良好なコミュニケーションは、人間関係や職場において大きな変化をもたらす可能性があります。必要に応じて問題を防止し、解決するために、これらの15のヒントを活用してください。

アメリカ家事弁護士アカデミー（AAML）の調査¹によると、コミュニケーション不足は離婚の主な原因となっています。

同様に、職場でのコミュニケーション不足により、大企業では毎年推定6,240万ドルの損失が発生しています。

一般的なコミュニケーションの問題を解決する方法を正確に知ることは、非常に大きな影響を与えます。そのための15の方法をご紹介します。

大切な人との誤解を解く方法

友人、パートナー、家族との間に誤解が生じたとき、その傷つきや誤解の根底には、相手を思いやる気持ちや愛があることを忘れないことが大切です。

だからといって、誤解を解くのが簡単だというわけではありませんが、お互いを大切に思っていると知ることは助けになります。

「あなた、私、私たち」の課題解決法を活用する

人は誰しも「理解されたい」と願っています。特に大切な人との間に誤解が生じたときは、「あなた、私、私たち」という方法を使って解決することに集中しましょう。

この方法では、まず以下のことを認めることから始めます。

• あなた（相手が言ったこと）
• 私（自分の視点を伝える）
• 私たち（二人のための前向きな方法を提案する）

これを行うことで、解決策を提示する「前」に、相手のことを理解していることを示すことができます。

「理解されたいというのは人間の欲求です。そして私たちは常に、自分は理解されていないと感じています。」

— ジョン・バルデッサリ

具体例を挙げます。

「あなたは今、[イライラ、悲しみ、落胆、動揺、混乱…]を感じていて、私たちに[この親戚の集まりを欠席する、一緒に運動を始める、新しいアパートを探す…]ことを望んでいるみたいだね。

私は[圧倒されている、不安、困惑…]と感じているんだ。なぜなら[君が不満に思っているとは知らなかったから、君を愛しているけれど家族への責任もあるから、今は経済的に厳しいから…]。

私たちで[可能な解決策]を試してみない？」

このように伝えることで、大切な人がどう感じ、何を望んでいるかを認めたことになります。また、自分の感情と、なぜ相手の望み通りにできないのかという「理由」も伝えています。最後に、妥協案となる解決策を提案しています。

会話を続けるうちに、この妥協案が問題の核心を解決するのに最適ではないと気づくかもしれません。その場合は、双方が納得できる解決策が見つかるまで話し合いを続けましょう。

「あなた」の部分を定義するときは、敬意を払うことを忘れないでください。正しく理解できているか自信がない場合は、「間違っていたら訂正してほしいんだけど、君が言いたいのは……ということかな？」と前置きするとよいでしょう。

こうすることで、相手の言葉を決めつけることを避けられます。

相手の「愛の言語」で「愛している」と伝える

愛の言語（Love Languages）を聞いたことがありますか？愛の言語とは、人が最も大切にされている、評価されていると感じる方法のことです。

例えば、自分のどこを評価しているかを言葉で伝えてもらうことで最も愛を感じる人もいます（これは「肯定的な言葉」と呼ばれます）。また、夕食を作ってくれたり、洗濯をしてくれたりすることで愛を感じる人もいます（これらは「献身的な行動」です）。

あなたの身近な人の愛の言語が何か知っていますか？

自分の過ちを謝る時でも、相手に傷つけられたことについて難しい話を出す時でも、まずは相手を愛していることを伝えることから始めましょう。

それぞれの愛の言語において、それがどのような形になるかをご紹介します。

• 肯定的な言葉：相手が取り組んでいる自己成長の側面や、その人の性格など、感謝していることを伝えましょう。誤解について話す前に、相手に自分を傷つける意図がなかったことを理解していると伝えます。
• クオリティ・タイム（共に過ごす時間）：一緒に過ごす時間を確保しましょう。誤解について話し合った後、計画している楽しい一日の予定について話します。
• 贈り物：話し合いの最中に、相手の好きなお菓子を買ってきて一緒に食べましょう。
• 献身的な行動：家の中で片付けるべき場所はありませんか？あるいは、リビングを片付けて、相手を思いやっていることを示しましょう。
• 身体的なふれあい：会話中に相手の手を握ったり、会話が終わった後にハグをしたりしてみましょう。

