Dans cet article
Le travail à distance nécessite une approche totalement différente. Principalement parce que nous devons nous appuyer sur davantage d'outils. Des outils de communication, des outils de collaboration, des outils pour les équipes.
Nous voulons vous aider ! Nous avons sélectionné 15 des meilleurs outils de communication pour les équipes virtuelles afin que vous puissiez gagner du temps et travailler plus intelligemment.
Je dirige des formations virtuelles pour les équipes depuis une décennie. Plus de 30 millions de personnes ont regardé mes formations virtuelles sur YouTube. Dans cet article, je veux parler des outils qui peuvent aider votre équipe à effectuer une transition en douceur ou à passer au niveau supérieur en matière de travail à distance.
J’espère que vous trouverez l’outil adapté à vos besoins… n’oubliez pas non plus de laisser vos outils préférés et vos avis sur chaque outil dans la section des commentaires.
Outils de communication
Qu’est-ce qu’un outil de communication ?
Un outil de communication est un logiciel, une application ou un service conçu pour aider les travailleurs à distance à avoir de meilleures conversations, communications ou interactions. Les outils de communication sont importants pour les équipes à distance car ils sont conçus pour combler le fossé entre le travail à distance et le travail traditionnel en personne, comme le travail effectué au bureau.
Avantages de l’utilisation d’outils de collaboration d’équipe pour la communication interne :
Pourquoi la communication à distance est-elle importante ?
Saviez-vous que 86 % des employés et des cadres citent le manque de collaboration ou une communication inefficace comme causes des échecs sur le lieu de travail ? Le fait est que communiquer au sein d’équipes à distance est plus difficile que dans un cadre traditionnel. Heureusement, nous avons des outils pour nous aider.
Établir des relations d’équipe à distance
Je dis toujours que gérer une équipe à distance, c’est comme entretenir une batterie. Plus vous passez de temps sans communiquer avec votre équipe à distance, plus la batterie se vide !
Les équipes à distance nécessitent une communication constante pour garder la batterie pleine.
Chaque fois que vous prenez des nouvelles de votre équipe de manière positive, vous chargez la batterie.
#1 : Donut
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Intégration simple dans Slack
- ✓ Version gratuite adaptée aux petites et moyennes équipes
- ✓ Solution légère pour apprendre à se connaître
INCONVÉNIENTS
- ✗ Aucun
| Plateformes | Navigateur Web, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Gratuit pour 24 personnes dans 1 canal, ou 49 $/mois pour des canaux illimités |
Avez-vous déjà eu envie de prendre un déjeuner de groupe ou un café virtuel avec votre équipe à distance ? Alors Donut est l’outil qu’il vous faut. Ce programme s’intègre facilement dans Slack et associe différents binômes pour discuter. C’est l’outil parfait pour développer votre réseau en ligne.
C’est idéal pour les entreprises comptant de nombreux employés, car maintenir de bonnes relations de travail — surtout si vous avez des employés ou des collègues à distance — peut être très difficile.
Ce que les gens disent :
- “Donut fonctionne tout seul, ce qui nous permet de configurer le système et de le laisser faire tout le travail.” — G2
- “J’utilise cet outil pour rencontrer de nouvelles personnes chaque semaine à mon bureau depuis 2 mois. C’est génial pour apprendre à connaître plus de gens socialement, mais aussi utile pour obtenir de nouvelles perspectives sur des sujets professionnels.” — Ian Folau
#2 : Coworker Coffee
Notre évaluation :
★★★★
AVANTAGES
- ✓ Livré avec un assistant de planification pour organiser les rencontres café
- ✓ Les pages de profil personnalisables offrent de bonnes amorces de conversation
INCONVÉNIENTS
- ✗ Un peu cher
| Plateformes | Navigateur Web |
|---|---|
| Tarification | À partir de 79,99 $/mois pour 20 utilisateurs |
C’est une alternative à Donut si vous voulez quelque chose d’un peu plus avancé. C’est excellent pour créer des liens au sein de votre équipe, mais cela peut s’avérer onéreux si vous dirigez une grande entreprise.
