Comment licencier quelqu'un avec bienveillance (avec des scripts !)

Licencier n'est jamais une expérience agréable, mais traiter la personne avec dignité et respect peut mener à une croissance pour les deux parties. Voici comment mettre fin à un contrat avec compassion.

Plus de 40 % des Américains¹ ont déjà été licenciés, et le licenciement d’un employé peut coûter à une entreprise jusqu’à 200 %² de son salaire ! Se séparer d’un membre du personnel n’est jamais facile, mais le faire avec bienveillance peut éviter bien des maux de tête et économiser beaucoup d’argent. Bien que cela puisse être une expérience difficile et inconfortable, la bonne nouvelle est qu’elle n’a pas à être dommageable pour l’une ou l’autre des parties concernées. En fait, si elle est effectuée correctement, la rupture du contrat peut s’avérer bénéfique pour les deux parties alors qu’elles poursuivent leur carrière.

Voici un guide étape par étape pour le licenciement d’un employé et 7 conseils de communication pratiques pour licencier quelqu’un avec humanité.

Pourquoi est-il important de licencier quelqu’un avec bienveillance ?

Il est important de licencier quelqu’un avec bienveillance parce que c’est la chose à faire sur le plan humain. Vous voulez que vos employés sachent quand cela ne fonctionne pas, mais vous ne voulez pas non plus qu’ils se sentent attaqués ou embarrassés par vos paroles ou vos actes.

Licencier quelqu’un n’est jamais une expérience agréable pour quiconque, il est donc préférable que chacun puisse se sentir respecté et compris tout au long du processus. Traiter la personne avec dignité et respect, même en annonçant une nouvelle difficile, peut mener à une croissance personnelle profonde pour les deux parties. Au lieu de s’y prendre comme ceci…

Voici quelques raisons d’aborder ce processus avec sensibilité, préparation et gentillesse :

• Respecter vos valeurs morales : Si vous valorisez la compassion, l’honnêteté, l’empathie et le respect, alors licencier quelqu’un avec bienveillance est la manière la plus évidente d’agir.
• Alignement avec votre éthique. Un licenciement impoli ou insensible pourrait non seulement nuire à l’employé congédié, mais aussi entraîner des remords et une dissonance cognitive dans votre propre psyché.
• Éviter les problèmes juridiques : Aux États-Unis, le règlement moyen d’un procès pour licenciement abusif se situe entre 5 000 $ et 40 000 $³. Un processus de licenciement respectueux et minutieusement documenté est crucial pour éviter les problèmes juridiques.
• Protéger votre réputation : Si un employé estime avoir été traité injustement, son premier réflexe peut être la vengeance plutôt que le pardon (et peut-être même la justice). Non seulement cela rendra la vie plus difficile pour toutes les personnes impliquées sur le moment, mais cela pourrait aussi nuire aux futures perspectives de recrutement si le bruit court sur la façon dont cette personne a été traitée dans votre entreprise. Par exemple, si vous licenciez quelqu’un pour une mauvaise éthique de travail alors qu’il estime n’avoir jamais reçu la formation nécessaire, d’autres professionnels du secteur pourraient hésiter à postuler chez vous en raison de rumeurs sur un processus d’intégration négatif.
• Aider au développement professionnel : Parfois, un rejet est une redirection. Si vous licenciez un employé de manière aimable et respectueuse, vous pouvez l’aider à découvrir une carrière plus en phase avec ses compétences et ses objectifs. Un coaching authentique et une aide après le licenciement (décrits plus bas) peuvent aider un employé licencié à se mettre sur la bonne voie pour un emploi où il pourra exceller.
• Améliorer vos compétences en communication : Un licenciement compatissant peut en fait faire de vous un meilleur manager et un meilleur communicateur. Il est facile d’annoncer de bonnes nouvelles, mais les meilleurs leaders maîtrisent l’art de partager les mauvaises nouvelles en combinant honnêteté, franchise, écoute active et soutien continu.

Comment licencier un employé avec compassion : Guide étape par étape

Avant d’entamer le processus de licenciement, assurez-vous d’avoir une compréhension claire de la situation, des politiques pertinentes et de toute documentation ou preuve liée aux problèmes de performance ou de conduite de l’employé. Il est important d’être bien préparé pour la conversation.

Voici comment aborder le processus avec grâce et compassion :

1. Clarifiez pourquoi vous licenciez l’employé

Tout d’abord, assurez-vous de savoir ce que vous voulez obtenir du licenciement. S’il s’agit de problèmes de performance ou d’une mauvaise attitude, assurez-vous que cela soit clair afin qu’il n’y ait aucune confusion sur les raisons du départ de l’employé.

