15 Wege, um die häufigsten Kommunikationsprobleme zu lösen

Gute Kommunikation kann in Beziehungen und am Arbeitsplatz ein echter Game-Changer sein. Nutzen Sie diese 15 Tipps, um Probleme zu vermeiden und bei Bedarf zu lösen.

Laut einer Studie¹ der American Academy of Matrimonial Lawyers (AAML) ist mangelnde Kommunikation die Hauptursache für Scheidungen.

Ebenso kostet mangelnde Kommunikation am Arbeitsplatz große Unternehmen geschätzte 62,4 Millionen Dollar pro Jahr.

Genau zu wissen, wie man häufige Kommunikationsprobleme löst, kann eine enorme Wirkung haben! Hier sind 15 Wege, dies zu tun.

Wie man Missverständnisse mit geliebten Menschen löst

Wenn es zu einem Missverständnis mit einem Freund, Partner oder Familienmitglied kommt, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass unter dem Schmerz und dem Unverständnis Fürsorge und Liebe liegen.

Das bedeutet nicht, dass es nicht schwer ist, Missverständnisse aufzuarbeiten, aber das Wissen, dass man einander wichtig ist, kann helfen.

Nutzen Sie die „Du, Ich, Wir“-Problemlösung

Menschen wollen sich verstanden fühlen. Konzentrieren Sie sich besonders bei Missverständnissen zwischen geliebten Menschen darauf, diese mit der „Du, Ich, Wir“-Methode zu lösen.

Bei dieser Methode beginnen Sie mit der Anerkennung von:

• Du (was die andere Person gesagt hat)
• Ich (drücken Sie Ihre Perspektive aus)
• Wir (schlagen Sie einen gemeinsamen Weg vor)

Dies zeigt der Person, dass Sie sie verstanden haben – bevor Sie zum Teil der Problemlösung kommen.

„Es ist ein menschliches Bedürfnis, verstanden zu werden. Und wir haben immer das Gefühl, nicht verstanden zu werden.“

– John Baldessari

Hier ist ein Beispiel, wie das ablaufen könnte:

„Es klingt so, als ob du dich [frustriert, traurig, entmutigt, verärgert, nervös…] fühlst und möchtest, dass wir [dieses Familientreffen auslassen, anfangen gemeinsam Sport zu treiben, eine neue Wohnung suchen…].

Ich fühle mich [überwältigt, unsicher, verwirrt…], weil [ich nicht wusste, dass du unglücklich bist, ich dich liebe, aber eine Verantwortung gegenüber meiner Familie habe, finanziell gerade knapp bei Kasse bin…].

Können wir [mögliche Lösung] versuchen?“

Dadurch haben Sie anerkannt, wie sich Ihr geliebter Mensch fühlt und was er sich wünscht. Sie haben auch Ihre Gefühle geäußert und erklärt, warum Sie nicht genau das tun können, was die Person möchte. Schließlich schlagen Sie eine Lösung vor, die als Kompromiss dienen kann.

Im weiteren Verlauf des Gesprächs stellen Sie vielleicht fest, dass dieser Kompromiss nicht die richtige Lösung für den Kern des Problems ist. Wenn das der Fall ist, versuchen Sie weiter, eine Lösung zu finden, die für beide Seiten funktioniert.

Denken Sie daran, respektvoll zu sein, wenn Sie den „Du“-Teil definieren. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Person richtig verstanden haben, können Sie einleiten mit: „Korrigiere mich, wenn ich falsch liege, aber was ich höre, ist, dass du möchtest, dass…“

Auf diese Weise legen Sie der Person keine Worte in den Mund.

Sagen Sie „Ich liebe dich“ in ihrer Sprache

Haben Sie schon von den Sprachen der Liebe gehört? Die Sprachen der Liebe sind die Arten und Weisen, wie Menschen sich am meisten geschätzt und wertgeschätzt fühlen.

