Comment se présenter par e-mail (avec des exemples !)

Découvrez toutes les astuces et tous les outils les plus importants pour vous présenter dans un e-mail afin que le destinataire vous réponde.

Le professionnel moyen passe plus de deux heures par jour¹ à répondre à ses e-mails. Si vous vous présentez à quelqu’un par e-mail, il y a de fortes chances qu’il ne l’ouvre pas ou qu’il le supprime avant de répondre. Mais si vous suivez les étapes appropriées, vous pouvez augmenter considérablement vos chances d’obtenir une réponse.

Dans cet article, nous allons voir comment rédiger un e-mail de présentation magistral qui aidera la relation à démarrer sur une note positive.

Qu’est-ce qu’un e-mail de présentation ?

Un e-mail de présentation est un moyen de rencontrer quelqu’un virtuellement. Considérez-le comme la version électronique d’une poignée de main accompagnée de quelques phrases sur vous-même. Souvent, on envoie ces e-mails pour demander quelque chose : postuler à un emploi, proposer un service, obtenir un avis, etc. Voici un modèle d’e-mail de présentation typique :

Objet : Enchanté de faire votre connaissance !

Bonjour ___ !

C’est un plaisir de vous rencontrer virtuellement. Je m’appelle ___. Je suis spécialisé en / Mon rôle est ___.

Je vous contacte car ___.

Mon objectif est que nous puissions prendre un café / discuter sur Zoom / nous connecter sur LinkedIn.

La prochaine étape est ___.

Cordialement,

[Votre nom]

Selon la personne que vous « rencontrez », vous mentionnerez probablement des détails différents. Par exemple, si vous rencontrez un nouveau membre de l’équipe, vous pourriez lui parler un peu de votre rôle et de votre ancienneté dans l’entreprise, tandis que si vous rencontrez un client potentiel, vous vous concentrerez sur le produit que vous représentez et sur la manière dont il pourrait lui être bénéfique.

Tout comme lors d’une rencontre en personne, restez bref et allez droit au but. Vous n’avez pas besoin de tout dire dès la première minute — d’autres détails pourront émerger au fil de la conversation.

Regardez notre vidéo ci-dessous pour découvrir 7 conseils pour de meilleurs e-mails :

Avant d’écrire : Le test du « Pourquoi devrais-je m’en soucier ? »

Voici un guide rapide en 9 étapes pour se présenter par e-mail.

1. Cherchez à établir une connexion ; ne vous contentez pas de demander quelque chose
2. Rédigez un objet clair
3. Donnez le ton avec une salutation amicale
4. Commencez par un compliment sincère
5. Soyez clair et direct sur ce que vous voulez
6. Partagez quelque chose de valeur
7. Proposez un appel à l’action (sans être pressant)
8. Terminez par une formule de politesse agréable
9. Relisez toujours l’e-mail

Avant d’écrire : Le test du « Pourquoi devrais-je m’en soucier ? »

Soyons honnêtes, la partie la plus difficile d’un e-mail de présentation est de cliquer sur « envoyer ».

Vous avez peur d’avoir l’air trop commercial, nécessiteux ou simplement ennuyeux. Vous demandez à un inconnu sa ressource la plus précieuse : son temps.

Et la boîte de réception de cet inconnu ? Ce n’est pas un tapis de bienvenue. C’est une forteresse, défendue par une personne stressée et surmenée dont le réflexe par défaut est « supprimer ». Votre e-mail est un envahisseur jusqu’à preuve du contraire.

Votre seul travail, dans les deux premières phrases, est de répondre à sa question silencieuse et sceptique : « Pourquoi devrais-je m’en soucier ? »

C’est l’indice psychologique qui sépare un bon e-mail d’un e-mail supprimé. La personne qui se contente de demander quelque chose (votre exemple d’« e-mail générique ») est perçue comme un preneur. La personne qui donne quelque chose en premier — un compliment sincère, une idée utile, une ressource pertinente — est perçue comme un donneur.

C’est pourquoi le conseil n°1 (« Établir une connexion ») et le conseil n°6 (« Partager de la valeur ») sont si critiques. Ce ne sont pas juste des « choses sympas à ajouter ». C’est toute la stratégie.

Avant d’écrire un seul mot, demandez-vous :

• « Qu’est-ce que je donne dans cet e-mail ? » (Un compliment spécifique et sincère ? Un lien utile ? Une mise en relation ?)
• « Comment ai-je fait pour que ce ne soit absolument pas un modèle générique ? »
• « Comment ai-je rendu la demande aussi simple et fluide que possible ? »

Si votre e-mail ne concerne que vous et vos besoins, vous avez déjà échoué au test. Le but n’est pas de prendre de la valeur, mais de prouver que vous êtes une personne avec qui il est utile d’être en contact.

