30 Executive Assistant-Fähigkeiten, die Sie 2025 für den Erfolg benötigen

Executive Assistants bringen einen großen Mehrwert in den Arbeitsalltag ein. Als Allround-Talente und Kommunikationsbrücke sehen wir uns an, warum sie für den Erfolg unerlässlich sind.

Wenn Sie ein Executive Assistant sind, haben Sie einen harten Job. Von Ihnen wird oft erwartet, dass Sie ein Tausendsassa sind und gleichzeitig als Kommunikationsbrücke zwischen Ihrem Chef und dem Rest der Organisation oder den Kunden fungieren.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf den Wert, den Executive Assistants am Arbeitsplatz einbringen, sowie auf die Hard- und Soft Skills, die für den Erfolg erforderlich sind.

Was ist ein Executive Assistant?

Ein Executive Assistant spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg einer Führungskraft oder einer Gruppe von Führungskräften in einer Organisation. Sie sind in der Regel die erste Kommunikationslinie (manchmal auch Verteidigungslinie) für ihren Chef oder die Führungsebene gegenüber internen und externen Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten. Ihre Rolle umfasst sowohl Hard- als auch Soft Skills, um letztendlich eine Organisation und Unterstützung aufzubauen und aufrechtzuerhalten, die es der Führung ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

In einigen Fällen verwaltet ein Executive Assistant auch den Alltag seines Chefs, was über die Aufgaben im Unternehmen hinausgehen kann. Diese Aufgaben können die Planung persönlicher Termine wie Arztbesuche umfassen. Insgesamt hat ein Executive Assistant tendenziell einen großen Einfluss¹ auf den Erfolg einer Führungskraft und des Unternehmens.

Lassen Sie uns in die Fähigkeiten eintauchen, die für den Erfolg erforderlich sind!

30 Schlüsselkompetenzen für Executive Assistants

Es gibt zwei Kategorien von Fähigkeiten, die einen großartigen Executive Assistant ausmachen. Dazu gehört eine Mischung aus Soft Skills und Hard Skills in Bereichen wie relationaler Intelligenz und Liebe zum Detail.

Soft Skills für Executive Assistants

Soft Skills entscheiden über Ihren Erfolg als Executive Assistant. Sie kennen vielleicht alle Details des Kalendermanagements und der CRM-Systeme. Aber wenn Sie nicht über die relationale Intelligenz oder die Liebe zum Detail verfügen, um bei kritischen Initiativen den Überblick zu behalten, werden sowohl Sie als auch Ihr Chef Schwierigkeiten haben, erfolgreich zu sein.

Hier sind die Soft Skills, die Sie benötigen, um als Executive Assistant an der Spitze zu bleiben.

Liebe zum Detail

Liebe zum Detail ist die Fähigkeit, sich auf Informationen zu konzentrieren, um zu identifizieren, was getan, korrigiert oder ans Licht gebracht werden muss. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, vom großen Ganzen auf die Aktivitäten, Aufgaben oder winzigen Details zu fokussieren, die das große Ganze Wirklichkeit werden lassen. Sie bemerken leicht, was in einer Mitteilung, in einer zwischenmenschlichen Interaktion oder in einer Tabellenkalkulation falsch ist, fehlt oder verwirrend ist.

Wie man Liebe zum Detail entwickelt: Der Aufbau dieser Fähigkeit beinhaltet, den Geist und den physischen Raum von Ablenkungen zu befreien, Routinen zu schaffen und sich auf jeweils eine Sache zu konzentrieren.

Wenn Ihr Chef Ihnen beispielsweise ein Dokument gibt und Sie bittet, es zu lesen und Feedback sowie Korrekturen zu geben, könnten Sie diese nächsten Schritte unternehmen:

• Bringen Sie sich in die richtige Stimmung. Reservieren Sie sich einen Zeitblock, um sich auf das Projekt zu konzentrieren. Schalten Sie Benachrichtigungen für ein paar Minuten aus.
• Folgen Sie einer Checkliste. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, folgen Sie einer vorgefertigten Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie jeden wichtigen Punkt erfassen: Rechtschreibung, korrekte Namen, Zeichensetzung usw.

Profi-Tipp: Erstellen Sie Checklisten für jedes wichtige Projekt, bei dem Liebe zum Detail unerlässlich ist. Verwenden Sie Checklisten für E-Mail-Korrespondenz, Budgets, Präsentationen, Reisevorbereitungen oder jedes andere regelmäßige Projekt, das ähnliche Kontrollen erfordert.

Organisationstalent

Organisationsfähigkeiten umfassen die Fähigkeit, Komplexität zu kategorisieren, Funktionalität zu schaffen und Zeitbeschränkungen zu verstehen, während Erwartungen gemanagt werden. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, Muster zu erkennen und Systeme um Aufgaben, Objekte oder Ideen herum zu bilden.

Wie man Organisationstalent entwickelt: Der Aufbau dieser Fähigkeit beinhaltet das Identifizieren von Mustern, das Entfernen dessen, was Ihren Zielen nicht dient, und den Aufbau von Systemen und Funktionalitäten, um Ihre Ziele zu erreichen.

Nehmen wir an, es gibt eine Reihe von Aufgaben, die Ihr Chef vor Ende des Monats erledigen möchte. Einige Aufgaben können in ihrer Dringlichkeit oder Wichtigkeit variieren, andere erfordern Zusammenarbeit oder zusätzliches Feedback. Vielleicht wählen Sie diesen Ansatz, um Prioritäten zu organisieren:

• Kategorisieren Sie die Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix²: dringend (Leute wollen es jetzt), wichtig (es ist zwingend erforderlich, könnte aber bei Bedarf aufgeschoben werden) und wichtig/dringend (dies ist jetzt kritisch). Wenn es Aufgaben gibt, von denen Sie erkennen, dass sie auf den nächsten Monat verschoben werden können, markieren Sie diese entsprechend.
• Identifizieren Sie, welche dieser Aufgaben die Zustimmung anderer erfordern und welche allein erledigt werden können.
• Listen Sie die Aufgaben basierend auf den Berührungspunkten der Zusammenarbeit und der für jede Aufgabe benötigten Zeit nach dem Zeitaufwand auf.
• Priorisieren Sie Aufgaben in der Kategorie kritisch/dringend mit mehr Zeitbedarf ganz oben und arbeiten Sie sich die Liste hinunter, indem Sie jede Aufgabe im Kalender eintragen.