Manche Menschen fühlen sich zum Beispiel am meisten geliebt, wenn man ihnen sagt, was man an ihnen schätzt (auch Worte der Anerkennung genannt). Andere fühlen sich geliebt, wenn man für sie kocht oder die Wäsche wäscht (das wären Hilfsbereitschaft/Taten).

Wissen Sie, was die Sprache der Liebe Ihrer Bezugsperson ist?

Egal, ob Sie sich für etwas entschuldigen, das Sie falsch gemacht haben, oder ein schwieriges Gespräch darüber führen, wie die Person Sie verletzt hat: Beginnen Sie damit, sie daran zu erinnern, dass Sie sie lieben.

So könnte das für jede Sprache der Liebe aussehen:

• Worte der Anerkennung: Sagen Sie etwas, das Sie an der Person schätzen, sei es ein Aspekt ihrer persönlichen Entwicklung, an dem sie gearbeitet hat, oder ein Teil ihres Charakters. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sehen, dass es nicht ihre Absicht war, Sie zu verletzen, bevor Sie über das Missverständnis sprechen.
• Zweisamkeit (Quality Time): Nehmen Sie sich Zeit füreinander. Erzählen Sie von einem schönen Tag, den Sie geplant haben, nachdem Sie über Ihr Missverständnis gesprochen haben.
• Geschenke: Bringen Sie ihren Lieblingssnack aus dem Laden mit, um ihn zu knabbern, während Sie über Ihr Missverständnis sprechen.
• Hilfsbereitschaft (Acts of Service): Gibt es ein Projekt im Haus, das erledigt werden muss? Oder vielleicht können Sie das Wohnzimmer aufräumen, um zu zeigen, dass Ihnen die Person wichtig ist.
• Zärtlichkeit (Physical Touch): Versuchen Sie während des Gesprächs, die Hand der anderen Person zu halten oder sie zu umarmen, wenn das Gespräch beendet ist.

Seien Sie ein Spiegel der Emotionen

Wenn Ihnen jemand sagt, wie er sich fühlt, spiegeln Sie ihm das Gesagte wider, damit die Person sicher sein kann, dass Sie aktiv zuhören.

Versuchen Sie, es umzuformulieren, damit Sie nicht exakt die Worte wiederholen, die man Ihnen gerade gesagt hat.

Wenn Ihre Schwester Ihnen zum Beispiel sagt, dass sie sich überwältigt fühlt, könnten Sie antworten: „Du hast gerade so viel um die Ohren. Es ist verständlich, dass du dich überwältigt fühlst. Ich habe in den letzten Wochen versucht, dir auf verschiedene Weise zu helfen, aber ich fühle mich auch verletzt, dass du deinen Frust an mir auslässt.“

Indem Sie die Gefühle Ihrer Schwester validieren, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie bereit ist, zuzuhören und sich für ihren schroffen Ton zu entschuldigen.

Versuchen Sie beim Spiegeln, einige der gleichen Wörter zu verwenden, die Ihr Gegenüber gerade benutzt hat. Dies kann zeigen, dass Sie keine Annahmen über seine Gefühle treffen, sondern aufmerksam zuhören.

Achten Sie darauf, ob die andere Person „überwältigt“, „gestresst“ oder „ausgelaugt“ verwendet. Benutzen Sie dann dasselbe Wort, wenn Sie antworten und bestätigen, wie sie sich fühlt.

Wenn ein Elefant im Raum steht, sprechen Sie ihn an

Wenn Sie ein Missverständnis mit einem geliebten Menschen klären wollen, wissen Sie höchstwahrscheinlich beide, dass etwas nicht stimmt. Es zu vermeiden oder passiv-aggressiv gegeneinander zu sein, macht es normalerweise nur noch schlimmer.

