Das Pareto-Prinzip verstehen (Funktioniert 80-20 wirklich?)

Das Pareto-Prinzip ist eine Methode, die Menschen nutzen, um ihren Entscheidungen, Prozessen und Zielen mehr Fokus und Klarheit zu verleihen. Erfahren Sie, wie Sie es in Ihrem Kontext umsetzen können.

Wenn Sie versuchen, ein großes Problem zu lösen oder zu bestimmen, auf welche Prioritäten Sie sich zuerst konzentrieren sollten, ist es leicht, sich unsicher zu fühlen, wo man anfangen soll. Vielleicht fühlen Sie sich überfordert – oder schlimmer noch, Sie geben ganz auf.

Glücklicherweise gibt es hilfreiche Strategien, die Klarheit schaffen und den Fokus auf das lenken können, was als Nächstes zu tun ist – mit maximalem Nutzen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Pareto-Prinzip, wie Sie es anwenden können sowie mit seinen Vor- und Nachteilen. Tauchen wir ein!

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip¹, auch bekannt als „80/20-Regel“ oder „Gesetz der wenigen Vitalen“, ist ein einfaches Konzept, das besagt, dass 80 % der Ergebnisse auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind. Es geht darum, den Fokus gezielt auf das zu lenken, was zum wesentlichsten Ergebnis beiträgt.

Ein Beispiel für das Pareto-Prinzip ist, dass 80 % Ihres Umsatzes in der Regel von 20 % Ihrer Kunden stammen. Ein anderes Beispiel besagt, dass 80 % Ihrer Kraftzuwächse aus 20 % Ihrer Übungen resultieren.

Das Pareto-Prinzip kann in verschiedenen Kontexten angewendet werden, darunter in der Wirtschaft, bei der Zielsetzung, bei der Problemlösung und beim Aufbau von Beziehungen. Kurz gesagt legt das Pareto-Prinzip nahe, dass einige wenige Schlüsselursachen eine beträchtliche Wirkung haben können.

Um sich an dieses Konzept zu erinnern, denken Sie an den gewaltigen Einfluss einer winzigen Mücke!

„Falls du glaubst, dass du zu klein bist, um etwas zu bewirken, dann versuche mal zu schlafen, wenn eine Mücke im Zimmer ist.“

—Dalai Lama

Was sind Beispiele für das Pareto-Prinzip?

Beispiele für das Pareto-Prinzip in der Praxis sind Szenarien, in denen der bewusste Fokus auf Bereiche gelegt wird, die das bedeutendste Ergebnis erzielen. Zum Beispiel: 20 % Ihrer Zeit auf einen Bereich mit großen Problemen bei der Arbeit verwenden, Ihre Ziele so setzen, dass Sie sich auf die Bereiche konzentrieren, die 80 % Ihres Umsatzes generieren, oder Zeit mit den wenigen Menschen verbringen, die Ihnen am meisten Freude bereiten.

Oder denken Sie an die 20 % Ihrer Freunde, die Ihnen 80 % Ihrer Freude schenken.

Wir können das Pareto-Prinzip auch im negativen Sinne sehen. Zum Beispiel: 80 % Ihrer Schwierigkeiten stammen von 20 % Ihrer Kunden. Oder 80 % Ihres Mangels an Produktivität resultieren aus 20 % Ihrer Arbeitsaufgaben.

Schauen wir uns einige Szenarien an, in denen Sie das Pareto-Prinzip umsetzen können.

9 Tipps zur Umsetzung des Pareto-Prinzips

Reservieren Sie 20 % Ihrer Zeit für Ihre wichtigsten 20 % Prioritäten

Jeder Mensch hat die gleiche Anzahl an Stunden pro Tag zur Verfügung. Aber wie kommt es, dass manche Menschen weit mehr zu erreichen scheinen als andere? Möglicherweise nutzen sie das Pareto-Prinzip für ihr Zeitmanagement.

Schauen wir uns zwei Szenarien an, eines ohne das Pareto-Prinzip und eines mit…

Ohne das Pareto-Prinzip:

• Joe beginnt seinen Montagmorgen damit, seine E-Mails zu checken und seine lange To-do-Liste durchzugehen.
• Sein Chef bittet ihn, mit der Arbeit an einem anderen Projekt zu beginnen, das keine Priorität hat.
• Er wird in ein Telefonat über ein Problem im Kundenservice verwickelt.
• Inzwischen ist Mittagszeit, seine E-Mails haben sich gestapelt und seine To-do-Liste ist noch länger geworden.
• Ein Kollege möchte das letzte Meeting besprechen und was nun zu tun ist.
• Seine Partnerin ruft an und fragt nach den Plänen für das Abendessen. Er fängt an, nach Restaurants zu googeln.
• Sein Chef fragt ihn nach seinen Fortschritten bei dem Projekt von heute Morgen.
• Es ist fünf Uhr, und irgendwie ist die Zeit verflogen. Er wiederholt diesen Tag fünf Tage lang, erreicht wenig und fühlt sich dabei ausgebrannt.