#3 : Know Your Team
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Comprend des questions et des brise-glace pour aider à établir un lien
- ✓ Offre des conseils de centaines de managers à travers le monde
- ✓ Intégration facile avec Slack
INCONVÉNIENTS
- ✗ Un peu difficile de collaborer avec plusieurs managers
| Plateformes | Navigateur Web, iOS |
|---|---|
| Tarification | Essai gratuit de 21 jours, ou à partir de 30 $/mois |
Si vous avez déjà souhaité un coup de main pour guider votre équipe, Know Your Team propose des outils pour organiser des réunions en tête-à-tête, obtenir des commentaires et renforcer la cohésion d’équipe.
Il propose également des questions uniques qui vous aident à mieux connaître votre entreprise, à obtenir des informations plus approfondies sur les employés et à instaurer la confiance mutuelle.
Ce que les gens disent :
- “Nouveaux managers qui ont l’impression de ne pas savoir ce qu’ils font, vous n’êtes pas seuls :-) Utilisez Know Your Team pour organiser des réunions individuelles, obtenir des commentaires honnêtes, renforcer la cohésion d’équipe, et plus encore.” — Capterra
Appels et chat vidéo avec votre équipe
Les appels vidéo personnels sont un excellent moyen de recharger les batteries de votre équipe ! Mais vous avez besoin des bons outils pour le faire…
Voici les meilleurs outils de conférence vocale et vidéo pour cette énergie de communication nécessaire :
#4 : Zoom
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Excellent plan gratuit pour des réunions individuelles illimitées
- ✓ Facile à utiliser et à configurer
- ✓ Performances impressionnantes avec des connexions internationales
- ✓ Interface simple à utiliser
- ✓ Superbes filtres et arrière-plans (vous pouvez même télécharger les vôtres).
INCONVÉNIENTS
- ✗ Les temps d’attente du service client peuvent être longs
- ✗ L’application mobile est moins complète que le site Web
| Plateformes | Mac, Android, Windows et iOS |
|---|---|
| Tarification | Gratuit, ou à partir de 14,99 $/mois pour la version pro |
Avec plus de 300 millions de personnes utilisant ce logiciel, Zoom est l’un des outils de visioconférence les plus populaires. C’est super facile à utiliser car il vous suffit de créer une salle, de copier le lien, de le partager, et voilà ! Vous avez organisé une réunion Zoom et vous êtes prêt à montrer vos compétences en communication !
Il possède également une interface belle et épurée et est intuitif à utiliser. Par rapport à la concurrence, il surpasse la plupart des logiciels en termes de fluidité et de latence, et propose également des arrière-plans modifiables que vous pouvez utiliser !
Par exemple, voici quelques-uns des arrière-plans Zoom amusants que nous utilisons et qui correspondent à notre marque :
Et celui-ci fait toujours rire les gens… on dirait que je suis au manoir du Bachelor !
Une autre fonctionnalité intéressante est que vous pouvez enregistrer votre propre conversation et la télécharger sur le cloud, ou la conserver sur votre propre ordinateur pour une utilisation ultérieure. Zoom est probablement le roi des outils de visioconférence, et il mérite sa place !
Ce que les gens disent de Zoom :
- “La renommée de Zoom Meetings repose sur des performances de premier ordre, son accessibilité financière et des plans gratuits généreux.” — Jill Duffy, PC Magazine
- “Zoom est utilisé de manière omniprésente dans notre organisation par chaque département à des fins diverses.” — Tanish Pruthi, Mercer-Mettl
#5 : Google Meet
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
✓ Prix bas par rapport aux concurrents ✓ Extrêmement convivial ✓ Intégration facile avec d’autres produits Google tels que Gmail
INCONVÉNIENTS
- ✗ Peut être gourmand en ressources car il est basé sur le navigateur
- ✗ Quelques problèmes de connexion pour les réunions plus importantes
| Plateformes | Navigateur Web Mac et Windows, mobile |
|---|---|
| Tarification | Gratuit, avec un plan Basic à 6 /mois, et Enterprise pour 25 /mois |
Si vous recherchez un outil de visioconférence gratuit et incroyable, ne cherchez plus ! Mon équipe et moi utilisons Google Meet pour 99 % de nos appels, y compris pour donner d’incroyables présentations en ligne. La visioconférence est 100 % nette et claire avec ce logiciel, et le meilleur est l’intégration Google (mais cela peut être un inconvénient si vous n’aimez pas les produits Google !). Il fonctionne également directement via le navigateur Web et ne nécessite aucune installation !
