Wie man sich in einer E-Mail vorstellt (mit Beispielen!)

Lernen Sie die wichtigsten Tricks und Tools kennen, um sich in einer E-Mail vorzustellen, damit der Empfänger Ihnen antwortet.

Der durchschnittliche Berufstätige verbringt mehr als zwei Stunden am Tag¹ mit der Beantwortung von E-Mails. Wenn Sie sich jemandem in einer E-Mail vorstellen, besteht eine gute Chance, dass die Person diese gar nicht erst öffnet oder sie löscht, bevor sie antwortet. Aber wenn Sie die richtigen Schritte unternehmen, können Sie die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erheblich steigern.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie man eine meisterhafte Vorstellungs-E-Mail schreibt, die dazu beitragen kann, dass die Beziehung positiv beginnt.

Was ist eine E-Mail zur Selbstvorstellung?

Eine E-Mail zur Selbstvorstellung ist eine Möglichkeit, jemanden virtuell kennenzulernen. Betrachten Sie sie als die E-Mail-Version eines Händedrucks, bei dem Sie ein paar Sätze über sich selbst sagen. Oft versenden Menschen Vorstellungs-E-Mails, wenn sie um etwas bitten möchten – um sich für einen Job zu bewerben, eine Dienstleistung anzubieten, Feedback einzuholen usw. Hier ist eine Vorlage für eine typische E-Mail zur Selbstvorstellung:

Betreff: Freut mich, Sie kennenzulernen!

Hallo ___!

Es ist toll, Sie virtuell kennenzulernen. Mein Name ist ___. Ich spezialisiere mich auf / Meine Rolle ist ___.

Ich melde mich bei Ihnen, weil ___.

Mein Ziel ist es, dass wir einen Kaffee trinken / uns auf Zoom treffen / uns auf LinkedIn vernetzen.

Der nächste Schritt ist ___.

Beste Grüße,

Ihr Name

Je nachdem, wen Sie „treffen“, würden Sie wahrscheinlich unterschiedliche Details erwähnen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Teammitglied kennenlernen, erzählen Sie vielleicht ein wenig über Ihre Rolle und wie lange Sie schon im Unternehmen sind. Wenn Sie hingegen einen potenziellen Kunden treffen, konzentrieren Sie sich vielleicht auf das Produkt, das Sie vertreten, und darauf, wie es ihm Ihrer Meinung nach nützen könnte.

Genau wie bei einem persönlichen Treffen sollten Sie die Vorstellung kurz und bündig halten. Sie müssen nicht alles in der ersten Minute sagen – weitere Details können sich im Laufe des Gesprächs ergeben.

Schauen Sie sich unser Video unten an, um 7 Tipps für bessere E-Mails zu erhalten:

Bevor Sie schreiben: Der „Warum sollte mich das interessieren?“-Test

Hier ist eine kurze 9-Schritte-Anleitung für die Vorstellung per E-Mail.

1. Suchen Sie nach einer Verbindung; fragen Sie nicht nur nach etwas.
2. Gestalten Sie die Betreffzeile klar.
3. Geben Sie mit einer freundlichen E-Mail-Begrüßung den Ton an.
4. Beginnen Sie mit einem ehrlichen Kompliment.
5. Seien Sie klar und direkt bezüglich Ihres Anliegens.
6. Teilen Sie etwas Wertvolles.
7. Geben Sie eine (nicht aufdringliche) Handlungsaufforderung (Call to Action).
8. Enden Sie mit einer angenehmen Grußformel.
9. Lesen Sie die E-Mail immer Korrektur.

Bevor Sie schreiben: Der „Warum sollte mich das interessieren?“-Test

Seien wir ehrlich: Der schwierigste Teil einer Vorstellungs-E-Mail ist das Klicken auf „Senden“.

Sie haben Angst, dass Sie wie ein Verkäufer klingen, bedürftig wirken oder einfach nur nerven. Sie bitten einen Fremden um seine wertvollste Ressource: seine Zeit.

Und der Posteingang dieses Fremden? Das ist keine einladende „Willkommen“-Matte. Es ist eine Festung, die von einer gestressten, überarbeiteten Person verteidigt wird, deren Standardeinstellung „Löschen“ ist. Ihre E-Mail ist ein Eindringling, bis das Gegenteil bewiesen ist.

Ihre einzige Aufgabe in den ersten zwei Sätzen besteht darin, die stumme, skeptische Frage des Empfängers zu beantworten: „Warum sollte mich das interessieren?“

Dies ist das psychologische Merkmal, das eine gute E-Mail von einer gelöschten unterscheidet. Die Person, die nur um etwas bittet (Ihr Beispiel für eine „generische E-Mail“), wird als Nehmer wahrgenommen. Die Person, die zuerst etwas gibt – ein ehrliches Kompliment, eine nützliche Erkenntnis, eine relevante Ressource – wird als Geber wahrgenommen.

Deshalb sind Tipp Nr. 1 („Verbindung aufbauen“) und Tipp Nr. 6 („Wert teilen“) so entscheidend. Das sind nicht nur „nette Ergänzungen“. Sie sind die gesamte Strategie.

Bevor Sie ein einziges Wort schreiben, fragen Sie sich:

• „Was gebe ich in dieser E-Mail?“ (Ein spezifisches, ehrliches Kompliment? Einen nützlichen Link? Eine Empfehlung?)
• „Wie habe ich sichergestellt, dass dies zu 100 % keine generische Vorlage ist?“
• „Wie habe ich die ‚Bitte‘ so einfach und reibungslos wie möglich gestaltet?“

Wenn es in Ihrer E-Mail nur um Sie und Ihre Bedürfnisse geht, haben Sie den Test bereits nicht bestanden. Das Ziel ist nicht, Wert zu nehmen, sondern zu beweisen, dass Sie eine wertvolle Person für eine Vernetzung sind.