Diskretion & Vertraulichkeit

Diskretion und Vertraulichkeit betreffen den Umgang mit privaten oder sensiblen Informationen. Während Diskretion die Fähigkeit ist zu verstehen, welche Informationen mit anderen geteilt werden können und welche nicht, ist Vertraulichkeit die Fähigkeit, private Informationen geheim zu halten.

Wie man Diskretion und Vertraulichkeit entwickelt: Der Aufbau dieser Fähigkeit beinhaltet Schritte zur Überprüfung Ihrer Kommunikationsmuster sowie Ihrer Sicherheitseinstellungen. Von einem Executive Assistant werden Diskretion und Vertraulichkeit erwartet. Da der Executive Assistant oft als Verlängerung der Führungskraft oder sogar als deren rechte Hand angesehen wird, wird sein Umgang mit Informationen genauso bewertet, wie man es von der Führungskraft erwarten würde.

• Überprüfen Sie Ihre Kommunikationsmuster. Gespräche mit Freunden oder Kollegen über private Meetings oder Geschäftsentscheidungen Ihres Chefs könnten missbilligt werden, insbesondere bei Angelegenheiten, die den Erfolg des Unternehmens beeinträchtigen könnten. Eine Möglichkeit, sich selbst zu prüfen, besteht darin, sich vorzustellen, was Sie sagen, stünde am nächsten Tag in den Schlagzeilen. Wenn es ein Problem für Sie, Ihren Chef, einen Kunden, einen Mitarbeiter oder das Unternehmen verursachen würde, seien Sie vorsichtig, mit wem Sie darüber sprechen, und entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für Privatsphäre.
• Sichern Sie Ihre Technologie und Dateien. Als Executive Assistant haben Sie wahrscheinlich viel Zugriff auf sensible Informationen in Ihrem Unternehmen und potenziell bei Kunden. Seien Sie sorgfältig und überprüfen Sie Ihre Passwortschutzmaßnahmen für Dateien, Geräte, Konten usw.

Zeitmanagement

Zeitmanagement ist die Fähigkeit, seine Zeit so zu organisieren, dass verschiedene Ziele erreicht werden. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, Grenzen zu setzen und ihre eigenen Grenzen zu erkennen, während sie gleichzeitig die richtigen Erwartungen für sich selbst und andere darüber wecken, wie lange verschiedene Projekte oder Aufgaben dauern werden.

Wie man Zeitmanagement entwickelt: Der Aufbau dieser Fähigkeit beinhaltet das Erkennen von Arbeitsrhythmen und das Meistern von Time-Blocking.

• Erkennen Sie Arbeitsrhythmen. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie morgens am produktivsten sind, während Sie bemerken, dass Ihr Chef nachmittags am effektivsten ist und Meetings und Telefonate am Vormittag bevorzugt.
• Meistern Sie Time-Blocking. Sobald Sie die Arbeitsrhythmen erkannt haben, planen Sie entsprechend. Beispielsweise könnten Sie die Meetings Ihres Chefs am Vormittag entsprechend seinem Rhythmus planen, während Sie sich am Vormittag Zeitblöcke reservieren, um an Reisevorbereitungen zu arbeiten.

Dies sind zwei von vielen schnellen Zeitmanagement-Tipps, die Sie ausprobieren können. Schauen Sie sich unseren Artikel über Zeitmanagement-Strategien an, um noch mehr zu entdecken!

Emotionale & relationale Intelligenz

Emotionale und relationale Intelligenz beinhalten das Bewusstsein dafür, wie man gegenüber anderen auftritt, und die Interaktion mit Empathie, Rücksichtnahme und Bedachtsamkeit. Menschen mit diesen Fähigkeiten sind großartig darin, die Bedürfnisse von Menschen zu erkennen und eine Verbindung herzustellen, die ihnen das Gefühl gibt, geschätzt zu werden.

Wie man emotionale und relationale Intelligenz entwickelt: Um in emotionaler und relationaler Intelligenz zu glänzen, arbeiten Sie an Selbstbewusstsein, Selbstregulierung und Empathie.

Als Executive Assistant beinhaltet Ihre Rolle wahrscheinlich ein ausgeprägtes Bewusstsein für Büropolitik und Unternehmenskultur. In der Interaktion mit Ihrem Chef und anderen werden Sie feststellen, dass sich Menschen oft wohler fühlen, mit Ihnen über Themen zu sprechen, die sie gegenüber der Führungsebene nur ungern ansprechen würden.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Ihre Reaktionen je nach Kontext die Führungsebene widerspiegeln können. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um innezuhalten und das Gehörte zu filtern, bevor Sie darauf eingehen. Es ist okay, Empathie für andere zu zeigen, aber in manchen Fällen ist es am besten, das Gespräch angemessen zu delegieren.

Kommunikation

Bei der Kommunikation geht es darum, durch Zuhören, Beobachten und den Austausch von Ideen, Emotionen oder Informationen eine Verbindung zu anderen herzustellen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, Klarheit zu schaffen, sich in andere einzufühlen und Zustimmung zu generieren, um Dinge voranzubringen.