10 conseils pour rédiger un excellent e-mail de présentation

Se présenter peut être stressant, quel que soit le contexte. L’un des avantages de le faire par e-mail est que vous pouvez prendre le temps de relire et de modifier autant que nécessaire pour vous assurer que le ton correspond exactement à ce que vous imaginez.

Utilisez-le pour démontrer votre compétence et votre charisme (oui, on peut être séduisant par e-mail !) même si vous vous sentez comme Anne Hathaway lors de son premier jour de travail dans Le Diable s’habille en Prada.

#1 Établissez une connexion ; ne vous contentez pas de demander quelque chose

C’est un état d’esprit à adopter lors de la rédaction. Les autres conseils sont plus pratiques, mais si vous abordez l’e-mail en essayant de créer un lien avec une nouvelle personne, il est plus probable qu’il soit bien perçu par les deux parties et qu’il porte ses fruits à l’avenir.

J’ai reçu de nombreux e-mails de personnes qui ont simplement copié-collé mon nom dans un modèle pré-rédigé. Quand je reçois des e-mails comme celui-ci, ils me semblent insincères et peu professionnels. Comme si l’autre personne voulait juste obtenir quelque chose de moi.

N’écrivez pas d’e-mails comme ça ! Partez d’une intention de connexion.

Un e-mail générique à éviter serait :

« Bonjour Mike ! Je suis tombé sur votre site web et j’ai trouvé votre contenu excellent. Pensez-vous que je pourrais écrire un article invité ? »

Un e-mail plus personnel ressemblerait à ceci :

« Bonjour Mike ! Je viens de terminer la lecture de votre article sur la signification de l’amour, et j’ai été impressionné ! Surtout quand vous avez abordé les concepts grecs de l’amour — cela m’a beaucoup fait réfléchir. J’aime beaucoup écrire sur des sujets similaires, et je me demandais si vous acceptiez les articles invités sur votre site ? »

Cela dit, passons à des conseils plus spécifiques.

#2 Soyez spécifique dans l’objet du mail

Seulement 21,5 % de tous les e-mails² sont ouverts. Un bon objet est donc crucial !

L’objet de votre e-mail doit donner au destinataire une bonne idée de ce à quoi il doit s’attendre en le lisant. Il doit également être relativement concis. Plus de 40 % des e-mails³ sont lus sur des appareils mobiles, et il sera plus facile pour le lecteur de voir l’intégralité de l’objet s’il est court.

Voici quelques objets différents que vous pouvez utiliser pour un e-mail de présentation :

• [Votre nom] : Lettre de présentation
• Bonjour de la part de [votre nom] chez [nom de l’entreprise]
• Salutations d’un étudiant du cours d’Anglais 201
• Présentation : [Personne 1] à [Personne 2]
• Confirmation de l’heure et du lieu de notre entretien

Conseil de pro : Si vous avez du mal à rédiger un objet percutant, attendez la toute fin. Rédigez d’abord le corps de l’e-mail, relisez-le et réfléchissez à l’idée centrale de votre message.

Et voilà — vous avez votre objet !

#3 Donnez le ton avec votre salutation

La première phrase donne le ton de votre correspondance. Pour un e-mail de présentation, il est préférable de privilégier la formalité. C’est une façon de montrer du respect et de faire une excellente première impression. Si vous le pouvez, essayez d’ajouter un petit mot positif. Cela permet de commencer l’e-mail avec optimisme.

Voici quelques salutations que vous pouvez utiliser :

• Enchanté de faire votre connaissance, [nom],
• Bonjour / Bon après-midi,
• J’espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé,
• Bon lundi, [nom]
• [Nom de la connaissance commune] m’a transmis vos coordonnées et m’a suggéré de vous contacter.

#4 Commencez par des compliments sincères

Bien que vous souhaitiez aller droit au but le plus rapidement possible (ce que nous verrons au prochain conseil), il peut être utile de commencer par exprimer une appréciation sincère pour le travail de l’autre personne.

Peut-être avez-vous été touché par un article de blog qu’elle a écrit ou admirez-vous ses campagnes marketing depuis longtemps.

Commencer par une touche personnelle peut instaurer la confiance et le rapport dès le départ. Si c’est bien fait, le destinataire sera plus ouvert au reste de votre e-mail.

Mais attention : si vous envoyez un compliment générique ou insincère, vous risquez de paraître malhonnête, ce qui pourrait inciter le destinataire à se méfier.

Voici quelques exemples de compliments sincères qui fonctionnent :

Cher Steve,

Tout d’abord, je tiens à vous exprimer ma gratitude. J’ai suivi votre cours en ligne Amplify l’année dernière, et cela a complètement transformé ma façon de concevoir la créativité et la productivité. Je l’ai recommandé à plusieurs amis.