Passez en revue les motifs de licenciement avec votre supérieur ou la direction générale pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Si vous dirigez une petite entreprise, vous souhaiterez peut-être consulter votre conseiller juridique ou un mentor avant d’entamer le processus.

Voici quelques exemples de motifs appropriés par rapport aux motifs inappropriés :

Motifs acceptables pour licencier un employé	Motifs inappropriés pour licencier un employé
Mauvaise performance au travail	Style de travail unique
Absentéisme excessif	Maladie ou blessure
Violation des politiques de l’entreprise	Demande d’augmentation
Mauvaise utilisation des biens de l’entreprise	Bris accidentel de matériel
Mauvaise adéquation culturelle	Différences culturelles ou politiques
Comportement irrespectueux	Expression d’un problème avec la direction
Harcèlement ou discrimination envers autrui	Antipathie personnelle
Usage de drogue ou activité illégale	Rumeurs de comportement hors travail (sans preuve ni pertinence pour l’entreprise)

2. Comprendre les droits de l’employé et les procédures de l’entreprise

Ensuite, assurez-vous de comprendre les droits de l’employé et de suivre les procédures en conséquence. Par exemple, il peut y avoir des spécifications différentes pour quelqu’un qui a été embauché récemment par rapport à quelqu’un qui travaille dans votre entreprise depuis plus de 6 mois. Reportez-vous aux manuels officiels sur la politique de votre entreprise et demandez l’aide des RH si nécessaire.

Devez-vous donner un préavis à quelqu’un qui va être licencié ? Selon le Fair Labor Standards Act⁴, les entreprises ne sont pas tenues de donner un préavis de licenciement. Cependant, certains cas obligent les employeurs à informer les employés à l’avance lors de licenciements massifs ou d’autres circonstances exceptionnelles.

Dans un scénario de licenciement standard, la décision vous appartient. Si vous entretenez une relation avec l’employé et que vous lui souhaitez sincèrement le meilleur, vous pourriez lui accorder une semaine ou plus pour chercher un emploi avant son départ effectif.

3. Préparer la documentation nécessaire

Lors du licenciement d’un employé, il est essentiel de disposer de la documentation nécessaire pour justifier votre décision et protéger les intérêts de l’employé et de l’organisation. Bien que la documentation spécifique puisse varier selon les circonstances et les lois applicables, voici quelques documents courants à considérer :

• Lettre de licenciement : Il s’agit d’un document officiel rédigé selon les exigences de votre État et de votre entreprise. Elle comprend les informations sur l’entreprise, le nom de l’employé, les motifs du licenciement et la date d’effet. Conservez une copie de la lettre signée dans le dossier de l’employé.
• Dossiers disciplinaires et avertissements écrits : Si l’employé a fait l’objet de mesures disciplinaires, documentez ces cas ainsi que tout avertissement, réprimande ou avis écrit connexe. Incluez également toute documentation sur l’implication d’un employé dans des incidents, accidents ou violations sur le lieu de travail.
• Évaluations de performance : Rassemblez toutes les évaluations de performance ou les plans d’amélioration de la performance (PIP) qui documentent les problèmes ou les lacunes de l’employé. Cela peut appuyer votre décision si le licenciement est dû à des raisons liées à la performance.
• Accord de licenciement ou d’indemnité de départ : Si une indemnité de départ est incluse, assurez-vous d’avoir un accord signé et daté qui en précise les détails.
• Informations sur le chômage : Fournissez à l’employé des informations sur la manière de demander des allocations de chômage. Partagez les détails du programme d’assurance-chômage de votre État, y compris le processus de demande, les critères d’éligibilité et les documents requis.
• Dernier bulletin de paie : Communiquez clairement la date du dernier bulletin de paie de l’employé et expliquez les déductions ou ajustements éventuels, tels que les congés non payés, les prêts en cours ou les taxes. Incluez des informations sur le mode de versement (ex : dépôt direct ou chèque physique) et précisez toute compensation supplémentaire, comme le paiement des congés payés ou de maladie non utilisés, le cas échéant.