感情の鏡になる

誰かが自分の気持ちを話してくれたら、相手が「自分の話をしっかり聞いてくれている」と確信できるように、相手が言ったことを反復（リフレクト）しましょう。

相手が言った言葉をそのまま繰り返すのではなく、言い換えるように努めてください。

例えば、妹が「いっぱいいっぱいだ」と言ったなら、「今、本当にやることがたくさんあるんだね。いっぱいいっぱいになるのも無理ないよ。この数週間、いろいろな方法で手伝おうとしてきたけれど、君のイライラを私にぶつけられるのは悲しいな」と返答できます。

妹の気持ちを肯定することで、彼女があなたの話に耳を傾け、きつい言い方をしたことを謝ってくれる可能性が高まります。

ミラーリングをするときは、相手が使った言葉をいくつかそのまま使ってみてください。これにより、相手の感情を決めつけているのではなく、注意深く聞いていることを示すことができます。

相手が「いっぱいいっぱい（overwhelmed）」、「ストレスが溜まっている（stressed）」、「疲れ果てている（worn out）」のどの言葉を使っているかに注目しましょう。そして、相手の感情を肯定し、応答する際に同じ言葉を使います。

「見て見ぬふりをされている問題」に向き合う

大切な人との間に誤解が生じている場合、おそらく双方が「何かが起きている」と気づいています。それを避けたり、お互いに受動攻撃的（パッシブ・アグレッシブ）な態度をとったりすることは、通常、事態を悪化させるだけです。

ジョン・ゴットマン博士の著書『結婚生活を成功させる七つの原則』によると、関係における問題の69%は解決不可能であるという研究結果が出ています。つまり、それらはパートナーの性格特性や、簡単には変えられない長年の習慣であるということです。

だからこそ、パートナーとの対立を乗り越える方法を学ぶことは必要であり、価値のあることです。意見が合わないときでも、最終的には「同じチーム」であることを忘れないでください。

対立に対処するときは、不必要にぶっきらぼうになったり、無神経になったりしないようにしましょう。相手が圧倒されやすいタイプなら、いつ話し合うかについて相手の意見を尊重するのが最善かもしれません。

「最近、ギクシャクしているよね。準備ができたら話をしたいな。今夜少し話せるかな？もし早すぎるなら、いつがいいか教えてくれる？」といったメッセージを送ってみましょう。

状況が落ち着いている時に計画を立てる

家族、友人、パートナー、ルームメイトなど、身近な人とのコミュニケーションの問題は避けられません。

誰かと過ごす時間が増えるにつれ、難しい会話にどうアプローチするのがベストかを話し合っておきましょう。

相手がどのように対立に対処するかを知るために、以下の質問をしてみてください。

• 問題を切り出す前に「話がある」とメールをもらう方がいい？それとも一緒にいる時に直接言う方がいい？
• これまでの対立解消の経験で、良かった点は何？逆に辛かったことは？
• あなたの家族は誤解が生じたとき、どう対処していた？
• 喧嘩の後、話し合えるようになるまで通常どのくらいの時間が必要？

人間は不完全なものです。しかし、大切な人と事前に計画を立てておくことで、お互いにとって健康的で効果的な方法で誤解に対処できるようになります。

文章によるコミュニケーションの問題を解決する方法

メールやメッセージは、簡単に誤解を招く可能性があります。文章でのやり取りでは、相手が自分のトーンを誤解していないか確信が持てないからです。

文章が誤解の原因にならないよう、以下のヒントを活用してください。

説明しすぎるくらいがちょうどいい（絵文字も活用しよう！）

文章を書くときは、説明しすぎるくらいでちょうどいいと考えましょう。対面では表情や声のトーンがコミュニケーションを補っていますが、文章ではそれらがない分、言葉を補う必要があります。

メッセージで上手にコミュニケーションをとるためのガイドラインの例です。

やってはいけないこと	やるべきこと
不適切な絵文字を使わない。	尊敬する相手（上司やメンターなど）にメッセージを送る場合は、相手がどのように絵文字を使っているか観察し、それに合わせましょう。例えば、相手が1通につき1〜2個の絵文字を常用しているなら、自分もそうしてみます。逆に全く使わない相手なら、絵文字は他の人のために取っておきましょう。
仕事上のやり取りで誤字脱字をしたり、略語を使ったりしない。「C u L8er（また後で）」は親友にはいいかもしれませんが、クライアントには不適切です。	相手を考えましょう。友人に書くなら略語も自由です。しかし、クライアントや職場の連絡先に対しては、略語や誤字は「カジュアルすぎる」印象を与えることを忘れないでください。
読み手に自分の感情や怒っているかどうかを推測させない。	メールやメッセージは簡潔にするのが基本ですが、誤解されやすい内容だと思うなら、言葉を足して真意を明確にしましょう。「怒っているわけではなく、ただ困惑しています」「先ほどの会話で確認したいことがありました」といったフレーズは、誤解を防ぐのに役立ちます。