C’est un outil de visioconférence simple pour collaborer ou même résoudre des conflits sur le lieu de travail en ligne, mais si vous voulez des fonctionnalités plus sophistiquées, vous pourriez envisager BlueJeans (qui suit).
Note : Vous voulez pimenter vos appels vidéo ? Essayez un brise-glace de réunion anti-ennui !
Ce que les gens disent :
- “Google Meet, qui est inclus dans la G Suite de Google, offre toutes les fonctionnalités de visioconférence essentielles que les entreprises recherchent.” — Business.com
- “Dans l’ensemble, nous avons trouvé que Google Meet était un outil de visioconférence fiable et intuitif.” — Daniel Hughes, Tech Radar
#6 : BlueJeans
Notre évaluation :
★★★★
AVANTAGES
- ✓ Son Dolby pour une qualité audio supérieure
- ✓ Prise en charge du navigateur, du bureau et du mobile
- ✓ Fonctionnalités soignées telles que l’annotation, le partage d’écran, l’intégration du calendrier et le tableau blanc.
INCONVÉNIENTS
- ✗ L’interface lourde peut prendre du temps à installer
- ✗ Impossible de partager des fichiers
- ✗ Manque de certaines fonctionnalités pour l’enregistrement de webinaires
- ✗ Un peu lent par rapport à Zoom ou Google Hangouts
| Plateformes | Mac, Windows, Linux, iOS, Android |
|---|---|
| Tarification | Essai gratuit de 7 jours, avec un plan standard à 12,49 /mois et un plan pro à 17,49 /mois |
Si vous recherchez une qualité audio et vidéo supérieure, ne cherchez pas plus loin que BlueJeans ! BlueJeans est véritablement le rêve des amateurs d’audio. Le Dolby Voice offre l’un des sons de la plus haute qualité de tous les logiciels de visioconférence, et les fonctions de suppression du bruit sont un bonus supplémentaire si vous avez des problèmes de bruit externe.
Vous pouvez également configurer des réunions récurrentes et même essayer des activités de renforcement d’équipe à distance !
Je recommande vivement de tester BlueJeans avec l’essai gratuit sur votre propre réseau pour vérifier la latence !
Ce que les gens disent :
- “Si vous recherchez le meilleur logiciel de visioconférence, BlueJeans ne manque pas de fonctionnalités qui l’aident à se démarquer.” — Christian Rigg, Tech Radar
- “Dans l’ensemble, les fonctionnalités robustes de BlueJeans sont parfaites pour les petites et moyennes entreprises qui ont besoin d’une plateforme de conférence fiable.” — Yamaha
Gérer vos projets
Les projets sont un processus continu.
Parfois, ils ne semblent jamais être “terminés”.
Ainsi, bien que vous puissiez avoir tous vos projets en cours en tête, cela ne signifie pas que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
C’est là que les outils de gestion de projet entrent en jeu :
#7 : Asana
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Interface propre et intuitive
- ✓ Version gratuite disponible
INCONVÉNIENTS
- ✗ Le support client utilise un “système de tickets” et peut être insuffisant
- ✗ Peu de fonctionnalités originales
| Plateformes | Navigateur, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Gratuit pour la version de base, à partir de 13,49 $/mois par personne |
Asana est un logiciel génial que notre équipe utilise pour assigner des projets et suivre qui fait quoi. C’est la première chose que j’allume le matin avant de m’installer à mon bureau avec une bonne tasse de thé chaud.
Ce qui fait briller Asana, c’est son interface simple et ses options faciles. Vous pouvez ajouter des titres à vos projets, les catégoriser, ajouter des descriptions et fixer une date d’échéance. Ensuite, quand tout est prêt, vous êtes constamment informé de l’approche de la date limite.