4. Planifier l’entretien au bon moment

Prévenez l’employé de la réunion à l’avance afin qu’il puisse se préparer mentalement et émotionnellement. Choisissez un moment où vous et l’employé disposez de suffisamment de temps pour l’entretien sans être pressés ou interrompus. De plus…

• Ne licenciez pas quelqu’un avant des échéances importantes, sinon il ne sera probablement pas motivé pour terminer ses tâches restantes.
• Ne licenciez pas quelqu’un lors de son premier jour de travail (sauf s’il a commis une faute grave). Vous apprenez encore à vous connaître, il n’est pas nécessaire de créer de la tension tout de suite !
• Ne licenciez pas quelqu’un pendant les vacances. Essayez d’éviter les événements importants comme les mariages, les anniversaires ou les remises de diplômes, surtout si ces événements ont lieu peu après le départ de l’entreprise. Parfois, cela ne dépend pas de vous, mais il est bienveillant d’en tenir compte.
• Ne licenciez pas quelqu’un (ou ne faites pas allusion à son licenciement) dans un lieu public. Cela peut être extrêmement embarrassant et socialement préjudiciable.

Essayez de mener les entretiens de licenciement en personne. Si ce n’est pas possible, un appel vidéo est préférable à un appel téléphonique. Essayez de choisir un moment qui minimisera l’impact sur l’employé et les autres membres de l’équipe, comme le milieu de la matinée ou le milieu de l’après-midi, lorsqu’ils n’interagissent pas avec d’autres membres du personnel.

Assurez-vous d’avoir alloué suffisamment de temps pour l’entretien. Selon des conseillers juridiques⁵, un entretien de licenciement devrait durer environ 15 à 20 minutes, selon les préoccupations et la réaction émotionnelle de l’employé.

5. Aménager un espace de réunion privé et confortable

Trouvez un endroit privé et neutre où vous pouvez avoir une conversation sans interruption. L’espace doit être totalement confidentiel. Évitez les espaces publics ou les zones passantes où d’autres pourraient surprendre la conversation.

Un bureau privé ou une salle de réunion est idéal. Des fenêtres, de la verdure et un décor agréable peuvent rendre l’espace plus accueillant et apaisant lors de l’annonce de nouvelles difficiles.

6. Créer un plan

Comme pour toute réunion efficace, vous devriez préparer un plan de ce que vous voulez dire et de la durée prévue. Par exemple, un plan d’entretien de licenciement pourrait inclure :

• Ouverture et introduction (1-2 minutes) : Commencez la réunion en saluant l’employé et en exprimant votre reconnaissance pour son temps et ses contributions. Énoncez clairement l’objet de la réunion, qui est de discuter de son statut d’emploi.
• Récapitulatif des problèmes de performance et motifs de licenciement (3-5 minutes) : Fournissez un bref résumé des problèmes de performance ou de comportement qui ont conduit à la décision de mettre fin à son contrat. Soyez spécifique et donnez des exemples.
• Communication empathique (3-5 minutes) : Exprimez de l’empathie et de la compréhension pour les émotions que l’employé peut ressentir. Laissez l’employé exprimer ses pensées, ses sentiments ou ses préoccupations liés au licenciement. Pratiquez l’écoute active et maintenez une attitude ouverte et sans jugement. Nous avons plus de conseils à ce sujet ci-dessous !
• Décision de licenciement (1-2 minutes) : Communiquez clairement la décision de licencier l’employé. Utilisez un langage clair et concis, en évitant l’ambiguïté ou les détails excessifs. Indiquez la date d’effet du licenciement.
• Explication des prochaines étapes (3-5 minutes) : Fournissez des informations sur les détails logistiques du processus de départ, tels que la restitution du matériel de l’entreprise, les procédures de sortie et les documents requis. Expliquez les avantages post-licenciement, tels que les indemnités de départ ou l’aide au placement, le cas échéant. Discutez de tout accord de non-divulgation ou de non-concurrence en vigueur. Expliquez comment le dernier bulletin de paie sera calculé.
• Soutien et ressources (3-5 minutes) : Offrez votre soutien à l’employé pendant sa transition, par exemple en fournissant des références ou en proposant des services de conseil en carrière. Donnez des informations sur l’aide au placement, les services d’outplacement ou les ressources de réseautage disponibles. Encouragez l’employé à poser des questions.
• Conclusion (1-2 minutes) : Résumez les points clés abordés. Réitérez la date d’effet du licenciement et toute action immédiate requise de la part de l’employé. Exprimez votre reconnaissance pour ses contributions et souhaitez-lui bonne chance pour l’avenir.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit que d’un exemple de plan, et que le contenu spécifique et l’ordre de discussion peuvent varier. Vous devriez également avoir une idée précise du moment où l’employé devra quitter son bureau afin qu’il ait assez de temps pour rassembler ses affaires personnelles avant de partir. Cela peut être particulièrement important s’il possède des codes d’accès ou des clés à restituer immédiatement.