10 Tipps für das Schreiben einer großartigen Vorstellungs-E-Mail

Sich vorzustellen kann stressig sein, egal in welchem Kontext. Ein schöner Aspekt dabei, dies per E-Mail zu tun, ist, dass Sie sich die Zeit nehmen können, den Text so oft wie nötig zu lesen und zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass er genau so klingt, wie Sie es sich vorstellen.

Nutzen Sie die E-Mail, um Ihre Kompetenz und Ihr Charisma zu demonstrieren (ja, man kann auch per E-Mail Ausstrahlung zeigen!), selbst wenn Sie sich wie Anne Hathaway fühlen, als sie in Der Teufel trägt Prada zum ersten Mal das Büro betritt.

#1 Bauen Sie eine Verbindung auf; fragen Sie nicht nur nach etwas

Dies ist eine Einstellung, aus der heraus man schreibt. Die restlichen Tipps sind praktischer Natur, aber wenn Sie die E-Mail mit dem Ziel angehen, eine Verbindung zu einer neuen Person aufzubauen, ist es wahrscheinlicher, dass sie sich für Sie beide gut anfühlt und in Zukunft gegenseitige Früchte trägt.

Ich habe schon viele E-Mails von Leuten erhalten, die meinen Namen einfach in eine vorgefertigte Vorlage kopiert haben. Wenn ich solche E-Mails bekomme, wirken sie unaufrichtig und unprofessionell. Als ob die andere Person nur etwas von mir will.

Schreiben Sie keine E-Mails dieser Art! Gehen Sie von einem Punkt der Verbindung aus.

Eine generische E-Mail, die man vermeiden sollte, könnte so aussehen:

„Hallo Mike! Ich bin auf Ihre Website gestoßen und fand Ihre Inhalte toll. Meinen Sie, ich könnte vielleicht einen Gastbeitrag schreiben?“

Eine persönlichere E-Mail könnte so aussehen:

„Hallo Mike! Ich habe gerade Ihren Artikel über die Bedeutung der Liebe gelesen und war wirklich beeindruckt! Besonders Ihre Ausführungen zu den griechischen Vorstellungen von Liebe haben mir viel Stoff zum Nachdenken gegeben. Ich schreibe tatsächlich gerne über ähnliche Themen und habe mich gefragt, ob Sie Gastbeiträge auf Ihrer Seite akzeptieren?“

Kommen wir nun zu einigen spezifischeren Tipps.

#2 Gestalten Sie den Betreff spezifisch

Nur 21,5 % aller E-Mails² werden geöffnet. Daher ist eine gute Betreffzeile entscheidend!

Der Betreff Ihrer E-Mail sollte dem Empfänger eine gute Vorstellung davon geben, was ihn beim Lesen erwartet. Er sollte außerdem relativ prägnant sein. Über 40 % der E-Mails³ werden auf mobilen Geräten gelesen, und es hilft dem Leser, wenn er die gesamte Betreffzeile sehen kann.

Hier sind ein paar verschiedene Betreffzeilen, die Sie für eine Vorstellungs-E-Mail verwenden können:

• Hallo von Ihr Name bei [Unternehmensname]
• Grüße von einem Studenten aus dem Kurs Englisch 201
• Vorstellung: [Person eins] für [Person zwei]
• Bestätigung von Zeit und Ort unseres Vorstellungsgesprächs

Profi-Tipp: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen fesselnden Betreff zu formulieren, warten Sie bis ganz zum Schluss. Schreiben Sie zuerst den Text der E-Mail, lesen Sie ihn durch und überlegen Sie, was der Kerninhalt Ihrer E-Mail ist.

Und da haben Sie ihn – Ihren E-Mail-Betreff!

#3 Geben Sie mit Ihrer E-Mail-Begrüßung den Ton an

Der erste Satz gibt den Ton für Ihre E-Mail-Korrespondenz vor. Bei einer Vorstellungs-E-Mail ist es am besten, eher formell zu sein. Dies ist eine Möglichkeit, Respekt zu zeigen und einen hervorragenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn möglich, versuchen Sie, ein kleines positives Wort einzubauen. Dies leitet die E-Mail mit etwas Optimismus ein.

Hier sind einige E-Mail-Begrüßungen, die Sie verwenden können:

• Es freut mich, Sie kennenzulernen, [Name],
• Guten Morgen / Guten Tag / Guten Abend,
• Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlbehalten,
• Einen schönen Montag, [Name]
• [Name des gemeinsamen Kontakts] hat mir Ihre Kontaktdaten gegeben und mir empfohlen, mich bei Ihnen zu melden.

#4 Beginnen Sie mit ehrlichen Komplimenten

Obwohl Sie so schnell wie möglich zum Punkt kommen sollten (worauf wir im nächsten Tipp eingehen), kann es hilfreich sein, mit einer ehrlichen Wertschätzung für die Arbeit der anderen Person zu beginnen.

Vielleicht hat Sie ein Blogbeitrag angesprochen, den die Person geschrieben hat, oder Sie bewundern schon lange ihre Marketingkampagnen.

Ein persönlicher Einstieg kann von Anfang an Vertrauen und eine gute Beziehung aufbauen. Wenn es gut gemacht ist, wird der Empfänger offener für den Rest Ihrer E-Mail sein.

Aber seien Sie vorsichtig: Wenn Sie ein generisches oder unaufrichtiges Kompliment senden, könnten Sie als schmierig wahrgenommen werden, was dazu führen kann, dass der Empfänger eine Abwehrhaltung einnimmt.

Hier sind einige Beispiele für ehrliche Komplimente, die funktionieren:

Sehr geehrter Steve,

zunächst möchte ich mich bedanken. Ich habe letztes Jahr an Ihrem Online-Kurs „Amplify“ teilgenommen, und er hat meine Denkweise über Kreativität und Produktivität komplett verändert. Ich habe ihn bereits mehreren Freunden empfohlen.

