Wie man jemanden respektvoll entlässt (mit Skripten!)

Jemanden zu entlassen ist nie eine angenehme Erfahrung, aber die Person mit Würde und Respekt zu behandeln, kann für beide Seiten zu Wachstum führen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Kündigung mit Mitgefühl aussprechen.

Über 40 % der Amerikaner¹ wurden schon einmal entlassen, und die Entlassung eines Mitarbeiters kann ein Unternehmen bis zu 200 %² seines Gehalts kosten! Sich von Mitarbeitern zu trennen ist nie einfach, aber es auf eine freundliche Art und Weise zu tun, kann viele Kopfschmerzen und viel Geld sparen. Auch wenn dies eine schwierige und unangenehme Erfahrung sein kann, gibt es eine gute Nachricht: Es muss für keine der beteiligten Parteien schädlich sein. Wenn es richtig gemacht wird, kann die Kündigung sogar für beide Seiten von Vorteil sein, wenn sie ihre Karriere fortsetzen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Kündigung von Mitarbeitern und 7 praktische Kommunikationstipps, um jemanden freundlich zu entlassen.

Warum ist es wichtig, jemanden freundlich zu entlassen?

Es ist wichtig, jemanden freundlich zu entlassen, weil es das Richtige ist. Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wenn es nicht funktioniert, aber Sie möchten auch nicht, dass sie sich durch Ihre Worte oder Taten angegriffen oder bloßgestellt fühlen.

Jemanden zu entlassen ist für niemanden der Beteiligten eine angenehme Erfahrung. Daher ist es am besten, wenn sich jeder während des gesamten Prozesses respektiert und verstanden fühlen kann. Wenn Sie ihnen mit Würde und Respekt begegnen, selbst wenn Sie schwierige Nachrichten überbringen, kann dies zu einem tiefgreifenden persönlichen Wachstum für beide Seiten führen. Anstatt es so anzugehen…

Hier sind einige Gründe, diesen Prozess mit Sensibilität, Vorbereitung und Freundlichkeit anzugehen:

• Wahren Sie Ihre moralischen Werte: Wenn Sie Mitgefühl, Ehrlichkeit, Empathie und Respekt schätzen, dann ist eine freundliche Entlassung der naheliegendste Weg, um im
• Einklang mit Ihrer Moral zu handeln. Eine unhöfliche oder unsensible Kündigung könnte nicht nur dem entlassenen Mitarbeiter schaden, sondern auch zu Reue und kognitiver Dissonanz in Ihrer eigenen Psyche führen.
• Vermeiden Sie rechtliche Probleme: In den USA liegt die durchschnittliche Abfindung bei einer Klage wegen unrechtmäßiger Kündigung zwischen 5.000 und 40.000 $³. Ein respektvoller und gründlich dokumentierter Kündigungsprozess ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Schützen Sie Ihren Ruf: Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, ungerecht behandelt worden zu sein, ist sein erster Instinkt oft Rache statt Vergebung (und vielleicht sogar Gerechtigkeit). Das macht das Leben für alle Beteiligten im Moment nicht nur schwerer – es könnte auch zukünftige Jobaussichten beeinträchtigen, wenn sich herumspricht, wie schlecht diese Person in Ihrem Unternehmen behandelt wurde. Wenn Sie beispielsweise jemanden wegen mangelnder Arbeitsmoral entlassen haben, dieser aber das Gefühl hatte, nie die nötige Einarbeitung erhalten zu haben, könnten andere in der Branche zögern, sich auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen zu bewerben, weil Gerüchte über einen negativen Onboarding-Prozess kursieren.
• Unterstützen Sie die berufliche Entwicklung: Manchmal ist Ablehnung eine Neuausrichtung. Wenn Sie einen Mitarbeiter auf nette und respektvolle Weise entlassen, können Sie ihm tatsächlich dabei helfen, eine Karriere zu finden, die besser zu seinen Fähigkeiten und Zielen passt. Echtes Coaching und Unterstützung nach der Entlassung (weiter unten näher beschrieben) können einem gekündigten Mitarbeiter helfen, den richtigen Weg zu einem Job zu finden, in dem er glänzen kann.
• Verbessern Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten: Eine mitfühlende Kündigung kann Sie tatsächlich zu einer besseren Führungskraft und einem besseren Kommunikator machen. Es ist einfach, gute Nachrichten zu überbringen, aber die besten Führungskräfte beherrschen die Kunst, schlechte Nachrichten zu teilen, indem sie Ehrlichkeit, Direktheit, aktives Zuhören und kontinuierliche Unterstützung kombinieren.

Wie man einen Mitarbeiter mit Mitgefühl entlässt: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bevor Sie den Kündigungsprozess einleiten, stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Verständnis der Situation, der relevanten Richtlinien sowie aller Dokumentationen oder Beweise im Zusammenhang mit den Leistungs- oder Verhaltensproblemen des Mitarbeiters haben. Es ist wichtig, gut auf das Gespräch vorbereitet zu sein.

So gehen Sie den Prozess mit Anstand und Mitgefühl an:

1. Klären Sie, warum Sie dem Mitarbeiter kündigen

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie wissen, was Sie mit der Kündigung erreichen wollen. Wenn es an Leistungsproblemen oder einer schlechten Einstellung liegt, stellen Sie sicher, dass dies klar ist, damit keine Verwirrung darüber entsteht, warum der Mitarbeiter entlassen wird.

Besprechen Sie die Kündigungsgründe mit Ihrem Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, sollten Sie Ihren Rechtsberater oder Mentor konsultieren, bevor Sie den Kündigungsprozess einleiten.

