15 formas de resolver los problemas de comunicación más comunes

La buena comunicación puede marcar la diferencia en las relaciones y en el lugar de trabajo. Utiliza estos 15 consejos para prevenir y resolver problemas cuando sea necesario.

Según un estudio¹ de la Academia Estadounidense de Abogados Matrimoniales (AAML), la mala comunicación es la principal causa de divorcio.

Del mismo modo, la mala comunicación en el lugar de trabajo cuesta a las grandes empresas un estimado de 62,4 millones de dólares cada año.

¡Saber exactamente cómo resolver los problemas de comunicación comunes puede tener un impacto masivo! Aquí hay 15 formas de hacerlo.

Cómo resolver los malentendidos con los seres queridos

Cuando tienes un malentendido con un amigo, pareja o familiar, es importante recordar que hay cariño y amor debajo del dolor y la incomprensión.

Esto no significa que no sea difícil superar los malentendidos, pero saber que se preocupan el uno por el otro puede ayudar.

Utiliza la resolución de problemas “tú, yo, nosotros”

Las personas quieren sentirse comprendidas. Especialmente cuando hay un malentendido entre seres queridos, concéntrate en resolverlo utilizando el método “tú, yo, nosotros”.

En este método, comienzas reconociendo:

• Tú (lo que han dicho)
• Yo (expresa tu perspectiva)
• Nosotros (sugiere un camino a seguir para ambos)

Hacer esto le demuestra a la persona que la has entendido, antes de llegar a la parte de la solución.

“Es un deseo humano ser comprendido. Y siempre sentimos que no se nos comprende.”

• John Baldessari

Aquí hay un ejemplo de cómo podría desarrollarse esto:

“Parece que tú te sientes [frustrado, triste, desanimado, molesto, nervioso…], y quieres que nosotros [nos saltemos esta reunión familiar, empecemos a hacer ejercicio juntos, busquemos un nuevo apartamento para vivir…].

Yo me siento [abrumado, inseguro, confundido…] porque [no sabía que eras infeliz, te amo pero tengo una responsabilidad con mi familia, estoy ajustado económicamente en este momento…].

¿Podemos nosotros intentar [posible solución]?”

Al hacer esto, has reconocido cómo se siente tu ser querido y lo que ha expresado que quiere. También has expresado tus sentimientos y el porqué no puedes hacer exactamente lo que quiere. Finalmente, sugieres una solución que puede servir como un compromiso.

A medida que la conversación continúa, es posible que descubras que este compromiso no es el adecuado para resolver el fondo del problema. Si ese es el caso, sigue intentando encontrar una solución que funcione para ambas partes.

Recuerda ser respetuoso al definir la parte del “tú”. Si no estás seguro de haberlos entendido correctamente, puedes comenzar diciendo: “Corrígeme si me equivoco, pero lo que te escucho decir es que quieres…”.

De esta manera, no estás poniendo palabras en su boca.

Di “te amo” en su lenguaje

¿Has oído hablar de los lenguajes del amor? Los lenguajes del amor son las formas en que las personas se sienten más apreciadas y valoradas.

Algunas personas, por ejemplo, se sienten más amadas cuando les dices lo que aprecias de ellas (también llamadas palabras de afirmación). Otras se sienten amadas cuando cocinas la cena para ellas o lavas la ropa (estos serían actos de servicio).

¿Sabes cuál es el lenguaje del amor de tu persona?

Ya sea que te estés disculpando por algo que hiciste mal o que estés teniendo una conversación difícil con ellos sobre cómo te han lastimado, comienza recordándoles que los amas.

Así es como podría verse para cada lenguaje del amor:

• Palabras de afirmación: Di algo que aprecies de ellos, ya sea un aspecto del crecimiento personal en el que hayan estado trabajando o una parte de su carácter. Hazles saber que ves que su intención no era lastimarte antes de hablar sobre el malentendido.
• Tiempo de calidad: Reserva tiempo para pasar juntos. Cuéntales sobre un plan divertido que hayas organizado para después de discutir su malentendido.
• Regalos: Compra su refrigerio favorito en la tienda para picar mientras hablan sobre su malentendido.
• Actos de servicio: ¿Hay algún proyecto en la casa que deba hacerse? O tal vez puedas ordenar la sala de estar para demostrar que te importa.
• Contacto físico: Durante la conversación, intenta tomar la mano de la otra persona o darle un abrazo cuando la conversación haya terminado.