7. Répéter ce que vous voulez dire avec ces scripts

Il est important d’annoncer la mauvaise nouvelle avec autant de clarté, de franchise et de sensibilité que possible. Tout comme pour la préparation d’un discours, répéter devant un miroir ou devant une caméra peut aider à améliorer votre élocution.

Vous pouvez préparer un script expliquant pourquoi cette décision a été prise, mais n’entrez pas trop dans les détails à moins que l’employé ne le demande directement. Par exemple, vous pourriez dire :

• “Au cours des derniers mois, nous avons eu des discussions régulières concernant votre performance. Nous avons identifié plusieurs domaines où une amélioration était nécessaire, notamment [problèmes spécifiques]. Nous avons eu des échanges, fourni des retours et même mis en place un plan d’amélioration de la performance pour vous soutenir. Cependant, malgré ces mesures, nous n’avons pas constaté la croissance et l’amélioration constantes nécessaires pour répondre aux exigences de votre poste.”
• “Tout au long de votre présence dans l’entreprise, nous avons remarqué un schéma de comportement constant qui est devenu une source de préoccupation. Plus précisément, il y a eu des cas où votre attitude et votre comportement ont eu un impact négatif sur l’environnement de travail et la dynamique d’équipe. Malgré nos discussions précédentes et nos efforts pour résoudre ces problèmes, nous n’avons constaté aucune amélioration. Après mûre réflexion, nous avons pris la décision difficile de mettre fin à votre contrat en raison de l’impact sur le moral de l’équipe et la productivité globale.”

Évitez les déclarations incendiaires ou impolies comme : “Votre éthique de travail est nulle et vous n’êtes pas assez intelligent pour ce poste. Nous devons nous débarrasser de vous immédiatement pour embaucher quelqu’un de meilleur.”

Votre script garantit qu’à la fin de l’entretien, l’employé sait où il en est au lieu d’avoir des questions sans réponse plus tard. Le script aide également à éviter les surprises par la suite lorsque d’autres personnes apprendront ce qui s’est passé à huis clos.

8. Faire preuve d’empathie et d’écoute active

Le jour du licenciement, votre préparation devrait aider à rendre la discussion moins pénible. Pourtant, on ne sait jamais comment quelqu’un va réagir. Abordez la conversation avec le plus d’empathie et de capacité d’écoute possible. Comprenez que la nouvelle du licenciement peut être accablante. Laissez-les exprimer leurs sentiments, leurs frustrations ou leurs préoccupations.

Utilisez nos conseils plus loin dans l’article pour afficher un langage corporel, un ton et une écoute active empathiques.

9. Discuter des prochaines étapes

Une fois la mauvaise nouvelle annoncée, laissez du temps pour discuter des informations sur le dernier salaire de l’employé, ses avantages sociaux ou tout autre détail pertinent lié à son départ. Donnez-lui des conseils sur la manière de gérer son départ avec dignité et professionnalisme. Le cas échéant, discutez de toute indemnité de départ ou aide que vous pouvez offrir pendant la période de transition.

10. Offrir du soutien

Selon les circonstances, fournissez des informations sur les services d’outplacement, le conseil en carrière ou l’aide au placement. Proposez de rédiger une recommandation ou de fournir des références si cela est approprié. Montrez que vous vous souciez de leur avenir et que vous voulez soutenir leur transition. Maintenez une relation respectueuse et professionnelle tout au long de la période de transition et au-delà.

11. Communiquer avec votre équipe

Après l’entretien de licenciement, communiquez la nouvelle aux membres restants de l’équipe de manière professionnelle et respectueuse. La confidentialité et la vie privée sont primordiales, mais vous devez également divulguer suffisamment d’informations pour éviter les potins sur le lieu de travail.

Par exemple, vous pourriez dire :

• “Je voulais prendre un moment pour aborder un changement récent au sein de notre équipe. Comme vous le savez peut-être déjà, nous avons pris la décision difficile de mettre fin au contrat de [Nom de l’employé]. Je tiens à rappeler à tous qu’il s’agit d’une question confidentielle et qu’il est important de respecter la vie privée de [Nom de l’employé] pendant cette période. Nous devrions nous abstenir de spéculer ou de propager des rumeurs concernant les circonstances de ce départ.”
• “Je souhaite vous donner des nouvelles concernant [Nom de l’employé]. Comme vous le savez peut-être, nous avons pris la décision difficile de mettre fin à son contrat. Bien qu’il soit inapproprié de discuter des détails spécifiques de ce licenciement, je tiens à vous assurer que cette décision a été prise après mûre réflexion et sur la base de facteurs qui ont considérablement affecté sa capacité à remplir son rôle efficacement. À l’avenir, je tiens à rappeler à tous l’importance de maintenir la confidentialité et de respecter la vie privée de notre ancien collègue. Il est important que nous nous concentrions sur nos propres rôles et responsabilités tout en nous soutenant mutuellement pendant cette période de transition.”