Hier sind einige Beispiele für angemessene gegenüber unangemessenen Kündigungsgründen:

Akzeptable Gründe für die Entlassung eines Mitarbeiters	Unangemessene Gründe für die Entlassung eines Mitarbeiters
Schlechte Arbeitsleistung	Einzigartiger Arbeitsstil
Übermäßige Fehlzeiten (Fehlen bei der Arbeit)	Krankheit oder Verletzung
Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien	Sie haben nach einer Gehaltserhöhung gefragt
Missbrauch von Unternehmenseigentum	Versehentliches Beschädigen von Firmenausstattung
Schlechter kultureller Fit	Kulturelle oder politische Unterschiede
Respektloses Verhalten	Äußern eines Problems mit dem Management
Belästigung oder Diskriminierung anderer	Abneigung gegen die Persönlichkeit
Drogenkonsum oder illegale Aktivitäten	Gerüchte über Verhalten außerhalb der Arbeit (ohne Beweise oder Relevanz für das Unternehmen)

2. Verstehen Sie die Arbeitnehmerrechte und Unternehmensabläufe

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Sie die Rechte des Mitarbeiters verstehen und befolgen Sie die entsprechenden Verfahren. Beispielsweise kann es unterschiedliche Vorgaben für jemanden geben, der erst kürzlich eingestellt wurde, im Vergleich zu jemandem, der seit über 6 Monaten in Ihrem Unternehmen ist. Beziehen Sie sich auf offizielle Handbücher zu Ihren Unternehmensrichtlinien und bitten Sie die Personalabteilung bei Bedarf um Unterstützung.

Sollten Sie jemanden, der entlassen wird, vorab informieren? Nach dem Fair Labor Standards Act⁴ sind Unternehmen nicht verpflichtet, eine Kündigung im Voraus anzukündigen. In einigen Fällen müssen Arbeitgeber die Arbeitnehmer jedoch im Voraus über Massenentlassungen oder andere außergewöhnliche Umstände informieren.

In einem Standard-Kündigungsszenario liegt die Entscheidung bei Ihnen. Wenn Sie eine Beziehung zu dem Mitarbeiter haben und ihm aufrichtig das Beste wünschen, möchten Sie ihm vielleicht eine Woche oder länger Zeit geben, um nach einem Job zu suchen, bevor Sie ihn entlassen.

3. Bereiten Sie die notwendigen Unterlagen vor

Bei der Kündigung eines Mitarbeiters ist es wichtig, über die erforderlichen Unterlagen zu verfügen, um Ihre Entscheidung zu stützen und die Interessen sowohl des Mitarbeiters als auch der Organisation zu schützen. Obwohl die spezifische Dokumentation je nach den Umständen und den geltenden Gesetzen variieren kann, sind hier einige gängige Dokumente aufgeführt:

• Kündigungsschreiben: Dies ist ein offizielles Dokument, das gemäß den Anforderungen Ihres Bundeslandes und Ihres Unternehmens verfasst wurde. Es enthält Geschäftsinformationen, den Namen des Mitarbeiters, die Kündigungsgründe und das Datum, an dem die Kündigung wirksam wird. Bewahren Sie eine Kopie des unterzeichneten Kündigungsschreibens in der Personalakte auf.
• Disziplinarprotokolle und schriftliche Abmahnungen: Wenn der Mitarbeiter Disziplinarmaßnahmen unterworfen war, dokumentieren Sie diese Fälle und alle damit verbundenen Warnungen, Verweise oder schriftlichen Mitteilungen. Fügen Sie auch alle Unterlagen über die Beteiligung eines Mitarbeiters an Vorfällen am Arbeitsplatz, Unfällen oder Verstößen bei.
• Leistungsbeurteilungen: Sammeln Sie alle Leistungsbeurteilungen oder Leistungsverbesserungspläne (PIPs), die die Leistungsprobleme oder Mängel des Mitarbeiters dokumentieren. Dies kann Ihre Entscheidung stützen, wenn die Kündigung aus leistungsbedingten Gründen erfolgt.
• Kündigungs- oder Abfindungsvereinbarung: Wenn die Entlassung ein Abfindungspaket beinhaltet, stellen Sie sicher, dass Sie eine unterzeichnete und datierte Vereinbarung haben, die die Details umreißt.
• Informationen zum Arbeitslosengeld: Informieren Sie den Mitarbeiter darüber, wie er Arbeitslosengeld beantragen kann. Teilen Sie Details über das Arbeitslosenversicherungsprogramm in Ihrem Bundesland mit, einschließlich des Antragsverfahrens, der Zulassungskriterien und der erforderlichen Unterlagen.
• Letzte Gehaltsabrechnung: Kommunizieren Sie klar das Datum der letzten Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters und erläutern Sie alle Abzüge oder Anpassungen, die vorgenommen werden können, wie z. B. unbezahlter Urlaub, ausstehende Darlehen oder Steuern. Geben Sie Informationen darüber an, wie die letzte Gehaltsabrechnung zugestellt wird (z. B. direkte Einzahlung oder physischer Scheck) und machen Sie Angaben zu etwaigen zusätzlichen Vergütungen, wie z. B. der Auszahlung von nicht genutztem Urlaubs- oder Krankheitsurlaub, falls zutreffend.