Sé un espejo de emociones

Cuando alguien te diga cómo se siente, refléjale lo que ha dicho para que se sienta seguro de que estás practicando la escucha activa.

Intenta parafrasear para no decir exactamente las mismas palabras que te acaban de decir.

Por ejemplo, si tu hermana te dice que se siente abrumada, podrías responder diciendo: “Tienes mucho trabajo en este momento. Tiene sentido que te sientas abrumada. He intentado ayudarte de varias maneras estas últimas semanas, pero también me siento herida porque estás descargando tu frustración conmigo”.

Al validar a tu hermana, haces que sea más probable que esté dispuesta a escuchar y a disculparse por hablarte con dureza.

Al reflejar, intenta usar algunas de las mismas palabras que la persona con la que estás hablando acaba de usar. Esto puede ayudar a demostrar que no estás haciendo suposiciones sobre sus sentimientos, sino escuchando con atención.

Presta atención a si la otra persona usa “abrumada”, “estresada” o “agotada”. Luego usa la misma palabra cuando respondas y afirmes cómo se siente.

Cuando haya un elefante en la habitación, abórdalo

Si estás lidiando con un malentendido con un ser querido, lo más probable es que ambos sepan que algo está pasando. Evitarlo o ser pasivo-agresivo el uno con el otro normalmente solo empeora las cosas.

En su libro Siete reglas de oro para vivir en pareja, la investigación del Dr. John Gottman muestra que el 69% de los problemas en una relación son irresolubles. Esto significa que son rasgos de personalidad o hábitos de larga data que tu pareja no podrá romper.

Esto significa que aprender a navegar el conflicto con tu pareja es necesario y vale la pena. Recuerda, incluso cuando no estés de acuerdo, en última instancia están en el “mismo equipo”.

Al abordar un conflicto, intenta no ser innecesariamente brusco o insensible. Si la persona con la que estás hablando se abruma fácilmente, puede ser mejor dejar que ella decida cuándo tener la conversación.

Intenta enviarle una nota que diga: “Sé que hemos estado en una mala racha. Me encantaría hablar de ello cuando estés listo. ¿Qué te parece si charlamos esta noche? Si es demasiado pronto, ¿podrías decirme cuándo sería un buen momento para ti?”.

Haz un plan cuando las aguas estén tranquilas

Inevitablemente tendrás problemas de comunicación con las personas más cercanas a ti, ya sea tu familia, amigos, tu pareja o un compañero de cuarto.

Discute cómo abordar mejor las conversaciones difíciles a medida que pases más tiempo con alguien.

Usa estas preguntas para obtener información sobre cómo navegan el conflicto:

• ¿Prefieres recibir un mensaje de “hablemos” antes de que plantee un problema, o prefieres que lo plantee cuando estemos juntos?
• ¿Cómo han sido para ti las conversaciones pasadas de resolución de conflictos y qué te gustó de ellas? ¿Qué fue difícil para ti en esa situación?
• ¿Cómo manejaba tu familia los malentendidos?
• ¿Cuánto tiempo sueles tardar en estar listo para discutir una discusión?

Las personas son imperfectas. Pero hacer un plan con anticipación con un ser querido puede ayudarte a manejar los malentendidos de una manera saludable y que funcione bien para ambas partes.

Cómo resolver problemas de comunicación escrita

Los mensajes de texto y los correos electrónicos pueden dar lugar fácilmente a malentendidos. Al comunicarte por escrito, no puedes estar seguro de si la otra persona puede haber malinterpretado tu tono.

¡Usa estos consejos para asegurarte de que tu escritura no se convierta en un malentendido!

Tiende a explicar de más (¡y usa emojis!)