Wie man Kommunikation entwickelt: Als Executive Assistant bringen Sie nicht nur Ihre eigenen Ideen ein, sondern sprechen oft auch im Namen einer anderen Person. Die Leute verlassen sich darauf, dass Sie eine Erweiterung der Augen, Ohren und der Stimme Ihres Chefs sind. Dies erfordert sowohl Herzlichkeit als auch Kompetenz. Zwei der hilfreichsten Fähigkeiten, die Sie entwickeln können, um Ihre Kommunikation als Executive Assistant zu verbessern, sind gutes Zuhören und der Aufbau von Charisma.

• Gehen Sie nicht von Annahmen aus! Ein guter Zuhörer zu sein bedeutet, Fragen zu stellen, um Klarheit zu gewinnen, und dann die Antworten anderer zu bestätigen, indem man das Verstandene wiederholt.
• Bauen Sie Ihr Charisma auf. Charisma ist eine Mischung aus Herzlichkeit und Kompetenz. Herzliche Menschen werden als freundlich und nahbar wahrgenommen. Kompetente Menschen werden als selbstbewusst und fähig angesehen. Mit mehr Charisma (einer Kombination aus Herzlichkeit und Kompetenz) können Sie größeren Einfluss gewinnen und Dinge schneller voranbringen.

Aktionsschritt: Machen Sie unseren Charisma-Diagnosetest, um zu sehen, wo Sie auf der Charisma-Skala stehen!

Voraussicht (Antizipation)

Voraussicht ist die Fähigkeit, potenzielle Probleme oder Bedürfnisse vorherzusehen, bevor sie auftreten, teils aufgrund vergangener Erfahrungen, aber auch durch scharfe Beobachtung und Überlegung, was in einer gegebenen Situation passieren könnte. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, vorausschauend zu planen, die Vorlieben von Menschen zu lernen und die Details von Worst-Case- und Best-Case-Szenarien zu durchdenken.

Wie man Voraussicht entwickelt: Um in der Antizipation zu glänzen, stellen Sie Fragen, um zukünftige Bedürfnisse zu planen, und machen Sie sich Notizen zu dem, was Sie in verschiedenen Szenarien und Interaktionen beobachten.

Hier sind einige Kategorien, die Ihnen helfen, zukünftige Bedürfnisse vorherzusehen:

• Essen: Vorlieben und Abneigungen, bevorzugte Restaurants für Meetings, beste Essenszeiten usw.
• Reisen: Bevorzugte Fluggesellschaft, Sitzplatzwahl, Mietwagenpräferenzen, Reisezeiten usw.
• Produktivität: Bevorzugte Zeit für den Kontakt mit bestimmten Personen, produktivste Tageszeit usw.

Beratungskompetenz

Gute Ratschläge zu geben ist die Fähigkeit, die beste Vorgehensweise in einer gegebenen Situation zu erkennen und effektiv und mit Empathie zu kommunizieren, wenn man um Feedback oder Unterstützung gebeten wird. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, eine Situation aus verschiedenen Perspektiven zu sehen und das Herz und die Motive der Person zu verstehen, die nach einer Lösung sucht.

Wie man Beratungskompetenz entwickelt: Um darin zu glänzen, Ratschläge oder Rat zu geben, ist zunächst ein tiefes Verständnis erforderlich. Wenn Sie gehört werden wollen, hören Sie zuerst gut zu, um zu verstehen, woher jemand kommt. Manchmal ist es am besten, Rat durch Fragen zu geben.

Zum Beispiel könnte Ihr Chef zu Ihnen kommen und sagen: „Ich weiß nicht, was ich wegen John tun soll. Er schien am Telefon wegen des Vorschlags, den ich ihm geschickt habe, wirklich verärgert zu sein. Warum hat er so reagiert? Was soll ich tun?“ Sie könnten dann mit Fragen antworten, um Ihrem Chef zu helfen, Klarheit zu gewinnen: „Was hat er gesagt? Wie haben Sie reagiert? Hat er heute noch etwas anderes vor? Was könnte an dem Vorschlag verwirrend gewesen sein?“

Recherche

Recherche ist die Fähigkeit, Informationen zu finden, zu identifizieren und zu bewerten, um ein Problem anzugehen oder eine Lösung zu klären. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, Muster in Daten zu erkennen und relevante Details zu identifizieren, die für Klarheit sorgen.

Wie man Recherche-Fähigkeiten entwickelt: Um in der Recherche zu glänzen, lernen Sie, exzellente Notizen zu machen und diese in Kategorien zu organisieren, die Ihrer Entscheidungsfindung dienen. Als Executive Assistant kann Recherche verschiedene Szenarien umfassen, von der Auswahl des besten Restaurants für ein Kundentreffen bis hin zur Untersuchung der Geschichte eines potenziellen Interessenten. Aus Ihren Notizen und der Datenorganisation können Sie dann die besten nächsten Schritte oder Entscheidungen analysieren und identifizieren.

Um zu beginnen, könnten Sie Ihre Notizen und Daten auf verschiedene Weise organisieren, darunter:

• Pro- und Contra-Liste
• Vorteile und Merkmale
• Kosten und Nutzen
• Bewertungen
• Präferenzen
• Feedback

Profi-Tipp: Google-Suchkürzel können besonders hilfreich sein, um gezielt nach Informationen zu suchen.

Entscheidungsfindung

Entscheidungsfindung ist die Fähigkeit, die Vor- und Nachteile sowie verschiedene Perspektiven rund um ein Thema zu bewerten und informierte Schritte in Richtung einer Lösung zu unternehmen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, den Kontext zu berücksichtigen, einen objektiven Standpunkt zu bewahren und anderen zuzuhören, während sie alle ihre Optionen abwägen.