Hier ist ein weiteres:

Sehr geehrte Tanya,

ich war BEGEISTERT von Ihrem letzten Webinar zum Thema Verhandlung. Ich hatte ungelogen 5 oder 6 Aha-Momente. Deshalb wollte ich mich für die Arbeit bedanken, die Sie leisten, und Ihnen bestätigen, welchen positiven Einfluss Sie haben.

Profi-Tipp: Wenn Sie die Arbeit dieser Person bereits kennen, teilen Sie eine spezifische Art und Weise mit, wie sie Sie beeinflusst hat.

Wenn Sie ihre Arbeit noch nicht kennen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um online über sie zu recherchieren, bevor Sie Ihre E-Mail senden, und machen Sie dann ein Kompliment, das spezifisch und ehrlich genug ist, um zu zeigen, dass Sie sich tatsächlich mit dem beschäftigt haben, was die Person veröffentlicht hat.

#5 Seien Sie klar und direkt bezüglich Ihres Anliegens

Lassen Sie sich von der BLUF-Methode (Bottom Line Up Front) inspirieren, so wie Militärangehörige kommunizieren.

Nur sehr wenige Menschen werden eine 2.000 Wörter lange Vorstellungs-E-Mail gründlich lesen. Im besten Fall überfliegen sie sie, aber je nachdem, wie beschäftigt sie sind, haben sie vielleicht nicht einmal dafür Zeit. Das Schreiben einer prägnanten E-Mail zeigt Ihren Respekt für deren Zeit.

Versuchen Sie, die E-Mail auf maximal zwei oder drei Absätze zu beschränken. Und nennen Sie den Zweck der E-Mail so früh wie möglich. In manchen Fällen geschieht dies direkt nach der Begrüßung, in anderen Fällen möchten Sie vielleicht erst mit ein oder zwei Sätzen eine Beziehung aufbauen.

Hier sind einige Kommunikationspraktiken, die nicht der BLUF-Methode entsprechen, und wie Sie sie umwandeln können, um die Kommunikation zu stärken.

Nicht so: „Hallo Dan, ich habe eine kurze Frage. Hast du eine Minute Zeit?“

Nicht so: „Hallo Dan, könntest du mir die Forschungsergebnisse schicken, die du heute im Meeting zitiert hast?“

Sondern so: „Hallo Dan, ich habe mich gefragt, ob du bereit wärst, die Forschungsergebnisse zu ABC zu teilen, die du heute im Meeting zitiert hast. Ich denke, sie wären hilfreich für ein Projekt zu XYZ, an dem ich gerade arbeite.“

Warum hat das geholfen? Im ersten Fall verursachen Sie zusätzliche Arbeit für sich und den Empfänger, da eine weitere Kommunikation erforderlich ist. Dan kann unmöglich wissen, ob Ihre Frage wirklich kurz ist oder ob Sie ihn am Ende 30 Minuten lang aufhalten.

Die zweite Option ist besser, aber immer noch nicht ideal. Dan weiß nicht, warum Sie nach den Forschungsergebnissen fragen, daher könnte er verwirrt sein und Ihnen die falschen Dateien schicken.

Die dritte Option ist die stärkste. Beachten Sie, wie sie mit der Bitte beginnt, gefolgt von etwas Kontext, und dabei kurz und bündig bleibt!

Nicht so: „Hallo Anne, Jaimie und ich haben heute früher über dich gesprochen und uns gefragt, ob du in Erwägung ziehen würdest, bei einem Kuchenverkauf zu helfen, den wir für nächste Woche planen. Der Erlös würde Flüchtlingen zugutekommen.“

Sondern so: „Hallo Anne, hättest du Lust, nächsten Samstag von 15 bis 17 Uhr an einem Kuchenverkauf teilzunehmen? Der gesamte Erlös geht an die Unterstützung von Flüchtlingsfamilien bei der Eingewöhnung in den USA. Wenn du bereit bist, könnten wir ein paar glutenfreie Desserts gebrauchen.“

Warum hat das geholfen? Beachten Sie, dass Anne im ersten Fall bis zum Ende der Nachricht nicht wüsste, wovon Sie sprechen – die Tatsache, dass Sie und Jaimie über sie gesprochen haben, ist für das Endziel der Korrespondenz ziemlich irrelevant.

Die zweite Nachricht gibt ihr alle Informationen, die sie benötigt – Datum, Uhrzeit und die Art der Backwaren, die sie mitbringen soll. Sie könnte auf diese Nachricht mit einem definitiven Ja oder Nein antworten.

#6 Teilen Sie Wertvolles

Wenn Sie dies auf eine Weise tun können, die nicht erzwungen wirkt, sollten Sie in Erwägung ziehen, dem Empfänger etwas Wertvolles zu senden.

Dafür gibt es einige gute Gründe:

1. Um die andere Person zu unterstützen. Großzügig zu sein ist immer eine gute Idee. Wenn Sie etwas teilen können, das einer anderen Person nützen könnte (sei es in dieser E-Mail oder in einer anderen!), warum nicht?
2. Das Reziprozitätsprinzip⁴. Dies ist eine psychologische Beobachtung, die besagt, dass wir uns verpflichtet fühlen, etwas zurückzugeben, wenn wir etwas von einer anderen Person erhalten (selbst wenn wir das Geschenk gar nicht wollten).
3. Es zeigt Ihre Großzügigkeit. Etwas Wertvolles in einer Kaltakquise-E-Mail anzubieten, zeigt, dass die Interaktion nicht nur einseitig ist. Es zeigt, dass Sie nicht nur Hilfe suchen, sondern auch bereit sind, im Gegenzug etwas zu bieten.
4. Es hebt Ihre E-Mail ab. Eine Kaltakquise-E-Mail, die etwas Wertvolles bietet, sticht in einem überfüllten Posteingang hervor. Es zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und wirklich an einer sinnvollen Verbindung interessiert sind, anstatt nur um einen Gefallen zu bitten.