Al escribir, peca de exceso de comunicación. Las expresiones faciales y el tono de voz contribuyen a la comunicación; ¡usa algunas palabras extra al escribir para compensar la ausencia de estas!

Aquí hay algunos ejemplos de pautas para ayudarte a comunicarte bien por mensaje de texto:

No hagas	Haz
No uses emojis inapropiados.	Si le estás enviando un mensaje de texto a alguien a quien respetas (como un jefe o un mentor), espera y observa cómo usa los emojis; ¡luego refléjalos! Por ejemplo, si usa regularmente 1 o 2 emojis por mensaje, intenta hacer lo mismo. Por otro lado, si no usa ninguno, guarda los tuyos para otra persona.
No escribas mal las palabras ni uses abreviaturas cuando envíes mensajes de texto en una capacidad más profesional. “Nos vemos lue” podría estar bien para enviárselo a tu mejor amigo, pero probablemente no sea el camino a seguir al enviarle un mensaje a un cliente.	Conoce a tu audiencia. Si le escribes a un amigo, siéntete libre de usar abreviaturas. Sin embargo, para clientes o contactos del lugar de trabajo, recuerda que las abreviaturas y las palabras mal escritas suelen dar una impresión “más informal”.
No dejes que el lector adivine cómo te sientes o si estás molesto.	Normalmente es mejor escribir mensajes cortos y amables. Sin embargo, si envías un mensaje que crees que podría malinterpretarse fácilmente, usa algunas palabras extra para aclarar lo que quieres decir. Frases como “No estoy molesto, solo confundido” y “Tenía una pregunta aclaratoria de nuestra conversación anterior” pueden ayudar a prevenir malentendidos.

Sí, normalmente es bueno mantener los correos electrónicos y los mensajes de texto concisos. Pero si te preocupa cómo se puede interpretar un mensaje, añade una o dos frases adicionales para explicarte mejor.

Consejo profesional: Es posible que los emojis no siempre sean apropiados en el lugar de trabajo, pero si le escribes a un amigo o familiar, intenta añadir algunos para demostrar que te estás riendo cuando dices algo tonto o que estás feliz.

Observa cómo cambia el significado de estos mensajes con un emoji:

¿A qué te refieres?	¿A qué te refieres? 😂😅
¡Vale!	¡Vale! 💕
Adiós	Adiós 🥺

¿Dónde estás escribiendo?

Existen muchos canales de comunicación: correo electrónico, videoconferencias, plataformas de mensajería y herramientas de gestión de proyectos. Aprende qué métodos usar para los diferentes tipos de comunicación.

El uso de un canal de comunicación designado, dividido según la necesidad de comunicación, puede facilitar la búsqueda y la referencia a mensajes pasados. También hace que sea menos probable que dejes accidentalmente a alguien fuera de un proyecto específico.

Si eres nuevo en un equipo, es probable que ya tengan un sistema establecido. Si ese es el caso, tómate un momento para aprender cómo usan sus diversas plataformas de comunicación. Toma notas para ayudarte a recordar y priorizar la comunicación a través de los canales correctos.

Puede que te tome un momento extra cuando te estés aclimatando al equipo, pero puede ahorrarte tiempo en el futuro cuando sepas dónde encontrar la comunicación que buscas.

Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse tu “nota para ti mismo”:

• Slack: Úsalo para la comunicación del equipo y mensajes rápidos del tipo “solo para asegurarme”.
• Email: Envía actualizaciones más amplias de la empresa y mensajes importantes.
• Software de gestión de proyectos: Añade comentarios a proyectos específicos y asigna tareas a miembros individuales del equipo para que puedas vigilar en qué “campo” está el proyecto.
• Reuniones: Algunos temas se manejan mejor a través de una videollamada o en persona.

Tener canales designados para diferentes tipos de comunicación puede facilitar la búsqueda de la información que busques más adelante.