Es ist schon anstrengend, nur über Joes Tag zu lesen, nicht wahr?!

Schauen wir uns nun einen Tag mit dem Pareto-Prinzip an:

• Sam beginnt seinen Montagmorgen damit, seine To-do-Liste durchzugehen und die drei wichtigsten Dinge auszuwählen, die er erledigen muss, um das bedeutendste Ergebnis zu erzielen. Eines basiert auf einer Deadline, die anderen Projekte basieren auf einem Ziel, das das Unternehmen Anfang des Jahres festgelegt hat.
• Sam öffnet seine E-Mails, um nach dringenden Angelegenheiten zu suchen, die eine Anpassung seines Zeitplans erfordern. Er reserviert sich eine Stunde, um später auf E-Mails zu antworten. Er blockiert 20 % (oder etwa 96 Minuten) seines Tages, um sich auf seine drei wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren.
• Sein Chef bittet ihn, an einem anderen Projekt ohne Priorität zu arbeiten, aber Sam erinnert ihn an seine vorherige Zusage für ein Projekt, und sein Chef schätzt die Klarheit.
• Sam plant seine Zeit für morgen ein, um das neue Projekt mit seinem Chef zu besprechen.
• Sam wird wegen eines Kundenservice-Problems kontaktiert. Er bittet um ein Treffen am Nachmittag während seiner Zeit ohne Fokus.
• Seine Partnerin ruft an, um die bereits feststehenden Pläne für das Abendessen zu bestätigen.
• Er erledigt seine Prioritäten für den Tag. Es ist fünf Uhr, und Sam fühlt sich hervorragend. Morgen widmet er sich der nächsten Gruppe von Prioritäten.

Der Trick dabei ist, dass Sam in der Lage war, das Pareto-Prinzip zusammen mit seinen Grenzen umzusetzen, um seine Zeit auf die Dinge zu konzentrieren, die heute am wichtigsten waren.

Profi-Tipp: Indem Sie sich zu Beginn Ihres Tages oder Ihrer Woche Zeit nehmen, um zu planen und festzulegen, wie Sie sich auf die obersten 20 % Ihrer Prioritäten konzentrieren, verbessern Sie Ihre Erfolgschancen.

Natürlich werden von Zeit zu Zeit andere Dinge Ihren Tag unterbrechen, aber indem Sie 20 % Ihres Tages blockieren, um sich auf die obersten 20 % Ihrer To-do-Liste zu konzentrieren, haben Sie eine größere Chance, Ihre übergeordneten Ziele im Laufe der Zeit zu erreichen.

Weitere Ideen, wie Sie das Beste aus Ihrer Zeit machen können, finden Sie in diesen 15 Zeitmanagement-Strategien.

Priorisieren Sie Ihre To-do-Liste

Wenn Sie denken: „Schön und gut, meine Zeit zu managen ist das eine – aber woher weiß ich, worauf ich mich in dieser Zeit konzentrieren soll?“ Glücklicherweise kann Ihnen das Pareto-Prinzip auch dabei helfen, zu bestimmen, welche Aufgaben und Prioritäten Sie in den Fokus rücken sollten.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre To-do-Liste für den Tag zu fokussieren:

• Schritt eins: Bestimmen Sie, zu welcher Tageszeit Sie sich am produktivsten fühlen. Bei manchen ist es der Morgen, bei anderen der Nachmittag. Blockieren Sie diese Zeit für hochpriorisierte Arbeit, indem Sie sie in Ihren Kalender eintragen.
• Schritt zwei: Erstellen Sie eine Liste mit all Ihren Aufgaben. Wahrscheinlich haben Sie diese Liste bereits oder mehrere Listen, die auf verschiedenen Zielen basieren, die Sie sich bereits gesetzt haben. (Haben Sie Ihre Ziele noch nicht festgelegt? Beginnen Sie hier, um Ihre Ziele zu setzen.)
• Schritt drei: Überprüfen Sie jede Aufgabe und bewerten Sie sie nach ihrer Wichtigkeit oder den Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt wird. Ordnen Sie sie nach A, B, C, D (sogar F). Filtern Sie diese Aufgaben danach, ob es sich um Aufgaben mit hoher Priorität handelt, die dazu beitragen, Ihre wichtigsten Gesamtziele zu erreichen.
• Schritt vier: Analysieren Sie Ihre Liste der A-Aufgaben (auch bekannt als Ihre Top 20 %). Was muss heute erledigt werden? Was kann bis später in der Woche warten? Grenzen Sie Ihre A-Aufgaben auf Ihre drei bis fünf wichtigsten Aufgaben ein.
• Schritt fünf: Nutzen Sie Ihre blockierte Fokuszeit für Ihre wichtigsten A-Aufgaben.

Profi-Tipp: Beachten Sie den Unterschied zwischen einem Ziel und einer Aufgabe oder To-do. Ein Ziel ist übergeordnet und mit einer Vision für ein gewünschtes Ergebnis verbunden. Eine Aufgabe oder To-do ist etwas, das Sie tun, um Ihr übergeordnetes Ziel zu erreichen. Zum Beispiel ist es mein Ziel, in drei Monaten 15 Pfund abzunehmen, also habe ich die Aufgabe, täglich 20 Minuten Sport zu treiben.