In diesem Sinne sind hier ein paar Dinge, die Sie in Betracht ziehen könnten zu senden:

• Branchenerkenntnisse: Teilen Sie eine aktuelle Studie, einen Artikel oder einen Trendbericht, der für die Branche oder das Interessengebiet des Empfängers relevant ist. Stellen Sie sicher, dass es etwas ist, auf das er vielleicht noch nicht gestoßen ist.
• Hilfreiche Tools: Wenn Sie ein Tool, eine App oder eine Ressource kennen, die seiner Arbeit nützen könnte, erwähnen Sie sie. Aber senden Sie nichts, wovon er wahrscheinlich schon gehört hat.
• Bieten Sie eine Empfehlung an: Wenn Sie einen Kontakt haben, von dem Sie glauben, dass beide Parteien davon profitieren könnten, sich kennenzulernen, versuchen Sie, die beiden Personen zu vernetzen (natürlich nur, wenn Ihr anderer Kontakt bereits zugestimmt hat).
• Bewerten Sie sein Buch auf Amazon: Sie könnten so etwas versuchen wie: „Übrigens, ich fand Ihr Buch toll und habe mich gefreut, ihm die verdiente 5-Sterne-Bewertung auf Amazon zu geben.“

Wenn Sie dem Empfänger in Ihrer E-Mail etwas Wertvolles senden, tun Sie dies ohne Bedingungen.

Wenn Sie sich entscheiden, etwas zu senden, stellen Sie sicher, dass es sich wie ein natürlicher Teil des Gesprächs anfühlt und nicht wie ein erzwungenes Anhängsel. Sie möchten nicht, dass es sich wie ein Tauschgeschäft anfühlt, bei dem Sie nur dann etwas Nettes tun, wenn der Empfänger zuerst Ihre Bitte erfüllt.

Stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, ihm einen Mehrwert zu bieten, unabhängig davon, ob er Ihnen etwas zurückgibt oder nicht.

#7 Geben Sie eine (nicht aufdringliche) Handlungsaufforderung

Wenn Sie Ihre E-Mail mit einer klaren Handlungsaufforderung (CTA) beenden, kann dies dem Empfänger helfen, die gewünschte Antwort zu geben.

Je klarer Sie formulieren, was Sie als Antwort erwarten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie diese erhalten! Ohne einen CTA wird Ihre E-Mail zwar vielleicht gut aufgenommen, führt aber möglicherweise nicht zu einer Handlung.

Ein guter CTA ist spezifisch und einfach zu befolgen. Er könnte so einfach sein wie die Bitte um eine kurze Antwort, die Vereinbarung eines Telefonats oder die Bitte um Feedback zu einer bestimmten Frage.

Achten Sie aber darauf, mit Ihrem CTA nicht aufdringlich zu sein! Sie möchten nicht fordernd oder anspruchsvoll wirken.

Profi-Tipp: Versuchen Sie, Ihren CTA eher als Vorschlag oder Einladung denn als Forderung zu formulieren. Verwenden Sie Formulierungen wie:

• „Ich würde mich über Ihre Gedanken zu … freuen.“
• „Wären Sie offen für …“
• „Es wäre mir eine Ehre, wenn …“

#8 Enden Sie mit einer einprägsamen Grußformel

Während die E-Mail-Begrüßung den Ton des Gesprächs angibt, bestimmt die Grußformel den abschließenden Eindruck, den Sie beim Empfänger hinterlassen.

„Ein Rennen ist erst gewonnen, wenn es vorbei ist.“

— Niki Lauda

Schreiben Sie also keinen großartigen Brief, um ihn im letzten Moment scheitern zu lassen!

Probieren Sie einen professionellen Abschluss aus der folgenden Liste für Ihre E-Mail aus:

• Vielen Dank,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Herzliche Grüße,
• Ich wünsche Ihnen eine schöne restliche Woche,
• Mit Dankbarkeit,
• Beste Grüße,
• Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Fragen zu [im Text besprochenes Thema] haben,
• Genießen Sie das verschneite Wochenende!

Für professionellere Vorstellungs-E-Mails fügen Sie am Ende der E-Mail Ihre Kontaktinformationen, Ihren LinkedIn-Link und Ihre Berufsbezeichnung hinzu.

Hier ist eine Vorlage, die Sie verwenden können, um eine umfassende E-Mail-Signatur zu erstellen:

[Grußformel],

[Ihr vollständiger Name]

[Berufsbezeichnung], [Unternehmensname]

[Telefonnummer]

[LinkedIn-Link]

[Persönliche Portfolio-Website – falls relevant]

#9 Vor dem Senden Korrektur lesen!

Bevor Sie auf Senden klicken, nehmen Sie sich immer einen Moment Zeit, um das Geschriebene noch einmal zu lesen und die Rechtschreibung zu prüfen. Wir alle machen Fehler! Wenn Sie die E-Mail noch einmal durchlesen, können Sie Tippfehler oder andere Fehler korrigieren.

Das Versenden einer E-Mail mit Tippfehlern, Grammatikfehlern oder (was vielleicht am schlimmsten ist) einem falsch geschriebenen Namen kann Ihrer Glaubwürdigkeit schaden oder den Empfänger beleidigen.

Profi-Tipp: Lesen Sie Ihre E-Mail laut vor. Das kann Ihnen helfen, kleine Fehler zu bemerken, die Ihnen beim bloßen Lesen im Kopf entgehen könnten. Wenn Sie technisch versierter sind, können Sie eine Rechtschreibprüfung wie Grammarly herunterladen, um Ihre Fehler in Echtzeit zu korrigieren.