4. Planen Sie das Treffen zum richtigen Zeitpunkt

Kündigen Sie das Treffen im Voraus an, damit sich der Mitarbeiter mental und emotional darauf vorbereiten kann. Wählen Sie eine Zeit, zu der sowohl Sie als auch der Mitarbeiter ausreichend Zeit für das Gespräch haben, ohne gehetzt oder unterbrochen zu werden. Zusätzlich…

• Entlassen Sie niemanden vor wichtigen Fristen, da er sich wahrscheinlich nicht motiviert fühlen wird, seine verbleibenden Aufgaben zu erledigen.
• Entlassen Sie niemanden an seinem ersten Arbeitstag (es sei denn, er hat wirklich einen großen Fehler gemacht). Sie lernen sich gerade erst kennen, also besteht noch kein Grund für Peinlichkeit oder Spannung!
• Entlassen Sie niemanden während der Feiertage. Versuchen Sie, bedeutende Ereignisse wie Hochzeiten/Geburtstage/Abschlussfeiern zu vermeiden, insbesondere wenn diese Ereignisse kurz nach der Entlassung aus Ihrem Unternehmen anstehen. Manchmal liegt dies nicht in Ihrer Hand, aber es ist freundlich, dies zu berücksichtigen.
• Entlassen Sie niemanden (oder deuten Sie seine Kündigung an) in einem öffentlichen Rahmen. Dies kann extrem peinlich und sozial schädlich sein.

Versuchen Sie, Kündigungsgespräche persönlich zu führen. Wenn dies nicht möglich ist, ist ein Videoanruf besser als ein Telefonat. Versuchen Sie, eine Zeit zu wählen, die die Auswirkungen auf den Mitarbeiter und andere Teammitglieder minimiert, z. B. am Vormittag oder am Nachmittag, wenn sie nicht mit anderen Mitarbeitern interagieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit für das Treffen eingeplant haben. Laut Anwälten⁵ sollte ein Kündigungsgespräch etwa 15 bis 20 Minuten dauern, abhängig von den Bedenken und der emotionalen Reaktion des Mitarbeiters.

5. Richten Sie einen privaten, komfortablen Besprechungsraum ein

Suchen Sie sich einen privaten und neutralen Ort, an dem Sie ein ungestörtes Gespräch führen können. Der Raum sollte absolut vertraulich sein. Vermeiden Sie öffentliche Räume oder belebte Bereiche, in denen andere das Gespräch mithören könnten.

Ein privates Büro oder ein Besprechungsraum ist ideal. Fenster, Grünpflanzen und eine angenehme Einrichtung können den Raum einladender und beruhigender machen, während schwierige Nachrichten überbracht werden.

6. Erstellen Sie einen Entwurf

Wie bei jedem effektiven Meeting sollten Sie einen Entwurf dessen vorbereiten, was Sie sagen wollen und wie lange es dauern wird. Ein Entwurf für ein Kündigungsgespräch könnte beispielsweise Folgendes enthalten:

• Eröffnung und Einleitung (1-2 Minuten): Beginnen Sie das Treffen, indem Sie den Mitarbeiter begrüßen und Ihre Wertschätzung für seine Zeit und seine Beiträge ausdrücken. Nennen Sie klar den Zweck des Treffens, nämlich die Besprechung seines Beschäftigungsstatus.
• Zusammenfassung der Leistungsprobleme und Kündigungsgründe (3-5 Minuten): Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Leistungs- oder Verhaltensprobleme, die zu der Entscheidung geführt haben, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Seien Sie spezifisch und nennen Sie Beispiele, wenn Sie die Bedenken besprechen.
• Empathische Kommunikation (3-5 Minuten): Zeigen Sie Empathie und Verständnis für die Emotionen, die der Mitarbeiter erleben mag. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Gedanken, Gefühle oder Bedenken im Zusammenhang mit der Kündigung zu äußern. Üben Sie aktives Zuhören und bewahren Sie eine offene, nicht wertende Haltung. Wir haben weiter unten mehr Tipps dazu!
• Kündigungsentscheidung (1-2 Minuten): Kommunizieren Sie klar die Entscheidung, den Mitarbeiter zu entlassen. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten oder übermäßige Details. Nennen Sie das Datum, an dem die Kündigung wirksam wird.
• Erläuterung der nächsten Schritte (3-5 Minuten): Geben Sie Informationen über die logistischen Details des Kündigungsprozesses, wie z. B. die Rückgabe von Unternehmenseigentum, Austrittsverfahren und alle erforderlichen Unterlagen. Erläutern Sie etwaige Leistungen nach der Kündigung, wie z. B. Abfindungspakete oder Unterstützung bei der Arbeitsvermittlung, falls zutreffend. Besprechen Sie alle Geheimhaltungs- oder Wettbewerbsverbote, die in Kraft sein könnten. Erklären Sie, wie die letzte Gehaltsabrechnung berechnet wird, einschließlich aller Abzüge oder Anpassungen.
• Unterstützung und Ressourcen (3-5 Minuten): Bieten Sie dem Mitarbeiter Unterstützung während des Übergangs an, z. B. durch die Bereitstellung von Referenzen oder das Angebot von Berufsberatungsdiensten. Geben Sie Informationen über Unterstützung bei der Arbeitsvermittlung, Outplacement-Services oder Networking-Ressourcen, die ihm zur Verfügung stehen könnten. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, Fragen zu stellen oder Klärungen zu jedem Aspekt des Kündigungsprozesses einzuholen.
• Fazit (1-2 Minuten): Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen, die während des Treffens besprochen wurden. Wiederholen Sie das Datum des Kündigungstermins und alle sofortigen Maßnahmen, die vom Mitarbeiter verlangt werden. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für die Beiträge des Mitarbeiters aus und wünschen Sie ihm alles Gute für seine zukünftigen Unternehmungen.

Denken Sie daran, dass dies nur ein Beispielentwurf ist und der spezifische Inhalt und die Reihenfolge der Diskussion je nach den Umständen und den Richtlinien der Organisation variieren können. Sie sollten auch eine Vorstellung davon haben, wann genau der Mitarbeiter sein Büro verlassen muss, damit er genügend Zeit hat, seine persönlichen Sachen zusammenzusuchen, bevor er geht. Dies kann besonders wichtig sein, wenn er Zugangscodes oder Schlüssel hat, die sofort zurückgegeben werden müssen.