Streichen oder reduzieren Sie Ihre Ziele um 80 %

Einer der besten Bereiche für die Anwendung des Pareto-Prinzips ist die Zielsetzung.

Vielleicht waren Sie schon einmal in dieser Situation: Es ist Anfang des Jahres und Sie denken über alles nach, was Sie in den nächsten 12 Monaten erreichen wollen. Sie könnten Dinge aus verschiedenen Lebensbereichen auflisten: 15 Pfund abnehmen, das Haus renovieren, 50 Bücher lesen, ein Nebengeschäft starten, mehr Zeit mit Freunden und Familie verbringen, ehrenamtlich arbeiten, den Welthunger lösen (!), usw. Diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen.

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal eine solche Liste erstellt. Sie kann oft überwältigend oder einschüchternd wirken, was dazu führt, dass viele gut meinende Menschen innerhalb weniger Wochen aufgeben. Jeder dieser Bereiche mag Ihnen etwas bedeuten oder Gewicht haben. Aber wenn Sie versuchen, alles zu tun, was Ihnen wichtig ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie auch nur bei einigen Ihrer Ziele Erfolg haben.

„Wenn alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig.“

- Patrick Lencioni

Hier kann das Pareto-Prinzip hilfreich sein. Schauen Sie sich Ihre Ziele noch einmal an – sagen wir, Sie haben eine Liste mit 15 Zielen. Nun entfernen Sie 80 % der Ziele, von denen Sie glauben, dass sie ein geringeres Ergebnis erzielen werden, selbst wenn es schwerfällt, einige von der Liste zu streichen (denken Sie daran, das bedeutet nicht, dass sie unwichtig sind). So bleiben Ihnen die 3 wichtigsten Ziele übrig.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Ziele nicht unbedingt ganz zu streichen, sondern das Ziel um 80 % zu reduzieren. Zum Beispiel könnten Sie sich das Ziel setzen, ein Badezimmer zu renovieren, anstatt das ganze Haus.

Schauen wir uns nun Ihre obersten 20 % an und planen Sie, sich auf diese Ziele zu konzentrieren, mit einem klaren Bild des Ergebnisses und einem Prozess, der Sie dorthin führt. Brechen Sie jedes Ziel in Teilstücke auf und erstellen Sie Ihre To-do-Liste, um jedes Stück zu bewältigen.

Indem Sie sich auf 20 % Ihrer Ziele konzentrieren, werden Sie auf lange Sicht mehr Erfolg haben. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass Sie Ziele viel schneller erreichen und sich dann wieder den Zielen widmen können, die Sie zuvor gestrichen haben!

Weitere Ideen zur Zielsetzung finden Sie in dieser Ressource:

Geben Sie Ihre Energie für die Aktivitäten aus, die am besten zu Ihrer Persönlichkeit passen

Zu versuchen, für jeden in Ihrem Leben alles zu tun oder sehr wichtig zu sein, ist ein sicherer Weg in den Burnout. Zu verstehen, wo Sie den höchsten Wert beisteuern, und Ihre Energie auf diese Aktivitäten zu konzentrieren, kann Ihnen die größte Erfüllung bringen.

Es ist unmöglich, für alle alles zu sein. Das gilt sowohl für das Privatleben als auch für das Berufsleben. Das bedeutet nicht, dass Sie bestimmte Personen oder Aktivitäten völlig ignorieren. Dennoch werden Sie wahrscheinlich eine größere Lebenszufriedenheit finden, wenn Sie den Großteil Ihrer Energie auf die Bereiche Ihres Lebens konzentrieren, die Ihrer Persönlichkeit entsprechen und in denen Sie den größten Wert beisteuern. Dazu müssen Sie zunächst verstehen, wer Sie sind und welche Werte Sie einbringen oder einbringen wollen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Werte zu identifizieren und Ihre Energie neu zu fokussieren:

• Schritt eins: Identifizieren Sie Ihre Berufung. Beginnen Sie dazu mit einigen Fragen: Wofür brennen Sie? Wobei fühlen Sie sich kompetent? Zu welchen Aktivitäten haben Sie sich während Ihres Aufwachsens hingezogen gefühlt? Was würden Sie tun, wenn Geld keine Rolle spielte und Sie wüssten, dass Sie nicht scheitern können? Welche Beziehungen bedeuten Ihnen am meisten? Wie möchten Sie in Erinnerung bleiben?
  • Achten Sie auf die Themen, die auftauchen. Wenn Sie diese Fragen durchgehen, werden Ihre Werte an die Oberfläche kommen.
  • Nehmen wir an, Sie stellen fest, dass Ihre fünf wichtigsten Werte Mitgefühl, Verbundenheit, Weisheit, Abenteuer und Glaube sind.
• Schritt zwei: Listen Sie Ihre Aktivitäten nach Kategorien auf. Listen Sie mit den Informationen, die Sie aus der Identifizierung Ihrer Berufung und Ihrer Werte gewonnen haben, die verschiedenen Bereiche Ihres Lebens und die aktuellen Aktivitäten auf. Beziehen Sie Kategorien wie Familie, Beziehung, Karriere, soziales Leben, Hobbys, Leidenschaften, Glaube usw. ein. Ihre Liste könnte zum Beispiel so aussehen:
  • Familie: Wöchentlicher Filmabend, dreimal pro Woche gemeinsames Abendessen, jährlicher Urlaub
  • Beziehung: Wöchentlicher Date-Abend, Paarberatung, täglicher Austausch
  • Karriere: Führungscoaching, Kurse zur beruflichen Weiterentwicklung
  • Soziales Leben: Monatlicher Spieleabend, jährlicher Mädelsausflug
  • Hobbys: Wöchentlicher Kunstkurs, Coaching der Highschool-Fußballmannschaft
  • Leidenschaften: Spenden für Projekte für sauberes Wasser, Freiwilligenarbeit in einem Obdachlosenheim
  • Glaube: Wöchentlicher Bibelkreis, wöchentlicher Gottesdienstbesuch, tägliche Andacht
• Schritt drei: Geben Sie jeder Aktivität in jeder Kategorie eine Bewertung von fünf bis eins (fünf ist die höchste Bewertung), basierend darauf, wie gut sie mit Ihrer Berufung und Ihren Werten übereinstimmt.
  • Familie: Wöchentlicher Filmabend (4), dreimal pro Woche gemeinsames Abendessen (5), jährlicher Urlaub (5) – diese Aktivitäten entsprechen Ihrem Wert für Verbundenheit und Abenteuer.
  • Beziehung: Wöchentlicher Date-Abend (5), Paarberatung (5), täglicher Austausch (5) – diese Aktivitäten entsprechen Ihrem Wert für Verbundenheit.
  • Karriere: Führungscoaching (5) und Kurse zur beruflichen Weiterentwicklung (5) – diese Aktivitäten entsprechen Ihrem Wert für Weisheit.
  • Soziales Leben: Monatlicher Spieleabend (5), jährlicher Mädelsausflug (5) – diese Aktivitäten entsprechen Ihrem Wert für Verbundenheit und Abenteuer.
  • Hobbys: Wöchentlicher Kunstkurs (2), Coaching der Highschool-Fußballmannschaft (3) – diese Aktivitäten machen Ihnen zwar Spaß, entsprechen aber nicht so gut Ihren Werten.
  • Leidenschaften: Spenden für Projekte für sauberes Wasser (5) und Freiwilligenarbeit in einem Obdachlosenheim (5) – beide Aktivitäten entsprechen Ihrem Wert des Mitgefühls.
  • Glaube: Wöchentlicher Bibelkreis (5), wöchentlicher Gottesdienstbesuch (5), tägliche Andacht (5) – diese Aktivitäten entsprechen Ihrem Wert des Glaubens.
• Schritt vier: Identifizieren Sie, welche Aktivitäten möglicherweise nicht mit Ihrer Berufung und Ihren Werten übereinstimmen, und überlegen Sie, ob es sich lohnt, sie beizubehalten.
  • Aus dieser Liste könnten Sie zum Beispiel ersehen, dass Ihr wöchentlicher Kunstkurs oder Ihre Coaching-Aktivitäten weniger mit den von Ihnen identifizierten Werten übereinstimmen.
  • Fragen Sie sich, inwiefern sie mit Ihren Werten übereinstimmen oder nicht. Gibt es Entscheidungen, die Sie treffen müssen?
• Schritt fünf: Analysieren Sie die Aktivitäten, die am stärksten mit Ihrer Berufung und Ihren Werten übereinstimmen. Achten Sie auf die Bereiche, in denen Sie die meiste Energie investieren und in denen Sie gerne mehr geben würden. Achten Sie auf die Werte, die in Ihren Aktivitäten möglicherweise nicht vertreten sind.
  • Vielleicht stellen Sie zum Beispiel fest, dass Sie viel Energie in das Coaching der Fußballmannschaft stecken. Ist das etwas, das Sie weiterhin tun wollen?
  • Vielleicht bemerken Sie auch, dass Sie den Familienfilmabend niedriger als mit einer Fünf bewertet haben. Vielleicht liegt das daran, dass weniger Zeit für echte Verbundenheit bleibt. Vielleicht stellt Ihre Familie stattdessen auf einen wöchentlichen Spieleabend um.
  • Vielleicht stellen Sie auch fest, dass einer Ihrer Werte Abenteuer ist, Ihre Aktivitäten aber nicht unbedingt so sehr darauf ausgerichtet sind, wie Sie es gerne hätten. Versuchen Sie anstelle Ihres wöchentlichen Kunstkurses in Innenräumen einen neuen Kurs, bei dem Sie an verschiedene Orte reisen, um unterschiedliche Szenen zu malen.
• Schritt sechs: Treffen Sie einige (schwierige) Entscheidungen. Gibt es Aktivitäten, zu denen es Zeit ist, Nein zu sagen? Gibt es Aktivitäten, in die Sie mehr Energie investieren möchten?