Et voici notre petite fonctionnalité préférée : l’application mobile ! L’application super propre est intuitive et permet d’assigner facilement une tâche à d’autres membres de l’équipe à distance.
Ce que les gens disent :
- “Asana est, à mon avis, un outil de gestion de tâches exemplaire. Élégant, simple et raffiné, ce logiciel fonctionne avec aisance et efficacité.” — Liz Hull, Merchant Maverick
- “J’utilise Asana depuis de nombreuses années, quand je dois recommander un outil bon et utile pour gérer des projets, je cite toujours Asana.” — Hugo, Software Advice
#8 : Monday
Notre évaluation :
★★★★
AVANTAGES
- ✓ Belle interface utilisateur
- ✓ Personnalisation très poussée
- ✓ Possibilité d’utiliser des modèles pour les projets
INCONVÉNIENTS
- ✗ Cher pour les grandes équipes
- ✗ Peut être trop complexe pour les utilisateurs cherchant la simplicité
- ✗ Plus on ajoute de tableaux, plus l’interface devient lente
| Plateformes | Mac, Windows, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Essai gratuit de 14 jours, puis à partir de 39 $/mois pour 5 utilisateurs |
Contrairement à Trello (mentionné ci-dessous), Monday offre beaucoup de personnalisation en termes de modèles, de configurations et de différentes manières de visualiser les données.
Cependant, cela peut être excessif car cela peut distraire et présente une courbe d’apprentissage assez raide pour les nouveaux venus utilisant le logiciel de Monday. Cela peut aussi devenir assez coûteux car le plan tarifaire augmente avec le nombre d’utilisateurs.
Ce que les gens disent :
- “Si vous envisagez sérieusement d’utiliser Monday.com, je vous encourage à essayer d’abord Asana.” — Jill Duffy, PC Magazine
- “Malheureusement, certaines fonctionnalités importantes, comme les vues de calendrier, ne sont disponibles qu’avec ses abonnements les plus chers.” — Nate Drake, Tech Radar
#9 : Trello
Notre évaluation :
★★★★
AVANTAGES
- ✓ Basé sur la célèbre méthode Kanban
- ✓ Interface utilisateur magnifique et étonnante
- ✓ La version gratuite est bonne pour un usage personnel
INCONVÉNIENTS
- ✗ Manque de certaines fonctionnalités robustes d’autres outils de gestion de projet
- ✗ Les projets plus importants avec plusieurs équipes pourraient rencontrer des difficultés
| Plateformes | Navigateur Web, Mac, Windows, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Gratuit, ou mise à niveau pour 10 $/mois par utilisateur |
Trello est un excellent logiciel léger, idéal pour les petites entreprises et les équipes ! Les projets peuvent être facilement créés à l’aide de leurs modèles de cartes, et la méthode Kanban est un moyen propre et esthétique de visualiser tous vos objectifs en un seul endroit. Vous pouvez partager les tableaux que vous créez via un lien unique avec toute votre équipe à distance, ce qui simplifie la collaboration.
La version gratuite ne permet pas d’utiliser les “power-ups”, ou fonctionnalités qui facilitent grandement l’utilisation de vos tableaux de gestion de projet. Il peut aussi être un peu trop simple pour les grandes entreprises, car de nombreuses fonctionnalités lourdes font défaut, comme les diagrammes de Gantt et le suivi du temps.
Ce que les gens disent :
- “Trello est un excellent outil de collaboration quand vous n’avez pas besoin d’une application de gestion de projet robuste.” — Jill Duffy, PC Magazine
- “Nous l’aimons beaucoup, mais… il y a de sérieuses limites à son utilité.” — Fergus O’Sullivan, Cloudwards
Créer du contenu incroyable
- Vous voulez un endroit facile pour la collaboration de contenu ?
- Du contenu sur lequel toute votre équipe peut travailler ?
- Du contenu avec une communication fluide ?
Certains des meilleurs outils de communication pour les entreprises sont les outils de collaboration documentaire.