7. Proben Sie mit diesen Skripten, was Sie sagen wollen

Es ist wichtig, die schlechte Nachricht so klar, direkt und sensibel wie möglich zu überbringen. Genau wie bei der Vorbereitung auf eine Rede kann das Üben vor dem Spiegel oder vor der Kamera hilfreich sein, um Ihren Vortrag zu verbessern.

Sie können ein Skript mit einigen Worten darüber vorbereiten, warum diese Entscheidung getroffen wurde, aber gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, es sei denn, Sie werden direkt von Ihrem Mitarbeiter gefragt. Sie könnten zum Beispiel sagen:

• “In den letzten Monaten hatten wir laufende Gespräche über Ihre Leistung. Wir haben mehrere Bereiche identifiziert, in denen Verbesserungen erforderlich waren, einschließlich [spezifische Leistungs- oder Verhaltensprobleme]. Wir haben Gespräche geführt, Feedback gegeben und sogar einen Leistungsverbesserungsplan implementiert, um Ihre Entwicklung zu unterstützen. Trotz dieser Maßnahmen haben wir jedoch nicht das beständige Wachstum und die Verbesserung gesehen, die erforderlich sind, um die Anforderungen Ihrer Rolle zu erfüllen.”
• “Während Ihrer Zeit im Unternehmen haben wir ein beständiges Verhaltensmuster bemerkt, das Anlass zur Sorge gibt. Konkret gab es Fälle, in denen Ihre Einstellung und Ihr Verhalten negative Auswirkungen auf das Arbeitsumfeld und die Teamdynamik hatten. Trotz unserer früheren Gespräche und Bemühungen, die Bedenken auszuräumen, haben wir keine Verbesserung gesehen. Nach sorgfältiger Überlegung haben wir die schwierige Entscheidung getroffen, Ihr Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen aufgrund der Auswirkungen auf die Arbeitsmoral im Team und die allgemeine Arbeitsproduktivität zu beenden.”

Vermeiden Sie hetzerische oder unhöfliche Aussagen wie: “Ihre Arbeitsmoral war absolut mies, und Sie sind nicht schlau genug für diese Position. Wir müssen Sie sofort loswerden, damit wir jemanden einstellen können, der besser ist.”

Ihr Skript stellt sicher, dass der Mitarbeiter am Ende des Gesprächs weiß, woran er ist, anstatt später ungeklärte Fragen zu haben. Das Skripten hilft auch dabei, Überraschungen zu vermeiden, wenn andere Leute erfahren, was hinter verschlossenen Türen passiert ist.

8. Zeigen Sie Empathie und aktives Zuhören

Wenn der Tag der Kündigung gekommen ist, sollte Ihre Vorbereitung zu einem weniger schmerzhaften Gespräch beitragen. Dennoch weiß man nie, wie jemand reagieren wird. Gehen Sie das Gespräch mit größter Empathie und Zuhörkompetenz an. Haben Sie Verständnis dafür, dass die Nachricht von der Kündigung für den Mitarbeiter überwältigend sein kann. Geben Sie ihm die Möglichkeit, seine Gefühle, Frustrationen oder Bedenken auszudrücken.

Nutzen Sie unsere Tipps weiter unten im Artikel, um empathische Körpersprache, Tonfall und aktives Zuhören zu zeigen.

9. Besprechen Sie die nächsten Schritte

Sobald die schlechte Nachricht auf dem Tisch liegt, lassen Sie etwas Zeit, um Informationen über die letzte Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters, Sozialleistungen oder andere relevante Details im Zusammenhang mit seinem Ausscheiden zu besprechen. Geben Sie ihm eine Anleitung, wie er sein Ausscheiden mit Würde und Professionalität handhaben kann. Besprechen Sie gegebenenfalls ein Abfindungspaket oder Unterstützung, die Sie während der Übergangszeit anbieten können.

10. Bieten Sie Unterstützung an

Geben Sie je nach den Umständen Informationen über Outplacement-Services, Berufsberatung oder Unterstützung bei der Arbeitsvermittlung. Bieten Sie an, eine Empfehlung zu schreiben oder Referenzen bereitzustellen, falls dies angemessen ist. Zeigen Sie, dass Ihnen ihre Zukunft am Herzen liegt und Sie ihren Übergang unterstützen möchten. Pflegen Sie während der Übergangszeit und darüber hinaus eine respektvolle und professionelle Beziehung.

11. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Teilen Sie die Nachricht nach dem Kündigungsgespräch den verbleibenden Teammitgliedern auf professionelle und respektvolle Weise mit. Vertraulichkeit und Privatsphäre stehen an erster Stelle, aber Sie müssen auch genügend Informationen preisgeben, um Klatsch am Arbeitsplatz zu verhindern.

