece competente e confiável ao telefone?

____ Confiança: Quão confiante você parece ao telefone?

____ Eficácia: Quão eficazes são suas conversas telefônicas?

Continue lendo para elevar todos esses números para 5!

Colha Honestidade

Não importa com quem estejamos falando, SEMPRE queremos ouvir a verdade. Você consegue adivinhar:

Qual modo de comunicação tem a maior quantidade de mentiras?

a. E-mail

b. Pessoalmente

c. Telefone

d. Mensagem Instantânea (IM)

A resposta é C. Telefone. As pessoas mentem menos por E-mail e IM porque existe um registro. Em seguida, vem o cara a cara, porque é difícil mentir olhando diretamente nos olhos de alguém. Portanto, mentimos mais ao telefone—sem registro e com menos olhares que geram culpa. Se você quer ter conversas telefônicas mais honestas, pode fazer isso facilmente invocando o registro. No início de suas chamadas de negócios, mencione que você fará anotações da chamada e as enviará por e-mail para garantir que não esqueceu de nada. Isso faz 3 coisas. Primeiro, mostra que você é diligente, organizado e confiável. Segundo, ajuda você a referenciar a conversa. E terceiro, o mais importante, invoca o registro para que eles saibam que você está tomando notas e eles terão que confirmar que tudo estava correto em um e-mail de acompanhamento.

Afirme, Não Pergunte

Não podemos evitar associar tons de voz agudos a crianças. Quando você atende o telefone ou fala com alguém em um tom mais alto, está sinalizando que não é competente, maduro ou confiável. Quando você está com ansiedade ao telefone, tende a ir para a extremidade mais alta do seu alcance. Todo mundo tem um alcance natural de tom de voz. Eu quero que você permaneça no seu alcance natural mais baixo. Você pode fazer isso respirando fundo e soltando o ar lentamente enquanto relaxa os ombros, o pescoço e a cabeça. Faça de novo e, desta vez, diga “alô” ao expirar. É impossível falar em seu alcance mais alto quando seus ombros e cordas vocais estão relaxados—é isso que você quer. Se você se sentir nervoso em uma chamada ou sua voz começar a falhar, respire fundo e fale ao expirar enquanto baixa os ombros. Isso fará com que você caia em um tom mais maduro.

• Dica Ninja: Não use a inflexão de pergunta. Outra forma de sinalizarmos confiança é contando nossas ideias a alguém, em vez de perguntar. Ao falar com a outra pessoa, certifique-se de baixar o tom no final da frase em vez de subir. Leia isto em voz alta com a inflexão de pergunta: Meu nome é Vanessa? Versus: Meu nome é Vanessa. Eu sempre quero que você diga suas afirmações e faça suas perguntas—nunca confundindo as duas!

Sua Primeira Impressão IMPORTA

Posso te contar uma história? É um pouco ridícula, mas não poderia se encaixar melhor neste ponto. Meu pai participou do Dating Game antigamente—é aquele programa onde 3 solteiros ou solteiras competem atrás de uma tela por um encontro, eliminando assim a parte da aparência física da competição. Quem escolhe tem apenas o tom de voz e as palavras para confiar. O cenário era assim:

Diz a lenda que meu pai praticou e praticou as respostas potenciais. Ele buscava o humor. Ele foi ao programa e deu respostas muito engraçadas—o público riu e a solteira que escolhia não parava de rir. Mas, no final, ele não foi escolhido. Ele ficou bem arrasado. Quando os produtores o convidaram para voltar para um programa de reunião (porque ele tinha sido um dos convidados mais engraçados), ele agarrou a oportunidade. Agora, meu pai é bem competitivo, então ele ficou em casa por uma semana inteira estudando episódios do Dating Game (isso foi antes do TIVO e do videocassete). Ele queria descobrir se havia um padrão nos vencedores. Ele percebeu rapidamente que não tinha nada a ver com as respostas verbais e muito pouco a ver com qualquer coisa que acontecesse após o primeiro conjunto de “alôs”. Ele descobriu que a mulher decidia imediatamente quem iria escolher com base em como o “alô” era dito. Meu pai praticou e praticou o seu “alô” e nada mais. E você consegue adivinhar? Ele venceu. Ele tornou sua primeira impressão incrível. Veja como você pode tornar o seu “alô” incrível:

• Não prenda a respiração enquanto espera alguém atender. Isso tensiona suas cordas vocais, fazendo você parecer ansioso ao dizer alô.
• Não se apresse em dizer alô quando alguém te liga. Isso faz você parecer impaciente e desorganizado. Respire um pouco e se acalme antes de dizer alô.
• Use a extremidade mais baixa do seu tom de voz natural. (Veja a Dica #2)

Bônus: Você pode fazer sua voz parecer mais atraente? Sim! Pesquisas mostram que as pessoas decidem o quão confiável ou dominante você é em segundos após ouvirem sua voz. Com julgamentos sendo feitos tão rápido, você não tem tempo para se aquecer em sua apresentação. Seja você um palestrante público em ascensão tentando melhorar sua reputação e conseguir mais eventos, ou se estiver se esforçando para se tornar um líder mais influente no trabalho, a chave para fazer as pessoas ouvirem e lembrarem do que você tem a dizer é dominar sua voz de fala em público. Confira mais sobre a ciência do poder vocal neste vídeo:

Trabalhe o Volume

Quando perdemos a confiança, baixamos o volume. Sempre que faço treinamentos de vendas ou negociações, peço às pessoas que pratiquem seu pitch. Repetidamente, as pessoas baixam o volume no ponto ou questão que as deixa mais nervosas. Por exemplo, alguém pode dizer: “Mal posso esperar para trabalhar com você e tudo o que precisamos é de um depósito de $500 para começar.” com uma queda severa de volume nos $500. Isso é implorar para que alguém negocie com você. Isso está dizendo a alguém que você não se sente confiante em seu preço ou no que está dizendo. Pratique seu pitch e mantenha seu nível de volume o tempo todo. Aqui está um exemplo que gravei para você:

Dica: Às vezes, as pessoas aumentam demais o volume quando estão animadas. Isso faz as pessoas sentirem que você está gritando com elas. Embora algum aumento de volume seja aceitável, tente mantê-lo nivelado.

Construa Oxitocina

Sabe como você consegue conversar com algumas pessoas e simplesmente se sente super conectado a elas? Existe uma razão fisiológica para isso—chama-se oxitocina. A oxitocina, também apelidada de hormônio do abraço, é o que corre pelo nosso corpo quando nos sentimos conectados a alguém. É a explicação química para o amor. A oxitocina é produzida de várias formas—principalmente através do contato visual mútuo e do toque físico, o que só acontece pessoalmente. Uma maneira de aumentar sua oxitocina ao telefone é abrir o perfil do LinkedIn, o perfil de namoro ou o site da pessoa enquanto conversam. Isso ajuda seu cérebro a sentir que a pessoa do outro lado da linha é uma pessoa real. Isso também é logisticamente útil porque você pode referenciar coisas sobre ela enquanto fala. Eu sempre deixo a foto ou o perfil das pessoas abertos no meu computador enquanto estou ao telefone com elas. Isso ajuda minha voz a ser mais calorosa, ajuda-me a sentir mais conectado e é ótimo para construir rapport sobre detalhes relevantes deles.

Chamadas de Vídeo?

Às vezes, adicionar vídeo às chamadas pode piorar ainda mais a ansiedade ao telefone! Então, o que você deve fazer sobre chamadas de vídeo—Zoom? FaceTime? GotoWebinar? Fico feliz que tenha perguntado! Eu adoro ligar minha câmera de vídeo quando possível. Algumas coisas para manter em mente se você decidir fazer isso:

• Afaste-se um pouco! É tentador mostrar apenas o rosto no vídeo, mas se puder, afaste sua webcam ou computador para que eles possam ver seu tronco e mãos. Adoramos ver as mãos das pessoas e isso ajuda você a parecer mais carismático. Isso também parece muito mais com uma reunião real—o rosto em close-up pode parecer um pouco estranho em situações de negócios.
• Não olhe para si mesmo… Eu sei, eu sei! Você é lindo(a)! Mas, em suas chamadas, faça eles se sentirem lindos e faça contato visual com a câmera, não consigo mesmo e não com o ícone deles. Se você olhar para qualquer lugar que não seja a câmera, parecerá que está com o olhar esquivo, mesmo que não esteja! Outra forma de construir oxitocina é através do olhar mútuo e ainda podemos produzir oxitocina mesmo através de uma lente.
• Use calças. Mas sério, você acha que pode não precisar se levantar durante a chamada, mas e se a campainha tocar? Ou seu cachorro começar a engasgar? Ou houver um furacão? Não seja pego de pijama—ou pior.

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Emocionalidade

Outra forma pela qual nosso tom de voz envia sinais positivos ou negativos é através de nossas emoções. Se você está com ansiedade ao telefone, às vezes esse nervosismo pode transparecer. Quando alguém fala conosco com falta de emocionalidade ou calor tonal, temos dificuldade em nos conectar a essa pessoa. Certifique-se de que, ao falar com as pessoas, você está compartilhando seu sentimento e emoção através de suas palavras. Como você faz isso?

• Conte Histórias. Quando possível, conte histórias da sua vida, sobre o seu negócio e o seu passado. Histórias são formas maravilhosas de trazer emoção para a sua voz E elas despertam o interesse das pessoas (mentalmente, é claro).
• Estimule Histórias. Se possível, faça com que eles lhe contem histórias. Isso os ajuda a se sentirem mais emocionais e engajados.
• Compartilhe Paixão. Fale sobre assuntos, pessoas e questões pelas quais você se sente apaixonado. Não reprima seus sentimentos, expresse-os. Esta é a base do carisma. Pessoas classificadas como altamente carismáticas são extremamente boas em compartilhar suas paixões e se entusiasmar com muitos assuntos.
• Estimule a Paixão. Faça-os falar sobre tópicos pelos quais são apaixonados. Às vezes sinto que, durante as conversas, estou apenas procurando os tópicos que os iluminam. Isso torna toda a conversa mais interessante, você mais envolvente e eles mais animados com a conversa—ganha, ganha, ganha.