À commencer par celui-ci…
#10 : Google Documents
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Facile à utiliser et à partager avec les autres
- ✓ Interface simple et propre
- ✓ Enregistre les documents automatiquement
INCONVÉNIENTS
- ✗ Doit être connecté pour être utilisé
| Plateformes | Navigateur Web, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Gratuit |
Depuis des années, Google Docs est l’un de mes outils de collaboration en ligne préférés pour rédiger de superbes articles de blog ! Et son intégration transparente avec Google Drive (Outil #13) le rend encore meilleur !
J’adore le fait que vous puissiez facilement obtenir un lien de partage et envoyer votre document à n’importe qui en quelques clics. Et si votre ordinateur portable ou de bureau tombe soudainement en panne — pas de soucis ! Vous pouvez également accéder à tous vos documents Google depuis votre téléphone ou votre tablette.
Mais le meilleur ?
Pas besoin de s’inquiéter de l’enregistrement de vos documents ! Avec Google Docs, l’enregistrement se fait automatiquement.
Et ai-je mentionné que c’est gratuit ?
Ce que les gens disent :
- “On ne peut pas battre la gratuité — Google remporte la mise ici.” — Devan Ciccarelli, Go Skills
- “Si vous avez une connexion Internet décente et que vous n’avez pas un grand besoin de toutes les fioritures d’un logiciel de traitement de texte traditionnel, alors économisez des centaines de dollars et inscrivez-vous au Google Docs gratuit.” — Stacy Fisher, Lifewire
#11 : Microsoft 365
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Achetez-en un, obtenez-en plusieurs : Office 365 comprend Word, Excel, Outlook, OneNote, et plus encore
- ✓ Collaboration facile avec les membres de l’équipe
- ✓ Pratique à utiliser si vous optez pour l’ensemble des logiciels de Microsoft
INCONVÉNIENTS
- ✗ Peut être un peu lent
- ✗ Word a des difficultés à gérer les documents de plus de cent pages
| Plateformes | Navigateur Web, Mac, Windows, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Essai gratuit, ou à partir de 5 $/mois facturé annuellement |
Microsoft 365 est un abonnement que vous pouvez acheter et qui propose plusieurs logiciels. L’un des logiciels auxquels vous avez accès est Microsoft Word, qui est l’un de mes outils préférés pour la collaboration documentaire.
Ce que je préfère dans Microsoft Word, c’est l’application mobile, qui peut être utilisée en ligne et hors ligne pour apporter des modifications aux documents existants à la volée. Il dispose également d’une fonction de dictée astucieuse, qui est très précise pour capturer la voix et la transférer en texte écrit !
Ce que les gens disent :
- “Microsoft 365 est un ensemble très complet.” — Roberta Phillips, EmailToolTester
- “Il regorge de toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin dans un traitement de texte, et il fait un travail impressionnant pour rassembler tout cela dans une interface intuitive.” — David Nield, Tech Radar
#12 : Confluence
Notre évaluation :
★★★★
AVANTAGES
- ✓ Édition simultanée en temps réel
- ✓ Possibilité d’assigner des tâches et de partager des documents
INCONVÉNIENTS
- ✗ Peut avoir une courbe d’apprentissage raide
- ✗ La fonction de recherche peut avoir du mal à filtrer tout votre contenu
| Plateformes | Navigateur Web, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Gratuit pour 10 utilisateurs, ou à partir de 10 $/mois par utilisateur |
Selon les créateurs de Confluence, 83 % des entreprises du Fortune 500 utilisent leurs produits.
Confluence n’est pas une plaisanterie.
C’est un logiciel hautement personnalisable et aussi approfondi que vous le souhaitez, mais pour cette raison, il peut être intimidant pour les débutants. Il est davantage axé sur la collaboration d’équipe, et il existe même des espaces sociaux où vous pouvez partager des annonces pour inspirer les membres de votre équipe à distance !
Ce que les gens disent :
- “Aujourd’hui, toutes sortes de départements fonctionnels de toute taille utilisent Confluence, des équipes techniques et groupes de gestion de projet au marketing, aux RH, au juridique et à la finance. Toutes les équipes accomplissent leur travail avec Confluence.” — Capterra
- “C’est un excellent logiciel de collaboration si vous avez plusieurs membres d’équipe travaillant à leur propre rythme.” — Helen Valenzuela
Partager vos fichiers
Avez-vous déjà eu besoin de partager votre fichier, mais ne connaissiez pas la meilleure solution ? Il existe une multitude d’options de partage de fichiers… mais quelle est la meilleure à utiliser ?