Wie man Entscheidungsfindung entwickelt: Um in der Entscheidungsfindung zu glänzen, ist es wichtig zu lernen, wie man inne hält und evaluiert, bevor man weitermacht. Gute Entscheidungen zu treffen beginnt damit, das Problem zu identifizieren, das Sie lösen wollen, oder das Ziel, das Sie erreichen wollen, Ihre Optionen abzuwägen und die beste Wahl einzugrenzen.

Profi-Tipp: Erwägen Sie, Ihre Auswahlmöglichkeiten zu reduzieren, um bessere Entscheidungen zu treffen. In unserem Artikel über das Überwinden von Entscheidungsparalyse teilt Vanessa Van Edwards mit, dass man letztendlich bessere Entscheidungen trifft, wenn man seine Auswahlmöglichkeiten reduziert. Es gibt so etwas wie zu viele Optionen!

People Skills

People Skills beziehen sich auf die Fähigkeit, auf effektive Weise mit anderen in Kontakt zu treten, und beinhalten eine Kombination von Fähigkeiten, einschließlich Kommunikation, Empathie und emotionaler Intelligenz. Menschen mit diesen Fähigkeiten sind großartig darin, anderen ein angenehmes Gefühl zu geben, in Zusammenarbeit zu arbeiten und das Beste aus anderen herauszuholen.

Wie man People Skills entwickelt: Um in People Skills zu glänzen, arbeiten Sie an Ihrer Präsenz und Ihren Konversationsfähigkeiten. Als Executive Assistant sind Sie oft die erste Person, mit der jemand interagiert, bevor er mit Ihrem Chef in Kontakt tritt. Wie Sie sich präsentieren und mit anderen im Gespräch verbinden, bereitet die Interaktion mit Ihrem Chef gut vor.

• Präsenz handelt davon, wie man auftritt. Und ein guter Auftritt beinhaltet Selbstbewusstsein und Vertrauen. Um Ihr Selbstbewusstsein und Vertrauen zu verbessern, versuchen Sie es mit Meditation und dem Setzen von Grenzen.
• Die Kunst der Konversation ist wie Tanzen lernen (sozusagen). Halten Sie eine Reihe von Standard-Fragen bereit, um mit Menschen ins Gespräch zu kommen und sie kennenzulernen. Ihr Interesse an anderen hilft ihnen, sich von Ihnen interessiert und geschätzt zu fühlen. Überlegen Sie auch, über welche positiven Dinge Sie eine Verbindung herstellen können – spannende Projekte, Familie, Wetter, Feiertage, Reisen, Wochenendpläne usw.

Möchten Sie Ihre Fähigkeit verbessern, die Bedeutung hinter bestimmten Verhaltenssignalen zu erkennen und Menschen besser zu lesen? Schauen Sie sich diese hilfreiche Ressource an!

Einfallsreichtum (Resourcefulness)

Einfallsreichtum ist die Fähigkeit zur Problemlösung und zum Finden von Lösungen unter verschiedenen Einschränkungen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, das Glas als halb voll zu sehen und Möglichkeiten und Gelegenheiten zu erkennen, die direkt vor ihrer Nase liegen könnten.

Wie man Einfallsreichtum entwickelt: Um im Einfallsreichtum zu glänzen, üben Sie, aus begrenzten Ressourcen etwas zu erschaffen, um Ihr Gehirn darauf zu trainieren, Möglichkeiten zu sehen. Als Executive Assistant kann Einfallsreichtum Ihrem Unternehmen letztendlich helfen, langfristig Zeit und Geld zu sparen.

Versuchen Sie, Ihr Gehirn mit diesen kreativen Übungen auf Einfallsreichtum zu trainieren:

• Fordern Sie sich selbst heraus, ein Gourmet-Abendessen nur mit den Dingen zuzubereiten, die Sie heute in Ihrer Speisekammer haben (kein Lebensmitteleinkauf!).
• Fordern Sie sich selbst heraus, ein Gedicht zu schreiben, das durch die Worte Ihrer letzten Textnachricht angeregt wurde.
• Fordern Sie sich selbst heraus, eine Mittagsparty mit 20 $ und all der Kreativität zu planen, die Sie aus dem entwickeln können, was Sie zur Hand haben.

Anpassungsfähigkeit

Anpassungsfähigkeit ist die Fähigkeit, angesichts von Veränderungen flexibel zu sein. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, Verständnis zu suchen, neue Fähigkeiten zu erlernen und neue Wege auszuprobieren, Dinge zu tun, auch wenn sie sich anfangs unangenehm anfühlen.

Wie man Anpassungsfähigkeit entwickelt: Der Aufbau dieser Fähigkeit beinhaltet, seinen Geist für Möglichkeiten zu öffnen, und kann mit dem einfachen Akt beginnen, sich neuen Ideen und Arbeitsweisen auszusetzen. Um Ihren Anpassungsfähigkeitsmuskel zu trainieren, probieren Sie einige dieser Aktivitäten aus:

• Lesen Sie Bücher von Autoren sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Branche.
• Gehen Sie in Filme, die Sie normalerweise nicht ansprechen würden.
• Besuchen Sie Konferenzen oder Workshops, um neue Wege der Dinge zu erkunden.
• Hören Sie Podcasts zu Themen, über die Sie mehr erfahren möchten.
• Vernetzen Sie sich mit Menschen in anderen Branchen und erfahren Sie, wie diese Ihren Job anders machen würden.

Kundenservice

Kundenservice ist die Fähigkeit, sich in Kunden oder Klienten einzufühlen, ihre Bedürfnisse zu verstehen und sie mit relevanten Lösungen anzusprechen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, geduldig zu sein, Fragen zu stellen, zuzuhören, um zu verstehen, und Menschen mit der Unterstützung, die sie suchen, zu beruhigen, selbst wenn es nur darum geht, gehört zu werden.