Fournissez toutes les instructions ou informations nécessaires sur la manière dont l’équipe va aller de l’avant. Encouragez les membres de l’équipe à vous faire part de leurs préoccupations ou questions.

8 conseils de communication pour un licenciement compatissant

Nous avons tous entendu le dicton : “Ce n’est pas ce que vous dites, mais la façon dont vous le dites.” Une communication respectueuse et l’intelligence émotionnelle sont essentielles pour un processus de licenciement compatissant. Ces techniques de communication efficaces peuvent atténuer l’impact de la nouvelle.

1. Faire court et simple

Lorsque vous licenciez un employé, il est important d’être concis et d’aller droit au but. Vous voulez vous assurer que la personne comprend ses droits et ses options, mais personne ne veut subir un cours sur les procédures juridiques au moment où on le remercie.

Il est probable que l’individu ressente toute une gamme d’émotions après l’annonce de la nouvelle. Vous ne voulez pas le retenir trop longtemps en réunion. Une explication rapide et directe est préférable, tant qu’elle est aimable et respectueuse. Par exemple :

Trop dur et direct (Ne dites PAS cela)	Aimable, clair et concis (Dites ceci !)
”Nous vous licencions parce que vous êtes nul à ce poste."	"Vous n’avez pas pu atteindre les objectifs de performance fixés, et nous n’avons pas vu d’amélioration ces 6 derniers mois, nous devons donc mettre fin à votre contrat."
"C’est un calvaire de travailler avec vous, et toute l’équipe vous déteste."	"Les attitudes négatives et les retards ont gravement pesé sur le moral de l’équipe et réduit notre productivité. Malheureusement, nous pensons que ce poste hautement collaboratif ne vous convient pas, et nous devons vous licencier."
"Vos capacités d’organisation sont atroces, même un enfant suivrait mieux les données."	"En raison de votre manque d’organisation, de vos mauvaises performances et de vos délais systématiquement non respectés, nous devons nous séparer de vous. Ce poste exige une organisation et une ponctualité rigoureuses pour atteindre nos objectifs de rentabilité.”

Plus important encore, soyez aussi clair que possible. Vous voulez qu’ils comprennent pourquoi ils sont licenciés et quelles sont les prochaines étapes. Cette clarté pourrait potentiellement les guider vers un poste plus approprié à l’avenir.

“La clarté est une forme de bienveillance. Le flou est une forme de malveillance.”

— Brené Brown

2. Exprimer de l’empathie

L’empathie est la capacité de se mettre à la place de quelqu’un d’autre et de comprendre ses émotions. Dans un scénario de licenciement, il est utile de s’imaginer dans une position similaire. Après tout, votre travail est votre gagne-pain. Si vous étiez de l’autre côté de la table, vous pourriez vous sentir contrarié, sur la défensive, embarrassé ou même honteux.

En exprimant de l’empathie, vous humanisez l’interaction et aidez l’autre personne à sentir qu’elle n’est pas complètement seule. Les personnes très empathiques reflètent les émotions des autres et valident leurs expériences. Par exemple, vous pouvez dire :

• “Je comprends que c’est une nouvelle très difficile à recevoir.”
• “Il est tout à fait normal de se sentir [choqué/en colère/confus], et je ressentirais la même chose. Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider ?”
• “Je sais que c’est dur à entendre, mais gardez à l’esprit que je respecte énormément vos capacités et vos compétences. Ce travail ne définit pas votre valeur en tant que personne, et je suis convaincu que vous trouverez un rôle beaucoup plus adapté qui mettra en valeur vos points forts.”