Indem Sie Ihre Energie auf die obersten 20 % der Aktivitäten konzentrieren, die am besten mit Ihrer Berufung und Ihren Werten übereinstimmen, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit eine höhere Lebenszufriedenheit finden. Diese Denkweise kann Ihnen auch helfen, grenzfokussiertere Entscheidungen zu treffen, was dazu beitragen kann, Burnout zu minimieren!

Profi-Tipp: Die Identifizierung Ihrer Berufung und Ihrer Werte ist oft eine lebenslange Reise und gelingt am besten in Verbindung mit anderen, denen Sie vertrauen und die Sie gut kennen. Die oben aufgeführten Schritte erfordern auch eine gesunde Grenzziehung, um Ihr bestes Selbst zu sein. Wir ermutigen Sie daher, mit einem Therapeuten, Mentor oder Life Coach zu sprechen!

Nutzen Sie Ihre Stärken mindestens 20 % der Zeit.

Vielleicht wurde Ihnen gesagt, dass einer der besten Wege, eine vielseitige Person zu sein, darin besteht, Ihre Schwächen zu stärken. Laut Gallup² könnte dies jedoch dazu führen, dass man in vielen Dingen durchschnittlich ist und nicht unbedingt in einigen wenigen großartig. Es liegt eine weitaus größere Erfüllung darin, sich auf seine Stärken zu konzentrieren und diese zu nutzen, als zu versuchen, in allem gut zu sein.

Eine Möglichkeit, das Pareto-Prinzip anzuwenden, besteht darin, innerhalb Ihrer Stärken zu arbeiten. So könnte dieser Prozess aussehen:

• Identifizieren Sie Ihre Stärken³ und Schwächen.
• Schauen Sie sich Ihren Kalender und Ihre To-do-Listen für die kommende Woche an und identifizieren Sie, wo Sie Ihre Stärken einsetzen können oder wo Sie sich durch Ihre Schwächen ausgelaugt fühlen könnten.
• Wenn der Großteil Ihrer Woche mit Aktivitäten ausgefüllt ist, die Sie auslaugen, erwägen Sie, einige Aufgaben an jemand anderen zu delegieren, falls Ihnen das möglich ist.
• Stellen Sie sicher, dass mindestens 20 % der Aktivitäten oder Aufgaben in dieser Woche auf Bereichen basieren, die Ihnen Energie geben – Ihren Stärken. Beachten Sie, dass nicht Ihre gesamte Woche mit energetisierender Arbeit gefüllt sein muss (toll, wenn es so ist!); wenn Sie zumindest sicherstellen können, dass 20 % Sie energetisieren, werden Sie in dieser Woche eher Freude finden.

Sobald Sie Ihre Stärken⁴ besser verstehen, bauen Sie diese Stärken gezielt aus, um die größte Erfüllung zu finden. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie Ihre Schwächen ignorieren; vielmehr geht es darum, Ihre Schwächen zu managen und sich auf Ihre Stärken zu konzentrieren.

Wenn Sie zum Beispiel entdecken, dass eine Ihrer Stärken die Kommunikation ist, Sie aber die meiste Zeit mit der Analyse von Daten verbringen, fühlen Sie sich vielleicht ausgelaugt. Um Ihre Kommunikationsstärke auszubauen, könnten Sie sich freiwillig melden, um die nächste Präsentation über die Daten zu halten, einen Blog oder Podcast über Analysen starten oder einen Kurs darüber belegen, wie man ein effektiver Kommunikator wird.

Bonus-Tipp: Eine einfache (kostenlose) Übung zur Identifizierung Ihrer Stärken besteht darin, über die verschiedenen Bereiche nachzudenken, in denen die Zeit wie im Flug zu vergehen scheint. Was tun Sie, wenn Sie das Gefühl haben, in einem Flow zu sein? Diese Bereiche lassen sich schnell identifizieren.

Wenn Ihnen diese Übung schwerfällt, nehmen Sie sich einen Monat Zeit, um darauf zu achten und Tagebuch darüber zu führen, welche Aktivitäten Sie auslaugen oder energetisieren. Die Forschung von Marcus Buckingham⁵ deutet darauf hin, dass die Aktivitäten, die Sie energetisieren, höchstwahrscheinlich Stärkenbereiche sind. Die Bereiche, die Sie auslaugen, sind wahrscheinlich Ihre Schwächen. Natürlich können Sie auch ein Assessment wie CliftonStrengths⁶ verwenden, um Ihre Stärken zu identifizieren.

Profi-Tipp: Wollen Sie das Beste aus Ihrem Team herausholen? Die Konzentration auf deren Stärken ist ein hervorragender Weg, um Engagement und Arbeitszufriedenheit zu verbessern. Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie man ein stärkenbasiertes Team aufbaut.