Wie man Kundenservice-Fähigkeiten entwickelt: Der Aufbau dieser Fähigkeit beginnt mit dem Aufbau Ihrer Geduld und Ihrer Empathie-Muskeln. Um dies zu tun, ist eines der besten Dinge, die Sie tun können, Menschen mit Neugier zu begegnen, selbst wenn sie frustrierend sein mögen.

Nehmen wir zum Beispiel an, jemand ist verärgert, weil er Ihren Chef nicht erreichen konnte. Er ist wütend und lässt es vielleicht sogar an Ihnen aus. Sie spüren, wie Sie vor Frustration erröten und wollen so schnell wie möglich auflegen, aber was wäre, wenn Sie stattdessen versuchen würden, neugierig zu werden? „Ich sehe, dass es Ihnen wirklich wichtig ist, mit X in Kontakt zu treten. Ich weiß, ich kann die Zeit nicht zurückdrehen und die Verzögerung verkürzen, aber können Sie mir von Ihrem Projekt erzählen? Ich bin neugierig, selbst mehr darüber zu erfahren!“

Eigeninitiative

Eigeninitiative ist die Fähigkeit zum Selbstmanagement und zum Ergreifen von Schritten, um antizipierte Bedürfnisse zu erfüllen oder Probleme zu lösen, ohne dazu aufgefordert zu werden. Menschen mit dieser Fähigkeit sind selbstbewusst und verstehen, wie ihre Stärken die übergeordneten Ziele unterstützen können.

Wie man Eigeninitiative entwickelt: Ein guter Executive Assistant tut, was von ihm verlangt wird. Ein großartiger Executive Assistant weiß, was getan werden muss, bevor er gefragt wird. Um diese Fähigkeit aufzubauen, unternehmen Sie Schritte zum Aufbau von Selbstbewusstsein und Selbstmotivation. Beziehen Sie sich zusätzlich auf die Fähigkeit der Antizipation und notieren Sie Beobachtungen darüber, was zur Erreichung der Ziele erforderlich ist.

• Bauen Sie Selbstbewusstsein und Selbstmotivation auf, indem Sie Ihre Erfolge feiern, positiv mit sich selbst sprechen und Fortschritte in Richtung Ihrer Ziele in einem Journal festhalten.
• Achten Sie auf das, was Sie beobachten, und auf die Bedürfnisse von sich selbst und anderen. Zum Beispiel: Wie lange prüft Ihr Chef gerne Vorstandsprotokolle? Welche Führungskräfte sind überzeugender als andere? Schreiben Sie Ihre Beobachtungen an einem Ort auf, den Sie später für Gespräche oder Entscheidungen, die Sie treffen müssen, heranziehen können.

Work-Life-Balance

Work-Life-Balance bedeutet, klare Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu entwickeln. Menschen mit dieser Fähigkeit haben ein gutes Selbstbewusstsein und sind großartig darin, ihre Grenzen zu verstehen und zu wissen, wann sie Nein sagen müssen.

Wie man Work-Life-Balance entwickelt: Der Aufbau einer Work-Life-Balance ist unerlässlich, um Burnout zu vermeiden. Als Executive Assistant ist es wichtig, Ihre Grenzen zu wahren und zu kommunizieren, damit Sie nicht überarbeitet und übermäßig gestresst werden.

Um dies zu tun, kennen Sie Ihre Grenzen und Prioritäten und erkennen Sie an, dass ein Ja zu einer Sache ein Nein zu etwas anderem bedeuten kann. In Ihrer einzigartigen Rolle geht es bei Ihren Grenzen nicht nur um Ihre Einschränkungen; es geht auch um Ihren Chef. Wenn Sie zu einer Sache Ja sagen, sagen Sie nicht nur Nein zu etwas anderem auf Ihrem Tisch. Sie sagen wahrscheinlich Nein zu etwas auf seinem.

Wenn Sie auf solche Situationen stoßen, ist es am besten, Ihre gemeinsamen Prioritäten zu kommunizieren, um zu bestimmen, was unerledigt bleiben muss und was delegiert werden kann. Sie werden beide besser damit fahren!

Hard Skills für Executive Assistants

Das Tolle an Hard Skills ist, dass sie erlernt werden können. Einige von ihnen erfordern Soft Skills, um sie zu meistern, aber im Allgemeinen können Hard Skills für Executive Assistants im Laufe der Zeit entwickelt werden. Schauen wir uns einige der wichtigsten Hard Skills an, nach denen Unternehmen bei einem Executive Assistant suchen.

Telefon- und E-Mail-Korrespondenz

Fähigkeiten in der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz umfassen die Fähigkeit, effektiv mit Klarheit, Professionalität und Charisma zu kommunizieren. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, klare Erwartungen zu wecken, Herzlichkeit und Kompetenz zu zeigen und Menschen zu helfen, sich sicher und wohl zu fühlen.

Auf der technischen Seite verstehen sie, dass professionelle Kommunikation auch einen informierten Umgang mit Grammatik und Struktur, minimalen Einsatz von Sarkasmus und eine Sprache beinhaltet, die Übertreibungen, Unklarheiten oder Füllwörter vermeidet.

Wie man in der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz glänzt: Um in der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz zu glänzen, benötigen Sie Soft Skills in Empathie, Verständnis und Selbstvertrauen, gepaart mit exzellenter Grammatik und Artikulation. Wenn die Leute nicht verstehen, was Sie ihnen mitteilen, werden Sie es mit der Korrespondenz schwer haben.

• Üben Sie das Sprechen mit einer dieser sechs empfohlenen Sprech-Apps.
• Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung oder Programme wie Grammarly, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails grammatikalisch korrekt klingen.