Zusätzlicher Profi-Tipp: Wenn die E-Mail nicht sofort raus muss, warten Sie ein oder zwei Stunden nach dem Schreiben, bevor Sie sie erneut lesen. Manchmal helfen frische Augen dabei, kleine Fehler zu bemerken, die sonst durchrutschen würden.

#10 Wenn es beim ersten Mal nicht klappt, versuchen Sie es noch einmal!

Wenn Sie auf Ihre E-Mail keine Antwort erhalten, scheuen Sie sich nicht, nachzufassen!

Schließlich erhalten die meisten Angestellten in Unternehmen über 120 E-Mails pro Tag⁵. Es ist also möglich, dass Ihre Nachricht einfach untergegangen ist.

Ein Follow-up dient als sanfte Erinnerung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail gelesen und beantwortet wird.

Und falls die Person Ihre erste E-Mail gelesen hat, aber nicht beeindruckt war, kann Ihr Follow-up Beharrlichkeit zeigen und Ihnen eine weitere Chance geben, Ihr Anliegen vorzubringen.

Wenn Sie ein Follow-up senden, warten Sie mindestens eine Woche. Planen Sie mehr Zeit ein, wenn Feiertage dazwischenliegen.

Beachten Sie beim Schreiben einer Follow-up-E-Mail diese Tipps:

• Beziehen Sie sich höflich auf Ihre erste E-Mail: „Letzte Woche erwähnte ich …“
• Fügen Sie eine neue Information hinzu, die in der ersten E-Mail nicht enthalten war.
• Fassen Sie sich kurz!
• Nennen Sie Ihre Handlungsaufforderung erneut.
• Schließen Sie mit einer positiven, nicht aufdringlichen Note wie: „Ich hoffe, wir können uns bald vernetzen“ oder „Ich halte die Tür für eine zukünftige Kommunikation offen.“

Bonus #11 Berufliche Weiterentwicklung

Das Versenden einer guten Vorstellungs-E-Mail ist eine Schlüsselkompetenz in Ihrem beruflichen Werkzeugkasten. Und wenn Sie weitere Fähigkeiten kultivieren und Ihre Karriere vorantreiben möchten, könnte Ihnen dieses kostenlose Training zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung gefallen.

Bonus #12 Machen Sie Ihre Betreffzeile zu einem „Muss-man-öffnen“ (nicht zu einem „Muss-man-löschen“)

Der Beitrag hat recht: Nur 21,5 % der E-Mails werden geöffnet. Das ist kein „Die Leute sind beschäftigt“-Problem; es ist ein „Ihre Betreffzeile ist langweilig“-Problem.

Ihre Betreffzeile ist der Filmtrailer, das Buchcover und der erste Händedruck in einem. Ihre einzige Aufgabe ist es, den Empfänger dazu zu bringen, die E-Mail zu öffnen. „Freut mich, Sie kennenzulernen!“ (aus der Vorlage oben) ist nett, aber schwach. Es verspricht keinen Mehrwert.

Eine großartige Betreffzeile ist spezifisch, persönlich und verspricht einen Mehrwert. Sie respektiert den Leser, indem sie ihm genau sagt, warum Sie in seinem Posteingang sind.

Hier sind über 15 Betreffzeilen, die Sie anpassen können, unterteilt nach Kategorien.

Wenn Sie einen gemeinsamen Kontakt haben (Der beste Einstieg)

Dies ist Ihre Eintrittskarte. Setzen Sie den Namen direkt in den Betreff.

• Betreff: [Name des gemeinsamen Kontakts] hat mir empfohlen, mich bei Ihnen zu melden
• Betreff: Kollege von [Name des gemeinsamen Kontakts] – [Ihr Thema]
• Betreff: Vorstellung durch [Gemeinsamer Kontakt] bei [Dessen Unternehmen]

Für ein ehrliches Kompliment / Mehrwert

Dies ist mein bevorzugter Stil für Kaltakquise-E-Mails. Er beginnt mit Geben, nicht mit Nehmen.

• Betreff: Ich fand Ihren Artikel über [Thema] toll
• Betreff: Ein Gedanke zu Ihrem [Podcast/Projekt]
• Betreff: Ihre Arbeit zu [Spezifisches Thema] & eine kurze Frage
• Betreff: Großer Fan von [Dessen Unternehmen/Arbeit]

Für eine Bewerbung / Networking

Klarheit und Professionalität sind hier der Schlüssel.

• Betreff: Empfehlung für [Jobtitel] von [Name des Empfehlenden]
• Betreff: Interesse an der Position [Jobtitel] – Ihr Name
• Betreff: Experte aus [Ihre Branche] bittet um Rat (10 Min.?)
• Betreff: Absolvent der [Ihre Schule] – Frage zu [Dessen Unternehmen]

Für ein Verkaufsgespräch / Angebot Ihrer Dienstleistung

Sie müssen mit einem Mehrwert oder einem spezifischen, relevanten Punkt einsteigen.

• Betreff: Eine Idee für [Projekt/Ziel des Unternehmens]
• Betreff: [Dessen Unternehmen] + [Ihr Unternehmen] =?
• Betreff: 10-minütiger Chat über die Verbesserung Ihrer [Spezifische Kennzahl]?
• Betreff: Kurze Frage zu [Deren spezifische Herausforderung]

Profi-Tipp: Vermeiden Sie Großbuchstaben, ein einfaches „Hey“ oder Clickbait (wie „DRINGEND“). Ihr Ziel ist es, wie ein ruhiger, glaubwürdiger Profi zu klingen, nicht wie eine nächtliche Dauerwerbesendung.

Skripte, Vorlagen und Beispiele für die Selbstvorstellung per E-Mail in jeder Situation

Es gibt so viele verschiedene Arten von Vorstellungs-E-Mails. Hier ist eine Auswahl an Situationen, in denen Sie sich befinden könnten, mit Tipps und E-Mail-Vorlagen für jede!