確かに、メールやメッセージは簡潔に保つのが一般的です。しかし、メッセージの受け取られ方が心配な場合は、1〜2文付け加えて説明を補いましょう。

プロのヒント: 職場では絵文字が常に適切とは限りませんが、友人や家族に書くときは、冗談を言っているときや嬉しいときに絵文字を添えてみてください。

絵文字によってメッセージの意味がどう変わるかに注目してください。

どういう意味？	どういう意味？ 😂😅
了解！	了解！ 💕
バイバイ	バイバイ 🥺

どのツールで書いているか？

メール、ビデオ会議、メッセージプラットフォーム、プロジェクト管理ツールなど、多くのコミュニケーションチャネルが存在します。コミュニケーションの種類に応じて、どの方法を使うべきかを学びましょう。

用途に応じて指定されたチャネルを使うことで、過去のメッセージを検索したり参照したりしやすくなります。また、特定のプロジェクトで誰かをうっかり蚊帳の外に置いてしまう可能性も低くなります。

新しいチームに入った場合、すでにシステムが出来上がっているはずです。その場合は、各プラットフォームがどのように使い分けられているかを学ぶ時間を持ちましょう。忘れないようにメモを取り、正しいチャネルでのコミュニケーションを優先してください。

チームに馴染むまでは少し時間がかかるかもしれませんが、後で必要な情報を探す際の手間を省くことができます。

「自分へのメモ」の例です。

• Slack: チーム内のコミュニケーションや、手短な確認メッセージに使用。
• メール: 会社全体のアップデートや重要なメッセージの送信に使用。
• プロジェクト管理ソフト: 特定のプロジェクトへのコメント追加やタスクの割り当てに使用。誰が担当しているかを把握するため。
• 会議: ビデオ通話や対面の方が適しているトピックに使用。

コミュニケーションの種類ごとにチャネルを決めておくと、後で情報を探すのがずっと楽になります。

プロのヒント: Discordはゲーマーだけのものではありません！家族や友人とDiscordサーバーを使い、すべてのコミュニケーションを一つのアプリに集約することを検討してみてください。トピックごとにチャンネルを分けることができます。アイデアをいくつか挙げます。

• おもしろ名言

• 旅行の計画

• ミーム

• 楽しそうなイベント

• グループ写真

• 近況報告

• 元気？

• 本

• 映画

• 時事ネタ

クリエイティブに楽しみましょう！好きなチャンネルを自由に作ることができます。

従業員とのコミュニケーションの問題にどう対処すべきか？

従業員との間にコミュニケーションの問題がある場合、それを解決するのは上司としての仕事の一部であることを忘れないでください。誤解を解くために率先して行動しましょう。そのための方法をいくつか紹介します。

悪意ではなく知識不足だと仮定する

従業員があなたや他の人に失礼な態度をとったり、期限を守らなかったり、その他の否定的な行動を見せたりした場合、まずは「わざと失礼に振る舞っている」のではなく「気づいていない」のだと仮定することから始めましょう。

文化の違いに戸惑っていたり、メンタルヘルスの問題を抱えていたり、混乱していたりするのかもしれません。話し合う前に否定的な決めつけをしても、状況は改善しません。代わりに、相手の善意を信じましょう。

具体的には以下のような伝え方があります。

• 「会議への遅刻が続いていますね。この職場では、それは他人の時間を尊重していないと受け取られることがあります。5分前行動を優先してもらえますか？」
• 「私たちのオフィス文化の一つとして、お互いにフレンドリーに接することを大切にしています。朝の挨拶や、質問する前に相手の都合を聞くといった些細なことが、チームメンバーを尊重していることを示します。試してみてもらえますか？」
• 「最近の私の決定に納得がいっていないという話を耳にしましたが、それは構いません。ただ、私のドアはいつでも開いていますし、あなたのアイデアも含め、チームメンバーの意見を聞きたいと思っています。今後は直接私に意見を伝えてくれると嬉しいです。」