PowerPoint (und andere Präsentationssoftware)

PowerPoint beinhaltet das Erstellen effektiver, visuell ansprechender Präsentationen, die andere informieren oder überzeugen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, die Nuancen einer effektiven Präsentation zu verstehen, einschließlich Layout, Datengrafiken, Schriftarten, Effekte, Übergänge, Anzeigemodi usw.

Wie man in PowerPoint glänzt: Der beste Weg, Ihre Fähigkeiten zur Erstellung von Präsentationen aufzubauen, besteht darin, einfach einzusteigen und damit herumzuspielen. Natürlich gibt es auch viele kostenlose Online-Kurse, die Sie ausprobieren können, um einige Tipps und Tricks zu lernen. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen wollen, möchten Sie vielleicht mit kostenloser Design-Software wie Canva experimentieren, die auch Design-Vorlagen für wunderschöne Präsentationen bietet.

Dateneingabe

Fähigkeiten zur Dateneingabe umfassen die Fähigkeit, detaillierte Informationen mit fokussierter Aufmerksamkeit zu erfassen und sie in ein System oder ein klares Format zu übertragen, das von anderen gut verstanden wird. Menschen mit dieser Fähigkeit sind in der Regel hochfokussierte, organisierte Personen mit ausgeprägter Liebe zum Detail und technischem Wissen in CRM-Systemen, Datenbanken, Textverarbeitungsprogrammen, Excel usw.

Wie man in der Dateneingabe glänzt: Es gibt Online-Kurse, die Sie in Dateneingabe belegen können, aber diese Fähigkeit ergibt sich primär aus der Entwicklung Ihrer Liebe zum Detail, gepaart mit Ihrer Fähigkeit, konzentriert zu bleiben und mit Genauigkeit und Geschwindigkeit zu tippen.

Ihre Kenntnisse des Programms, in das Sie Daten eingeben, werden jedoch wahrscheinlich schwerer wiegen. Erwägen Sie Kurse in Excel, Textverarbeitungsprogrammen oder dem System, das Ihr Unternehmen oder das Unternehmen, für das Sie arbeiten möchten, verwendet. Einige der beliebtesten Datenbanken sind Oracle, MySQL und SQL Server.

Technologie für Zeitmanagement

Zeitmanagement-Fähigkeiten umfassen die Fähigkeit, Ziele, Beziehungen und Erwartungen zu organisieren und zu priorisieren. Auf der technischen Seite können Zeitmanagement-Fähigkeiten Kenntnisse über verschiedene Kalenderplanungs- und Projektmanagementsysteme beinhalten.

Wie man im Kalender- und Zeitmanagement glänzt: Der Aufbau Ihrer Zeitmanagement-Fähigkeiten erfordert Ausprobieren, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert. Darüber hinaus ist Zeitmanagement eine jener Fähigkeiten, die leicht in die Kategorie der Soft Skills fallen könnten und andere Fähigkeiten wie Zielsetzung und Erwartungsmanagement berücksichtigen sollten. Programme, mit denen Sie sich vertraut machen sollten, sind Google Kalender, Outlook Kalender oder welches Kalenderprogramm auch immer in Ihrem Unternehmen verwendet wird.

Zur Inspiration gibt es viele kostenlose und kostenpflichtige Online-Kurse und Artikel, die Sie sich ansehen können, um herauszufinden, wie andere ihre Zeit managen, einschließlich unserer eigenen!

Reiseunterstützung & Reiseplanmanagement

Fähigkeiten in der Reiseunterstützung und im Reiseplanmanagement umfassen die Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, Zeit zu managen, Erwartungen zu jonglieren, klar zu kommunizieren und zu verhandeln. Menschen mit dieser Fähigkeit haben in der Regel ein großes Verständnis für die Reisebranche, einschließlich der Nuancen zwischen verschiedenen Reiseanbietern (Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagen usw.). Darüber hinaus sind sie großartige Problemlöser und neigen dazu, bei Bedarf Plan B- oder C-Optionen vorauszusehen.

Wie man in der Reiseunterstützung und im Reiseplanmanagement glänzt: Der Aufbau Ihrer Fähigkeiten in diesem Bereich beinhaltet eine Mischung aus Erfahrung durch Ausprobieren und Exposition. Dazu gehört die Recherche und das Vertrautmachen mit Reisetrends, Anbieterfunktionen und Optionen. Machen Sie sich unterwegs Notizen zu Vorlieben und Vergünstigungen, und Sie werden zu einer gefragten Ressource für Reiseunterstützung.

Wenn Sie Reiserouten planen, ist es auch von Vorteil, sich „Was-wäre-wenn“-Szenarien auszudenken, falls die Dinge nicht nach Plan laufen. Reisen können aufgrund des Wetters und anderer unvorhergesehener Faktoren unvorhersehbar sein, daher ist es am besten, diese Szenarien vorauszusehen und vorbereitet zu sein.

Budgetierung & Buchhaltung

Fähigkeiten in Budgetierung und Buchhaltung beinhalten die Fähigkeit, Finanzinformationen zu verarbeiten, organisiert zu bleiben und saubere Aufzeichnungen zu führen. Menschen mit diesen Fähigkeiten sind typischerweise gut mit Zahlen und haben eine Liebe zum Detail.

Wie man in Budgetierung und Buchhaltung glänzt: Wenn Sie keinen Buchhaltungsabschluss haben, keine Angst. Budgetierung und Buchhaltung sind Fähigkeiten, die ohne Vorkenntnisse in der Buchhaltung erlernt werden können. Es gibt viele kostenlose und kostenpflichtige Online-Kurse, die Ihnen helfen zu entdecken, wie man budgetiert. Darüber hinaus gibt es auch kostenlose und kostenpflichtige Online-Kurse in Buchhaltung.

Projektmanagement

Projektmanagement-Fähigkeiten beinhalten die Fähigkeit, ein Projekt von Anfang bis Ende zu organisieren und zum Abschluss zu bringen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig in Zeitmanagement, Zusammenarbeit, Budgetplanung, Antizipation von Bedürfnissen und Kommunikation.