En voici un autre :

Chère Tanya,

J’ai ADORÉ votre récent webinaire sur la négociation. J’ai eu légitimement 5 ou 6 révélations. Je voulais donc vous remercier pour le travail que vous accomplissez et témoigner de votre impact positif.

Conseil de pro : Si vous connaissez déjà le travail de cette personne, partagez une manière spécifique dont il vous a impacté.

Si vous ne connaissez pas encore son travail, prenez le temps de faire des recherches en ligne avant d’envoyer votre e-mail, puis faites un compliment suffisamment spécifique et sincère pour montrer que vous avez réellement pris connaissance de ce qu’elle produit.

#5 Soyez clair et direct sur ce que vous voulez

Inspirez-vous de la méthode BLUF (Bottom Line Up Front - l’essentiel d’abord), utilisée par les militaires pour communiquer.

Très peu de gens liront attentivement un e-mail de présentation de 2 000 mots. Dans le meilleur des cas, ils le parcourront rapidement, mais selon leur emploi du temps, ils n’auront peut-être même pas le temps de le faire. Rédiger un e-mail concis démontre votre respect pour leur temps.

Essayez de limiter l’e-mail à deux ou trois paragraphes maximum. Et énoncez clairement l’objet de l’e-mail dès que possible. Dans certains cas, ce sera juste après les salutations, et dans d’autres, vous voudrez peut-être établir un contact avec une phrase ou deux au préalable.

Voici quelques pratiques de communication non-BLUF et comment vous pouvez les transformer pour renforcer la communication.

À éviter : « Salut Dan, j’ai une question rapide. As-tu une minute ? »

À éviter : « Salut Dan, pourrais-tu m’envoyer l’étude que tu as citée lors de la réunion d’aujourd’hui ? »

À privilégier : « Salut Dan, je me demandais si tu serais prêt à partager l’étude sur ABC que tu as citée lors de la réunion d’aujourd’hui. Je pense qu’elle me sera utile pour le projet XYZ sur lequel je travaille. »

Pourquoi est-ce mieux ? Dans le premier cas, vous créez un travail supplémentaire pour vous et le destinataire en nécessitant une communication additionnelle. Dan n’a aucun moyen de savoir si votre question est vraiment rapide ou si vous allez finir par l’appeler pendant 30 minutes.

La deuxième option est meilleure, mais pas encore idéale. Dan ne sait pas pourquoi vous demandez cette étude, il pourrait donc être confus et vous envoyer les mauvais fichiers.

La troisième option est la plus forte. Notez comment elle commence par la demande suivie d’un peu de contexte, tout en restant courte et efficace !

À éviter : « Salut Anne, Jaimie et moi parlions de toi aujourd’hui et nous nous demandions si tu envisagerais de nous aider pour une vente de pâtisseries que nous organisons la semaine prochaine. Les bénéfices iront à l’aide aux réfugiés. »

À privilégier : « Salut Anne, aimerais-tu participer à une vente de pâtisseries samedi prochain de 15h à 17h ? Tous les bénéfices serviront à aider les familles de réfugiés à s’acclimater aux États-Unis. Si tu es partante, nous aurions besoin de quelques desserts sans gluten. »

Pourquoi est-ce mieux ? Remarquez comment, dans le premier cas, Anne ne saurait pas de quoi vous parlez avant la fin du message — le fait que vous et Jaimie parliez d’elle est assez hors sujet par rapport au but final de la correspondance.

Le second message lui donne toutes les informations dont elle a besoin — la date, l’heure et le type de pâtisseries souhaité. Elle pourra répondre par un oui ou un non définitif.

#6 Partagez de la valeur

Si vous pouvez le faire de manière naturelle, envisagez d’envoyer quelque chose de valeur au destinataire.

Il y a plusieurs bonnes raisons de le faire :

1. Pour soutenir l’autre personne. Être généreux est toujours une bonne idée. Si vous pouvez partager quelque chose qui pourrait bénéficier à autrui (que ce soit dans cet e-mail ou n’importe quel autre !), pourquoi s’en priver ?
2. Le principe de réciprocité⁴. C’est une observation psychologique qui stipule que lorsque nous recevons quelque chose de quelqu’un (même si nous ne l’avons pas demandé), nous nous sentons obligés de lui donner quelque chose en retour.
3. Cela montre votre générosité. Offrir quelque chose de valeur dans un e-mail à froid démontre que l’interaction n’est pas à sens unique. Cela montre que vous ne cherchez pas seulement de l’aide, mais que vous êtes aussi prêt à apporter quelque chose en retour.
4. Cela différencie votre e-mail. Un e-mail à froid qui offre quelque chose de valeur se démarque dans une boîte de réception encombrée. Cela montre que vous avez fait vos devoirs et que vous êtes sincèrement intéressé par la création d’un lien significatif, et pas seulement par la demande d’une faveur.