3. Chercher des points communs

En plus de valider l’expérience de quelqu’un, vous pouvez exprimer de l’empathie en partageant une expérience similaire. Si vous avez déjà été licencié d’un emploi qui ne vous convenait pas, vous pourrez peut-être offrir quelques mots de sagesse ou d’inspiration. Par exemple :

• “Honnêtement, j’ai été licencié une fois d’un poste dans une entreprise de vente que j’aimais beaucoup, et ce fut l’un des moments les plus difficiles de ma vie. Mais dans les mois qui ont suivi, j’ai réalisé que c’était une chance car je n’étais pas vraiment fait pour la vente.”
• “Ce licenciement m’a conduit vers une carrière beaucoup plus en phase avec moi-même dans le marketing digital. Tout cela pour dire que je comprends ce que vous traversez, et j’espère que cela pourra devenir un catalyseur positif pour vous permettre de trouver quelque chose de plus adapté à vos compétences et à votre personnalité.”

La clé ici est de créer un véritable sentiment de connexion en vous identifiant à ce qu’ils vivent. Si vous n’avez jamais été licencié, ne faites pas semblant. Veillez également à ne pas tout ramener à vous.

4. Pratiquer l’écoute active

Un entretien de licenciement doit être un échange à double sens. Vous voulez écouter autant que vous parlez. Lorsque l’employé exprime ses préoccupations, ses questions ou ses émotions, assurez-vous d’écouter activement pour démontrer votre intérêt et votre respect.

N’oubliez pas de :

• Être pleinement présent : Accordez toute votre attention à l’interlocuteur et maintenez un contact visuel. Montrez que vous êtes sincèrement intéressé par ce qu’il a à dire.
• Éviter les distractions : Minimisez les distractions, comme regarder votre téléphone ou regarder autour de la pièce, car cela peut signaler un désintérêt.
• Fournir des indices verbaux et non verbaux : Utilisez des indices d’écoute charismatiques comme hocher la tête, dire “mm-hmm” ou fournir de brèves affirmations verbales pour indiquer que vous êtes activement engagé dans la conversation.
• Maintenir une posture ouverte : Une posture corporelle réceptive consiste à faire face directement à l’interlocuteur et à se pencher légèrement vers lui. Évitez de croiser les bras ou d’orienter votre corps vers la porte comme si vous vouliez vous échapper.
• Refléter son langage corporel : Reflétez subtilement le langage corporel de l’employé. Par exemple, s’il est assis les jambes croisées, vous pouvez adopter une posture similaire. Le mimétisme peut aider à établir un rapport et à le mettre plus à l’aise malgré la mauvaise nouvelle.
• Éviter d’interrompre : L’écoute active consiste à laisser l’interlocuteur terminer ses pensées sans interruption. Évitez d’intervenir ou de finir ses phrases à sa place. Au lieu de cela, faites preuve de patience et attendez les pauses appropriées pour répondre ou poser des questions de clarification.
• Résumer et poser des questions : Une fois que l’interlocuteur a fini de parler, résumez ses points principaux pour vous assurer de les avoir bien compris. Posez des questions réfléchies pour démontrer votre engagement et encourager la discussion.

Licencier quelqu’un est une expérience difficile et potentiellement émotionnelle pour les deux parties. En écoutant activement, vous faites preuve de respect et d’empathie envers l’employé, lui permettant d’exprimer ses pensées et ses sentiments sur la situation. Votre langage corporel peut faire une énorme différence dans le ton de la conversation.

Voici Comment rejeter quelqu’un avec gentillesse en utilisant 15 indices de langage corporel.

5. Renforcer sa confiance avec des retours positifs

Être licencié peut être un coup dur pour la confiance en soi. La critique constructive et les retours positifs sont des compétences de leadership essentielles à employer lors de conversations difficiles. Envisagez de commenter quelques attributs positifs pour l’aider à rebondir :

• “Pendant le temps où j’ai travaillé avec vous, j’ai remarqué que vous étiez incroyablement doué pour la prise de parole en public et la collaboration d’équipe. Je n’ai aucun doute sur le fait que vous saurez mettre ces compétences à profit dans votre recherche d’emploi. Je serai ravi de les mentionner lors de tout appel de référence.”
• “Peut-être que votre personnalité n’est pas idéale pour le service client, mais je sais de source sûre que vous êtes excellent en planification, coordination et organisation. Peut-être qu’un rôle en gestion de projet ou en événementiel serait plus en phase avec vos compétences.”
• “Je sais qu’il est difficile d’entendre cette nouvelle, mais n’oubliez pas à quel point vous êtes incroyable en matière d’innovation créative et d’exécution de projet. Je sais que ces compétences seront des atouts précieux pour votre prochain employeur.”

Bien que vous licenciez quelqu’un, cette interaction pourrait en fait être un tournant pour sa carrière. Peut-être est-il dans le mauvais rôle ou le mauvais domaine, et un licenciement pourrait le mettre sur la bonne voie. Un compliment sincère sur son éthique de travail, sa personnalité ou ses compétences peut améliorer son moral et l’aider à dépasser la dure réalité du licenciement.