Consejo profesional: ¡No tienes que ser un gamer para usar Discord! Considera usar un servidor de Discord con familiares o amigos para consolidar toda tu comunicación en una sola aplicación. Puedes crear canales separados para subdividir los temas. Aquí tienes algunas ideas:

• # frases-divertidas
• # planificacion-vacaciones
• # memes
• # eventos-divertidos
• # fotos-grupales
• # actualizaciones-vida
• # como-estas
• # libros
• # peliculas
• # actualidad

¡Sé creativo! Puedes crear los canales que quieras.

¿Cómo puedo abordar los problemas de comunicación con un empleado?

Si tienes problemas de comunicación con un empleado, recuerda que parte de tu trabajo como jefe es resolverlos. Toma la iniciativa para resolver los malentendidos. Aquí hay algunas formas de hacerlo.

Supón una falta de conocimiento en lugar de malicia

Si un empleado ha sido grosero contigo o con otros, ha incumplido los plazos o ha mostrado otro comportamiento negativo, comienza asumiendo que no es consciente en lugar de ser grosero intencionalmente.

Es posible que estén lidiando con diferencias culturales, luchando con su salud mental o estén confundidos. Hacer suposiciones negativas antes de hablar normalmente no ayudará a la situación. En su lugar, asume lo mejor de ellos.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo podría verse eso:

• Has llegado tarde a las reuniones de forma constante. En esta oficina, eso puede parecer que no valoras el tiempo de los demás. ¿Podrías, por favor, priorizar llegar 5 minutos antes?
• Un aspecto de nuestra cultura de oficina es que intentamos ser amables los unos con los otros. Pequeñas cosas como saludarse por la mañana o preguntar si la persona con la que estás hablando está disponible para responder una pregunta demuestran a los demás miembros del equipo que los ves y los valoras. ¿Qué te parecería intentarlo?
• He oído por la oficina que no estás contento con algunas de las decisiones que he tomado recientemente, y eso está bien. Solo quiero que sepas que mi puerta siempre está abierta y me interesa escuchar las ideas de los miembros del equipo, incluida la tuya, si tienes alguna. Eres más que bienvenido a compartir tus comentarios directamente conmigo en el futuro.

Si no ves ningún esfuerzo por cambiar después de hablar con el empleado, ten otra conversación que sea un poco más directa. Si siguen siendo groseros, es posible que debas hablar con tu departamento de RR. HH. para ver cuáles serían los “siguientes pasos”.

Si alguien se comporta de forma maliciosa contigo, el jefe, también puede ser grosero con otros en el equipo. Esto puede contribuir a un entorno de trabajo tóxico.

Establece expectativas claras

Si eres el jefe, establece expectativas claras dentro del lugar de trabajo. Al establecer expectativas claras, puedes ayudar a minimizar los malentendidos antes de que ocurran. También es un punto de referencia útil cuando un empleado no cumple con tus expectativas.

Las expectativas claras para tus empleados podrían verse así:

• Permitir que los empleados se tomen dos tardes de viernes al mes siempre que cumplan con sus plazos a tiempo.
• Responder a todos los correos electrónicos en un plazo de 24 horas.
• Informar al gestor del proyecto lo antes posible si no puedes cumplir con un plazo.
• Tener un “buzón de quejas” y un “buzón de gratitud” en la oficina, de modo que cada vez que escribas una queja, también debas escribir algo por lo que estés agradecido.
• Usar llamadas telefónicas solo para asuntos urgentes que deban atenderse de inmediato.

Demuestra a tus empleados que los aprecias

Si sientes que tus empleados no están siendo productivos o no se comunican bien, ¡busca una forma de mostrar aprecio! La mala comunicación puede deberse a sentirse poco valorado, a una motivación agotada o incluso al nerviosismo de que tú, como jefe, puedas estar molesto.

Un almuerzo de catering puede aumentar eficazmente la moral de los empleados y mostrar aprecio, y minimizar el número de trabajadores hambrientos y malhumorados.

También puedes mostrar aprecio a los empleados de las siguientes maneras:

• Tener un día sin reuniones.
• Permitir que los empleados se tomen media jornada y se vayan a casa temprano.
• Llevar cachorros a la oficina para ayudar a aliviar el estrés.
• Recordar su aniversario laboral y hacerles saber que ves y aprecias las formas en que han contribuido al equipo.
• Añadir algunas plantas a la decoración de la oficina: los investigadores descubrieron que añadir plantas a la oficina aumenta la productividad y reduce el estrés.