Não Use Roteiros

Se você faz muitas chamadas frias, atendimento ao cliente ou chamadas de negócios, pode querer roteirizar suas respostas—MAS NÃO FAÇA ISSO! Eu sei que é prática comum trabalhar com roteiros, mas aqui está o problema. Eu nunca, jamais, encontrei alguém que conseguisse seguir seu roteiro repetidamente sem parecer memorizado ou chato. Quando você usa roteiro, isso literalmente suga a emoção, a paixão e o calor verbal de você. O roteiro anula seu carisma e o engajamento das outras pessoas com você. Ele também desliga seu cérebro de pensar e sentir, tornando você menos engajado e envolvente.

Dica: Em vez de roteirizar, use tópicos. Escreva perguntas comuns que você recebe e escreva tópicos de UMA PALAVRA que você deseja abordar. Isso garante que você lembre o que precisa cobrir, mas também permite que você diga de uma maneira nova a cada vez.

Por Favor, Deixe uma Mensagem

Você pensa na sua caixa de correio de voz? Ouça-a agora mesmo e me diga que impressão você acha que deixa? Você parece apressado? Há barulho ao fundo? Está muito baixo? Muitas vezes não pensamos realmente em nossas mensagens de voz, mas quando alguém não consegue nos contatar, nossa caixa de voz dá a nossa primeira impressão. Veja como deixar uma mensagem adequadamente:

• Fique em um lugar silencioso para que não haja ruído de fundo.
• Use um fone de ouvido ou mantenha o telefone perto da boca (não no viva-voz) para que o áudio fique claro.
• Não prenda a respiração logo antes de falar (para que suas cordas vocais relaxem e sua voz fique agradável e baixa).
• Sorria enquanto grava para trazer um pouco de calor ao seu tom.
• Formato Sugerido: Gosto de começar com uma saudação e meu nome. Depois um pedido. Depois um adeus curto e gentil. Assim: “Olá, você ligou para a caixa postal de Vanessa Van Edwards. Por favor, deixe uma mensagem aqui e eu retornarei em breve. Tenha um ótimo dia.”

Faça sua mensagem de voz valer a pena. Clique para Tweetar se você vai turbinar suas habilidades ao telefone.

Truques do Ofício

Tenho alguns outros truques do ofício que você pode usar se estiver muito ao telefone:

• Tenha uma mesa de pé ou uma área para chamadas telefônicas onde você possa ficar de pé e se movimentar enquanto fala. Isso ajudou tremendamente minha ansiedade ao telefone. Por quê? Testosterona—porque você está ocupando mais espaço E permite que você seja mais envolvente e dinâmico enquanto fala.
• Feche seu e-mail. Não tenha nada que distraia enquanto fala. Eu fecho todas as minhas abas e deixo apenas o site ou perfil deles aberto para não ter minha atenção desviada.
• Dependendo de como me sinto, também posso ter um documento do Word aberto ou um caderno para fazer anotações. Lembre-se, mencionei no início do artigo sobre fazer anotações na chamada e pedir confirmação depois. Você pode fazer isso digitando (embora certifique-se de que eles não consigam ouvir você digitando, porque pensarão que você está enviando e-mails) ou notas escritas que você digita depois.
• Alguns vendedores que conheço têm um espelho em sua mesa para que possam ver seu próprio rosto enquanto falam. Esta é uma ferramenta incrível se você estiver disposto a fazer isso.

Pesquisas descobriram que podemos identificar 16 tipos diferentes de sorrisos apenas pelo tom de voz.

• Nossas emoções se manifestam em nosso rosto e através de nossa voz. Se você está com raiva, suas sobrancelhas se franzem e sua voz fica tensa e mais ríspida. Ter um espelho pode ajudá-lo a detectar uma expressão facial negativa mais rapidamente. Sorrir relaxa os músculos da mandíbula e adiciona calor à nossa voz. Se você sentir que sua chamada está ficando um pouco monótona, pode sorrir no espelho e ver se isso adiciona mais ao seu tom.

Aterre-se com uma Respiração Rápida

Para lidar com a superação da ansiedade ao telefone, tente isto antes de discar: respire fundo e devagar, segure por três segundos e depois expire. Isso estabiliza seus nervos e evita que sua voz trema. Pratique agora—sentiu seus ombros caírem? Esse é o seu passaporte para parecer calmo, mesmo quando seu coração está acelerado.

Finja um Sorriso para Aumentar o Calor

Aqui está uma solução rápida para superar a ansiedade ao telefone: sorria enquanto fala, mesmo que seja forçado. Isso eleva seu tom, fazendo você parecer mais amigável—fundamental para acertar na primeira impressão. Tente em um espelho: lábios rígidos soam monótonos, mas um sorriso adiciona brilho. É um movimento ninja para a confiança.

Espero que essas dicas não verbais de telefone ajudem você a ser mais eficaz. Existem também algumas estratégias verbais que você pode usar para aumentar sua influência.