In seinem Buch Die 7 Geheimnisse der glücklichen Ehe zeigt die Forschung von Dr. John Gottman, dass 69 % der Probleme in einer Beziehung unlösbar sind. Das bedeutet, es handelt sich um Persönlichkeitsmerkmale oder langjährige Gewohnheiten, die Ihr Partner nicht ablegen kann.

Das bedeutet, dass es notwendig und lohnenswert ist, zu lernen, wie man Konflikte mit seinem Partner bewältigt. Denken Sie daran: Auch wenn Sie uneins sind, sind Sie letztendlich im „selben Team“.

Wenn Sie einen Konflikt ansprechen, versuchen Sie, nicht unnötig stumpf oder unsensibel zu sein. Wenn die Person, mit der Sie sprechen, leicht überwältigt ist, ist es vielleicht am besten, sie mitentscheiden zu lassen, wann das Gespräch stattfinden soll.

Versuchen Sie, ihr eine Nachricht zu schicken: „Ich weiß, dass wir gerade eine schwierige Phase haben. Ich würde gerne darüber sprechen, wenn du bereit bist. Wie wäre es heute Abend? Wenn das zu früh ist, sag mir bitte Bescheid, wann ein guter Zeitpunkt für dich wäre.“

Machen Sie einen Plan, wenn die Wogen geglättet sind

Es wird unweigerlich zu Kommunikationsproblemen mit den Menschen kommen, die Ihnen am nächsten stehen, egal ob es sich um Familie, Freunde, Ihren Partner oder einen Mitbewohner handelt.

Besprechen Sie, wie man schwierige Gespräche am besten angeht, während Sie Zeit mit jemandem verbringen.

Nutzen Sie diese Fragen, um Einblicke zu gewinnen, wie die Person mit Konflikten umgeht:

• Bevorzugst du eine „Lass uns reden“-Nachricht, bevor ich ein Thema anspreche, oder ist es dir lieber, wenn ich es anspreche, wenn wir zusammen sind?
• Wie sahen vergangene Gespräche zur Konfliktlösung für dich aus und was hat dir daran gefallen? Was war in dieser Situation schwierig für dich?
• Wie ist deine Familie mit Missverständnissen umgegangen?
• Wie lange brauchst du normalerweise, um bereit zu sein, über einen Streit zu sprechen?

Menschen sind unvollkommen. Aber einen Plan im Voraus mit einem geliebten Menschen zu machen, kann Ihnen helfen, Missverständnisse auf eine Weise zu handhaben, die gesund ist und für beide Seiten gut funktioniert.

Wie man schriftliche Kommunikationsprobleme löst

Textnachrichten und E-Mails können leicht zu Missverständnissen führen. Bei der schriftlichen Kommunikation können Sie nicht sicher sein, ob die andere Person Ihren Tonfall vielleicht falsch interpretiert hat.

Nutzen Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Texte nicht zum Missverständnis werden!

Neigen Sie zum Übererklären (& nutzen Sie Emojis!)

Gehen Sie beim Schreiben lieber auf Nummer sicher und kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig. Mimik und Tonfall tragen zur Kommunikation bei – verwenden Sie beim Schreiben ein paar zusätzliche Worte, um das Fehlen dieser Elemente auszugleichen!

Hier sind einige Beispiele für Richtlinien, die Ihnen helfen, gut per Textnachricht zu kommunizieren:

Nicht tun	Tun
Verwenden Sie keine unpassenden Emojis.	Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie respektieren (wie einem Chef oder Mentor), warten Sie ab, wie dieser Emojis verwendet – und spiegeln Sie ihn! Wenn die Person zum Beispiel regelmäßig 1-2 Emojis pro Nachricht verwendet, versuchen Sie das auch. Wenn sie keine verwendet, heben Sie sich Ihre für jemand anderen auf.
Schreiben Sie Wörter nicht falsch und verwenden Sie keine Abkürzungen, wenn Sie in einer professionelleren Funktion texten. „Bis spädder“ mag für den besten Freund okay sein, ist aber wahrscheinlich nicht der richtige Weg, wenn Sie einem Kunden schreiben.	Kennen Sie Ihr Publikum. Wenn Sie einem Freund schreiben, können Sie gerne Abkürzungen verwenden. Bei Kunden oder Arbeitskontakten sollten Sie jedoch bedenken, dass Abkürzungen und Rechtschreibfehler typischerweise als „zu locker“ rüberkommen.
Lassen Sie den Leser nicht raten, wie Sie sich fühlen oder ob Sie verärgert sind.	Es ist normalerweise gut, Texte kurz und bündig zu halten. Wenn Sie jedoch eine Nachricht senden, von der Sie glauben, dass sie leicht missverstanden werden könnte, verwenden Sie ein paar zusätzliche Worte, um zu klären, was Sie meinen. Sätze wie „Ich bin nicht verärgert, nur verwirrt“ und „Ich hatte eine klärende Frage zu unserem früheren Gespräch“ können helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Ja, es ist normalerweise gut, E-Mails und Texte prägnant zu halten. Aber wenn Sie sich Sorgen machen, wie eine Nachricht ankommen könnte, fügen Sie ein oder zwei zusätzliche Sätze hinzu, um sich genauer zu erklären.

Profi-Tipp: Emojis sind am Arbeitsplatz vielleicht nicht immer angemessen, aber wenn Sie einem Freund oder Familienmitglied schreiben, versuchen Sie, ein paar hinzuzufügen, um zu zeigen, dass Sie lachen, wenn Sie etwas Albernes sagen, oder dass Sie sich freuen.

Beachten Sie, wie sich die Bedeutung dieser Texte durch ein Emoji ändert:

Was meinst du?	Was meinst du? 😂😅
OK!	OK! 💕
Tschüss	Tschüss 🥺

Wo schreiben Sie?

Es gibt viele Kommunikationskanäle – E-Mail, Videokonferenzen, Messaging-Plattformen und Projektmanagement-Tools. Lernen Sie, welche Methoden für verschiedene Arten der Kommunikation zu verwenden sind.

Die Verwendung eines festgelegten Kommunikationskanals, der je nach Kommunikationsbedarf aufgeteilt ist, kann es einfacher machen, vergangene Nachrichten zu finden und darauf Bezug zu nehmen. Es macht es auch weniger wahrscheinlich, dass Sie versehentlich jemanden bei einem bestimmten Projekt außen vor lassen.

Wenn Sie neu in einem Team sind, haben diese wahrscheinlich bereits ein System. Wenn das der Fall ist, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu lernen, wie sie ihre verschiedenen Kommunikationsplattformen nutzen. Machen Sie sich Notizen, um sich daran zu erinnern und der Kommunikation über die richtigen Kanäle Priorität einzuräumen.

Es mag am Anfang etwas Zeit kosten, sich an das Team zu gewöhnen, aber es kann Ihnen später Zeit sparen, wenn Sie wissen, wo Sie die gesuchte Kommunikation finden.

Hier ist ein Beispiel, wie Ihre „Notiz an mich selbst“ aussehen könnte:

• Slack: Für die Teamkommunikation und schnelle „Nur um sicherzugehen“-Nachrichten verwenden.
• E-Mail: Umfassendere Unternehmens-Updates und wichtige Nachrichten senden.
• Projektmanagement-Software: Kommentare zu spezifischen Projekten hinzufügen und Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zuweisen, damit man im Auge behalten kann, bei wem das Projekt gerade liegt.
• Meetings: Einige Themen lassen sich besser per Videoanruf oder persönlich klären.

Festgelegte Kanäle für verschiedene Arten der Kommunikation zu haben, kann es einfacher machen, Informationen zu finden, nach denen Sie später suchen.