Wie man im Projektmanagement glänzt: Dies ist eine sehr gefragte Fähigkeit, und glücklicherweise gibt es viele kostenlose und kostenpflichtige Online-Kurse, die Sie im Projektmanagement belegen können. Darüber hinaus wird empfohlen, sich mit einigen der beliebtesten Projektmanagement-Softwares vertraut zu machen, darunter Programme wie Monday, Smartsheet, Jira, Wrike und Asana.

Finanzberichterstattung

Fähigkeiten in der Finanzberichterstattung beinhalten die Fähigkeit, Finanzinformationen zu nehmen und sie in ein Format zu bringen, das ein klares Bild davon vermittelt, was die Zahlen aussagen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, Muster in Zahlen zu erkennen, Grafiken zu erstellen und die Sprache der Finanzen und Buchhaltung zu verstehen.

Wie man in der Finanzberichterstattung glänzt: Der Aufbau dieser Fähigkeit erfordert ein Verständnis von Buchhaltung und Finanzen, da es darum geht, Finanzdaten zu identifizieren und zu analysieren, um sie Führungskräften und Stakeholdern zu präsentieren. Es gibt mehrere Kurse, die Sie belegen können, um diese Fähigkeit zu erwerben.

Beachten Sie, dass diese Fähigkeit ein Pluspunkt in einem Lebenslauf für einen Executive Assistant ist und möglicherweise keine Voraussetzung darstellt. Im Allgemeinen liegt die Finanzberichterstattung in der Verantwortung der Buchhaltungsabteilung, aber es kann für Executive Assistants hilfreich sein, über gewisse Kenntnisse und Hintergründe in diesem Bereich zu verfügen.

Protokollführung (Meeting Minutes)

Fähigkeiten in der Protokollführung beinhalten die Fähigkeit, aufmerksam zuzuhören, sich auf den Kontext zu konzentrieren, wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte zu erfassen und diese klar in schriftlicher Form zu kommunizieren. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, scharfe Beobachtungen zu machen, Liebe zum Detail zu zeigen, objektiv und unvoreingenommen zu bleiben und klärende Fragen zu stellen.

Wie man in der Protokollführung glänzt: Um diese Fähigkeit aufzubauen, ist es wichtig, die Soft Skill der Liebe zum Detail und des Fokus zu besitzen. Dies ist eine aktive Rolle, die volle Aufmerksamkeit erfordert. Es gibt Online-Kurse, die Sie belegen können, um diese Fähigkeit zu meistern, aber die Grundlagen für effektive Sitzungsprotokolle beinhalten das Notieren von:

• Sitzungsteilnehmern
• Datum und Uhrzeit
• Zweck der Sitzung
• Ankündigungen
• Getroffene Entscheidungen
• Zu ergreifende Maßnahmen
• Follow-up-Punkte
• Vereinbarte Verantwortlichkeiten

Eventplanung

Fähigkeiten in der Eventplanung beinhalten das Management von Zeit, Erwartungen und Beziehungen, während Pläne und Änderungen oft spontan kommuniziert werden müssen. Menschen mit dieser Fähigkeit sind großartig darin, verschiedene Anforderungen gleichzeitig zu jonglieren, sei es von Lieferanten, Stakeholdern oder Gästen, und wissen, wie man delegiert, verhandelt und unter Druck ruhig bleibt.

Wie man in der Eventplanung glänzt: Da diese Fähigkeit das Jonglieren mehrerer Anforderungen gleichzeitig erfordert, oft unter Druck, könnten Sie versuchen, diese Fähigkeit aufzubauen, indem Sie sich sowohl in Situationen mit geringerem Risiko als auch in Hochdrucksituationen begeben und sich im Laufe der Zeit steigern. Zum Beispiel könnte ein Kindergeburtstag ein guter Anfang sein. Dann können Sie sich zu anspruchsvolleren Veranstaltungen wie Vorstandssitzungen oder Fundraising-Dinner hocharbeiten.

• Entwickeln Sie ein Moodboard oder ein Thema
• Sammeln Sie Ideen und Inspirationen
• Legen Sie Ihre Ziele, Prioritäten, Ihr Budget und Ihre To-dos fest
• Bestimmen Sie, wer für was verantwortlich sein wird
• Kommunizieren Sie und fordern Sie Aktionen von den notwendigen Parteien an
• Führen Sie gewissenhafte Notizen zu allen Aktionspunkten und Aufgaben
• Nachfassen, nachfassen, nachfassen
• Bleiben Sie auf Abruf, um eventuelle Probleme zu lösen

Achtung: Eventplanung gilt als einer der zehn stressigsten Jobs. Um sich gut aufzustellen, gibt es auch eine Reihe von online verfügbaren Kursen, die Ihnen Tipps und Tricks der Branche vermitteln, um erfolgreiche Events zu planen.

Technologie für Remote- und Präsenz-Meetings

Fähigkeiten in der Technologie für Remote- und Präsenz-Meetings umfassen Kenntnisse über verschiedene Systeme zur Durchführung eines effektiven Meetings, einschließlich Ton, Kamera, Beleuchtung, Internetverbindung, Mikrofone, Bildschirme usw. Menschen mit diesen Fähigkeiten sind großartig darin, die Nuancen hinter der Funktionsweise verschiedener Systeme zu verstehen und Fehler zu beheben, wenn Probleme auftreten.

Wie man in der Technologie für Remote- und Präsenz-Meetings glänzt: Wenn in einem Meeting etwas schiefgeht, sind Sie als Executive Assistant wahrscheinlich die erste Person, an die sich Ihr Chef wendet. Ein Hintergrundwissen darüber, wie alles funktioniert, ist der Schlüssel zur Fehlerbehebung unter Druck.