話し合いの後も改善の努力が見られない場合は、より直接的な会話を持ってください。それでも失礼な態度が続く場合は、人事部門に相談して「次のステップ」を確認する必要があるかもしれません。

上司であるあなたに対して悪意を持って行動する人は、チームの他のメンバーに対しても失礼な態度をとっている可能性があります。これは職場の環境を毒する原因になります。

明確な期待値を設定する

上司であれば、職場内で明確な期待値を設定しましょう。明確な期待値を示すことで、誤解が生じる前にそれを最小限に抑えることができます。また、従業員が期待に沿わなかったときに参照できる有用な基準にもなります。

従業員への明確な期待値の例：

• 期限を厳守している限り、月に2回金曜の午後を休みにすることを許可する。
• すべてのメールに24時間以内に返信する。
• 期限に間に合わないことが判明した時点で、すぐにプロジェクトマネージャーに知らせる。
• オフィスの「不満箱」と「感謝箱」を設置し、不満を書くときは必ず感謝していることも書くようにする。
• 電話は、すぐに対応が必要な緊急事案のみに使用する。

従業員に感謝の気持ちを示す

従業員の生産性が低い、あるいはコミュニケーションがうまくいっていないと感じるなら、感謝を示す方法を見つけましょう！コミュニケーション不足は、評価されていないという感覚、モチベーションの低下、あるいは上司であるあなたが怒っているのではないかという不安から生じることがあります。

ケータリングランチは、従業員の士気を高め、感謝を示すのに効果的です。また、お腹が空いてイライラしている（ハングリーな）労働者を減らすこともできます。

他にも、以下のような方法で従業員への感謝を示すことができます。

• 「会議なしデー」を設ける。
• 半休を認めて早めに帰宅させる。
• オフィスに子犬を連れてきてストレスを解消させる。
• 勤続記念日を覚え、チームへの貢献を認めていることを伝える。
• オフィスに植物を置く。研究者によると、オフィスに植物を置くことで生産性が向上し、ストレスが軽減されることがわかっています。

従業員を大切に思っていることを伝える他の方法をお探しですか？従業員が大切にされていると感じるための30の楽しい方法をチェックしてみてください。

フィードバックを促す

自分も最善を尽くしているが、完璧ではないことを従業員に伝えましょう。そして、フィードバックを求めてください。

次回の1対1の面談の冒頭で、従業員に建設的な批判を求めてみましょう。建設的な批判とは、具体的な改善点があり、話す相手にとって適切な内容であるものを指します。このようなコミュニケーションが成長と変化のための最良の方法の一つであることを理解してもらいましょう。

一方で、破壊的な批判は、相手を落胆させ、打ちのめすことを目的としています。

一つの方法として、良い点を一つ、改善できる点を一つ挙げてもらうよう頼んでみてください。このように建設的な批判を求めることで、バランスが取れていると感じられ、控えめな従業員でも本音のフィードバックを出しやすくなります。

このようなフィードバックは、率直な意見交換を奨励するオフィス文化の構築に役立ちます。

プロのヒント: まずは自分から従業員に建設的なフィードバックを与えることで、手本を示しましょう！修正のためのフィードバックを与えるのは難しいことですが、ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、92%の従業員が、適切な修正フィードバックを受ければパフォーマンスが向上すると信じています。

この調査は世界中の899人を対象に行われました。驚くべき発見の一つは、回答者の半数以上が、称賛や承認よりも、修正や否定的なフィードバックを受け取りたいと答えたことです。

建設的な批判が当たり前となるような職場環境作りに努めましょう。これにより、従業員はスキルを向上させ、自分が良い仕事をしているという自信を持つことができるようになります。

上司にコミュニケーションの問題についてどう話すべきか？

上司にコミュニケーションの問題について話すことは重要ですが、ストレスを感じるかもしれません。この会話を円滑に進め、自分に善意があることを理解してもらう必要があります。

「なぜ」を伝える

なぜ上司に懸念を伝えているのでしょうか？明確さが欠けていると感じ、自分に何が期待されているかを確実に知りたいからかもしれません。あるいは、圧倒されていてどうすればいいか分からないからかもしれません。

理由が何であれ、問題を提起する意図は、仕事をうまく進めるために状況をクリアにすることにあると上司に伝えましょう。

言い換えの例です。

• 「最近の自分の仕事の成果にいくつか課題があると感じています。改善のためのアドバイスをいただけますか？」
• 「確認ですが、これらが新しく担当するタスクで間違いないでしょうか？効率的かつ正確に進めるためのコツをどなたかに教えていただけますか？」
• 「現在、多くの仕事を抱えています。今日中に終わらせるべき最優先事項は何でしょうか？」