Bekämpfen Sie Ablenkung mit 20/80-Planung und -Ausführung

Sich ablenken zu lassen⁷, bedeutet oft, dass man mehr auf dem Teller hat, als man bewältigen kann. Wenn Sie sich zum Beispiel überfordert fühlen, kann das dazu führen, dass Sie sich in unwichtiger Beschäftigung verlieren, um sich produktiv zu fühlen, oder zu etwas Alltäglichem wie dem Scrollen durch soziale Medien zurückkehren, um Bestätigung oder ein Gefühl der Kontrolle zu suchen – Ablenkungen!

Ablenkung führt oft zu Prokrastination und kann dazu führen, dass Sie sich auf lange Sicht noch überforderter und unproduktiver fühlen. Das Pareto-Prinzip kann genutzt werden, um Ihnen zu helfen, wieder Tritt zu fassen bei den Zielen, die Ihnen wichtig sind. So sieht das aus:

• Gehen Sie die Überforderung an, um Klarheit zu gewinnen. Um Ablenkung zu bekämpfen, gehen Sie zuerst Ihr Gefühl der Überforderung an. Welche Teile der anstehenden Aufgabe fühlen sich unklar an? Welche anderen Bälle jonglieren Sie gleichzeitig? Was ist wichtig, jetzt erledigt zu werden, und was später? Haben Sie Selbstzweifel? Warum? Besprechen Sie diese Fragen mit Ihrem Chef oder einem Freund, um Ihren Kopf frei zu bekommen und Verständnis zu gewinnen.
• Planen Sie Ihren Angriff. Sobald Sie Klarheit gewonnen haben, haben Sie eine Basis, auf der Sie aufbauen können, um die anstehende Aufgabe erreichbarer zu machen. Bevor Sie mit der Aktivität oder dem Projekt beginnen, verwenden Sie 20 % Ihrer Zeit darauf, Ihren Angriff zu planen. Wenn Sie zum Beispiel eine Stunde Zeit haben, verbringen Sie 12 Minuten mit Ihrem Schlachtplan und 48 Minuten mit der Ausführung.
• Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten (oder einfachsten) Aufgaben. Brechen Sie Ihren Schlachtplan in kleinere Stücke und Schritte auf. Ordnen Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit (oder Einfachheit) und konzentrieren Sie sich auf die obersten 20 % der Liste.

Bonus-Tipp: Manche Menschen finden, dass die Einstufung ihrer Aufgaben von der einfachsten zur schwierigsten ein großer Motivator ist. Wenn Sie motiviert sind, Dinge von einer Liste abzuhaken, könnte dies eine alternative Taktik sein, die für Sie am besten funktioniert.

Verbringen Sie 20 % Ihrer Woche mit Lernen

Wie sähe es aus, wenn Sie täglich anderthalb Stunden damit verbringen würden, etwas zu lernen, das Sie in Ihrem Handwerk besser macht? Wie viel besser würden Sie in Ihrem Job werden? Oder vielleicht gibt es etwas, das Sie schon immer lernen wollten, sich aber von der Zeit, die es in Anspruch nehmen wird, überfordert fühlen. Dies ist der Vorteil der Anwendung des Pareto-Prinzips auf Ihr Lernen und Wachstum.

Es gibt mehrere Vorteile, wenn man 20 % seiner Woche dem Lernen widmet (oder etwa anderthalb Stunden pro Tag bei einer Fünf-Tage-Woche). Untersuchungen zeigen, dass Investitionen in das Lernen die Produktivität, das Engagement und die Innovation verbessern. Aber wie sieht das praktisch aus?

Hier sind einige Ideen, um das Pareto-Prinzip jeden Tag auf das Lernen anzuwenden:

• Verbringen Sie morgens 30 Minuten damit, etwas zu lesen oder einen Podcast zu hören, der mit Ihrem Arbeitsbereich oder einem Thema zu tun hat, das Sie interessiert.
• Nehmen Sie sich 30 Minuten Ihrer Zeit für die Vorbereitung einer Präsentation, um alles über Ihren potenziellen neuen Kunden zu erfahren.
• Verbringen Sie täglich 15 Minuten mit einer Sprachlern-App wie Duolingo.
• Laden Sie einen Redner zu Ihrer Teambesprechung für ein „Lunch-and-Learn“ ein.
• Nehmen Sie sich wöchentlich 30 Minuten Zeit, um einen neuen Kollegen kennenzulernen und zu erfahren, was er tut.
• Nehmen Sie eine Stunde pro Woche an einem Online-Lernkurs teil.

Hoffentlich regt diese Liste Ihre Fantasie an! Was würden Sie noch hinzufügen?

Konzentrieren Sie 100 % Ihrer Anstrengung auf 20 % eines Problems

Es ist leicht, sich von der Anzahl der Probleme in der Welt mitreißen zu lassen – Armut, Krieg, Rassenungerechtigkeit usw. Diese Themen fühlen sich groß, schwer und oft unlösbar an. Aber es sind nicht nur globale Themen. Wir haben auch Probleme in unserem Alltag – ein Kind, das sich in der Schule danebenbenimmt, ein Betrug durch einen Kunden oder ein Konflikt mit einem Kollegen, um nur einige zu nennen.