Der Aufbau Ihrer Technologie-Fähigkeiten ist eine Frage der Auseinandersetzung mit verschiedenen Formen von Technologie, die für die Durchführung eines erfolgreichen Meetings erforderlich sind, und des Erlernens ihrer Funktionsweise durch Ausprobieren und Training. In einigen Fällen können Sie sich mit Ihrer IT-Abteilung in Verbindung setzen, um ein Training am Arbeitsplatz zu erhalten. Ansonsten gibt es Kurse, die Sie zu verschiedenen Geräten belegen können, die hilfreich sein könnten.

Profi-Tipp: Bauen Sie gute Verbindungen zu Ihrer IT- oder Technologieabteilung in Ihrem Unternehmen auf. Sie müssen Ihnen vielleicht irgendwann helfen, den Tag zu retten!

Bürotechnik

Fähigkeiten in der Bürotechnik umfassen Kenntnisse darüber, wie verschiedene Bürogeräte funktionieren, einschließlich Drucker, Scanner, Kameras, Mikrofone, Telefone, Internetmodems, Computer usw. Menschen mit diesen Fähigkeiten sind großartig darin, die Nuancen hinter der Funktionsweise der Geräte zu verstehen und Fehler zu beheben, wenn Probleme auftreten.

Wie man in der Bürotechnik glänzt: Der Aufbau Ihres technologischen Know-hows bei Bürogeräten beinhaltet Exposition, Ausprobieren und Training. In vielen Fällen wird ein Training für Bürogeräte von dem Unternehmen angeboten, bei dem sie gekauft wurden. Fordern Sie unbedingt ein Training an. Falls keines verfügbar ist, suchen Sie nach Online-Kursen oder YouTube-Tutorials zu den Geräten in Ihrem Büro. Natürlich können Sie auch versuchen, ein Training von Ihrer IT- oder Technologieabteilung zu erhalten.

Social Media Management

Social Media Management beinhaltet das Verständnis für den besten Weg, Inhalte auf verschiedenen Plattformen zu kommunizieren, wie man Analysen und Performance liest und wann und wie man mit anderen interagiert. Menschen mit diesen Fähigkeiten bleiben über die neuesten Trends auf dem Laufenden und verstehen, wie man eine Botschaft in verschiedenen Kontexten gut platziert.

Wie man im Social Media Management glänzt: Es kommt nicht ständig vor, aber viele Executive Assistants sind für die Social-Media-Präsenz ihres Chefs verantwortlich. Ein gewisser Hintergrund im Social Media Management ist also hilfreich. Um diese Fähigkeit aufzubauen, gibt es kostenlose und kostenpflichtige Online-Kurse, die Sie belegen können.

Sie können auch damit beginnen, eine Social-Media-Präsenz mit diesen einfachen Tipps zu erstellen:

• Schreiben Sie eine Biografie, die Erfolge hervorhebt
• Bauen Sie eine digitale Präsenz mit großartigen Inhalten auf, die den Menschen einen Mehrwert bieten
• Achten Sie auf Social-Media-Trends
• Vernetzen Sie sich online mit anderen (liken und in Kommentaren interagieren)

Digitales Dateimanagement

Fähigkeiten im Dateimanagement und im digitalen Dateimanagement beinhalten das Organisieren von Informationen in einem klaren System, das das spätere Auffinden der Informationen bei Bedarf erleichtert. Es beinhaltet auch das Sauberhalten von Dateien und das Entfernen nicht mehr benötigter Dateien, die keinem Ziel mehr dienen. Menschen mit diesen Fähigkeiten sind großartig darin, Muster zu erkennen, zu kategorisieren und die Bedürfnisse anderer vorauszusehen, die die Dateien finden müssen.

Wie man im Dateimanagement glänzt: Der Aufbau dieser Fähigkeit kombiniert eine Kombination aus weichen organisatorischen Fähigkeiten in der Kategorisierung und harten Fähigkeiten im Verständnis von Ablagesystemen. Der primäre Weg, im Dateimanagement erfolgreich zu sein, besteht darin, Konsistenz bei der Kategorisierung und Benennung Ihrer Dateien einzuführen. Es sollte ein System sein, das von jedem, der es benutzt, verstanden und übernommen wird, damit die Leute nicht frustriert sind, wenn sie etwas nicht finden können.

Einige der beliebtesten digitalen Ablagesysteme, mit denen Sie sich vertraut machen sollten, sind Google Drive, OneDrive, SharePoint, DocuWare und DropBox.

Fazit: Essenzielle Fähigkeiten für Executive Assistants

Zusammenfassend sollten Sie diese Tipps beachten, um ein erfolgreicher Executive Assistant zu werden:

• Bauen Sie Ihre Soft Skills aus, einschließlich Liebe zum Detail, Organisation, emotionale und relationale Intelligenz, Entscheidungsfindung, Diskretion und Vertraulichkeit, Zeitmanagement, Antizipation, Anpassungsfähigkeit, Eigeninitiative, Kommunikation, kluge Beratung, Recherche, Kundenservice, Einfallsreichtum, People Skills und Work-Life-Balance.
• Bauen Sie Ihre Hard Skills aus, einschließlich Korrespondenz, PowerPoint, Dateneingabe, Zeitmanagement-Technologie, Reiseunterstützung, Protokollführung, Budgetierung und Buchhaltung, Eventplanung, Projektmanagement, Finanzberichterstattung, Meeting-Technologie, Bürotechnik, Social Media Management und digitales Dateimanagement.

Weitere Ideen, wie Sie das Beste aus Ihrer Karriere machen können, finden Sie in unserem Artikel Wie man Spaß bei der Arbeit hat.

Referenzen

Footnotes (2)

1. wsj.com ↩

2. eisenhower.me ↩