Sie könnten zum Beispiel sagen:

• “Ich wollte mir einen Moment Zeit nehmen, um eine aktuelle Entwicklung in unserem Team anzusprechen. Wie Sie vielleicht schon wissen, haben wir die schwierige Entscheidung getroffen, das Arbeitsverhältnis von [Name des Mitarbeiters] mit dem Unternehmen zu beenden. Ich möchte alle daran erinnern, dass dies eine vertrauliche Angelegenheit ist und es wichtig ist, dass wir die Privatsphäre von [Name des Mitarbeiters] in dieser Zeit respektieren. Wir sollten davon absehen, über die Umstände der Kündigung zu spekulieren oder Gerüchte zu verbreiten.”
• “Ich möchte ein Update bezüglich [Name des Mitarbeiters] geben. Wie Sie vielleicht schon wissen, haben wir die schwierige Entscheidung getroffen, sein Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen zu beenden. Es ist zwar unangemessen, die spezifischen Details der Kündigung zu besprechen, aber ich möchte Ihnen versichern, dass diese Entscheidung nach sorgfältiger Überlegung und auf der Grundlage von Faktoren getroffen wurde, die seine Fähigkeit, seine Rolle effektiv auszufüllen, erheblich beeinträchtigt haben. Für die Zukunft möchte ich alle an die Wichtigkeit erinnern, die Vertraulichkeit zu wahren und die Privatsphäre unseres ehemaligen Kollegen zu respektieren. Es ist wichtig, dass wir uns auf unsere eigenen Rollen und Verantwortlichkeiten konzentrieren und uns gegenseitig in dieser Zeit des Übergangs unterstützen.”

Geben Sie alle notwendigen Anweisungen oder Informationen darüber, wie das Team weitermachen wird. Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich bei Bedenken oder Fragen an Sie zu wenden.

8 Kommunikationstipps für eine mitfühlende Mitarbeiterkündigung

Wir alle kennen das Sprichwort: “Es kommt nicht darauf an, was man sagt, sondern wie man es sagt.” Respektvolle Kommunikation und emotionale Intelligenz sind für einen mitfühlenden Kündigungsprozess unerlässlich. Diese effektiven Kommunikationstechniken können die Auswirkungen der Nachricht abmildern.

1. Fassen Sie sich kurz und bündig

Wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen, ist es wichtig, die Dinge prägnant und auf den Punkt zu bringen. Sie möchten sicherstellen, dass die Person ihre Rechte und Optionen versteht, aber niemand möchte einen Vortrag über rechtliche Verfahren hören, wenn er gerade entlassen wird.

Die Chancen stehen gut, dass die Person eine Reihe von Emotionen verspürt, nachdem Sie die Nachricht überbracht haben. Sie möchten sie nicht zu lange in einem Meeting festhalten. Eine kurze, direkte Erklärung ist am besten, solange sie freundlich und respektvoll ist. Zum Beispiel:

Zu hart und direkt (Sagen Sie das NICHT)	Freundlich, klar und prägnant (Sagen Sie das!)
”Wir feuern Sie, weil Sie in diesem Job schrecklich sind."	"Sie konnten die von uns festgelegten Leistungskennzahlen nicht erfüllen, und wir haben in den letzten 6 Monaten keine Verbesserung gesehen, daher müssen wir uns von Ihnen trennen."
"Es ist anstrengend, mit Ihnen zu arbeiten, und das ganze Team hasst Sie."	"Negative Einstellungen und Unpünktlichkeit haben die Arbeitsmoral im Team stark gedämpft und unsere Produktivität verringert. Leider glauben wir nicht, dass diese hochgradig kollaborative Position das Richtige für Sie ist, und wir müssen Ihnen kündigen."
"Ihre Organisationsfähigkeiten sind grauenhaft, und selbst ein Kleinkind könnte Daten besser im Auge behalten als das hier."	"Aufgrund mangelnder Organisation, schlechter Leistung und ständig versäumter Fristen müssen wir Sie entlassen. Diese Position erfordert intensive Organisation und Pünktlichkeit, um unsere Rentabilitätsziele zu erreichen.”

Am wichtigsten ist es, so klar wie möglich zu sein. Sie möchten, dass sie verstehen, warum sie entlassen werden und was die nächsten Schritte sind. Diese Klarheit könnte sie potenziell zu einer geeigneteren Position in der Zukunft führen.

“Klarheit ist gütig. Unklarheit ist grausam.”

—Brené Brown

2. Drücken Sie Empathie aus

Empathie ist die Fähigkeit, sich in die Lage eines anderen zu versetzen und dessen Emotionen zu verstehen. In einem Kündigungsszenario ist es hilfreich, sich vorzustellen, man wäre in einer ähnlichen Situation. Schließlich ist Ihr Job Ihre Lebensgrundlage. Wenn Sie auf der gegenüberliegenden Seite des Tisches säßen, würden Sie sich vielleicht verärgert, defensiv, verlegen oder sogar beschämt fühlen.

Indem Sie Empathie ausdrücken, vermenschlichen Sie die Interaktion und helfen der anderen Person, sich nicht völlig allein zu fühlen. Hochempathische Menschen spiegeln die Emotionen anderer wider und validieren deren Erfahrungen. Sie können zum Beispiel sagen:

• “Ich verstehe, dass dies eine sehr schwierige Nachricht für Sie ist.”
• “Es ist völlig verständlich, dass Sie sich [schockiert/wütend/verwirrt] fühlen, und mir würde es genauso gehen. Gibt es irgendetwas, das ich tun kann, um zu helfen?”
• “Ich weiß, dass das schwer zu hören ist, aber bitte denken Sie daran, dass ich Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten sehr schätze. Dieser Job definiert nicht Ihren Wert als Person, und ich bin zuversichtlich, dass Sie eine viel geeignetere Rolle finden werden, die Ihre Stärken ausspielt.”

3. Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten

Zusätzlich zur Validierung der Erfahrung einer Person können Sie Empathie ausdrücken, indem Sie eine ähnliche Erfahrung teilen. Wenn Sie selbst einmal aus einem Job entlassen wurden, der nicht gut passte, können Sie vielleicht ein paar Worte der Weisheit oder Inspiration anbieten. Zum Beispiel:

• “Ehrlich gesagt wurde ich einmal von einem Job in einem Vertriebsunternehmen entlassen, den ich wirklich mochte, und es war einer der schwersten Momente meines Lebens. Aber in den Monaten danach wurde mir klar, dass es ein großer Segen war, weil ich eigentlich nicht gut für den Vertrieb geeignet war.”
• “Die Entlassung führte mich zu einer viel passenderen Karriere im digitalen Marketing. Damit will ich sagen, dass ich verstehe, was Sie durchmachen, und ich hoffe, dass dies ein positiver Katalysator für Sie sein kann, um etwas zu finden, das besser zu Ihren Fähigkeiten und Ihrer Persönlichkeit passt.”