Zu leben bedeutet, dass von Zeit zu Zeit Probleme auftauchen.

Angesichts der Überforderung kann das Pareto-Prinzip Ihnen ein Gefühl von Handlungsfähigkeit und Hoffnung geben. Es könnte hilfreich sein, sich dieses Konzept mit dem Bild eines Trichters vorzustellen.

• Breiter Fokus: Oben am Trichter sehen Sie das umfassendere Problem. In dieser Phase spüren Sie vielleicht, wie die Überforderung einsetzt, aber gehen Sie weiter den Trichter hinunter. Nehmen wir an, das Problem, das Sie betrachten, ist Rassenungerechtigkeit.
• Kategorisierung: Beginnen Sie in dieser Phase des Trichters, das Problem in Kategorien zu unterteilen. Welche verschiedenen Themen sind involviert? Wo tritt das Problem auf? Bei Rassenungerechtigkeit könnten Sie das Problem in Kategorien wie Bildung, Politik, Polizei, Diskriminierung am Arbeitsplatz usw. unterteilen.
• Kategoriefokus: Sobald Sie die verschiedenen Teile des Problems identifiziert haben, beginnen Sie, sich auf eine Kategorie zu konzentrieren. Hier ist es am besten, sich auf etwas zu konzentrieren, das Sie am meisten anspricht. Fühlen Sie sich zum Beispiel zu einer Kategorie mehr hingezogen als zu einer anderen? Oder sind Sie vielleicht bereits mit anderen in einem bestimmten Bereich vernetzt? Fangen Sie dort an. Nehmen wir an, Ihr Fokus liegt auf Diskriminierung am Arbeitsplatz.
• Fokus-Aufgaben: Da Sie nun die Kategorie kennen, auf die Sie sich konzentrieren wollen, grenzen Sie das Problem ein, indem Sie eine Liste der Dinge erstellen, die Sie ändern möchten. In unserem Beispiel könnten Sie festlegen, dass einige der Aufgaben darin bestehen, Einstellungsrichtlinien anzupassen, Schulungsideen vorzuschlagen, das Thema mit der Personalabteilung zu besprechen, eine Mitarbeiter-Ressourcengruppe zu gründen usw. (Hinweis: Diskriminierung am Arbeitsplatz kann immer noch ein zu breiter Fokus sein. Möglicherweise müssen Sie den Kategorisierungsschritt in diesem Bereich wiederholen, um sich weiter auf etwas zu konzentrieren, bei dem Sie realistisch aktiv werden können.)
• Fokus-Aktion: Sobald Sie eine Liste mit fokussierten Aufgaben haben, beginnen Sie mit der kritischsten, wirkungsvollsten Aufgabe ganz oben – der Aufgabe, die einen Dominoeffekt zur Erledigung der restlichen Aufgaben auslöst. Im Falle Ihres Problems der Diskriminierung am Arbeitsplatz könnte Ihr nächster Schritt darin bestehen, ein Gespräch mit Ihrem Personalleiter zu beginnen.

„Tue für einen das, was du gerne für alle tun würdest.“

—Andy Stanley

Das Beste an dieser Art von Fokus ist, dass er den Druck und die Chance auf Veränderung auf ein einzelnes Element eines größeren Problems konzentriert, ähnlich wie Wasser durch einen Trichter gepresst wird. Es reduziert das Problem zudem auf umsetzbare Schritte, die Sie kontrollieren können, was Ihnen mehr Handlungsfähigkeit und ein Gefühl der Hoffnung gibt.

Pareto-Prinzip FAQs

Was sind die Vorteile der Anwendung des Pareto-Prinzips?

Zu den Vorteilen des Pareto-Prinzips gehört die Klärung Ihres Fokus auf die Aktivitäten, Aufgaben und Beziehungen, die das größte Ergebnis erzielen. Indem Sie sich auf die obersten 20 % der Ursachen und Aktivitäten konzentrieren, die Ihnen am wichtigsten sind, beeinflussen Sie letztendlich 80 % des größeren Ergebnisses. Mit diesem Fokus gehören zu den Vorteilen des Pareto-Prinzips die Verbesserung der Produktivität, das Treffen klarerer Entscheidungen, die Minimierung von Burnout, die schnellere Lösung von Problemen, der Aufbau stärkerer Beziehungen und das Ausspielen Ihrer Stärken.

Was sind die Nachteile der Anwendung des Pareto-Prinzips?