Voici donc quelques éléments que vous pourriez envisager d’envoyer :

• Des analyses sectorielles : Partagez une étude récente, un article ou un rapport de tendance pertinent pour le secteur ou le domaine d’intérêt du destinataire. Assurez-vous que c’est quelque chose qu’il n’a probablement pas encore vu.
• Des outils utiles : Si vous connaissez un outil, une application ou une ressource qui pourrait bénéficier à son travail, mentionnez-le. Mais n’envoyez pas quelque chose dont il a probablement déjà entendu parler.
• Proposez une mise en relation : Si vous avez un contact dont vous pensez que les deux parties pourraient bénéficier de se connaître, envisagez de les mettre en relation (si votre autre contact a déjà donné son accord, bien sûr).
• Évaluez son livre sur Amazon : Vous pourriez essayer quelque chose comme : « Au fait, j’ai adoré votre livre et j’ai été ravi de lui donner l’avis 5 étoiles qu’il méritait sur Amazon. »

Si vous lui envoyez quelque chose de valeur dans votre e-mail, faites-le sans rien attendre en retour.

Si vous choisissez d’envoyer quelque chose, assurez-vous que cela semble être une partie naturelle de la conversation, et non une insertion forcée. Vous ne voulez pas donner l’impression de proposer un échange et que vous ne ferez quelque chose de gentil que s’il accède d’abord à votre demande.

Assurez-vous d’être prêt à lui apporter de la valeur, qu’il vous donne quelque chose en retour ou non.

#7 Proposez un appel à l’action (sans être pressant)

Terminer votre e-mail par un appel à l’action clair (CTA) peut aider à guider le destinataire vers la réponse souhaitée.

Plus vous êtes clair sur ce que vous attendez comme réponse, plus vous avez de chances de l’obtenir ! Sans CTA, votre e-mail peut être bien reçu mais ne pas mener à une action concrète.

Un bon CTA est spécifique et facile à suivre. Cela peut être aussi simple que de demander une brève réponse, de planifier un appel ou de demander un avis sur une question précise.

Mais veillez à ne pas être trop pressant ! Vous ne voulez pas paraître exigeant ou arrogant.

Conseil de pro : Essayez de formuler votre CTA comme une suggestion ou une invitation plutôt que comme une exigence. Utilisez des phrases comme :

• « J’apprécierais votre avis sur… »
• « Seriez-vous ouvert à… »
• « Je serais honoré si… »

#8 Terminez par une formule de politesse mémorable

Alors que la salutation donne le ton de la conversation, la formule de politesse détermine l’impression finale que vous laissez au destinataire.

« Une course n’est pas gagnée tant qu’elle n’est pas terminée. »

— Niki Lauda

Alors n’écrivez pas une excellente lettre pour la laisser s’effondrer au dernier moment !

Essayez une clôture professionnelle parmi la liste ci-dessous :

• Merci,
• Sincèrement,
• Bien cordialement,
• Je vous souhaite une excellente fin de semaine,
• Avec toute ma gratitude,
• Meilleures salutations,
• N’hésitez pas si vous avez d’autres questions sur [sujet abordé dans l’e-mail],
• Profitez bien de ce week-end enneigé !

Pour des e-mails de présentation plus professionnels, ajoutez vos coordonnées, votre lien LinkedIn et votre intitulé de poste à la fin de l’e-mail.

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour créer une signature d’e-mail complète :

[Formule de politesse],

[Votre nom complet]

[Intitulé du poste], [Nom de l’entreprise]

[Numéro de téléphone]

[Lien LinkedIn]

[Site web portfolio personnel — si pertinent]

#9 Relisez avant d’envoyer !

Avant de cliquer sur envoyer, prenez toujours un moment pour relire et vérifier l’orthographe de ce que vous avez écrit. Nous faisons tous des erreurs ! En relisant l’e-mail une dernière fois, vous pouvez corriger les fautes de frappe ou autres erreurs.

Envoyer un e-mail avec des fautes de frappe, des erreurs grammaticales ou (pire encore) un nom mal orthographié peut nuire à votre crédibilité ou offenser le destinataire.

Conseil de pro : Lisez votre e-mail à haute voix. Cela peut vous aider à remarquer de petites erreurs qui pourraient vous échapper si vous le lisez simplement dans votre tête. Si vous êtes plus à l’aise avec la technologie, vous pouvez télécharger un correcteur grammatical comme Grammarly pour corriger vos erreurs en temps réel.

Conseil de pro bonus : Si l’e-mail n’a pas besoin de partir immédiatement, attendez une heure ou deux après l’avoir écrit pour le relire. Parfois, un regard neuf peut vous aider à remarquer de petites erreurs qui passeraient inaperçues autrement.