Profi-Tipp: Man muss kein Gamer sein, um Discord zu nutzen! Erwägen Sie die Nutzung eines Discord-Servers mit Familie oder Freunden, um Ihre gesamte Kommunikation in einer App zu bündeln. Sie können separate Kanäle erstellen, um Themen zu unterteilen. Hier sind einige Ideen:

• # lustige-zitate
• # urlaubsplanung
• # memes
• # interessante-events
• # gruppenfotos
• # life-updates
• # wie-geht-es-dir
• # bücher
• # filme
• # aktuelles

Werden Sie kreativ! Sie können alle Kanäle erstellen, die Sie möchten.

Wie kann ich Kommunikationsprobleme mit einem Mitarbeiter ansprechen?

Wenn Sie Kommunikationsprobleme mit einem Mitarbeiter haben, denken Sie daran, dass es Teil Ihres Jobs als Chef ist, diese zu lösen. Übernehmen Sie die Führung bei der Klärung von Missverständnissen. Hier sind einige Wege, dies zu tun.

Gehen Sie eher von Unwissenheit als von Böswilligkeit aus

Wenn ein Mitarbeiter unhöflich zu Ihnen oder anderen war, Fristen versäumt hat oder anderes negatives Verhalten gezeigt hat, gehen Sie zunächst davon aus, dass er sich dessen nicht bewusst ist, anstatt absichtlich unhöflich zu sein.

Vielleicht navigiert er durch kulturelle Unterschiede, kämpft mit seiner psychischen Gesundheit oder ist verwirrt. Negative Annahmen zu treffen, bevor Sie sprechen, hilft der Situation normalerweise nicht. Gehen Sie stattdessen vom Besten aus.

Hier sind einige Beispiele, wie das aussehen könnte:

• Sie sind konsequent zu spät zu Meetings gekommen. In diesem Büro kann das so wirken, als ob Sie die Zeit anderer Leute nicht schätzen. Könnten Sie bitte darauf achten, 5 Minuten früher da zu sein?
• Ein Aspekt unserer Unternehmenskultur ist, dass wir versuchen, freundlich zueinander zu sein. Kleine Dinge wie einander morgens zu grüßen oder zu fragen, ob die Person, mit der man spricht, Zeit für eine Frage hat, zeigen anderen Teammitgliedern, dass man sie sieht und schätzt. Wie fänden Sie es, das mal auszuprobieren?
• Ich habe im Büro gehört, dass Sie mit einigen meiner jüngsten Entscheidungen nicht zufrieden sind, und das ist okay. Ich möchte Sie nur wissen lassen, dass meine Tür immer offen steht und ich an den Ideen der Teammitglieder interessiert bin, auch an Ihren. Sie sind herzlich eingeladen, mir Ihr Feedback in Zukunft direkt mitzuteilen.

Wenn Sie nach dem Gespräch mit dem Mitarbeiter keine Bemühungen zur Änderung sehen, führen Sie ein weiteres Gespräch, das etwas direkter ist. Wenn er weiterhin unhöflich ist, müssen Sie möglicherweise mit Ihrer Personalabteilung sprechen, um zu sehen, was die „nächsten Schritte“ wären.

Wenn sich jemand Ihnen, dem Chef, gegenüber böswillig verhält, ist er möglicherweise auch unhöflich zu anderen im Team. Dies kann zu einem toxischen Arbeitsumfeld beitragen.

Setzen Sie klare Erwartungen

Wenn Sie der Chef sind, setzen Sie klare Erwartungen am Arbeitsplatz. Durch das Setzen klarer Erwartungen können Sie helfen, Missverständnisse zu minimieren, bevor sie entstehen. Es ist auch ein hilfreicher Maßstab, auf den man sich beziehen kann, wenn ein Mitarbeiter Ihre Erwartungen nicht erfüllt.