Cela pourrait même l’aider à traverser une Croissance Post-Traumatique : Aller de l’avant quand des choses difficiles arrivent.

6. Utiliser des messages au “je” plutôt qu’au “tu”

Lorsque vous expliquez les motifs du licenciement, remarquez comment les exemples ci-dessus se concentrent sur les faits plutôt que sur les attaques personnelles. C’est là que votre documentation et vos dossiers peuvent être utiles, surtout si vous avez dû donner des avertissements à cet employé pour des violations ou des problèmes par le passé.

Quel que soit le motif du licenciement, vous ne voulez pas qu’il se sente personnellement insulté. Le licenciement concerne sa performance dans un rôle spécifique, pas sa valeur en tant qu’être humain.

Dans la mesure du possible, utilisez des messages au “je” plutôt qu’au “tu” pour expliquer pourquoi il doit quitter l’entreprise. Assurez-vous que ces raisons ne sont pas personnelles ! Déclarer : “Je ne pense pas que ce poste soit une bonne adéquation avec votre expérience et votre style de travail”, paraîtra moins accusateur que de dire quelque chose comme : “Tu n’es pas bon dans ce que tu fais.”

Si l’employé a une personnalité ou un comportement difficile, cette ressource gratuite peut vous aider à apprendre à gérer les personnes agressives, narcissiques ou négatives sur le lieu de travail :

7. Utiliser des techniques de relaxation

Avant de licencier quelqu’un, il est important de se vider l’esprit et de stabiliser son énergie. Êtes-vous déjà entré dans une pièce où tout le monde était en colère ou sur les nerfs ? Imaginez un terminal d’aéroport où l’avion a du retard. Les émotions intenses de frustration et de stress sont contagieuses. Ce n’est pas l’ambiance que vous voulez pendant un entretien de licenciement !

Un leader efficace fait de son mieux pour respirer le calme et la prestance dans les moments difficiles. Cela peut aider l’employé à se sentir plus détendu et à mieux accepter la mauvaise nouvelle. Avant d’entrer en réunion, prenez 5 minutes pour vous détendre afin de pouvoir communiquer clairement et créer un environnement serein. Nos tactiques préférées incluent :

• La respiration carrée : Inspirez profondément pendant 5 secondes, bloquez pendant 5 secondes, expirez pendant 5 secondes, et bloquez pendant 5 secondes poumons vides. Répétez 5 à 10 fois pour calmer votre système nerveux.
• Rotations du cou : Relâchez la tension dans votre cou en faisant rouler lentement votre tête dans chaque direction 10 fois. Combinez cela avec d’autres exercices de bureau et étirements pour aider à détendre votre corps et votre posture avant la conversation difficile.
• Faire un exercice de pleine conscience : La science montre que la pleine conscience peut vous rendre plus aimable. Avant de commencer la réunion, envisagez une courte méditation, une marche apaisante à l’extérieur ou un rapide exercice de gratitude pour puiser dans votre empathie, votre compassion et votre calme.

8. Offrir soutien et réassurance

La meilleure façon de terminer un entretien de licenciement est d’offrir soutien et réassurance. Même si vous vous séparez d’un employé, vous ne voulez pas le laisser dans le désarroi.

Envisagez de l’aider en :

• Proposant d’être une référence sur son CV et de commenter ses attributs positifs.
• Fournissant un contact ou une référence vers un mentor potentiel ou un nouvel employeur.
• Rédigeant une lettre de recommandation qu’il pourra utiliser dans sa recherche d’emploi.
• Organisant une réunion pour réévaluer ses objectifs de développement professionnel et trouver un nouveau rôle plus en phase avec ses compétences.
• Suggérant une entreprise ou un rôle qui pourrait être mieux adapté à son expérience et à ses compétences.
• Offrant une indemnité de départ ou une aide à la transition de carrière (comme la rédaction de CV ou des séances de coaching pour les entretiens).

Conseil de pro : Vous pouvez prévenir de futurs licenciements en fournissant des retours continus, un coaching de soutien et des évaluations de performance régulières. Pour éviter d’avoir à licencier, il est crucial de prioriser la communication continue et de traiter les problèmes de performance rapidement. Fixez des attentes claires, travaillez en collaboration sur des plans d’amélioration et offrez des ressources et des opportunités de formation pour soutenir leur croissance. Voici 21 stratégies d’engagement des employés que chaque manager doit essayer.