#10 Si vous ne réussissez pas du premier coup, réessayez !

Si vous n’avez reçu que le silence en retour de votre e-mail, n’ayez pas peur de relancer !

Après tout, la plupart des employés en entreprise reçoivent plus de 120 e-mails par jour⁵. Il est donc possible que vous soyez simplement passé inaperçu.

Une relance sert de rappel amical et augmente la probabilité que votre e-mail soit lu et qu’on y réponde.

Et s’ils ont lu votre premier e-mail mais n’ont pas été impressionnés, votre relance peut montrer votre persévérance et vous donner une autre chance de plaider votre cause.

Si vous envoyez une relance, attendez au moins une semaine. Et prévoyez plus de temps si vous tombez pendant les vacances.

Pour rédiger un e-mail de relance, tenez compte de ces conseils :

• Faites poliment référence à votre premier e-mail : « La semaine dernière, je mentionnais… »
• Incluez une nouvelle information qui ne figurait pas dans le premier e-mail.
• Soyez bref !
• Partagez à nouveau votre appel à l’action.
• Terminez sur une note positive et non pressante comme : « au plaisir de vous contacter bientôt » ou « je reste à votre disposition pour toute communication future ».

Bonus #11 Développement professionnel

Envoyer un bon e-mail de présentation est une compétence clé dans votre boîte à outils professionnelle. Et si vous souhaitez cultiver davantage de compétences et faire progresser votre carrière, vous pourriez apprécier cette formation gratuite pour booster votre développement professionnel.

Bonus #12 Faites de votre objet un « incontournable » (pas un « à supprimer »)

L’article a raison : seuls 21,5 % des e-mails sont ouverts. Ce n’est pas un problème de « gens occupés » ; c’est un problème d’« objet ennuyeux ».

Votre objet est la bande-annonce du film, la couverture du livre et la première poignée de main, tout en un. Son seul travail est de les inciter à ouvrir l’e-mail. « Enchanté de faire votre connaissance ! » (du modèle ci-dessus) est gentil, mais c’est faible. Cela ne promet aucune valeur.

Un excellent objet est spécifique, personnel et promet de la valeur. Il respecte le lecteur en lui disant exactement pourquoi vous êtes dans sa boîte de réception.

Voici plus de 15 objets « prêts à l’emploi » que vous pouvez adapter, classés par catégorie.

Si vous avez une connaissance commune (la meilleure accroche)

C’est votre ticket d’or. Mettez-le directement dans l’objet.

• Objet : [Nom de la connaissance commune] m’a suggéré de vous contacter
• Objet : Collègue de [Nom de la connaissance commune] - [Votre sujet]
• Objet : Introduction de la part de [Connaissance commune] chez [Leur entreprise]

Pour un compliment sincère / un apport de valeur

C’est mon style d’e-mail à froid préféré. Il commence par donner, pas par prendre.

• Objet : J’ai adoré votre article sur [Sujet]
• Objet : Une réflexion sur votre [Podcast/Projet]
• Objet : Votre travail sur [Chose spécifique] & une question rapide
• Objet : Grand fan de [Leur entreprise/travail]

Pour une candidature / du réseautage

La clarté et le professionnalisme sont essentiels ici.

• Objet : Recommandation pour le poste de [Intitulé du poste] de la part de [Nom du référent]
• Objet : Intéressé par le poste de [Intitulé du poste] - [Votre nom]
• Objet : Professionnel du secteur [Votre secteur] cherche conseil (10 min ?)
• Objet : Ancien élève de [Votre école] - Question concernant [Leur entreprise]

Pour une proposition commerciale / présenter votre service

Vous devez commencer par de la valeur ou un point spécifique et pertinent.

• Objet : Une idée pour [Projet/Objectif de leur entreprise]
• Objet : [Leur entreprise] + [Votre entreprise] = ?
• Objet : 10 min pour discuter de l’amélioration de votre [Indicateur spécifique] ?
• Objet : Question rapide sur [Leur défi spécifique]

Conseil de pro : Évitez les majuscules, les « salut » ou les titres racoleurs (comme « URGENT »). Votre objectif est de paraître comme un professionnel calme et crédible, pas comme une publicité nocturne.

Scripts, modèles et exemples de présentation par e-mail pour toutes les situations

Il existe de nombreux types d’e-mails de présentation. Voici une gamme de contextes dans lesquels vous pourriez vous trouver, avec des conseils et des modèles pour chacun !

Comment proposer votre service

L’un des e-mails de présentation les plus courants est celui où vous contactez un client potentiel pour lui proposer votre service ou votre produit.

Adaptez ce modèle à vos besoins spécifiques.