Der Schlüssel liegt hier darin, ein echtes Gefühl der Verbundenheit zu schaffen, indem man sich auf das bezieht, was der andere durchmacht. Wenn Sie noch nie entlassen wurden, täuschen Sie es nicht vor. Achten Sie auch darauf, dass es nicht nur um Sie geht.

4. Üben Sie aktives Zuhören

Ein Kündigungsgespräch sollte keine Einbahnstraße sein. Sie sollten genauso viel zuhören wie sprechen. Wenn der Mitarbeiter seine Bedenken, Fragen oder Emotionen äußert, stellen Sie sicher, dass Sie aktiv zuhören, um Ihre Fürsorge und Ihren Respekt für ihn zu zeigen.

Denken Sie daran:

• Seien Sie voll präsent: Schenken Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit und halten Sie Augenkontakt. Zeigen Sie, dass Sie wirklich an dem interessiert sind, was er zu sagen hat.
• Vermeiden Sie Ablenkungen: Minimieren Sie Ablenkungen, wie z. B. den Blick auf Ihr Handy oder das Umherschauen im Raum, da dies Desinteresse signalisieren kann.
• Geben Sie verbale und nonverbale Signale: Verwenden Sie charismatische Zuhörsignale wie Nicken, “mhm” sagen oder kurze verbale Bestätigungen geben, um anzuzeigen, dass Sie aktiv am Gespräch beteiligt sind.
• Bewahren Sie eine offene Körperhaltung: Eine empfängliche Körperhaltung beinhaltet, dem Sprecher direkt gegenüberzustehen und sich leicht zu ihm hinzubeugen. Vermeiden Sie es, die Arme zu verschränken oder Ihren Körper zur Tür zu drehen, als wollten Sie fliehen.
• Spiegeln Sie seine Körpersprache: Spiegeln Sie subtil die Körpersprache des Mitarbeiters. Wenn er zum Beispiel mit überschlagenen Beinen dasitzt, können Sie eine ähnliche Haltung einnehmen. Spiegeln kann helfen, eine Beziehung aufzubauen und dafür sorgen, dass er sich trotz der negativen Nachricht wohler fühlt.
• Vermeiden Sie Unterbrechungen: Aktives Zuhören bedeutet, den Sprecher seine Gedanken ohne Unterbrechung zu Ende führen zu lassen. Vermeiden Sie es, dazwischenzurufen oder seine Sätze für ihn zu beenden. Bewahren Sie stattdessen Geduld und warten Sie auf angemessene Pausen, um zu antworten oder klärende Fragen zu stellen.
• Zusammenfassen und Fragen stellen: Nachdem der Sprecher zu Ende gesprochen hat, fassen Sie seine Hauptpunkte zusammen, um sicherzustellen, dass Sie ihn richtig verstanden haben. Stellen Sie durchdachte Fragen, um Ihr Engagement zu zeigen und zu weiteren Diskussionen anzuregen.

Jemanden zu entlassen ist eine herausfordernde und potenziell emotionale Erfahrung für beide Seiten. Durch aktives Zuhören zeigen Sie Respekt und Empathie gegenüber dem Mitarbeiter und ermöglichen es ihm, seine Gedanken und Gefühle über die Situation auszudrücken. Ihre Körpersprache kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, den Ton des Gesprächs festzulegen.

Hier ist: Wie man jemanden freundlich ablehnt, indem man 15 Körpersprache-Signale nutzt.

5. Stärken Sie sein Selbstvertrauen mit positivem Feedback

Entlassen zu werden kann ein schwerer Schlag für das Selbstvertrauen sein. Konstruktive Kritik und positives Feedback sind wesentliche Führungsqualitäten, die man in schwierigen Gesprächen einsetzen sollte. Erwägen Sie, ein paar positive Eigenschaften zu kommentieren, um ihn wieder aufzurichten:

• “In der Zeit, in der ich mit Ihnen gearbeitet habe, ist mir aufgefallen, dass Sie unglaublich talentiert im Reden vor Publikum und in der Teamzusammenarbeit sind. Ich habe keinen Zweifel daran, dass Sie diese Fähigkeiten bei Ihrer Jobsuche nutzen können. Gerne erwähne ich sie bei Referenzanrufen.”
• “Vielleicht ist Ihre Persönlichkeit nicht ideal für den Kundenservice, aber ich weiß aus erster Hand, dass Sie exzellent im Planen, Koordinieren und Organisieren sind. Vielleicht wäre eine Rolle im Projektmanagement oder in der Veranstaltungsplanung besser auf Ihre Fähigkeiten abgestimmt.”
• “Ich weiß, dass es schwer ist, diese Nachricht zu hören, aber bitte vergessen Sie nicht, wie unglaublich Sie in kreativer Innovation und Projektausführung sind. Ich weiß, dass diese Fähigkeiten wertvolle Pluspunkte für Ihren nächsten Arbeitgeber sein werden.”

Obwohl Sie jemanden entlassen, könnte diese Interaktion tatsächlich ein Wendepunkt für seine Karriere sein. Vielleicht ist er in der falschen Rolle oder im falschen Bereich, und eine Kündigung könnte ihn auf den richtigen Weg bringen. Ein aufrichtiges Kompliment zu seiner Arbeitsmoral, Persönlichkeit oder seinen Fähigkeiten kann seine Stimmung heben und ihm helfen, über die harte Realität der Entlassung hinwegzukommen.