Klare Erwartungen für Ihre Mitarbeiter könnten so aussehen:

• Mitarbeitern erlauben, zwei Freitagnachmittage im Monat frei zu nehmen, solange sie ihre Fristen pünktlich einhalten.
• Beantwortung aller E-Mails innerhalb von 24 Stunden.
• Dem Projektmanager so schnell wie möglich Bescheid geben, wenn eine Frist nicht eingehalten werden kann.
• Einen „Beschwerdekasten“ und einen „Dankbarkeitskasten“ im Büro haben, sodass man jedes Mal, wenn man eine Beschwerde aufschreibt, auch etwas aufschreiben muss, wofür man dankbar ist.
• Telefonanrufe nur für dringende Angelegenheiten verwenden, die sofort erledigt werden müssen.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Wertschätzung

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Mitarbeiter nicht produktiv sind oder nicht gut kommunizieren, finden Sie einen Weg, Wertschätzung zu zeigen! Missverständnisse können daraus resultieren, dass man sich unterbewertet fühlt, die Motivation sinkt oder man sogar nervös ist, dass Sie als Chef verärgert sein könnten.

Ein spendiertes Mittagessen kann die Moral der Mitarbeiter effektiv steigern und Wertschätzung zeigen – und die Anzahl der hungrigen, gereizten Arbeiter minimieren.

Sie können Mitarbeiterwertschätzung auch auf folgende Weise zeigen:

• Einen meetingfreien Tag einführen.
• Mitarbeiter einen halben Tag frei nehmen und früher nach Hause gehen lassen.
• Welpen ins Büro bringen, um beim Stressabbau zu helfen.
• An ihr Arbeitsjubiläum denken und sie wissen lassen, dass Sie sehen und schätzen, wie sie zum Team beigetragen haben.
• Einige Pflanzen zur Bürodekoration hinzufügen – Forscher fanden heraus, dass Pflanzen im Büro die Produktivität steigern und Stress senken.

Suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten, Ihren Mitarbeitern zu sagen, dass Sie sie schätzen? Schauen Sie sich unsere 30 unterhaltsamen Wege an, wie sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.

Ermutigen Sie zu Feedback

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie Ihr Bestes geben, aber wissen, dass Sie nicht perfekt sind! Bitten Sie sie um Feedback.

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter zu Beginn Ihres nächsten Einzelgesprächs um konstruktive Kritik – diese Art von Kritik hat konkrete Aktionspunkte und ist der sprechenden Person angemessen. Helfen Sie ihnen zu verstehen, dass diese Form der Kommunikation einer der besten Wege ist, um zu wachsen und sich zu verändern.

Auf der anderen Seite zielt destruktive Kritik darauf ab, andere zu entmutigen und niederzumachen.

Ein Weg, dies zu tun, besteht darin, sie zu bitten, Ihnen eine Sache zu nennen, die Sie gut machen, und einen Punkt, an dem Sie sich verbessern können. Diese Art, konstruktive Kritik anzubieten, kann sich ausgewogener anfühlen und schüchterneren Mitarbeitern helfen, ehrliches Feedback zu geben.

Diese Art von Feedback kann helfen, eine Kultur in Ihrem Büro aufzubauen, die ehrlichen Input fördert.

Profi-Tipp: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und geben Sie Ihren Mitarbeitern zuerst konstruktives Feedback! So herausfordernd es auch sein kann, korrigierendes Feedback zu geben, fand eine Studie der Harvard Business Review heraus, dass 92 % der Mitarbeiter glauben, dass sich ihre Leistung verbessern würde, wenn sie korrigierendes Feedback erhielten.

Die Umfrage sammelte Daten von 899 Personen aus der ganzen Welt. Eines der überraschenden Ergebnisse war, dass mehr als die Hälfte der Befragten angab, sie würden lieber korrigierendes oder negatives Feedback erhalten als Lob oder Anerkennung.

Arbeiten Sie daran, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der konstruktive Kritik die Norm ist. Dies kann es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich zu verbessern und Vertrauen zu entwickeln, dass sie einen guten Job machen.