Objet : Une idée audacieuse pour [Entreprise]

Bonjour Paula !

Tout d’abord, je tiens à vous dire que je suis fan de votre marque personnelle depuis des années. Votre récente newsletter sur les tactiques de croissance a été une véritable révélation pour moi, alors merci :-)

Je travaille sur une application de productivité e-mail qui peut vous faire gagner 2,3 heures par semaine (c’est ce que nous avons constaté chez nos clients).

Si vous souhaitez en savoir plus, faites-le moi savoir, et je serais ravi de fixer un moment pour vous en dire plus.

PS : Je pensais beaucoup à [Entreprise] récemment et je me suis dit que ce développement technologique que je viens de découvrir pourrait vous intéresser.

Chaleureusement,

[Dev]

Cet e-mail fonctionne car il crée un lien personnel et commence par un compliment. Il passe ensuite directement à la demande avec un CTA. Et il se termine par une offre de valeur.

Comment se présenter par e-mail pour un emploi

Envoyer un e-mail de présentation au responsable du recrutement ou au recruteur pour un poste qui vous intéresse peut vous aider à faire une excellente première impression.

Si vous avez une connaissance commune qui vous a parlé de l’offre d’emploi, mentionnez-le au responsable du recrutement. Cela peut vous aider à mettre un pied dans la porte.

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour vous présenter avec une recommandation :

Objet : [Michael Smith], recommandé par [Margie Sullivan]

Bonjour Annette,

J’espère que votre semaine se passe bien.

Je suis récemment diplômé de [UCLA] avec un diplôme en [marketing d’entreprise]. Je discutais avec mon amie, [Maggie], qui travaille au [département informatique] de [cette entreprise]. Elle m’a dit que vous cherchiez peut-être de nouveaux membres pour rejoindre le [département marketing].

Elle m’a recommandé de vous contacter pour en savoir plus sur les spécificités du poste et voir si mon profil correspond.

Je vous remercie de votre temps. J’apprécie toute information ou orientation que vous pourrez m’offrir.

Avec toute ma gratitude,

[Michael]

Il est courant d’envoyer une candidature sans connaissance commune — c’est tout à fait normal !

Vous pouvez toujours faire une excellente première impression en envoyant un court e-mail d’introduction soit au chef de département, soit au responsable du recrutement.

Il est généralement préférable d’adresser l’e-mail à une personne spécifique, mais il est parfois difficile de trouver cette information.

Si vous ne savez pas qui gérera le processus d’entretien, essayez de vérifier sur LinkedIn. Si vous ne trouvez pas l’information, utilisez l’une des salutations formelles suivantes qui ne nécessitent pas de nom :

• Salutations,
• J’espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé,
• Bonjour,
• Bonjour / Bon après-midi

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour vous présenter pour un emploi potentiel si vous n’avez pas de contact commun :

Objet : Présentation de [Caroline Oliveros], [Candidate au poste de Directrice Créative]

Salutations,

J’espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé.

Je viens de finaliser ma candidature pour le poste de [Directrice Créative] que vous cherchez à pourvoir chez [nom de l’entreprise]. Je suis convaincue que mon expérience passée m’a bien préparée pour ce poste, et je serais honorée que vous examiniez ma candidature. Bien que je l’aie déjà transmis lors du processus de candidature, je joins également une copie de mon CV à cet e-mail.

Ce poste me conviendrait parfaitement car j’aime travailler en équipe, j’ai de solides compétences en gestion du temps et je maîtrise tous les logiciels pertinents. J’apprécie les produits que vous créez et j’adorerais travailler à vos côtés.

Je vous remercie de votre temps et vous prie de me tenir informée des prochaines étapes de ce processus.

Sincèrement,

[Caroline]

Comment se présenter par e-mail à des clients

Lorsque vous vous présentez à un nouveau client, il appartient probablement à l’une de ces trois catégories :

• Quelqu’un qui travaille déjà avec votre entreprise mais qui travaille avec vous pour la première fois.
• Quelqu’un qui a contacté votre entreprise.
• Quelqu’un que vous contactez à froid dans l’espoir de travailler avec lui.

Disons que votre collègue part à la retraite et qu’en conséquence, il vous transmet certains de ses clients. C’est génial ! Dans ce cas, vous vous présentez à un client qui travaille déjà avec votre entreprise depuis un certain temps mais qui travaille avec vous pour la première fois.

Vous voulez commencer cette nouvelle relation client sur de bonnes bases.

Pensez à ce qu’il peut ressentir. Il pourrait être :

• Nerveux
• Désorienté
• Incertain
• Curieux
• Ou autre !

Utilisez l’e-mail de présentation pour le rassurer. Parlez-lui un peu de vous, mentionnez votre collègue qui part à la retraite et faites-lui savoir que vous avez été briefé sur son dossier et que vous avez hâte de travailler avec lui.

Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Objet : [Janice], votre nouvelle interlocutrice chez [nom de l’entreprise]

Cher [Javier],

Nous n’avons pas encore eu le privilège de nous rencontrer, mais je suis l’une des collègues de [Ryan]. Je m’appelle [Janice] et je serai votre nouvelle interlocutrice maintenant que [Ryan] prend sa retraite.

Je travaille chez [nom de l’entreprise] depuis trois ans maintenant et, au cours de cette période, j’ai aidé sur plusieurs projets pour votre entreprise. Nous avons un environnement de travail très collaboratif, ce qui nous aide à servir nos clients au mieux de nos capacités.

Je viens de terminer la lecture de votre dossier et je pense qu’il serait agréable de convenir d’un moment pour discuter au téléphone afin que je puisse répondre à toutes vos questions concernant cette transition.

Au plaisir de travailler ensemble.

Sincèrement,

[Janice]

Dans le deuxième cas, lorsque vous vous présentez à quelqu’un qui a contacté votre entreprise, vous avez l’avantage de ne pas avoir à le convaincre qu’il a besoin de votre service ou produit.

Utilisez votre e-mail pour lui montrer pourquoi vous êtes la personne avec qui il veut travailler. Après tout, il a peut-être aussi contacté votre concurrent !

Objet : [Billie], réponse à votre demande concernant le [SEO]

Chère [Annalise],

Je vous écris en réponse à votre demande concernant [l’optimisation de votre site web pour le SEO]. Vous avez raison — l’optimisation de votre site peut faire une énorme différence et aider à augmenter les ventes.

J’ai plus de [cinq ans] d’expérience dans ce domaine et j’ai optimisé environ [100 sites web]. Je suis fière de dire que mes clients sont satisfaits du travail que je leur fournis. Je joins un lien vers mon portfolio pour que vous puissiez voir certaines des entreprises fantastiques avec lesquelles j’ai eu le privilège de travailler.

Si vous souhaitez discuter de ce à quoi pourrait ressembler une collaboration, je serais ravie d’organiser un appel plus tard cette semaine. Dites-moi ce qui vous convient.

Cordialement,

[Billie]

Lorsque vous envoyez une présentation par e-mail à froid à un client potentiel, essayez de personnaliser l’e-mail spécifiquement pour lui !

N’oubliez pas qu’il s’agit d’un e-mail de présentation professionnel, privilégiez donc un langage formel. De plus, le cas échéant, incluez du jargon spécifique au secteur pour démontrer que vous savez de quoi vous parlez.

Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Objet : [Adam] de [Nom de l’entreprise]

Bonjour [Lyzette],

Je vous écris pour discuter de la possibilité de travailler ensemble.

Je fais partie d’une organisation d’[analystes de données] qui se fait un point d’honneur de voir les entreprises de nos clients croître à mesure qu’elles atteignent davantage de leurs clients idéaux. Je joins un lien vers mon portfolio pour que vous puissiez voir certaines des personnes fantastiques avec lesquelles j’ai eu le privilège de travailler.

J’adore ce que vous faites chez [leur entreprise] avec [produit/service qu’ils fournissent] pour aider les gens à mieux [aspect spécifique de leur produit].

J’espère avoir de vos nouvelles bientôt.

Bien à vous,

[Adam]

Conseil de pro : Vous ne savez peut-être pas grand-chose sur le produit ou le service de quelqu’un avant de commencer à travailler avec lui. Il est tout de même bon de nommer quelque chose de spécifique que vous remarquez dans son travail — cela aide le lecteur à savoir que vous avez pris le temps de personnaliser l’e-mail.

Allez sur la page « À propos » de l’entreprise et renseignez-vous sur sa mission et sa vision. Cela devrait vous donner une idée du cœur de leur entreprise et vous aidera à savoir quoi dire.

Comment se présenter par e-mail à un professeur

Avant d’envoyer un e-mail à votre professeur, prenez un moment pour le chercher dans l’annuaire de l’école ou sur LinkedIn pour voir s’il possède un doctorat ou non. Si c’est le cas, adressez l’e-mail à « Dr [nom de famille] » ; sinon, tenez-vous-en à « Professeur [nom de famille] ».

Obtenir un doctorat demande beaucoup de temps, d’efforts et d’investissement. Il est bon de commencer l’e-mail en reconnaissant son expertise !

Disons que vous allez suivre son cours d’Anatomie 101 qui commence dans quelques semaines, et que vous voulez vous présenter.

Voici une façon de procéder :

Objet : Salutations d’une nouvelle étudiante

Bonjour, [Dr Howard],

J’espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé.