Voici les 3 meilleures solutions pour stocker et partager vos fichiers avec votre équipe à distance.
À commencer par, bien sûr…
#13 : Google Drive
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Facile de partager des documents, des images, etc. avec d’autres
- ✓ Convivial et fiable
- ✓ Collaboration d’équipe en temps réel
INCONVÉNIENTS
- ✗ Problèmes occasionnels de connectivité réseau
- ✗ Pas de sauvegarde des fichiers supprimés
| Plateformes | Navigateur Web, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | 15 Go de stockage gratuit, ou à partir de 2 $ par mois pour 100 Go |
Google Drive est le roi lorsqu’il s’agit de partager et de stocker vos fichiers. Il s’intègre facilement avec d’autres logiciels Google, tels que Google Docs et Gmail. Il est également livré avec un généreux espace de stockage gratuit de 15 Go, qui peut être mis à niveau à bas prix.
Les vitesses de téléchargement et d’envoi via Google Drive sont fantastiques, et nous avons rarement rencontré de problème en l’utilisant. Je suis également un grand fan de la fonction glisser-déposer de Google Drive ! Cela rend les choses beaucoup plus pratiques, surtout si vous jonglez avec plusieurs fichiers en même temps.
Ce que les gens disent :
- “Google est un leader assez clair en termes de prix. Il existe d’autres options indépendantes qui pourraient le battre, mais elles n’offrent pas les outils ou l’intégration de services de Google.” — Michael Crider, Review Geek
- “Google Drive est également excellent pour ceux qui sont intégrés à l’écosystème de Google.” — Jon Martindale, Digital Trends
#14 : OneDrive
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Idéal si vous êtes un fan de Windows
- ✓ Excellentes applications mobiles
INCONVÉNIENTS
- ✗ La sécurité pourrait être un problème
| Plateformes | Navigateur Web, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | 5 Go gratuits, ou à partir de 1,99 $/mois pour 100 Go |
OneDrive est une autre solution. Il n’offre que 5 Go de stockage gratuit contre 15 Go pour Google Drive, et les passionnés de sécurité pourraient s’inquiéter de son manque de chiffrement à connaissance nulle.
Cependant, Microsoft compense cela avec son plan de 6 To de stockage pour 6 utilisateurs, au prix équitable de 99,99 $ par an. Il est également super rapide (plus rapide que Google Drive, à mon avis), lorsqu’il s’agit de télécharger des fichiers ! Comme toujours avec Microsoft, les applications mobiles sont très conviviales.
Ce que les gens disent :
- “La meilleure façon de considérer OneDrive est dans son contexte – si vous êtes un utilisateur Windows dédié et/ou si vous utilisez régulièrement la suite Office 365, alors OneDrive est presque une évidence.” — David Neid, Tech Radar
- “OneDrive offre une expérience utilisateur agréable, en particulier sur le Web et les applications pour smartphones.” — Branko Vlajin, Cloudwards
#15 : DropBox Business
Notre évaluation :
★★★★★
AVANTAGES
- ✓ Offre un espace de stockage illimité
- ✓ Haute performance même avec de gros fichiers
- ✓ Excellent pour synchroniser des fichiers entre plusieurs appareils
INCONVÉNIENTS
- ✗ Minimum de 5 utilisateurs requis
- ✗ Peut être plus cher que l’offre de Google
| Plateformes | Navigateur Web, Mac, Windows, iOS et Android |
|---|---|
| Tarification | Essai gratuit, puis 12,50 $ par mois |
J’utilise Dropbox lorsqu’il s’agit de stocker des fichiers volumineux ou de partager occasionnellement un fichier avec des membres de l’équipe. Il dispose d’une belle interface utilisateur et d’une fonction de recherche, ce qui permet de trouver très facilement n’importe quel fichier que vous recherchez. Il est également facile de partager des liens, comme avec Google Drive, en copiant-collant un lien et en l’envoyant à un membre de l’équipe.