Wie Sie Ihre Dienstleistung anbieten

Eine der häufigsten Vorstellungs-E-Mails ist die Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Kunden, um ihm Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt anzubieten.

Passen Sie diese Vorlage an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

Betreff: Eine verrückte Idee für [Unternehmen]

Hallo Paula!

Zunächst möchte ich Ihnen sagen, dass ich seit Jahren ein Fan Ihrer persönlichen Marke bin. Ihr letzter Newsletter über Wachstumstaktiken hat mir einen echten Aha-Moment beschert, also danke dafür :-)

Ich arbeite an einer E-Mail-Produktivitäts-App, die Ihnen 2,3 Stunden pro Woche ersparen kann (das haben wir bei unseren Kunden festgestellt).

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lassen Sie es mich wissen. Ich würde mich freuen, einen Termin zu vereinbaren, um mehr darüber zu berichten.

PS: Ich habe in letzter Zeit viel über [Unternehmen] nachgedacht und dachte, Sie könnten an dieser technologischen Entwicklung interessiert sein, auf die ich gerade gestoßen bin.

Herzliche Grüße,

[Dev]

Diese E-Mail funktioniert, weil sie eine persönliche Verbindung herstellt und mit einem Kompliment beginnt. Sie geht dann direkt zur Bitte mit einem CTA über und schließt mit einem Wertangebot ab.

Wie man sich in einer E-Mail für einen Job vorstellt

Das Senden einer Vorstellungs-E-Mail an den Personalverantwortlichen oder Recruiter für eine Stelle, an der Sie interessiert sind, kann Ihnen helfen, einen hervorragenden ersten Eindruck zu hinterlassen.

Wenn Sie einen gemeinsamen Kontakt haben, der Ihnen von der Stellenausschreibung erzählt hat, erwähnen Sie dies gegenüber dem Personalverantwortlichen. Dies kann Ihnen helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.

Hier ist eine Vorlage, die Sie verwenden können, um sich mit einer Empfehlung vorzustellen:

Betreff: [Michael Smith], eine Empfehlung von [Margie Sullivan]

Guten Morgen, Annette,

ich hoffe, Ihre Woche läuft gut.

Ich habe vor kurzem mein Studium an der [UCLA] im Bereich [Business Marketing] abgeschlossen. Ich habe mit meiner Freundin [Maggie] gesprochen, die in der [IT-Abteilung] bei [diesem Unternehmen] arbeitet. Sie erzählte mir, dass Sie möglicherweise nach ein paar neuen Teammitgliedern für die [Marketingabteilung] suchen.

Sie hat mir empfohlen, mich an Sie zu wenden, um mehr Details über die Stelle zu erfahren und zu sehen, ob ich dafür geeignet bin.

Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich schätze jeden Einblick und jeden Hinweis, den Sie mir geben können.

Mit Dankbarkeit,

[Michael]

Es ist üblich, eine Bewerbung ohne einen gemeinsamen Bekannten zu senden – das ist völlig okay!

Sie können trotzdem einen großartigen ersten Eindruck hinterlassen, indem Sie eine kurze Vorstellungs-E-Mail entweder an den Abteilungsleiter oder den Personalverantwortlichen senden.

Normalerweise ist es am besten, die E-Mail an eine bestimmte Person zu richten, aber manchmal ist es schwierig, diese Information zu finden.

Wenn Sie nicht wissen, wer den Interviewprozess leitet, schauen Sie auf LinkedIn nach. Wenn Sie die Information dort nicht finden, versuchen Sie es mit einer der folgenden formellen E-Mail-Begrüßungen, die keinen Namen erfordern:

• Guten Tag,
• Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlbehalten,
• Hallo,
• Guten Morgen / Guten Tag / Guten Abend

Hier ist eine Vorlage, die Sie verwenden können, um sich für einen potenziellen Job vorzustellen, wenn Sie keinen gemeinsamen Kontakt haben:

Betreff: Vorstellung von [Caroline Oliveros], [Bewerberin für Creative Director]

Guten Tag,

ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlbehalten.

Ich habe gerade meine Bewerbung für die Stelle als [Creative Director] abgeschlossen, die Sie bei [Unternehmensname] besetzen möchten. Ich glaube, dass meine bisherige Berufserfahrung mich gut auf diese Position vorbereitet hat, und es wäre mir eine Ehre, wenn Sie mich dafür in Betracht ziehen würden. Obwohl ich ihn bereits im Bewerbungsprozess eingereicht habe, füge ich dieser E-Mail auch eine Kopie meines Lebenslaufs bei.

Diese Stelle würde hervorragend zu mir passen, da ich gerne in Teams arbeite, über ausgeprägte Zeitmanagement-Fähigkeiten verfüge und Erfahrung im Umgang mit der gesamten relevanten Software habe. Mir gefallen die Produkte, die Sie herstellen, und ich würde sehr gerne mit Ihnen zusammenarbeiten.

Vielen Dank für Ihre Zeit. Bitte lassen Sie mich wissen, wie die nächsten Schritte in diesem Prozess aussehen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Caroline]

Wie man sich in einer E-Mail Kunden vorstellt

Wenn Sie sich einem neuen Kunden vorstellen, fällt dieser wahrscheinlich in eine von drei Kategorien:

• Jemand, der bereits mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet, aber zum ersten Mal mit Ihnen zu tun hat.
• Jemand, der sich an Ihr Unternehmen gewandt hat.
• Jemand, den Sie per Kaltakquise anschreiben, in der Hoffnung, mit ihm zusammenzuarbeiten.

Nehmen wir an, Ihr Kollege geht in den Ruhestand und übergibt Ihnen infolgedessen einige seiner Kunden. Das ist großartig! In diesem Fall stellen Sie sich einem Kunden vor, der bereits seit einiger Zeit mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeitet, aber zum ersten Mal mit Ihnen zu tun hat.

Sie möchten diese neue Kundenbeziehung auf einem guten Fundament beginnen.