Script type pour un licenciement respectueux

Manager : Bonjour [Nom de l’employé], merci de me recevoir aujourd’hui. Je voulais discuter d’un sujet important avec vous.

Employé : Bien sûr, de quoi s’agit-il ?

Manager : Je tiens à commencer par reconnaître votre travail acharné et votre dévouement envers l’entreprise. Vos contributions ont été appréciées, et il est important pour moi de le partager avant d’aller plus loin. Cependant, après mûre réflexion et évaluation, j’ai malheureusement pris la décision difficile de mettre fin à votre contrat avec l’entreprise.

Employé : (Réagit avec choc ou tristesse)

Manager : Je comprends que cette nouvelle puisse être une surprise, et il est tout à fait normal de se sentir contrarié. Sachez que cette décision n’a pas été prise à la légère, et qu’elle est basée sur certaines préoccupations de performance que je dois aborder.

Employé : Pouvez-vous me donner plus de détails ?

Manager (détaillant les raisons) : Absolument. Pour vous donner quelques exemples, il y a eu des cas où les délais n’ont pas été respectés, et la qualité de votre travail n’a pas atteint les standards fixés par l’entreprise. Nous avons déjà discuté de ces préoccupations et fourni un soutien et un coaching, mais malheureusement, je n’ai pas constaté l’amélioration que j’espérais.

Employé : Je suis vraiment déçu d’entendre cela. Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour que vous changiez d’avis ?

Manager (exprimant de l’empathie) : Je comprends votre déception et j’apprécie votre volonté de vous améliorer. Cependant, sur la base des problèmes de performance constants que nous avons observés, nous pensons qu’il est dans le meilleur intérêt de l’entreprise de procéder au licenciement. Je tiens à affirmer que cette décision ne définit pas votre valeur en tant qu’individu et qu’elle ne diminue en rien la valeur que vous avez apportée à l’équipe.

Employé : Que se passe-t-il maintenant ?

Manager (rassurant l’employé) : Je veux vous assurer que nous nous engageons à vous soutenir tout au long de cette transition. Nous avons des ressources disponibles, telles que des services d’outplacement, qui peuvent vous aider à trouver un nouvel emploi. De plus, nous pouvons vous fournir une référence et toute la documentation nécessaire pour vous aider dans votre recherche d’emploi.

Employé : Merci de m’avoir informé de ces ressources. Je suis encore en train de digérer tout cela, mais j’apprécie votre soutien.

Manager (exprimant de l’empathie) : Je comprends que cette nouvelle soit difficile à accepter, et je vous encourage à prendre le temps dont vous avez besoin pour la traiter. Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, n’hésitez pas à me contacter.

Employé : D’accord, je le ferai. Merci d’avoir été ouvert et honnête avec moi.

Manager (ajoutant un retour positif) : Je vous en prie. Il était important pour moi d’aborder cette conversation avec transparence et respect. Encore une fois, je tiens à souligner que vos contributions à l’entreprise ont été appréciées, et je vous souhaite tout le meilleur dans vos projets futurs.

N’oubliez pas que ce script n’est qu’un guide et qu’il est crucial d’adapter le langage et le ton aux circonstances spécifiques et aux besoins individuels de l’employé.

Points clés à retenir : L’empathie, la gentillesse et la clarté sont les clés d’un licenciement respectueux

Licencier quelqu’un est une décision difficile, et il peut être encore plus difficile de le faire d’une manière respectueuse et compatissante. Il est important de se rappeler que les sentiments d’autres personnes sont en jeu, alors faites-le avec respect et dignité.

La meilleure façon d’y parvenir est de :

• Avoir un plan avant de licencier quelqu’un (et s’y tenir).
• Être parfaitement clair sur les motifs du licenciement, la documentation et les prochaines étapes.
• Créer un script ou un modèle que vous pouvez répéter.
• Utiliser un langage empathique pour valider et comprendre sa réaction émotionnelle.
• Pratiquer l’écoute active avec un langage corporel ouvert, en se penchant en avant, en hochant la tête et en montrant que vous vous souciez de la personne.
• Offrir du soutien et des ressources chaque fois que possible.

Un ancien employé a-t-il du mal à aller de l’avant après avoir été licencié ? Peut-être pouvez-vous lui offrir des conseils sur la Croissance Post-Traumatique : Aller de l’avant quand des choses difficiles arrivent.

Références

Footnotes (5)

1. zippia.com. ↩

2. nationalinterest.org ↩

3. nolo.com ↩

4. webapps.dol.gov. ↩

5. shrm.org ↩