Wie kann ich mit meinem Chef über Kommunikationsprobleme sprechen?

Mit Ihrem Chef über Kommunikationsprobleme zu sprechen, ist wichtig, kann aber stressig sein. Sie sollten dieses Gespräch taktvoll führen und ihm helfen zu sehen, dass Sie gute Absichten haben.

Nennen Sie Ihr „Warum“

Warum sprechen Sie ein Anliegen bei Ihrem Chef an? Vielleicht haben Sie das Gefühl, dass es an Klarheit mangelt, und möchten sicherstellen, dass Sie wissen, was von Ihnen erwartet wird. Oder vielleicht fühlen Sie sich überwältigt und sind unsicher, was zu tun ist.

Was auch immer der Grund ist, lassen Sie Ihren Chef wissen, dass Ihre Absicht bei der Ansprache des Problems darin besteht, es zu klären, damit Sie Ihren Job gut machen können.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie es formulieren können:

• „Ich habe das Gefühl, dass es einige Probleme mit der Arbeit gab, die ich in letzter Zeit abgeliefert habe. Können Sie mir einige Tipps geben, wie ich mich verbessern kann?“
• „Um sicherzugehen, dass ich es richtig verstehe: Sind das die neuen Aufgaben, die ich übernehmen soll? Kann mir jemand zeigen, wie ich sie effizient und genau erledige?“
• „Ich habe gerade viel um die Ohren. Was hat für mich die höchste Priorität, um es bis zum Ende des Tages fertigzustellen?“

Beachten Sie, dass Sie in jedem dieser Beispiele niemandem die „Schuld“ geben. Sie sagen zum Beispiel nicht: „Sie haben mich nicht ausreichend eingearbeitet, als ich eingestellt wurde, und jetzt habe ich Probleme. Was soll ich tun?“ – das wäre konfrontativ und würde die Schuld allein auf die andere Person schieben.

Senden Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung des Meetings

Wenn Sie ein Meeting mit Ihren Kollegen oder Ihrem Chef beenden, bieten Sie an, eine Zusammenfassung per E-Mail zu senden. Skizzieren Sie in dieser E-Mail die wichtigsten Ergebnisse oder Aufgaben, für die die Leute verantwortlich sind. Dies hilft zu klären (und zu festigen), wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, und hält alles schriftlich fest.

Für größere Meetings gibt es normalerweise einen festgelegten Protokollführer. In diesem Fall können Sie sich zurücklehnen und Notizen nur für sich selbst machen. Bei einem Teammeeting oder einem Einzelgespräch mit Ihrem Chef gibt es jedoch möglicherweise keinen Protokollführer.

Fragen Sie in diesen Fällen, ob es in Ordnung ist, eine Zusammenfassungs-E-Mail mit einer To-do-Liste zu senden. Dies kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und jedem seine Verantwortlichkeiten klar vor Augen zu führen.

Holen Sie sich eine zweite Meinung ein

Bevor Sie bei einer E-Mail an Ihren Chef auf „Senden“ klicken, lesen Sie sie noch einmal durch. Verbessern Sie Ihre Fähigkeit zum Korrekturlesen, indem Sie sich Zeit lassen zwischen dem Schreiben und dem Absenden.

Um sicherzustellen, dass Sie die richtige Grammatik und Rechtschreibung verwenden, versuchen Sie es mit Grammarly (oder einem ähnlichen Tool für Deutsch).

Wenn die E-Mail keine sensiblen Informationen enthält, kopieren Sie sie und schicken Sie sie einem Freund oder Familienmitglied. Bitten Sie die Person, sie Korrektur zu lesen und Ihnen zu sagen, ob sie gut klingt.