¿Buscas otras formas de decirles a tus empleados que los valoras? Echa un vistazo a nuestras 30 formas divertidas de hacer que los empleados se sientan valorados y apreciados.

Fomenta la retroalimentación

¡Hazles saber a tus empleados que te estás esforzando al máximo, pero que sabes que no eres perfecto! Pídeles que te den su opinión.

Al comienzo de tu próxima reunión individual, pídele a tu empleado que te dé una crítica constructiva; este tipo de crítica tiene puntos de acción concretos y es apropiada para la persona que habla. Ayúdalos a entender que esta forma de comunicación es una de las mejores maneras de crecer y cambiar.

Por otro lado, la crítica destructiva pretende desanimar y hundir a los demás.

Una forma de hacerlo es pidiéndoles que te digan una cosa que estés haciendo bien y una forma en la que puedas mejorar. Esta forma de ofrecer críticas constructivas puede parecer más equilibrada y puede ayudar a los empleados más tímidos a darte una opinión genuina.

Este tipo de retroalimentación puede ayudar a construir una cultura en tu oficina que fomente la aportación genuina.

Consejo profesional: ¡Modela la retroalimentación constructiva dándosela tú primero a tus empleados! Por difícil que sea proporcionar comentarios correctivos, un estudio de Harvard Business Review encontró que el 92% de los empleados creen que su desempeño mejoraría si se les dieran comentarios correctivos.

La encuesta recopiló datos de 899 personas de todo el mundo. Uno de sus hallazgos sorprendentes fue que más de la mitad de los encuestados dijeron que preferirían recibir comentarios correctivos o negativos en lugar de elogios o reconocimiento.

Trabaja para construir una atmósfera de trabajo donde la crítica constructiva sea la norma. Esto puede permitir que tus empleados mejoren y desarrollen la confianza de que están haciendo un buen trabajo.

¿Cómo puedo hablar con mi jefe sobre problemas de comunicación?

Hablar con tu jefe sobre problemas de comunicación es importante, pero puede ser estresante. Es posible que desees navegar esta conversación con elegancia y ayudarlo a ver que tienes buenas intenciones.

Expón tu “porqué”

¿Por qué le planteas una inquietud a tu jefe? Tal vez sientas que ha habido una falta de claridad y quieras asegurarte de saber qué se espera de ti. O, tal vez, te sientas abrumado y no estés seguro de qué hacer.

Sea cual sea el motivo, hazle saber a tu jefe que tu intención al plantear el problema es aclararlo para poder hacer bien tu trabajo.

Aquí hay algunas formas en las que puedes expresarlo:

• “Siento que ha habido algunos problemas con el trabajo que he estado produciendo recientemente. ¿Puede darme algunos consejos sobre cómo puedo mejorar?”
• “Para asegurarme de que lo entiendo, ¿son estas las nuevas tareas que me pide que asuma? ¿Alguien puede enseñarme cómo hacerlas de manera eficiente y precisa?”
• “Tengo mucho trabajo en este momento. ¿Cuál es mi mayor prioridad para terminar antes de que acabe el día?”

Observa cómo en cada uno de estos ejemplos no estás “culpando” a nadie. Por ejemplo, no estás diciendo: “No me capacitó adecuadamente cuando me contrataron y ahora tengo dificultades. ¿Qué debo hacer?”; esto sería combativo y echaría la culpa únicamente a la otra persona.

Envía un correo electrónico de resumen de la reunión

Cuando termines una reunión con tus colegas o tu jefe, ofrécete a enviar un correo electrónico de resumen. En este correo, resume las conclusiones o las tareas de las que las personas son responsables. Esto ayuda a aclarar (y consolidar) quién es responsable de qué tareas y lo pone todo por escrito.