これらの例では、誰にも「責任」を押し付けていないことに注目してください。例えば、「最初に十分なトレーニングをしてくれなかったから、今苦労しています。どうすればいいですか？」とは言っていません。これでは攻撃的になり、責任を相手だけに押し付けることになってしまいます。

会議のまとめメールを送る

同僚や上司との会議が終わったら、まとめのメールを送ることを提案しましょう。そのメールで、決定事項や各自の担当タスクを概説します。これにより、誰がどのタスクに責任を持つかが明確（かつ確実）になり、すべてが文書として残ります。

大規模な会議では、通常議事録担当者がいます。その場合は、自分のためのメモを取るだけで十分です。しかし、チーム会議や上司との1対1の面談では、議事録担当者がいないこともあります。

そのような場合は、ToDoリストを添えたまとめメールを送ってもよいか尋ねてみましょう。これは誤解を防ぎ、全員が自分の責任を明確にするのに役立ちます。

第三者の目で確認する

上司にメールを送る前に、もう一度読み返しましょう。書いた直後ではなく、少し時間を置いてから読み返すことで、校正の精度が上がります。

正しい文法やスペルを確認するには、Grammarlyなどのツールを使ってみるのもよいでしょう。

機密情報が含まれていない場合は、内容をコピーして友人や家族に送り、不自然な点がないか校正を頼んでみてください。

プロのヒント: 誰かに頼めない場合は、以下の方法で客観的に読み返してみましょう。

• 書き終えてから少なくとも2時間は別の作業をしてから読み返す。
• 書いたデバイスとは別のデバイス（スマホやタブレットなど）で読む。これにより、気づかなかったタイポ（打ち間違い）に気づきやすくなります。
• 声に出して読む。言葉の響きを確認し、必要に応じて調整できます。

自信を持って伝える練習をする

上司と誤解について話し合う場合は、事前に言うべきことを練習しておきましょう。会話をどのように進めたいか、会議の結果として何を望むかを考えます。

例えば、仕事量を減らしてほしいのでしょうか？それとも、自分の仕事ぶりについてもっとフィードバックがほしいのでしょうか？

自信を持って話す練習をしましょう。自信のある伝え方には、ボディランゲージと声のトーンの両方が含まれます。

難しい会話において自信を感じさせる態度は以下の通りです。

• はっきりとした安定した声で話す。
• 親しみやすさを示すために微笑む（笑顔は声のトーンにも影響し、よりフレンドリーに聞こえます）。
• 腕をリラックスさせ、体の横に下ろす。
• 背筋を伸ばし、肩を後ろに引いて立つ。

プロのヒント: 着ているものが振る舞いに影響を与えるという研究結果があります。難しい会話に臨む前は、自分が自信を持てる服装を選びましょう。

コミュニケーション問題の克服はチームプレーである

コミュニケーション不足は、人間関係や仕事の機会を損なう可能性があります。優れたコミュニケーターになることを優先し、他者と協力してコミュニケーションの課題を克服しましょう。

そのためのポイントは以下の通りです。

• 不完全さを前提にする: 優れたコミュニケーターになろうと最善を尽くしても、時には他者との間に問題が生じます。問題が起きる前に計画を立てておきましょう！大切な人のコミュニケーションスタイルを把握しておきましょう。職場では、チーム内の誤解をどう解決しているか上司に聞いてみてください。
• 解決よりも予防: 可能な限り誤解を防ぐために時間をかけましょう！1対1の面談のまとめメールを書いたり、スタッフにランチを奢って日頃の労をねぎらったりすることがこれにあたります。
• チームプレイヤーであることを示す: 誤解を解こうとするときは、相手の話を聞き、相手を思いやり、全員に利益がある解決策を見つけたいと思っていることを示しましょう。相手の言ったことを反復し、自分のニーズを明確に伝え、全員にとって良い解決策を模索することで、これを示すことができます。
• 率直かつ親切に: 通常、コミュニケーションがうまくいっていないことは双方が気づいています。さらなる問題が積み重なる前に、対処するように努めましょう。

コミュニケーションに関するさらなるヒントをお探しの方は、コミュニケーションスキルを向上させる10の効果的な方法を読んでみてください。

参考文献

Footnotes (1)

1. books.google.com.ua ↩