Profi-Tipp: Wenn Sie sie niemand anderem schicken können, versuchen Sie diese Tricks, um sie mit klarem Kopf zu lesen:

• Arbeiten Sie mindestens 2 Stunden an etwas anderem, bevor Sie sie erneut lesen.
• Lesen Sie die E-Mail auf einem anderen Gerät als dem, auf dem Sie sie geschrieben haben, zum Beispiel auf Ihrem Handy oder Tablet. Dies kann Ihnen helfen, Tippfehler zu bemerken, die Sie vorher nicht gesehen haben.
• Lesen Sie sie laut vor – das kann Ihnen helfen zu hören, wie die Worte klingen, und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Üben Sie Ihr selbstbewusstes Auftreten

Wenn Sie ein Missverständnis mit Ihrem Chef ansprechen, üben Sie vorher, was Sie sagen wollen. Überlegen Sie, wie das Gespräch verlaufen soll und was das gewünschte Ergebnis des Treffens sein soll.

Möchten Sie zum Beispiel, dass Ihnen ein Teil der Arbeitslast abgenommen wird? Oder hätten Sie gerne mehr Feedback dazu, wie Sie Ihren Job machen?

Üben Sie, mit Selbstvertrauen zu sprechen. Ein selbstbewusstes Auftreten umfasst sowohl die Körpersprache als auch den Tonfall.

So sieht Selbstvertrauen in einem schwierigen Gespräch aus:

• Mit klarer und fester Stimme sprechen.
• Lächeln, um Freundlichkeit zu zeigen (ein Lächeln beeinflusst auch den Tonfall Ihrer Stimme und lässt Sie freundlicher klingen).
• Die Arme entspannt an den Seiten hängen lassen.
• Mit geradem Rücken und zurückgezogenen Schultern stehen.

Profi-Tipp: Studien zeigen, dass das, was Sie tragen, beeinflusst, wie Sie sich geben. Tragen Sie vor einem schwierigen Gespräch ein Outfit, in dem Sie sich sicher fühlen.

Kommunikationsprobleme zu überwinden ist Teamsport

Mangelnde Kommunikation kann Ihren Beziehungen und beruflichen Möglichkeiten schaden. Priorisieren Sie es, ein guter Kommunikator zu sein und mit anderen zusammenzuarbeiten, um Kommunikationsherausforderungen zu meistern.

So geht’s:

• Planen Sie Unvollkommenheit ein: Trotz Ihrer besten Bemühungen, ein guter Kommunikator zu sein, werden Sie zeitweise Kommunikationsprobleme mit anderen Menschen haben. Planen Sie diese Momente ein, bevor sie passieren! Fragen Sie Ihre Lieben nach ihren Kommunikationsstilen. Sprechen Sie am Arbeitsplatz mit Ihrem Chef darüber, wie er Missverständnisse im Team löst.
• Prävention > Lösung: Nehmen Sie sich extra Zeit, um Missverständnisse wo immer möglich zu verhindern! Das könnte bedeuten, eine Zusammenfassungs-E-Mail nach einem Einzelgespräch zu schreiben oder Ihren Mitarbeitern ein Mittagessen zu spendieren, um ihnen zu zeigen, wie sehr Sie ihre harte Arbeit schätzen.
• Zeigen Sie, dass Sie ein Teamplayer sind: Wenn Sie daran arbeiten, Missverständnisse zu lösen, zeigen Sie, dass Sie die andere Person hören, sich um sie kümmern und eine Lösung finden wollen, die allen zugutekommt. Sie können dies tun, indem Sie das Gesagte widerspiegeln, Ihre Bedürfnisse klar ausdrücken und eine Lösung suchen, die für alle gut ist.
• Seien Sie direkt und freundlich: Normalerweise sind sich beide Parteien einer mangelhaften Kommunikation bewusst. Arbeiten Sie daran, sie anzusprechen, bevor sich weitere Kommunikationsprobleme aufbauen können.

Wenn Sie nach weiteren Tipps zum Thema Kommunikation suchen, lesen Sie 10 effektive Wege, wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern können.

Referenzen

Footnotes (1)

1. books.google.com.ua ↩