Le plus gros inconvénient est le coût, car il peut devenir plus cher pour les grandes entreprises. Cependant, le stockage de documents fluide de Dropbox en fait un excellent outil de collaboration et l’une des meilleures solutions de stockage cloud disponibles aujourd’hui !
Ce que les gens disent :
- “Avec une synchronisation de fichiers plus rapide, un meilleur contrôle des mots de passe pour les liens partagés et le pack de stockage illimité ultime si vous prenez un compte professionnel, Dropbox est notre choix.” — Jon Martindale, Digital Trends
- “Avec une interface utilisateur simple, un stockage et une récupération de fichiers illimités et de vastes autorisations d’utilisateurs, Dropbox Business aide votre équipe à collaborer plus efficacement.” — Molly Mclaughlin, PC Magazine
Au-delà des outils individuels : comment construire la “pile technologique” de votre équipe
Choisir un seul outil est une chose, mais s’assurer que tous vos outils fonctionnent ensemble est le véritable défi. Votre “pile technologique” (tech stack) est l’ensemble des logiciels que votre équipe utilise pour communiquer et collaborer. Bien faire les choses est crucial. Vous avez généralement deux philosophies au choix.
- Option #1 : L’écosystème tout-en-un. Cette approche consiste à s’engager pleinement dans la suite d’outils d’un seul fournisseur, comme Google Workspace (Meet, Docs, Drive) ou Microsoft 365 (Teams, Word, OneDrive).
- Avantages : Tout s’intègre parfaitement. Vous recevez une seule facture, un seul identifiant et une expérience utilisateur cohérente. C’est souvent le moyen le plus simple et le plus rentable de commencer.
- Inconvénients : Vous êtes lié à un seul fournisseur. Bien que leur outil vidéo puisse être excellent, vous pourriez trouver que leur offre de gestion de projet est plus faible que celle d’un concurrent spécialisé.
- Option #2 : L’approche “Meilleur de sa catégorie”. Cette approche consiste à mélanger et assortir le meilleur outil absolu pour chaque tâche spécifique. Vous pourriez utiliser Slack pour le chat, Asana pour la gestion de projet et Zoom pour les appels vidéo.
- Avantages : Vous obtenez la solution la plus puissante et la plus riche en fonctionnalités pour chaque tâche effectuée par votre équipe.
- Inconvénients : Cela peut être plus coûteux. Vous aurez plusieurs factures et identifiants à gérer, et vous devrez compter sur des intégrations tierces (comme Zapier) pour faire “parler” vos outils entre eux, ce qui peut parfois être laborieux.
Mon conseil : Si vous êtes une équipe nouvelle ou petite, commencez par un écosystème tout-en-un. C’est plus simple à gérer. Ce n’est que lorsque vous ressentez un point de friction important que l’écosystème ne peut pas résoudre (par exemple, “Nos projets sont devenus trop complexes pour une simple feuille de calcul”) que vous devriez envisager de passer à un outil spécialisé, le meilleur de sa catégorie.
Quel est LE meilleur outil de communication d’équipe pour les travailleurs à distance ?
Le meilleur outil de communication répond à tout ou partie de ces 4 critères :
- Il vous aide à gagner du temps en allégeant la charge de travail.
- Il vous fait économiser de l’argent à long terme.
- Il diminue le stress auquel vous faites face en utilisant cet outil.
- Il améliore la communication entre vous et les membres de votre équipe.
Votre outil de communication de prédilection répond-il à la plupart de ces critères ? Bien qu’il puisse exister un meilleur outil, il est important de gagner du temps en en choisissant un et en s’y tenant plutôt que d’essayer de dénicher l’outil parfait. (Indice : il n’existe pas).
Le plus important est la façon dont vous utilisez vos outils en combinaison les uns avec les autres plutôt que de compter sur un seul outil.
C’est ce qui rend votre boîte à outils la plus efficace. Apprenez-en plus sur la gestion des employés à distance dans notre guide ultime :