Überlegen Sie, wie sich der Kunde fühlen könnte. Er könnte sein:

• Nervös
• Desorientiert
• Unsicher
• Neugierig
• Oder etwas anderes!

Nutzen Sie die Vorstellungs-E-Mail, um seine Nerven zu beruhigen. Erzählen Sie ein wenig über sich, erwähnen Sie Ihren ausscheidenden Kollegen und lassen Sie ihn wissen, dass Sie über seine Akte informiert wurden und sich auf die Zusammenarbeit freuen.

Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen könnte:

Betreff: [Janice], Ihre neue Ansprechpartnerin bei [Unternehmensname]

Sehr geehrter [Javier],

wir hatten noch nicht das Vergnügen, uns persönlich kennenzulernen, aber ich bin eine Kollegin von [Ryan]. Mein Name ist [Janice], und ich werde Ihre neue Ansprechpartnerin sein, da [Ryan] in den Ruhestand geht.

Ich arbeite seit drei Jahren bei [Unternehmensname] und habe in dieser Zeit an mehreren Projekten für Ihr Unternehmen mitgewirkt. Wir haben ein sehr kollaboratives Büroumfeld, was uns hilft, unsere Kunden bestmöglich zu betreuen.

Ich habe gerade Ihre Akte durchgelesen und denke, es wäre schön, wenn wir einen Termin für ein Telefonat vereinbaren könnten, damit ich alle Fragen beantworten kann, die Sie zu diesem Übergang haben könnten.

Ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Janice]

Im zweiten Fall, wenn Sie sich jemandem vorstellen, der sich an Ihr Unternehmen gewandt hat, haben Sie den Vorteil, dass Sie ihn nicht erst davon überzeugen müssen, dass er Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt benötigt.

Nutzen Sie Ihre E-Mail, um ihm zu zeigen, warum Sie die Person sind, mit der er zusammenarbeiten möchte. Schließlich hat er sich vielleicht auch an Ihren Konkurrenten gewandt!

Betreff: [Billie], Antwort auf Ihre [SEO]-Anfrage

Sehr geehrte [Annalise],

ich schreibe Ihnen als Antwort auf Ihre Anfrage zur [Optimierung Ihrer Website für SEO]. Sie haben recht – die Optimierung Ihrer Website kann einen riesigen Unterschied machen und dazu beitragen, den Umsatz zu steigern.

Ich verfüge über mehr als [fünf Jahre] Erfahrung in diesem Bereich und habe rund [100 Websites] optimiert. Ich bin stolz darauf, sagen zu können, dass meine Kunden mit der Arbeit, die ich für sie leiste, zufrieden sind. Ich füge einen Link zu meinem Portfolio bei, damit Sie sich einige der fantastischen Unternehmen ansehen können, mit denen ich bereits zusammenarbeiten durfte.

Wenn Sie daran interessiert sind zu besprechen, wie eine Zusammenarbeit aussehen könnte, würde ich mich freuen, im Laufe dieser Woche ein Telefonat zu vereinbaren. Lassen Sie mich wissen, was für Sie am besten passt.

Herzliche Grüße,

[Billie]

Wenn Sie eine Kaltakquise-Vorstellung an einen potenziellen Kunden senden, versuchen Sie, die E-Mail speziell auf ihn zuzuschneiden!

Denken Sie daran, dass dies eine professionelle Vorstellungs-E-Mail ist, also verwenden Sie eher eine formelle Sprache. Fügen Sie außerdem, wo relevant, branchenspezifischen Jargon ein, um zu zeigen, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen.

Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen könnte:

Betreff: [Adam] von [Unternehmensname]

Hallo [Lyzette],

ich schreibe Ihnen, um die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zu besprechen.

Ich arbeite in einer Organisation von [Datenanalysten], die stolz darauf ist, das Wachstum der Unternehmen unserer Kunden zu fördern, indem sie mehr ihrer idealen Kunden erreichen. Ich füge einen Link zu meinem Portfolio bei, damit Sie einige der fantastischen Menschen sehen können, mit denen ich bereits zusammenarbeiten durfte.

Mir gefällt sehr, was Sie bei [deren Unternehmen] mit [Produkt/Dienstleistung] tun, um Menschen dabei zu helfen, [spezifischer Aspekt ihres Produkts] besser zu bewältigen.

Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.

Beste Grüße,

[Adam]

Profi-Tipp: Vielleicht wissen Sie noch nicht viel über das Produkt oder die Dienstleistung von jemandem, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Es ist dennoch gut, etwas Spezifisches zu nennen, das Ihnen an deren Arbeit auffällt – das lässt den Leser wissen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die E-Mail zu personalisieren.

Gehen Sie auf die „Über uns“-Seite des Unternehmens und lesen Sie sich dessen Mission und Vision durch. Das sollte Ihnen eine Vorstellung vom Kern des Unternehmens geben und Ihnen helfen zu wissen, was Sie sagen sollen.

Wie man sich in einer E-Mail einem Professor vorstellt

Bevor Sie Ihrem Professor eine E-Mail schicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um ihn im Verzeichnis der Hochschule oder über LinkedIn zu suchen und zu sehen, ob er einen Doktortitel hat oder nicht. Wenn ja, adressieren Sie die E-Mail an „Dr. [Nachname]“; wenn nicht, bleiben Sie bei „Professor [Nachname]“.

Einen Doktortitel zu erlangen erfordert viel Zeit, Mühe und Investition. Es ist gut, die E-Mail mit der Anerkennung seiner Expertise zu beginnen!

Nehmen wir an, Sie werden in ein paar Wochen an seinem Kurs „Anatomie 101“ teilnehmen und möchten sich kurz melden und vorstellen.

Hier ist eine Möglichkeit, wie Sie das angehen können:

Betreff: Grüße von einer neuen Studentin / einem neuen Studenten

Hallo [Dr. Howard],

ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie wohlbehalten.