Es könnte ihm sogar helfen durch Posttraumatisches Wachstum: Vorwärtsgehen, wenn schlimme Dinge passieren.

6. Verwenden Sie mehr “Ich”-Botschaften als “Du”-Botschaften

Achten Sie bei der Erläuterung der Kündigungsgründe darauf, wie sich die obigen Beispiele auf Fakten konzentrieren und nicht auf persönliche Angriffe. Hier können Ihre Dokumentationen und Aufzeichnungen nützlich sein, insbesondere wenn Sie diesen Mitarbeiter in der Vergangenheit wegen Verstößen oder Problemen abmahnen mussten.

Unabhängig vom Kündigungsgrund sollten Sie ihm nicht das Gefühl geben, persönlich beleidigt zu werden. Bei der Kündigung geht es um seine Leistung in der spezifischen Rolle, nicht um seinen Wert als Mensch.

Verwenden Sie nach Möglichkeit “Ich”-Botschaften anstelle von “Du”-Botschaften, wenn Sie erklären, warum er das Unternehmen verlassen muss. Stellen Sie sicher, dass diese Gründe nicht persönlich sind! Die Aussage “Ich glaube nicht, dass diese Position gut zu Ihrer Erfahrung und Ihrem Arbeitsstil passt” wirkt weniger anklagend als etwas wie “Du bist nicht gut in dem, was du tust”.

Wenn der Mitarbeiter eine schwierige Persönlichkeit oder ein schwieriges Auftreten hat, kann Ihnen dieses Freebie helfen zu lernen, wie man mit aggressiven, narzisstischen oder negativen Menschen am Arbeitsplatz umgeht:

7. Nutzen Sie Entspannungstechniken

Bevor Sie jemanden entlassen, ist es wichtig, Ihren Geist und Ihre Energie zu klären. Sind Sie schon einmal in einen Raum gekommen, in dem alle wütend oder gereizt waren? Stellen Sie sich ein Flughafenterminal vor, in dem das Flugzeug Verspätung hat. Die intensiven Emotionen von Frustration und Stress sind ansteckend. Das ist nicht die Stimmung, die Sie während eines Kündigungsgesprächs wollen!

Eine effektive Führungskraft tut ihr Bestes, um in schwierigen Momenten Ruhe und Gelassenheit auszustrahlen. Dies kann dem Mitarbeiter helfen, sich entspannter zu fühlen und die schlechte Nachricht eher zu akzeptieren. Nehmen Sie sich vor dem Gespräch 5 Minuten Zeit, um sich zu entspannen, damit Sie klar kommunizieren und eine ruhige Umgebung schaffen können. Unsere Lieblingstaktiken sind:

• Box-Breathing: Atmen Sie 5 Sekunden lang tief ein, halten Sie die Luft oben 5 Sekunden lang an, atmen Sie dann 5 Sekunden lang aus und halten Sie unten 5 Sekunden lang an. Wiederholen Sie dies 5-10 Mal, um Ihr Nervensystem zu beruhigen.
• Nackenrollen: Lockern Sie die Verspannungen in Ihrem Nacken, indem Sie Ihren Kopf langsam 10 Mal in jede Richtung rollen. Kombinieren Sie dies mit anderen Übungen am Schreibtisch und Dehnübungen, um Ihren Körper und Ihre Haltung vor dem schwierigen Gespräch zu entspannen.
• Machen Sie eine Achtsamkeitsübung: Die Wissenschaft zeigt, dass Achtsamkeit einen freundlicher machen kann. Bevor Sie mit dem Treffen beginnen, ziehen Sie eine kurze Meditation, einen beruhigenden Spaziergang im Freien oder eine kurze Dankbarkeitsübung in Betracht, um Ihre Empathie, Ihr Mitgefühl und Ihre Ruhe anzuzapfen.

8. Bieten Sie Unterstützung und Beruhigung an

Der beste Weg, ein Kündigungsgespräch zu beenden, ist mit Unterstützung und Beruhigung. Auch wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen, möchten Sie ihn nicht im Regen stehen lassen.

Erwägen Sie, ihm zu helfen, indem Sie:

• Anbieten, als Referenz in seinem Lebenslauf zu fungieren und seine positiven Eigenschaften zu kommentieren.
• Einen Kontakt oder eine Referenz zu einem potenziellen Mentor oder neuen Arbeitgeber herstellen.
• Ein Empfehlungsschreiben verfassen, das er bei seiner Jobsuche verwenden kann.
• Ein Treffen vereinbaren, um seine beruflichen Entwicklungsziele neu zu bewerten und eine neue Rolle zu finden, die besser zu seinen Fähigkeiten passt.
• Ein Unternehmen oder eine Rolle vorschlagen, die besser zu seiner Erfahrung und seinen Fähigkeiten passen könnte.
• Ein Abfindungspaket oder Unterstützung beim Karriereübergang anbieten (z. B. das Schreiben von Lebensläufen oder Coaching-Sitzungen für Vorstellungsgespräche).

Profi-Tipp: Sie können zukünftige Kündigungen verhindern, indem Sie kontinuierliches Feedback, unterstützendes Coaching und regelmäßige Leistungsbeurteilungen anbieten. Um die Notwendigkeit von Kündigungen zu vermeiden, ist es entscheidend, der laufenden Kommunikation Priorität einzuräumen und Leistungsprobleme umgehend anzusprechen. Setzen Sie klare Erwartungen, arbeiten Sie gemeinsam an Verbesserungsplänen und bieten Sie Ressourcen und Schulungsmöglichkeiten an, um das Wachstum zu unterstützen. Hier sind 21 Strategien zur Mitarbeiterbindung, die jeder Manager ausprobieren muss.