Je suis inscrite au cours d’[Anatomie 101] que vous enseignerez [cet automne] et je voulais prendre un moment pour me présenter. J’ai suivi un cours d’[Anatomie] au lycée qui m’a aidée à voir à quel point le corps humain est intéressant. Je suis actuellement en train de décider si je dois me spécialiser en [Pré-médecine] ou en [Kinésiologie] — j’adore [l’idée de pouvoir aider les personnes malades ou blessées].

J’ai hâte d’apprendre à vos côtés ce trimestre. Y a-t-il des lectures que vous me recommandez de faire avant que les cours ne commencent dans quelques semaines ?

Je vous remercie de votre temps.

Bien à vous,

[Anne]

Comment se présenter par e-mail à une nouvelle équipe

Youpi — vous avez décroché un nouvel emploi !

Comment vous présenter à l’équipe avec laquelle vous allez travailler ?

Selon le secteur, cela peut être légèrement moins formel que d’autres e-mails de présentation. Mais vous pouvez rester professionnel en évitant les abréviations trop familières et l’argot.

De plus, incluez quelques faits amusants sur vous-même. De cette façon, lorsque vous rencontrerez vos coéquipiers, ils sauront quels sujets de conversation aborder avec vous.

Voici un modèle que vous pouvez utiliser pour envoyer un e-mail à votre nouvelle équipe :

Objet : Ravi de rejoindre l’équipe

Bonjour à tous,

Je m’appelle [Luca]. Je suis très heureux de travailler avec une équipe de personnes travailleuses et créatives ! J’ai hâte de mieux vous connaître chacun au cours des prochaines semaines.

Quand je ne suis pas au travail, j’adore [passer du temps avec ma famille (ma femme et mes deux enfants)], [faire de la course à pied] et [voyager dans de nouveaux coins du monde]. Je suis actuellement [en train de travailler mon espagnol et j’espère visiter le Guatemala l’année prochaine pour voir une partie de la famille de ma femme].

J’ai hâte de vous rencontrer en personne lundi.

Passez un excellent week-end,

[Luca]

Derniers points à retenir

Se présenter par e-mail peut être un excellent moyen de commencer une nouvelle relation professionnelle. Que vous écriviez à un responsable du recrutement, à un professeur, à une nouvelle équipe ou à un client potentiel, envoyer un e-mail amical et professionnel est un excellent moyen de démarrer la relation sur une note positive.

Voici quelques points à retenir :

• Établissez une connexion, ne vous contentez pas de demander quelque chose : Aborder votre e-mail avec l’intention de créer un lien, plutôt que de simplement demander quelque chose, augmente la probabilité d’une relation mutuellement bénéfique.
• Rédigez un objet clair : Cela permettra au destinataire de savoir plus facilement à quoi s’attendre en ouvrant votre e-mail. Cela peut aussi l’aider à retrouver votre e-mail plus tard dans sa boîte de réception.
• Donnez le ton avec une salutation amicale : La première ligne d’un e-mail donnera le ton sur la façon dont le lecteur « entend » le reste du message.
• Commencez par des compliments sincères : Commencer votre e-mail par un compliment sincère peut instaurer la confiance et le rapport, rendant le destinataire plus réceptif à votre message.
• Soyez clair et direct sur ce que vous voulez : Utiliser une approche directe comme la méthode BLUF (Bottom Line Up Front) montre du respect pour le temps du destinataire et rend vos intentions claires.
• Partagez de la valeur : Offrir quelque chose de valeur dans votre e-mail, comme des analyses sectorielles ou des outils utiles, peut démontrer votre générosité et distinguer votre e-mail.
• Proposez un appel à l’action (sans être pressant) : Un appel à l’action clair, spécifique et respectueux guide le destinataire vers la réponse souhaitée sans paraître exigeant.
• Terminez par une formule de politesse agréable : Laissez votre lecteur sur un souhait agréable à la fin de l’e-mail.
• Relisez toujours l’e-mail : Avant de cliquer sur « envoyer », assurez-vous de ne pas avoir de fautes d’orthographe ou de grammaire et que vous dites bien ce que vous voulez dire. Vérifiez deux fois que vous avez correctement orthographié le nom du destinataire et celui de l’entreprise.
• Envisagez de le lire à haute voix ou d’attendre et de le relire après une heure ou deux. Cela peut vous aider à repérer des erreurs que vous pourriez autrement survoler.

Rédiger un e-mail de présentation peut être stressant, mais vous allez y arriver !

Vous cherchez à améliorer vos compétences en communication (et pas seulement par e-mail) ? Consultez ces conseils de formation aux compétences en communication.

Références

Footnotes (5)

1. mckinsey.com ↩

2. campaignmonitor.com ↩

3. litmus.com ↩

4. news.wpcarey.asu.edu ↩

5. mckinsey.com ↩