Zu den Nachteilen des Pareto-Prinzips gehört, dass Entscheidungen auf Ergebnissen der Vergangenheit basieren, verschiedene Faktoren falsch dargestellt werden, der in weniger kritischen Bereichen erforderliche Aufwand ignoriert wird oder eine schlechte Machtverteilung vorliegt. In diesen Fällen ist es wichtig, auf Gleichgewicht, Integrität und verschiedene Perspektiven in Bezug auf das gesamte Thema oder Ziel zu achten, bevor man eine pauschale Entscheidung über die Anwendung des Pareto-Prinzips trifft. Wenn Sie zum Beispiel versuchen zu bestimmen, wo Sie die größte Investition in Ihr Unternehmen tätigen sollen, könnten Sie basierend auf vergangenen Daten feststellen, dass Ihr größtes Ergebnis aus der Verkaufsabteilung stammt. Dabei könnten Sie jedoch übersehen, dass Sie für eine Skalierung diese Investition möglicherweise in den Kundenservice stecken müssen, um die gestiegenen Verkäufe zu bewältigen. Ein anderes Beispiel wäre die Entscheidung, Mitarbeiter zu entlassen, die nicht zu 80 % des Umsatzes beitragen, ohne zu merken, wie ihr Beitrag die 20 % des Umsatzes beeinflusst hat, die Sie gerade verloren haben könnten. Einer der größten Nachteile ist die schlechte Machtverteilung. In diesem Fall könnte die Anwendung des Pareto-Prinzips denjenigen mit dem größten Einfluss unverhältnismäßig und ungerechtfertigt mehr Macht verleihen, die sie mit schlechten Absichten zu ihrem Vorteil nutzen könnten.

Wer hat das Pareto-Prinzip erfunden?

Das Pareto-Prinzip wird dem Ökonomen Vilfredo Pareto zugeschrieben. Es wurde später vom Managementberater Joseph M. Juran weiterentwickelt und populär gemacht. Unter mehreren Beobachtungen stellte der italienische Ökonom und Forscher Vilfredo Pareto fest, dass 80 % des Bodens in Italien im Besitz von 20 % der Bevölkerung waren. Aus Paretos Erkenntnissen entwickelte Joseph M. Juran später eine Theorie im Kontext der Qualitätskontrolle, die besagt, dass 80 % der Probleme durch 20 % der Fehler verursacht werden. Das Pareto-Prinzip wird seither in verschiedenen Kontexten über die Qualitätskontrolle hinaus angewendet, darunter in der Unternehmensführung, Produktion und Wirtschaft.

Was sind die häufigsten Missverständnisse über das Pareto-Prinzip?

Eines der häufigsten Missverständnisse über das Pareto-Prinzip ist, dass es absolut sei. Forscher haben jedoch herausgefunden, dass es oft Abweichungen in der Verteilung gibt. Zum Beispiel besitzen 20 % der Länder 91 % des Reichtums. Ein weiteres häufiges Missverständnis ist, dass das Pareto-Prinzip dazu verwendet werden kann, einige Aspekte Ihres Geschäfts oder Lebens zu ignorieren oder zu missachten, während es eigentlich als Beobachtungsinstrument zur Fokussierung der Aufmerksamkeit genutzt werden sollte, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Pareto-Prinzip: Wichtige Erkenntnisse

Zusammenfassend sollten Sie diese Tipps zur Umsetzung beachten, wenn Sie überlegen, ob das Pareto-Prinzip das Richtige für Sie ist:

• Streichen oder reduzieren Sie Ihre Ziele um 80 %. Brechen Sie Ihre Ziele in etwas Erreichbares herunter.
• Reservieren Sie 20 % Ihrer Zeit für Ihre wichtigsten 20 % Prioritäten. Schaffen Sie einen fokussierten, ungestörten Platz in Ihrem Kalender für Ihre höchsten Prioritäten.
• Geben Sie Ihre Energie für die Aktivitäten aus, die am besten zu Ihrer Persönlichkeit passen. Verbringen Sie Zeit mit den Dingen, die Sie schätzen.
• Priorisieren Sie Ihre To-do-Liste. Konzentrieren Sie sich auf Ihre A-Aufgaben für ein maximales Ergebnis.
• Nutzen Sie Ihre Stärken mindestens 20 % der Zeit. Sie können nicht für alle alles sein. Arbeiten Sie innerhalb Ihrer Stärken für eine höhere Arbeitszufriedenheit.
• Bekämpfen Sie Ablenkung mit 20/80-Planung und -Ausführung. Verwenden Sie 20 % Ihrer Projektzeit für die Planung Ihrer Ausführung.
• Verbringen Sie 20 % Ihrer Woche mit Lernen. In Ihr Wachstum zu investieren, dauert etwa anderthalb Stunden am Tag.
• Konzentrieren Sie 100 % Ihrer Anstrengung auf 20 % eines Problems. Tue für einen das, was du gerne für viele tun würdest.

Weitere Ideen, wie Sie Veränderungen bewirken und Mehrwert schaffen können, finden Sie in unserem Artikel über 13 wissenschaftlich fundierte Tipps, um Ihr Leben zu verändern.

Referenzen

Footnotes (7)

1. ncbi.nlm.nih.gov. ↩

2. gallup.com ↩

3. gallup.com ↩

4. marcusbuckingham.com. ↩

5. marcusbuckingham.com. ↩

6. gallup.com ↩

7. hbr.org ↩