Beispielskript für eine respektvolle Mitarbeiterkündigung

Manager: Hallo [Name des Mitarbeiters], danke, dass Sie sich heute mit mir treffen. Ich wollte eine wichtige Angelegenheit mit Ihnen besprechen.

Mitarbeiter: Sicher, worum geht es?

Manager: Ich möchte damit beginnen, Ihre harte Arbeit und Ihr Engagement für das Unternehmen anzuerkennen. Ihre Beiträge wurden geschätzt, und es ist mir wichtig, dies mitzuteilen, bevor wir fortfahren. Nach sorgfältiger Überlegung und Auswertung bin ich jedoch leider zu der schwierigen Entscheidung gekommen, Ihr Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen zu beenden.

Mitarbeiter: (Reagiert mit Schock oder Traurigkeit)

Manager: Ich verstehe, dass diese Nachricht überraschend kommen mag, und es ist völlig normal, sich bestürzt zu fühlen. Bitte wissen Sie, dass diese Entscheidung nicht leichtfertig getroffen wurde und auf bestimmten Leistungsbedenken basiert, die ich ansprechen muss.

Mitarbeiter: Können Sie mir mehr Details nennen?

Manager (erläutert Gründe): Absolut. Um Ihnen einige Beispiele zu nennen: Es gab Fälle, in denen Fristen versäumt wurden und die Qualität Ihrer Arbeit nicht den vom Unternehmen gesetzten Standards entsprach. Wir haben diese Bedenken bereits besprochen und Unterstützung sowie Coaching angeboten, aber leider habe ich nicht die Verbesserung gesehen, die ich mir erhofft hatte.

Mitarbeiter: Ich bin wirklich enttäuscht, das zu hören. Gibt es irgendetwas, das ich tun kann, um Ihre Entscheidung zu ändern?

Manager (drückt Empathie aus): Ich verstehe Ihre Enttäuschung und schätze Ihre Bereitschaft, sich zu verbessern. Aufgrund der beständigen Leistungsbedenken, die wir beobachtet haben, glauben wir jedoch, dass es im besten Interesse des Unternehmens ist, mit der Kündigung fortzufahren. Ich möchte bekräftigen, dass diese Entscheidung nicht Ihren Wert als Individuum definiert und den Wert, den Sie in das Team eingebracht haben, nicht schmälert.

Mitarbeiter: Was passiert jetzt?

Manager (beruhigt Mitarbeiter): Ich möchte Ihnen versichern, dass wir uns verpflichtet fühlen, Sie während dieses Übergangs zu unterstützen. Wir haben Ressourcen zur Verfügung, wie z. B. Outplacement-Services, die Sie bei der Suche nach einer neuen Beschäftigung unterstützen können. Zusätzlich können wir Ihnen eine Referenz und alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung stellen, um Ihnen bei Ihrer Jobsuche zu helfen.

Mitarbeiter: Danke, dass Sie mich über die Ressourcen informiert haben. Ich muss das alles erst einmal verarbeiten, aber ich schätze Ihre Unterstützung.

Manager (drückt Empathie aus): Ich verstehe, dass diese Nachricht schwer zu akzeptieren ist, und ich ermutige Sie, sich die Zeit zu nehmen, die Sie brauchen, um sie zu verarbeiten. Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

Mitarbeiter: In Ordnung, das werde ich tun. Danke, dass Sie offen und ehrlich zu mir waren.

Manager (fügt positives Feedback hinzu): Gern geschehen. Es war mir wichtig, dieses Gespräch mit Transparenz und Respekt anzugehen. Nochmals möchte ich betonen, dass Ihre Beiträge zum Unternehmen geschätzt wurden, und ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Unternehmungen.

Denken Sie daran, dass dieses Skript nur ein Leitfaden ist und es entscheidend ist, die Sprache und den Ton an die spezifischen Umstände und individuellen Bedürfnisse des Mitarbeiters anzupassen.

Fazit: Empathie, Freundlichkeit und Klarheit sind der Schlüssel zu einer respektvollen Kündigung

Jemanden zu entlassen ist eine schwierige Entscheidung, und es kann noch schwieriger sein, dies auf eine respektvolle und mitfühlende Weise zu tun. Es ist wichtig, daran zu denken, dass bei einer Entlassung die Gefühle anderer Menschen auf dem Spiel stehen, also tun Sie es mit Respekt und Würde.

Der beste Weg, dies zu tun, ist:

• Haben Sie einen Plan, bevor Sie jemanden entlassen (und bleiben Sie dabei).
• Seien Sie sich über die Kündigungsgründe, die Dokumentation und die nächsten Schritte völlig im Klaren.
• Erstellen Sie ein Skript oder eine Vorlage, die Sie proben können.
• Verwenden Sie eine empathische Sprache, um ihre emotionale Reaktion zu validieren und sich darauf zu beziehen.
• Üben Sie aktives Zuhören mit offener Körpersprache, Vorbeugen, Nicken und zeigen Sie, dass es Ihnen wichtig ist.
• Bieten Sie Unterstützung und Ressourcen an, wann immer dies möglich ist.

Hat ein ehemaliger Mitarbeiter Schwierigkeiten, nach der Entlassung weiterzumachen? Vielleicht können Sie ihm mit Tipps zum Posttraumatischen Wachstum: Vorwärtsgehen, wenn schlimme Dinge passieren Trost spenden.

Referenzen

Footnotes (5)

1. zippia.com. ↩

2. nationalinterest.org ↩

3. nolo.com ↩

4. webapps.dol.gov. ↩

5. shrm.org ↩