Ich habe mich für den Kurs [Anatomie 101] eingeschrieben, den Sie [diesen Herbst] unterrichten werden, und wollte mir einen Moment Zeit nehmen, um mich vorzustellen. Ich habe in der High School einen [Anatomie]-Kurs belegt, der mir gezeigt hat, wie interessant der menschliche Körper ist. Ich entscheide derzeit noch, ob ich [Medizin] oder [Kinesiologie] als Hauptfach wählen soll – mir gefällt [die Vorstellung, kranken oder verletzten Menschen helfen zu können].

Ich freue mich darauf, in diesem Semester von Ihnen zu lernen. Gibt es Lektüre, die Sie mir empfehlen, bevor der Kurs in ein paar Wochen beginnt?

Vielen Dank für Ihre Zeit.

Alles Gute,

[Anne]

Wie man sich in einer E-Mail einem neuen Team vorstellt

Juhu – Sie haben einen neuen Job!

Wie sollten Sie sich dem Team präsentieren, mit dem Sie zusammenarbeiten werden?

Je nach Branche kann dies etwas weniger formell sein als andere Vorstellungs-E-Mails. Aber Sie können die Sache professionell halten, indem Sie auf Abkürzungen und Slang verzichten.

Fügen Sie außerdem ein paar interessante Fakten über sich selbst hinzu. Auf diese Weise wissen Ihre Teamkollegen, wenn Sie sie treffen, welche Gesprächsthemen sie mit Ihnen anschneiden können.

Hier ist eine Vorlage, die Sie für die E-Mail an Ihr neues Team verwenden können:

Betreff: Ich freue mich darauf, Teil des Teams zu werden

Hallo zusammen,

mein Name ist [Luca]. Ich freue mich sehr darauf, mit einem Team von fleißigen und kreativen Menschen zusammenzuarbeiten! Ich freue mich darauf, jeden von Ihnen in den kommenden Wochen besser kennenzulernen.

Wenn ich nicht arbeite, verbringe ich gerne [Zeit mit meiner Familie (Frau und zwei Kinder)], [gehe laufen] und [reise in neue Ecken der Welt]. Ich [lerne derzeit Spanisch und hoffe, im nächsten Jahr Guatemala zu besuchen, um einen Teil der Familie meiner Frau zu sehen].

Ich freue mich darauf, Sie am Montag persönlich kennenzulernen.

Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende,

[Luca]

Abschließende Erkenntnisse

Sich per E-Mail vorzustellen, kann ein großartiger Weg sein, um eine neue berufliche Beziehung zu beginnen. Egal, ob Sie an einen Personalverantwortlichen, einen Professor, ein neues Team oder einen potenziellen Kunden schreiben – das Versenden einer freundlichen und professionellen E-Mail ist eine hervorragende Möglichkeit, die Beziehung positiv zu starten.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

• Bauen Sie eine Verbindung auf, fragen Sie nicht nur nach etwas: Wenn Sie Ihre E-Mail mit der Absicht angehen, eine Verbindung herzustellen, anstatt nur um etwas zu bitten, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit einer für beide Seiten vorteilhaften Beziehung.
• Gestalten Sie die Betreffzeile klar: Dies macht es dem Empfänger leichter zu wissen, was ihn beim Öffnen Ihrer E-Mail erwartet. Es kann ihm auch helfen, Ihre E-Mail später in seinem Posteingang wiederzufinden.
• Geben Sie mit einer freundlichen E-Mail-Begrüßung den Ton an: Die erste Zeile einer E-Mail legt fest, wie der Leser den Rest der Nachricht „hört“.
• Beginnen Sie mit ehrlichen Komplimenten: Ein aufrichtiges Kompliment zu Beginn Ihrer E-Mail kann Vertrauen und eine gute Beziehung aufbauen, wodurch der Empfänger empfänglicher für Ihre Nachricht wird.
• Seien Sie klar und direkt bezüglich Ihres Anliegens: Ein direkter Ansatz wie die BLUF-Methode (Bottom Line Up Front) zeigt Respekt für die Zeit des Empfängers und macht Ihre Absichten deutlich.
• Teilen Sie Wertvolles: Das Anbieten von etwas Wertvollem in Ihrer E-Mail, wie Branchenerkenntnisse oder hilfreiche Tools, kann Großzügigkeit demonstrieren und Ihre E-Mail von anderen abheben.
• Geben Sie eine (nicht aufdringliche) Handlungsaufforderung: Eine klare, spezifische und respektvolle Handlungsaufforderung leitet den Empfänger zur gewünschten Antwort, ohne fordernd zu wirken.
• Enden Sie mit einer angenehmen Grußformel: Hinterlassen Sie Ihrem Leser am Ende der E-Mail einen angenehmen Wunsch.
• Lesen Sie die E-Mail immer Korrektur: Bevor Sie auf „Senden“ klicken, stellen Sie sicher, dass Sie keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler haben und dass Sie in der E-Mail genau das sagen, was Sie sagen wollen. Überprüfen Sie doppelt, ob Sie den Namen des Empfängers und den Firmennamen korrekt geschrieben haben.
• Erwägen Sie, die E-Mail laut vorzulesen oder sie nach ein oder zwei Stunden noch einmal zu lesen. Dies kann Ihnen helfen, Fehler zu finden, die Sie sonst vielleicht übersehen würden.

Das Schreiben einer Vorstellungs-E-Mail kann stressig sein, aber Sie schaffen das!

Möchten Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern (und das nicht nur per E-Mail)? Schauen Sie sich diese Tipps für das Training von Kommunikationsfähigkeiten an.

Referenzen

Footnotes (5)

1. mckinsey.com ↩

2. campaignmonitor.com ↩

3. litmus.com ↩

4. news.wpcarey.asu.edu ↩

5. mckinsey.com ↩