Para reuniones más grandes, suele haber un encargado de tomar actas designado. En ese caso, puedes sentarte y tomar notas solo para ti. Sin embargo, una reunión de equipo o una reunión individual con tu jefe puede no tener a alguien que tome actas.

En estos casos, pregunta si está bien enviar un correo electrónico de resumen con una lista de tareas pendientes. Esto puede ayudar a prevenir malentendidos y mantener a todos claros sobre sus responsabilidades.

Busca una segunda opinión

Antes de pulsar “enviar” en un correo electrónico a tu jefe, léelo de nuevo. Mejora tu capacidad de corrección dándote tiempo entre el momento en que lo escribes y el momento en que lo envías.

Para asegurarte de que estás usando la gramática y la ortografía correctas, intenta usar Grammarly.

Si el correo electrónico no contiene información confidencial, cópialo y pégalo para un amigo o familiar. Pídeles que lo revisen por ti y te digan si suena bien.

Consejo profesional: Si no puedes enviárselo a otra persona, prueba estos trucos para ayudarte a leerlo con la mente despejada:

• Trabaja en otra cosa durante al menos 2 horas antes de volver a leerlo.
• Lee el correo electrónico en un dispositivo diferente al que lo escribiste, como tu teléfono o tableta. Esto puede ayudarte a notar errores tipográficos que no habías visto antes.
• Léelo en voz alta; esto puede ayudarte a escuchar cómo suenan las palabras y hacer los ajustes necesarios.

Practica tu entrega con confianza

Si estás abordando un malentendido con tu jefe, practica lo que quieres decir con anticipación. Piensa en cómo quieres que vaya la conversación y cuál te gustaría que fuera el resultado de la reunión.

Por ejemplo, ¿quieres que te quiten parte de la carga de trabajo? ¿O sientes que te gustaría recibir más comentarios sobre cómo estás haciendo tu trabajo?

Practica hablar con confianza. Una entrega segura implica tanto el lenguaje corporal como el tono de voz.

Así es como se ve la confianza dentro de una conversación desafiante:

• Hablar con una voz clara y firme.
• Sonreír para mostrar amabilidad (una sonrisa también afecta el tono de tu voz y te ayuda a sonar más amable).
• Mantener los brazos relajados y colgando a los lados.
• Estar de pie con la espalda recta y los hombros hacia atrás.

Consejo profesional: Los estudios muestran que lo que vistes afecta a cómo te comportas. Antes de entrar en una conversación difícil, usa un atuendo con el que te sientas seguro.

Superar los problemas de comunicación es un deporte de equipo

La mala comunicación puede dañar tus relaciones y tus oportunidades profesionales. Prioriza ser un buen comunicador y trabajar con los demás para superar los desafíos de comunicación.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Planifica para la imperfección: A pesar de tus mejores esfuerzos por ser un buen comunicador, a veces tendrás problemas de comunicación con otras personas. ¡Planifica esos momentos antes de que ocurran! Pregunta a tus seres queridos sobre sus estilos de comunicación. En el lugar de trabajo, habla con tu jefe sobre cómo resuelven los malentendidos dentro del equipo.
• Prevención > resolución: ¡Tómate un tiempo extra para prevenir malentendidos siempre que sea posible! Esto podría significar escribir un correo electrónico de resumen de una reunión individual o invitar a tu personal a almorzar para demostrarles cuánto aprecias su arduo trabajo.
• Demuestra que eres un jugador de equipo: Al trabajar para resolver malentendidos, demuestra que escuchas a la otra persona, que te importa y que quieres encontrar una resolución que beneficie a todos. Puedes hacerlo reflexionando sobre lo que la escuchas decir, expresando claramente tus necesidades y buscando una resolución que sea buena para todos.
• Sé directo y amable: Normalmente, ambas partes son conscientes de la mala comunicación. Trabaja para abordarla antes de que tengan la oportunidad de acumularse más problemas de comunicación.

Si buscas más consejos relacionados con la comunicación, lee 10 formas efectivas de mejorar tus habilidades de comunicación.

Referencias

Footnotes (1)

1. books.google.com.ua ↩